ข้อมูลใช้งานใน Excel อย่างไร

นี่คือสิ่งสําคัญที่คุณสามารถทําได้ในขณะที่ข้อมูลอยู่ในสถานีรถไฟ Excel:

• นําเข้า    คุณสามารถนําเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ มากมายได้ แหล่งข้อมูลเหล่านี้สามารถอยู่บนเครื่องของคุณ ในระบบคลาวด์ หรือครึ่งทางทั่วโลก สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ นําเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก

• Power Query    คุณสามารถใช้ Power Query (ก่อนหน้านี้เรียกว่า รับ & แปลง) เพื่อสร้างคิวรีเพื่อปรับรูปร่าง แปลง และรวมข้อมูลได้หลายวิธี คุณสามารถส่งออกงานของคุณเป็นเทมเพลต Power Query เพื่อกําหนดการดําเนินการโฟลว์ข้อมูลใน Power Apps คุณสามารถสร้างชนิดข้อมูลเพื่อเพิ่มเติมชนิดข้อมูลที่ลิงก์ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ความช่วยเหลือเกี่ยวกับ Power Query สำหรับ Excel

• ความปลอดภัย    ความเป็นส่วนตัว ข้อมูลประจําตัว และการรับรองความถูกต้องของข้อมูลเป็นเรื่องที่ดําเนินการอยู่ตลอดเวลา สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู จัดการการตั้งค่าแหล่งข้อมูลและสิทธิ์ และ ตั้งค่าระดับความเป็นส่วนตัว

• ฟื้นฟู    โดยปกติแล้ว ข้อมูลที่นําเข้าจะต้องดําเนินการรีเฟรชเพื่อนําการเปลี่ยนแปลงมาใช้ เช่น การเพิ่ม การอัปเดต และการลบไปยัง Excel สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ รีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกใน Excel

• Connections/คุณสมบัติ    แหล่งข้อมูลภายนอกแต่ละแหล่งมีการเชื่อมต่อและข้อมูลคุณสมบัติที่แยกประเภทซึ่งบางครั้งจําเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงโดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ จัดการช่วงข้อมูลภายนอกและคุณสมบัติของช่วงข้อมูลภายนอกสร้าง แก้ไข และจัดการการเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก และคุณสมบัติการเชื่อมต่อ

• มรดก    วิธีการแบบดั้งเดิม เช่น ตัวช่วยสร้างการนําเข้าดั้งเดิม และ MSQuery ยังคงพร้อมใช้งาน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ตัวเลือกการนําเข้าและการวิเคราะห์ข้อมูล และ ใช้ Microsoft Query เพื่อเรียกใช้ข้อมูลภายนอก

ส่วนต่อไปนี้ให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นเบื้องหลังที่สถานีรถไฟ Excel ที่วุ่นวายนี้

มีคุณสมบัติการเชื่อมต่อ คิวรี และช่วงข้อมูลภายนอก คุณสมบัติการเชื่อมต่อและคิวรีทั้งสองจะมีข้อมูลการเชื่อมต่อแบบดั้งเดิม ในชื่อเรื่องของกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ หมายความว่าไม่มีคิวรีที่เชื่อมโยงอยู่ แต่ คุณสมบัติคิวรีหมายความว่ามี คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอกจะควบคุมเค้าโครงและรูปแบบของข้อมูล แหล่งข้อมูลทั้งหมดมีกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติข้อมูลภายนอก แต่แหล่งข้อมูลที่มีข้อมูลประจําตัวที่เกี่ยวข้องและรีเฟรชข้อมูลจะใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติข้อมูลช่วงภายนอก ที่มีขนาดใหญ่ขึ้น

ข้อมูลต่อไปนี้จะสรุปกล่องโต้ตอบ บานหน้าต่าง เส้นทางคําสั่ง และหัวข้อวิธีใช้ที่เกี่ยวข้องที่สําคัญที่สุด

กล่องโต้ตอบหรือบานหน้าต่าง เส้นทางคําสั่ง	แท็บและอุโมงค์	หัวข้อวิธีใช้หลัก
แหล่งข้อมูลล่าสุด ข้อมูล > แหล่งข้อมูลล่าสุด	(ไม่มีแท็บ) Tunnels to Connect > Navigator dialog box	จัดการการตั้งค่าแหล่งข้อมูลและสิทธิ์
คุณสมบัติ การเชื่อมต่อ ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล OR คิวรี> ข้อมูล & Connections แท็บ > Connections > (คลิกขวาที่การเชื่อมต่อ) > คุณสมบัติ	แท็บ ข้อกําหนด ของแท็บ การใช้งาน ที่ใช้ใน แท็บ	คุณสมบัติการเชื่อมต่อ
คุณสมบัติคิวรี ข้อมูล > Connections ที่มีอยู่ > (คลิกขวาที่การเชื่อมต่อ) > แก้ไขคุณสมบัติการเชื่อมต่อ OR คิวรี>ข้อมูล & การเชื่อมต่อs | คิวรี แท็บ คิวรี > (คลิกขวาที่การเชื่อมต่อ) > คุณสมบัติ คุณสมบัติ >คิวรี OR OR Data > Refresh All > Connections (when positioned on a loaded query worksheet)	แท็บ ข้อกําหนด ของแท็บ การใช้งาน ที่ใช้ใน แท็บ	คุณสมบัติการเชื่อมต่อ
& Connections คิวรี & Connections คิวรีที่> ข้อมูล	แท็บ คิวรี Connections  แท็บ	คุณสมบัติการเชื่อมต่อ
Connections ที่มีอยู่ ข้อมูล > Connections ที่มีอยู่	แท็บ Connections แท็บตาราง	เชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก
คุณสมบัติ ข้อมูลภายนอก คุณสมบัติ ช่วงข้อมูลภายนอก OR OR คุณสมบัติ >ข้อมูล (ปิดใช้งาน ถ้าไม่ได้อยู่ในตําแหน่งบนเวิร์กชีตคิวรี)	ใช้ใน แท็บ (จากกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ )   ปุ่ม รีเฟรช บนช่องทางด้านขวาไปยัง คุณสมบัติคิวรี	การจัดการช่วงข้อมูลภายนอกและคุณสมบัติของช่วงข้อมูลภายนอก
คุณสมบัติการเชื่อมต่อ > แท็บ ข้อกําหนด > ส่งออกแฟ้มการเชื่อมต่อ OR Query > Export Connection File	(ไม่มีแท็บ) Tunnels to File dialog box data sources folder	สร้าง แก้ไข และจัดการการเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก

ข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel อาจมาจากตําแหน่งที่ตั้งที่แตกต่างกันสองตําแหน่ง ข้อมูลอาจถูกจัดเก็บโดยตรงในเวิร์กบุ๊ก หรืออาจเก็บไว้ในแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น ไฟล์ข้อความ ฐานข้อมูล หรือคิวบ์ Online Analytical Processing (OLAP) แหล่งข้อมูลภายนอกนี้เชื่อมต่อกับเวิร์กบุ๊กผ่านการเชื่อมต่อข้อมูล ซึ่งเป็นชุดข้อมูลที่อธิบายวิธีการค้นหา เข้าสู่ระบบ และเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก

ประโยชน์หลักของการเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอกคือ คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลนี้เป็นระยะๆ ได้โดยไม่ต้องคัดลอกข้อมูลไปยังเวิร์กบุ๊กของคุณซ้ําๆ ซึ่งเป็นการดําเนินการที่อาจใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด หลังจากเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก คุณยังสามารถรีเฟรช (หรืออัปเดต) เวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณจากแหล่งข้อมูลต้นฉบับโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่แหล่งข้อมูลได้รับการอัปเดตด้วยข้อมูลใหม่

ข้อมูลการเชื่อมต่อจะถูกเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กและยังสามารถเก็บไว้ในไฟล์การเชื่อมต่อ เช่น ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (ODC) (.odc) หรือไฟล์ชื่อแหล่งข้อมูล (.dsn)

เมื่อต้องการนําข้อมูลภายนอกมายัง Excel คุณจําเป็นต้องเข้าถึงข้อมูล ถ้าแหล่งข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการเข้าถึงไม่ได้อยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณอาจต้องติดต่อผู้ดูแลระบบของฐานข้อมูลเพื่อขอรหัสผ่าน สิทธิ์ของผู้ใช้ หรือข้อมูลการเชื่อมต่ออื่นๆ ถ้าแหล่งข้อมูลเป็นฐานข้อมูล ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลไม่ได้เปิดในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ถ้าแหล่งข้อมูลเป็นไฟล์ข้อความหรือสเปรดชีต ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้อื่นไม่ได้เปิดสําหรับการเข้าถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

แหล่งข้อมูลจํานวนมากยังต้องใช้โปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB เพื่อประสานการทํางานของโฟลว์ของข้อมูลระหว่าง Excel ไฟล์การเชื่อมต่อ และแหล่งข้อมูล

ไดอะแกรมต่อไปนี้สรุปประเด็นสําคัญเกี่ยวกับการเชื่อมต่อข้อมูล

1. มีแหล่งข้อมูลมากมายที่คุณสามารถเชื่อมต่อ ได้แก่ บริการการวิเคราะห์ SQL Server Microsoft Access OLAP อื่นๆ และฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ สเปรดชีต และไฟล์ข้อความ

2. แหล่งข้อมูลจํานวนมากมีโปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB ที่เกี่ยวข้อง

3. ไฟล์การเชื่อมต่อจะกําหนดข้อมูลทั้งหมดที่จําเป็นในการเข้าถึงและเรียกใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูล

4. ข้อมูลการเชื่อมต่อจะถูกคัดลอกจากไฟล์การเชื่อมต่อลงในเวิร์กบุ๊ก และข้อมูลการเชื่อมต่อสามารถแก้ไขได้ง่ายๆ

5. ข้อมูลจะถูกคัดลอกลงในเวิร์กบุ๊กเพื่อให้คุณสามารถใช้ข้อมูลนั้นได้เช่นเดียวกับที่คุณใช้ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กโดยตรง

เมื่อต้องการค้นหาไฟล์การเชื่อมต่อ ให้ใช้กล่องโต้ตอบ Connections ที่มีอยู่ (เลือก ข้อมูล > Connections ที่มีอยู่) เมื่อใช้กล่องโต้ตอบนี้ คุณจะเห็นชนิดการเชื่อมต่อต่อไปนี้:

• Connections ในเวิร์กบุ๊ก    

  รายการนี้แสดงการเชื่อมต่อปัจจุบันทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก รายการจะถูกสร้างขึ้นจากการเชื่อมต่อที่คุณได้กําหนดไว้แล้ว ซึ่งคุณสร้างขึ้นโดยใช้กล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ของตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล หรือจากการเชื่อมต่อที่คุณได้เลือกไว้ก่อนหน้านี้เป็นการเชื่อมต่อจากกล่องโต้ตอบนี้

• ไฟล์การเชื่อมต่อบนคอมพิวเตอร์ของคุณ    

  รายการนี้สร้างขึ้นจากโฟลเดอร์ 'แหล่งข้อมูลของฉัน' ซึ่งมักจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ เอกสาร

• ไฟล์การเชื่อมต่อบนเครือข่าย    

  รายการนี้สามารถสร้างจากชุดโฟลเดอร์บนเครือข่ายเฉพาะที่ของคุณ ตําแหน่งที่สามารถปรับใช้ทั่วทั้งเครือข่ายเป็นส่วนหนึ่งของการปรับใช้นโยบายกลุ่ม Microsoft Office หรือไลบรารี SharePoint 

คุณยังสามารถใช้ Excel เป็นตัวแก้ไขไฟล์การเชื่อมต่อเพื่อสร้างและแก้ไขการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอกที่เก็บอยู่ในเวิร์กบุ๊กหรือในไฟล์การเชื่อมต่อ ถ้าคุณไม่พบการเชื่อมต่อที่คุณต้องการ คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อได้ด้วยการคลิก เรียกดูเพิ่มเติม เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล แล้วคลิก แหล่งข้อมูลใหม่ เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

หลังจากที่คุณสร้างการเชื่อมต่อ คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ (เลือกคิวรี > ข้อมูล& Connections > แท็บ Connections > (คลิกขวาที่การเชื่อมต่อ) > คุณสมบัติ) เพื่อควบคุมการตั้งค่าต่างๆ สําหรับการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก และเพื่อใช้ นํากลับมาใช้ใหม่ หรือสลับไฟล์การเชื่อมต่อ

หมายเหตุ    ในบางครั้ง กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ จะมีชื่อว่ากล่องโต้ตอบ คุณสมบัติคิวรี เมื่อมีคิวรีถูกสร้างขึ้นใน Power Query (เดิมเรียกว่า รับ & แปลง) ที่เชื่อมโยงกับคิวรี

ถ้าคุณใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล Excel จะคัดลอกข้อมูลการเชื่อมต่อจากไฟล์การเชื่อมต่อลงในเวิร์กบุ๊ก Excel เมื่อคุณทําการเปลี่ยนแปลงโดยใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ คุณกําลังแก้ไขข้อมูลการเชื่อมต่อข้อมูลที่เก็บอยู่ในเวิร์กบุ๊ก Excel ปัจจุบัน และไม่ใช่ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูลต้นฉบับที่อาจถูกใช้ในการสร้างการเชื่อมต่อ (ระบุโดยชื่อไฟล์ที่แสดงในคุณสมบัติ ไฟล์การเชื่อมต่อ บนแท็บ ข้อกําหนด ) หลังจากที่คุณแก้ไขข้อมูลการเชื่อมต่อ (ยกเว้นคุณสมบัติ ชื่อการเชื่อมต่อ และ คําอธิบายการเชื่อมต่อ ) ลิงก์ไปยังไฟล์การเชื่อมต่อจะถูกเอาออก และคุณสมบัติ ไฟล์การเชื่อมต่อ จะถูกล้าง

เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์การเชื่อมต่อจะถูกใช้เสมอเมื่อมีการรีเฟรชแหล่งข้อมูล ให้คลิก พยายามใช้ไฟล์นี้เสมอเพื่อรีเฟรชข้อมูลนี้บนแท็บ ข้อกําหนด การเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้จะทําให้มั่นใจว่าการอัปเดตไฟล์การเชื่อมต่อจะถูกใช้โดยเวิร์กบุ๊กทั้งหมดที่ใช้ไฟล์การเชื่อมต่อนั้นเสมอ ซึ่งจะต้องมีการตั้งค่าคุณสมบัตินี้ด้วย

ด้วยการใช้กล่องโต้ตอบ Connections คุณสามารถจัดการการเชื่อมต่อเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย รวมถึงการสร้าง การแก้ไข และการลบ (เลือกคิวรี> ข้อมูล & Connections > แท็บ Connections > (คลิกขวาที่การเชื่อมต่อ) > คุณสมบัติ) คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบนี้เพื่อทําสิ่งต่อไปนี้ 

• สร้าง แก้ไข รีเฟรช และลบการเชื่อมต่อที่ใช้งานอยู่ในเวิร์กบุ๊ก

• ตรวจสอบแหล่งที่มาของข้อมูลภายนอก คุณอาจต้องการทําเช่นนี้ในกรณีที่การเชื่อมต่อถูกกําหนดโดยผู้ใช้อื่น

• แสดงตําแหน่งที่ใช้การเชื่อมต่อแต่ละรายการในเวิร์กบุ๊กปัจจุบัน

• วินิจฉัยข้อความแสดงข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก

• เปลี่ยนเส้นทางการเชื่อมต่อไปยังเซิร์ฟเวอร์หรือแหล่งข้อมูลอื่น หรือแทนที่แฟ้มการเชื่อมต่อสําหรับการเชื่อมต่อที่มีอยู่

• ทําให้การสร้างและแชร์ไฟล์การเชื่อมต่อกับผู้ใช้เป็นเรื่องง่าย

ไฟล์การเชื่อมต่อจะมีประโยชน์เป็นพิเศษสําหรับการแชร์การเชื่อมต่อเป็นประจํา ทําให้สามารถค้นหาการเชื่อมต่อได้มากขึ้น ช่วยปรับปรุงความปลอดภัยของการเชื่อมต่อ และอํานวยความสะดวกในการจัดการแหล่งข้อมูล วิธีที่ดีที่สุดในการแชร์ไฟล์การเชื่อมต่อคือการใส่ไฟล์เหล่านั้นไว้ในตําแหน่งที่ตั้งที่ปลอดภัยและเชื่อถือได้ เช่น โฟลเดอร์เครือข่ายหรือไลบรารี SharePoint ซึ่งผู้ใช้สามารถอ่านไฟล์ได้ แต่เฉพาะผู้ใช้ที่กําหนดเท่านั้นที่สามารถปรับเปลี่ยนไฟล์ได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แชร์ข้อมูลกับ ODC

การใช้ไฟล์ ODC

คุณสามารถสร้างไฟล์ Office Data Connection (ODC) (.odc) ด้วยการเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอกผ่านกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล หรือโดยใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลเพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลใหม่ ไฟล์ ODC ใช้แท็ก HTML และ XML แบบกําหนดเองเพื่อเก็บข้อมูลการเชื่อมต่อ คุณสามารถดูหรือแก้ไขเนื้อหาของไฟล์ใน Excel ได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถแชร์ไฟล์ที่เชื่อมต่อกับบุคคลอื่นเพื่อให้พวกเขาเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอกได้แบบเดียวกับที่คุณมี ผู้ใช้รายอื่นไม่จําเป็นต้องตั้งค่าแหล่งข้อมูลเพื่อเปิดไฟล์การเชื่อมต่อ แต่พวกเขาอาจจําเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB ที่จําเป็นในการเข้าถึงข้อมูลภายนอกบนคอมพิวเตอร์ของพวกเขา

ไฟล์ ODC เป็นวิธีการที่แนะนําสําหรับการเชื่อมต่อกับข้อมูลและการแชร์ข้อมูล คุณสามารถแปลงไฟล์การเชื่อมต่อแบบดั้งเดิมอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย (ไฟล์ DSN, UDL และคิวรี) เป็นไฟล์ ODC โดยการเปิดไฟล์การเชื่อมต่อ แล้วคลิกปุ่ม ส่งออกไฟล์การเชื่อมต่อ บนแท็บ ข้อกําหนด ของกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

การใช้ไฟล์คิวรี

ไฟล์คิวรีคือไฟล์ข้อความที่มีข้อมูลของแหล่งข้อมูล รวมถึงชื่อของเซิร์ฟเวอร์ที่มีข้อมูลอยู่และข้อมูลการเชื่อมต่อที่คุณระบุเมื่อคุณสร้างแหล่งข้อมูล ไฟล์คิวรีเป็นวิธีดั้งเดิมสําหรับการแชร์คิวรีกับผู้ใช้ Excel คนอื่นๆ

การใช้ไฟล์คิวรี .dqy    คุณสามารถใช้ Microsoft Query เพื่อบันทึกไฟล์ .dqy ที่มีคิวรีสําหรับข้อมูลจากฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์หรือไฟล์ข้อความ เมื่อคุณเปิดไฟล์เหล่านี้ใน Microsoft Query คุณสามารถดูข้อมูลที่ส่งกลับโดยคิวรี และปรับเปลี่ยนคิวรีเพื่อเรียกใช้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน คุณสามารถบันทึกไฟล์ .dqy สําหรับคิวรีที่คุณสร้างได้ โดยใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีหรือใน Microsoft Query โดยตรง

การใช้ไฟล์คิวรี .oqy    คุณสามารถบันทึกไฟล์ .oqy เพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลในฐานข้อมูล OLAP ไม่ว่าจะบนเซิร์ฟเวอร์หรือใน ไฟล์คิวบ์แบบออฟไลน์ (.cub) เมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อแบบหลายมิติใน Microsoft Query เพื่อสร้างแหล่งข้อมูลสําหรับฐานข้อมูล OLAP หรือคิวบ์ ไฟล์ .oqy จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เนื่องจากฐานข้อมูล OLAP ไม่ได้ถูกจัดระเบียบในระเบียนหรือตาราง คุณจึงไม่สามารถสร้างคิวรีหรือไฟล์ .dqy เพื่อเข้าถึงฐานข้อมูลเหล่านี้ได้

การใช้ไฟล์คิวรี .rqy    Excel สามารถเปิดไฟล์คิวรีในรูปแบบ .rqy เพื่อสนับสนุนโปรแกรมควบคุมแหล่งข้อมูล OLE DB ที่ใช้รูปแบบนี้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูเอกสารประกอบสําหรับโปรแกรมควบคุมของคุณ

การใช้ไฟล์คิวรี .qry    Microsoft Query สามารถเปิดและบันทึกแฟ้มแบบสอบถามในรูปแบบ .qry สําหรับใช้กับ Microsoft Query รุ่นก่อนหน้าที่ไม่สามารถเปิดแฟ้ม .dqy ได้ ถ้าคุณมีไฟล์คิวรีในรูปแบบ .qry ที่คุณต้องการใช้ใน Excel ให้เปิดไฟล์ใน Microsoft Query แล้วบันทึกเป็นไฟล์ .dqy สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการบันทึกไฟล์ .dqy ให้ดูวิธีใช้ Microsoft Query

การใช้แฟ้มแบบสอบถามเว็บ .iqy    Excel สามารถเปิดแฟ้มแบบสอบถามเว็บ .iqy เพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากเว็บได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ส่งออกไปยัง Excel จาก SharePoint

ช่วงข้อมูลภายนอก (หรือที่เรียกว่าตารางคิวรี) คือชื่อที่กําหนดหรือชื่อตารางที่กําหนดตําแหน่งที่ตั้งของข้อมูลที่นํามาในเวิร์กชีต เมื่อคุณเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก Excel จะสร้างช่วงข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติ มีข้อยกเว้นเพียงข้อเดียวสําหรับรายงานนี้คือรายงาน PivotTable ที่เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล ซึ่งไม่ได้สร้างช่วงข้อมูลภายนอก ใน Excel คุณสามารถจัดรูปแบบและวางเค้าโครงช่วงข้อมูลภายนอก หรือใช้ในการคํานวณเช่นเดียวกับข้อมูลอื่นๆ

Excel จะตั้งชื่อช่วงข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติดังนี้:

• ช่วงข้อมูลภายนอกจากไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (ODC) จะมีชื่อเดียวกันกับชื่อไฟล์

• ช่วงข้อมูลภายนอกจากฐานข้อมูลจะถูกตั้งชื่อด้วยชื่อของคิวรี ตามค่าเริ่มต้น Query_from_ทรัพยากร คือชื่อของแหล่งข้อมูลที่คุณใช้ในการสร้างการสอบถาม

• ช่วงข้อมูลภายนอกจากไฟล์ข้อความจะถูกตั้งชื่อด้วยชื่อไฟล์ข้อความ

• ช่วงข้อมูลภายนอกจากแบบสอบถามเว็บจะถูกตั้งชื่อด้วยชื่อของเว็บเพจที่ข้อมูลถูกดึงมา

ถ้าเวิร์กชีตของคุณมีช่วงข้อมูลภายนอกมากกว่าหนึ่งช่วงจากแหล่งข้อมูลเดียวกัน ช่วงนั้นจะถูกใส่หมายเลข ตัวอย่างเช่น MyText, MyText_1, MyText_2 และอื่นๆ

ช่วงข้อมูลภายนอกมีคุณสมบัติเพิ่มเติม (อย่าสับสนกับคุณสมบัติการเชื่อมต่อ) ที่คุณสามารถใช้เพื่อควบคุมข้อมูล เช่น การเก็บรักษาการจัดรูปแบบเซลล์และความกว้างของคอลัมน์ คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอกเหล่านี้ได้โดยการคลิก คุณสมบัติ ในกลุ่ม Connections บนแท็บ ข้อมูล แล้วทําการเปลี่ยนแปลงของคุณในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก หรือ คุณสมบัติข้อมูลภายนอก

มีวัตถุข้อมูลหลายวัตถุ (เช่น ช่วงข้อมูลภายนอกและรายงาน PivotTable) ที่คุณสามารถใช้เพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลต่างๆ ได้ อย่างไรก็ตาม ชนิดของแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถเชื่อมต่อได้จะแตกต่างกันระหว่างแต่ละวัตถุข้อมูล

คุณสามารถใช้และรีเฟรชข้อมูลที่เชื่อมต่อใน Excel Services เช่นเดียวกับแหล่งข้อมูลภายนอก ใดๆ คุณอาจจําเป็นต้องรับรองความถูกต้องการเข้าถึงของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ รีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกใน Excel Fหรือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลประจําตัว ให้ดู Excel Services การตั้งค่าการรับรองความถูกต้อง

ตารางต่อไปนี้สรุปแหล่งข้อมูลที่ได้รับการสนับสนุนสําหรับแต่ละวัตถุข้อมูลใน Excel

ยอดเยี่ยม ข้อมูล วัตถุ	สร้าง ภายนอก ข้อมูล เทือก		OLE DB	ODBC	ข้อความ แฟ้ม	HTML แฟ้ม	XML แฟ้ม	SharePoint รายการ
ตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความ	ใช่		ไม่	ไม่	ใช่	ไม่	ไม่	ไม่
รายงาน PivotTable (ไม่ใช่ OLAP)	ไม่		ใช่	ใช่	ใช่	ไม่	ไม่	ใช่
รายงาน PivotTable (OLAP)	ไม่		ใช่	ไม่	ไม่	ไม่	ไม่	ไม่
ตาราง Excel	ใช่		ใช่	ใช่	ไม่	ไม่	ใช่	ใช่
แมป XML	ใช่		ไม่	ไม่	ไม่	ไม่	ใช่	ไม่
แบบสอบถามเว็บ	ใช่		ไม่	ไม่	ไม่	ใช่	ใช่	ไม่
ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล	ใช่		ใช่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
Microsoft Query	ใช่		ไม่	ใช่	ใช่	ไม่	ไม่	ไม่

Excel Services วิธีแก้ไขปัญหาชั่วคราวสําหรับตาราง Excel และช่วงที่มีชื่อ

ถ้าคุณต้องการแสดงเวิร์กบุ๊ก Excel ใน Excel Services คุณสามารถเชื่อมต่อและรีเฟรชข้อมูลได้ แต่คุณต้องใช้รายงาน PivotTable Excel Services ไม่สนับสนุนช่วงข้อมูลภายนอก ซึ่งหมายความว่า Excel Services ไม่สนับสนุนตาราง Excel ที่เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล แบบสอบถามเว็บ แมป XML หรือ Microsoft Query

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแก้ปัญหานี้ได้โดยใช้ PivotTable เพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล จากนั้นออกแบบและจัดเค้าโครง PivotTable เป็นตารางแบบสองมิติที่ไม่มีระดับ กลุ่ม หรือผลรวมย่อย เพื่อให้แสดงค่าแถวและคอลัมน์ที่ต้องการทั้งหมด 

มาลองไปสํารวจช่องทางหน่วยความจําฐานข้อมูลกัน

เกี่ยวกับ MDAC, OLE DB และ OBC

ก่อนอื่นขออภัยสําหรับคําย่อทั้งหมด Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 มาพร้อมกับ Microsoft Windows ด้วย MDAC คุณสามารถเชื่อมต่อและใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่สัมพันธ์กันและไม่สัมพันธ์กันได้หลากหลาย คุณสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลต่างๆ ได้มากมายโดยใช้โปรแกรมควบคุม Open Database Connectivity (ODBC) หรือผู้ให้บริการ OLE DB ซึ่งสร้างขึ้นและจัดส่งโดย Microsoft หรือที่พัฒนาโดยบริษัทภายนอกต่างๆ เมื่อคุณติดตั้ง Microsoft Office โปรแกรมควบคุม ODBC เพิ่มเติมและตัวให้บริการ OLE DB จะถูกเพิ่มลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ

เมื่อต้องการดูรายการทั้งหมดของตัวให้บริการ OLE DB ที่ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้แสดงกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล จากไฟล์ การเชื่อมโยงข้อมูล แล้วคลิกแท็บ ตัวให้บริการ

เมื่อต้องการดูรายการทั้งหมดของผู้ให้บริการ ODBC ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้แสดงกล่องโต้ตอบ ผู้ดูแลระบบฐานข้อมูล ODBC แล้วคลิกแท็บ โปรแกรมควบคุม

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้โปรแกรมควบคุม ODBC และตัวให้บริการ OLE DB จากผู้ผลิตรายอื่นเพื่อรับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นที่ไม่ใช่แหล่งข้อมูลของ Microsoft รวมถึงฐานข้อมูล ODBC และ OLE DB ชนิดอื่นๆ ด้วย สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการติดตั้งโปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB เหล่านี้ ให้ตรวจสอบเอกสารประกอบของฐานข้อมูล หรือติดต่อผู้ขายฐานข้อมูลของคุณ

การใช้ ODBC เพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล

ในสถาปัตยกรรม ODBC แอปพลิเคชัน (เช่น Excel) จะเชื่อมต่อกับตัวจัดการโปรแกรมควบคุม ODBC ซึ่งจะใช้โปรแกรมควบคุม ODBC เฉพาะ (เช่น โปรแกรมควบคุม MICROSOFT SQL ODBC) เพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล (เช่น ฐานข้อมูล Microsoft SQL Server)

เมื่อต้องการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล ODBC ให้ทําดังต่อไปนี้

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรแกรมควบคุม ODBC ที่เหมาะสมได้รับการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ที่มีแหล่งข้อมูล

2. กําหนดชื่อแหล่งข้อมูล (DSN) โดยใช้ ผู้ดูแลระบบแหล่งข้อมูล ODBC เพื่อจัดเก็บข้อมูลการเชื่อมต่อในรีจิสทรีหรือไฟล์ DSN หรือสตริงเชื่อมต่อในโค้ด Microsoft Visual Basic เพื่อส่งข้อมูลการเชื่อมต่อไปยังตัวจัดการโปรแกรมควบคุม ODBC โดยตรง

   เมื่อต้องการกําหนดแหล่งข้อมูล ใน Windows ให้คลิกปุ่ม เริ่ม แล้วคลิก แผงควบคุม คลิก ระบบและการบํารุงรักษา แล้วคลิก เครื่องมือในการดูแล คลิก ประสิทธิภาพและการบํารุงรักษา คลิก เครื่องมือในการดูแล แล้วคลิก แหล่งข้อมูล (ODBC) สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกต่างๆ ให้คลิกปุ่ม วิธีใช้ ในแต่ละกล่องโต้ตอบ

แหล่งข้อมูลของเครื่อง

แหล่งข้อมูลของเครื่องจะจัดเก็บข้อมูลการเชื่อมต่อไว้ในรีจิสทรี บนคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่งที่มีชื่อที่ผู้ใช้กําหนด คุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลของเครื่องได้เฉพาะบนคอมพิวเตอร์ที่มีการกําหนดไว้เท่านั้น แหล่งข้อมูลของเครื่องมีอยู่สองชนิด ได้แก่ ผู้ใช้และระบบ แหล่งข้อมูลของผู้ใช้สามารถใช้ได้โดยผู้ใช้ปัจจุบันเท่านั้น และผู้ใช้รายนั้นจะมองเห็นได้ แหล่งข้อมูลของระบบสามารถใช้ได้โดยผู้ใช้ทั้งหมดบนคอมพิวเตอร์ และผู้ใช้ทั้งหมดบนคอมพิวเตอร์จะสามารถมองเห็นได้

แหล่งข้อมูลของเครื่องมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการเพิ่มความปลอดภัย เนื่องจากจะช่วยรับรองว่าเฉพาะผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบเท่านั้นที่สามารถดูแหล่งข้อมูลของเครื่อง และแหล่งข้อมูลของเครื่องไม่สามารถคัดลอกโดยผู้ใช้ระยะไกลไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้

แหล่งข้อมูลของไฟล์

แหล่งข้อมูลของไฟล์ (หรือที่เรียกว่าไฟล์ DSN) จะจัดเก็บข้อมูลการเชื่อมต่อในไฟล์ข้อความ ไม่ใช่รีจิสทรี และโดยทั่วไปแล้วจะมีความยืดหยุ่นในการใช้งานมากกว่าแหล่งข้อมูลของเครื่อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคัดลอกแหล่งข้อมูลไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ด้วยโปรแกรมควบคุม ODBC ที่ถูกต้อง เพื่อให้แอปพลิเคชันของคุณสามารถใช้ข้อมูลการเชื่อมต่อที่สอดคล้องกันและแม่นยํากับคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่ใช้ หรือคุณสามารถวางแหล่งข้อมูลของแฟ้มบนเซิร์ฟเวอร์เดียว ใช้ร่วมกันระหว่างคอมพิวเตอร์หลายๆ เครื่องบนเครือข่าย และรักษาข้อมูลการเชื่อมต่อไว้ในตําแหน่งที่ตั้งเดียวได้อย่างง่ายดาย

แหล่งข้อมูลของไฟล์อาจไม่สามารถแชร์ได้ แหล่งข้อมูลของไฟล์ที่ไม่สามารถแชร์ได้จะอยู่บนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวและชี้ไปยังแหล่งข้อมูลของเครื่อง คุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลของไฟล์ที่ไม่สามารถแชร์ได้เพื่อเข้าถึงแหล่งข้อมูลของเครื่องที่มีอยู่จากแหล่งข้อมูลไฟล์

การใช้ OLE DB เพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล

ในสถาปัตยกรรม OLE DB แอปพลิเคชันที่เข้าถึงข้อมูลจะเรียกว่า ผู้บริโภคข้อมูล (เช่น Excel) และโปรแกรมที่อนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลดั้งเดิมเรียกว่าผู้ให้บริการฐานข้อมูล (เช่น Microsoft OLE DB Provider สําหรับ SQL Server)

ไฟล์ Universal Data Link (.udl) ประกอบด้วยข้อมูลการเชื่อมต่อที่ผู้บริโภคข้อมูลใช้ในการเข้าถึงแหล่งข้อมูลผ่านตัวให้บริการ OLE DB ของแหล่งข้อมูลนั้น คุณสามารถสร้างข้อมูลการเชื่อมต่อได้โดยทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

• ในตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล ให้ใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล เพื่อกําหนดลิงก์ข้อมูลสําหรับตัวให้บริการ OLE DB 

• สร้างไฟล์ข้อความเปล่าที่มีนามสกุลไฟล์ .udl แล้วแก้ไขไฟล์ ซึ่งจะแสดงกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติลิงก์ข้อมูล