ใช้เทมเพลตไซต์ทีมการจัดการสัญญาที่ขับเคลื่อนโดย Microsoft Syntex

ก่อนอื่น ให้ทําตามคําแนะนําเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มเทมเพลตไซต์ลงในไซต์ SharePoint ใหม่หรือไซต์ที่มีอยู่

สํารวจเนื้อหาของไซต์ Web Part และหน้าที่มีข้อมูลไว้ล่วงหน้า และตัดสินใจว่าการกําหนดค่าไซต์ใดที่จําเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับแบรนด์ เสียง และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยรวมขององค์กรของคุณ 

หน้าของไซต์ที่มีการใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้า:

• โฮมเพจ - ให้และเชื่อมโยงไปถึงสําหรับผู้เยี่ยมชมเพื่อตรวจสอบข่าวเกี่ยวกับวิกฤตการร้ายอย่างต่อเนื่อง การอัปเดตการตอบกลับ ข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายและกระบวนการ และแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์

• ลูกค้า - หน้านี้ให้ข้อมูลลูกค้าในตําแหน่งที่ตั้งเดียวที่สะดวก

• จดหมายยืนยัน – ติดตามการติดต่อที่เป็นทางการของข้อกําหนดของข้อตกลงระหว่างลูกค้าและองค์กรของคุณ 

• ต้นแบบสัญญา – เลือกต้นแบบสัญญาที่เหมาะสมสําหรับชนิดของสัญญา เช่น ข้อตกลงที่ไม่เปิดเผยข้อมูล ข้อตกลงการให้บริการ และใบแจ้งยอดของงาน 

• คําขอสัญญา - ใช้รายการที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อติดตามสัญญาที่ร้องขอและสถานะของสัญญาหรือส่งคําขอไปยังทีมของคุณโดยตรง กําหนดเทมเพลตรายการนี้เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความรายการ

• โมเดล - จัดเก็บไลบรารีของโมเดลเพื่อแยกเมตาดาต้าและจัดประเภทข้อมูลจากเอกสารโดยใช้ Microsoft Syntex มาพร้อมกับสองรูปแบบสัญญาที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้า 

• ภูมิภาค - ใช้ไลบรารีที่สร้างไว้ล่วงหน้านี้เพื่อจัดประเภทเอกสารสัญญาตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ ประเทศ หรือภูมิภาค

• ข้อตกลงการให้บริการ - จัดทํารายการที่สร้างขึ้นล่วงหน้าเพื่อช่วยในการติดตามสถานะของข้อตกลงการให้บริการ และแสดงภาพรวมของรายละเอียดสัญญา

• คําสั่งงาน - มีรายการที่กําหนดไว้ล่วงหน้าแบบกําหนดเองเพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบคําสั่งงานของคุณในมุมมองบอร์ด

• ถังรีไซเคิล - ให้การเข้าถึงเนื้อหาของทีมที่ถูกละทิ้งล่าสุด

เมื่อคุณเพิ่มเทมเพลตไซต์ทีมการจัดการสัญญาแล้ว ก็ถึงเวลากําหนดและทําให้เป็นของคุณเอง 

ใช้บทช่วยสอนที่มีให้บน Microsoft Syntex  แสดงวิธีที่ไซต์การจัดการสัญญาของคุณใช้เพื่อให้คุณสามารถเรียนรู้วิธีใช้และสร้างโมเดลเอกสารของคุณเอง ใช้ Web Part ข้อความและรูปภาพเพื่อให้เนื้อหาที่น่าสนใจ และสามารถแก้ไขหรือลบออกได้  แสดงข่าวสารและประกาศที่สําคัญ - ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นนโยบาย การอัปเดต และแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์อื่นๆ ที่สําคัญ มอบปุ่มให้ลิงก์เพื่อให้ลิงก์โดดเด่นขึ้น ใช้ Web Part ปุ่ม เพื่อช่วยให้ลิงก์ที่สําคัญโดดเด่นบนไซต์ของคุณ  ให้การเข้าถึงเอกสารอย่างง่ายดาย - ใช้ Web Part ไลบรารีเอกสารเพื่อให้สามารถเข้าถึงเทมเพลตสัญญาและเอกสารได้อย่างรวดเร็ว รีวิวกิจกรรมไซต์ทีมล่าสุด - ใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์ เพื่อดูเนื้อหาที่เข้าถึงล่าสุดโดยสมาชิกทีมคนอื่นๆ ไฮไลต์ลิงก์ไปยังทรัพยากรที่ใช้บ่อย - ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้เข้าถึงทรัพยากรได้ง่าย ให้การเข้าถึงที่ติดต่อหลัก - ใช้ Web Part People เพื่อแสดงรายการที่ติดต่อหลักสําหรับทีมจัดการสัญญา

กําหนด ลักษณะที่ปรากฏของไซต์ การนําทางไซต์ Web Part และเนื้อหาของคุณเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของผู้ชมและองค์กร เมื่อทําการกําหนดเอง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์อยู่ในโหมดแก้ไขโดยการเลือก แก้ไข ที่ด้านบนขวาของไซต์ ขณะที่คุณทํางาน บันทึกเป็นแบบร่าง หรือ ประกาศการเปลี่ยนแปลงใหม่ เพื่อให้ผู้ชมมองเห็นการแก้ไขได้

1. ใช้ Web Part ข้อความและรูปภาพเพื่อให้เนื้อหาที่น่าสนใจ 

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part ข้อความ แล้วเลือก แก้ไข Web Part

2. แก้ไขข้อความของคุณโดยตรงใน Web Part 

3. เลือก Web Part รูป แล้วเลือก แก้ไข web part

4. เลือก เปลี่ยน แล้วเลือกแหล่งรูปภาพ 

5. เมื่อคุณเลือกรูปภาพของคุณแล้ว ให้เลือก แทรก  

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part ข้อความและรูปภาพ

2. ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นนโยบายการอัปเดตที่สําคัญ และแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์อื่นๆ

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part Hero แล้วเลือก แก้ไข Web Part

2. จากนั้นเลือกตัวเลือก ชั้น และ ไทล์ ที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรมากที่สุด

ดูเค้าโครงต่างๆ และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part Hero

3.  ใช้ Web Part ปุ่ม เพื่อช่วยให้ลิงก์ที่สําคัญโดดเด่นบนไซต์ของคุณ

1. เลือก Web Part ปุ่ม แล้วเลือก แก้ไข web part

2. ทําการเปลี่ยนแปลงป้ายชื่อปุ่ม ลิงก์ และการจัดแนว

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ปุ่ม 

4. ใช้ Web Part ไลบรารีเอกสารเพื่อให้สามารถเข้าถึงเทมเพลตสัญญาและเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

1. เมื่อต้องการเปลี่ยนมุมมอง หรือแหล่งโฟลเดอร์สําหรับ Web Part ไลบรารีเอกสาร ให้เลือก แก้ไข web part

2. เมื่อต้องการแก้ไขโฟลเดอร์ไลบรารีเอกสาร ป้ายชื่อ เนื้อหา ให้นําทางไปยังไลบรารีในเนื้อหาของไซต์ ทําการแก้ไข จากนั้นคุณจะเห็นการอัปเดตเนื้อหาใน Web Part

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part ไลบรารีเอกสาร

5. ใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์เพื่อติดตามกิจกรรมของทีมอยู่เสมอ

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part กิจกรรมของไซต์ และเลือก แก้ไข Web Part

2. ใส่ตัวเลขในกล่องเครื่องมือภายใต้ แสดงรายการจํานวนมากนี้ในแต่ละครั้ง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์

6. ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้เข้าถึงทรัพยากรได้ง่าย

1. นําทางไปยัง Web Part ลิงก์ด่วน เลือกลิงก์ แล้วเลือก แก้ไข Web Part

2. แก้ไขลิงก์ ชื่อเรื่อง ไอคอน และคําอธิบาย หากจําเป็น

3. เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ ให้เลือก + เพิ่มลิงก์

ดูเค้าโครงต่างๆ และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part ลิงก์ด่วน

7.  ใช้ Web Part People เพื่อแสดงรายการผู้ติดต่อหลักสําหรับทีมจัดการสัญญา

1. เริ่มต้นด้วยการลบพื้นที่ที่สํารองไว้ People Web Part

2. จากนั้นเพิ่ม Web Part People เข้าที่ด้วยการเลือกเส้นที่มี +:

3. เลือก แก้ไข Web Part

4. ปรับเค้าโครงแล้วใส่ชื่อของบุคคลหรือกลุ่ม แล้วเลือก บันทึก

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part People

กําหนดหน้าต่อไปนี้ภายในไซต์เอง 

• ลูกค้า - เก็บรายการข้อมูลลูกค้าเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย กําหนดรายการนี้เองโดยการแก้ไขเทมเพลตรายการ 

• จดหมายยืนยัน - จัดระเบียบเอกสารสําคัญระหว่างลูกค้าและองค์กรของคุณ  แก้ไขไลบรารีเอกสารด้วยการอัปเดตชื่อโฟลเดอร์และอัปโหลดทรัพยากร

• แม่แบบสัญญา - ใช้เทมเพลตสัญญาที่ระบุหรือจัดเก็บเทมเพลตแบบกําหนดเองที่ทีมจัดการสัญญาสามารถเข้าถึงได้ง่าย แก้ไขไลบรารีเอกสารด้วยการอัปเดตชื่อโฟลเดอร์และอัปโหลดทรัพยากร

• คําขอสัญญา - ใช้รายการที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อติดตามสัญญาที่ร้องขอและสถานะของสัญญา กําหนดรายการนี้เองโดยการแก้ไขเทมเพลตรายการ 

• โมเดล - ใช้โมเดลตัวอย่างที่กําหนดค่าไว้ล่วงหน้าเพื่อแยกและจัดประเภทข้อมูลจากเอกสาร มาพร้อมกับสองรูปแบบสัญญาที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้า เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Microsoft Syntex ที่นี่ 

• ภูมิภาค - เก็บเอกสารสัญญาตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ ประเทศ หรือภูมิภาค แก้ไขไลบรารีเอกสารด้วยการอัปเดตชื่อโฟลเดอร์และอัปโหลดทรัพยากร

• ข้อตกลงการให้บริการ - จัดทํารายการที่สร้างขึ้นล่วงหน้าเพื่อช่วยในการติดตามสถานะของข้อตกลงการให้บริการ และแสดงภาพรวมของรายละเอียดสัญญา กําหนดรายการนี้เองโดยการแก้ไขเทมเพลตรายการ 

• คําสั่งของรายการงาน - มีรายการที่กําหนดไว้ล่วงหน้าแบบกําหนดเองเพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบคําสั่งงานของคุณในมุมมองบอร์ด กําหนดรายการนี้เองโดยการแก้ไขเทมเพลตรายการ 

กําหนดลักษณะที่ปรากฏและการนําทางของไซต์เอง

ก่อนที่คุณจะแชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น ให้ใส่การตกแต่งไซต์ของคุณโดยทําให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาไซต์ นําทางผ่านลิงก์และหน้าได้อย่างง่ายดาย และเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ได้อย่างรวดเร็ว

• แก้ไขไลบรารีเอกสารด้วยการอัปเดตชื่อโฟลเดอร์และอัปโหลดทรัพยากร

• แก้ไขและ กําหนดการนําทางของไซต์เอง

• เปลี่ยนลักษณะของไซต์ของคุณโดยการกําหนดธีม โลโก้ เค้าโครงส่วนหัว และลักษณะของไซต์ของคุณเอง

• เพิ่มหรือเอาเพจ ออกจากไซต์นี้หรือ การนําทางของไซต์ เพื่อให้เข้ากับเนื้อหาที่มีอยู่

• เลือกเพื่อ เชื่อมโยงไซต์นี้เข้ากับไซต์ฮับ ภายในองค์กรของคุณ หรือ เพิ่มไซต์นี้ลงในการนําทางของไซต์ฮับที่มีอยู่ ถ้าจําเป็น

แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่นหลังจากที่คุณได้กําหนดไซต์ของคุณเอง ตรวจทาน และเผยแพร่แบบร่างขั้นสุดท้ายแล้ว 

1. เลือก การตั้งค่า แล้วเลือกสิทธิ์สําหรับไซต์

   

2. เลือก เพิ่มสมาชิก แล้วเลือก เพิ่มสมาชิกลงในกลุ่ม

   

3. เลือก เพิ่มสมาชิก จากนั้นใส่ชื่อของผู้ใช้ทั้งหมดที่คุณต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงเนื้อหาไซต์ทีม แหล่งข้อมูลที่แชร์ เช่น สิทธิ์การแก้ไขและปฏิทิน Outlook ของทีมไปยังไซต์ 

4. เลือก บันทึก เมื่อเสร็จสิ้นการเพิ่มสมาชิกและการตั้งค่าสิทธิ์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การจัดการการตั้งค่าไซต์ทีม ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์

หลังจากที่คุณสร้างและเปิดใช้ไซต์ของคุณ ขั้นตอนสําคัญถัดไปคือการรักษาเนื้อหาของไซต์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่จะรักษาเนื้อหาและ Web Part ให้ทันสมัยอยู่เสมอ 

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการบํารุงรักษาไซต์:

• แผนสําหรับการบํารุงรักษาไซต์ - สร้างกําหนดการเพื่อตรวจสอบเนื้อหาของไซต์บ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงมีความถูกต้องและเกี่ยวข้อง

• โพสต์ข่าวสารอย่างสม่ําเสมอ - แจกจ่ายประกาศ ข้อมูล และสถานะล่าสุดทั่วทั้งองค์กร  เรียนรู้วิธีการเพิ่มโพสต์ข่าวสาร บนไซต์ทีมหรือไซต์การติดต่อสื่อสาร และแสดงให้ผู้อื่นเห็นการประกาศวิธีที่พวกเขาสามารถใช้ข่าวสาร SharePoint ได้

• ตรวจสอบลิงก์และ Web Part - อัปเดตลิงก์และ Web Part อยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะใช้ประโยชน์จากมูลค่าทั้งหมดของไซต์ของคุณ

• ใช้การวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วม - ดูการใช้งานไซต์โดยใช้รายงานข้อมูลการใช้งานที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหายอดนิยม การเยี่ยมชมไซต์ และอื่นๆ

• ตรวจสอบการตั้งค่าไซต์ของคุณเป็นระยะๆ - เมื่อคุณสร้างไซต์ใน SharePoint แล้ว คุณสามารถ ทําการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์ สําหรับไซต์ได้