คู่มือผู้ดูแลระบบสําหรับกลุ่ม Microsoft 365 ใน Outlook

กลุ่ม Microsoft 365 ใน Outlook มีโซลูชันที่มีประสิทธิภาพสําหรับการติดต่อสื่อสารและการทํางานร่วมกันกับผู้คนทั้งภายในและภายนอกบริษัท สร้างกลุ่มเพื่อแชร์กล่องขาเข้า ปฏิทิน OneDrive ไซต์ SharePoint สมุดบันทึก OneNote และอื่นๆ นอกจากนี้คุณยังสามารถเชิญผู้เยี่ยมชมจากภายนอกบริษัทของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถทํางานร่วมกันโดยใช้ทรัพยากรเดียวกัน

เมื่อคุณสร้างกลุ่ม Microsoft 365 Outlook จะสร้างกล่องจดหมาย Outlook ที่แชร์ ปฏิทินที่แชร์ และไลบรารีเอกสารสําหรับการทํางานร่วมกันบนไฟล์โดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถ สร้าง Microsoft Team และ รวมงานกับ Planner ใน Teams ได้อีกด้วย คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการมอบสิทธิ์การเข้าถึงทรัพยากรทั้งหมดด้วยตนเอง เนื่องจากการเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่มจะเป็นการมอบสิทธิ์การเข้าถึงเครื่องมือในกลุ่มโดยอัตโนมัติ

กลุ่ม Microsoft 365 ให้สมาชิกด้วย:

  • กล่องจดหมายขาเข้าที่ใช้ร่วมกัน - เป็นที่ที่การสนทนาที่คุณมักจะมีในรายชื่อการแจกจ่ายของคุณ กล่องขาเข้าที่แชร์นี้สามารถค้นหาได้อย่างสมบูรณ์ ดังนั้นจึงเป็นการสร้างที่เก็บถาวรที่มีชีวิตของข้อความของกลุ่ม ผู้มาใหม่ในกลุ่มสามารถค้นหาหรือเลื่อนย้อนกลับไปที่ประวัติเพื่อเร่งความเร็วเกี่ยวกับสิ่งที่ได้โพสต์ในกลุ่มก่อนหน้านี้ได้อย่างรวดเร็ว สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ส่งอีเมลไปยังกลุ่มใน Outlook
  • ไลบรารีไฟล์ที่แชร์ - เป็นที่ที่ผู้ใช้ของคุณสามารถจัดเก็บ แชร์ และทํางานร่วมกันบนเอกสาร เวิร์กบุ๊ก งานนําเสนอ รูป หรือไฟล์ประเภทอื่นๆ ที่พวกเขาต้องทํางานด้วย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แชร์ไฟล์กับกลุ่มใน Outlook
  • ปฏิทินที่แชร์ - กลุ่มของคุณได้รับปฏิทินที่แชร์เพื่อโพสต์กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับกลุ่ม สมาชิกแต่ละคนที่สมัครใช้งานกลุ่มจะได้รับคําเชิญให้เข้าร่วมเหตุการณ์ที่โพสต์ลงในปฏิทินโดยอัตโนมัติ ดังนั้นเหตุการณ์เหล่านั้นจึงสามารถปรากฏบนปฏิทินส่วนบุคคลของพวกเขาได้ หากต้องการ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ใช้ปฏิทินกลุ่มใน Outlook เพื่อจัดกําหนดการและแก้ไขเหตุการณ์
  • สมุดบันทึก OneNote ที่แชร์ - กลุ่มจะมีสมุดบันทึก OneNote ที่แชร์โดยอัตโนมัติซึ่งสมาชิกในกลุ่มสามารถเก็บรวบรวมและทํางานร่วมกันบนข้อมูลได้ หลายกลุ่มใช้สมุดบันทึกเพื่อสร้าง Wiki ที่มีชีวิตชีวาซึ่งมีคําถามที่ถามบ่อยและทรัพยากรอื่นๆ
  • การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชม - คุณสามารถเพิ่มที่ติดต่อภายนอกลงในกลุ่มการแจกจ่ายได้ก่อนหน้านี้ แต่พวกเขาจะสามารถรับข้อความอีเมลได้เท่านั้น.. ด้วยกลุ่ม คุณสามารถให้ผู้เยี่ยมชมเข้าถึงอีเมล การสนทนา ไฟล์ และแม้แต่สมุดบันทึก OneNote ที่แชร์ได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ใช้กลุ่มใน Outlook เป็นผู้เยี่ยมชม
  • เนื้อหาสามารถค้นพบได้ - กลุ่มใน Outlook เป็นแบบสาธารณะตามค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าบุคคลอื่นในองค์กรของคุณสามารถค้นพบและเข้าร่วมได้อย่างง่ายดาย รวมถึงตรวจทานเนื้อหาของกลุ่มและเอกสารที่แชร์ ถ้าเนื้อหาของกลุ่มมีความสําคัญอ่อนไหวมากขึ้น คุณสามารถสลับกลุ่มเป็นส่วนตัว ซึ่งจะซ่อนเนื้อหาจากบุคคลที่ไม่ได้เป็นสมาชิก และกําหนดให้เจ้าของกลุ่มอนุมัติคําขอเข้าร่วมใดๆ
  • การสร้างแบบบริการตนเอง - IT ไม่จําเป็นต้องมีปัญหากับคําขอจากผู้ใช้ในการสร้างกลุ่ม ผู้ใช้สามารถสร้างกลุ่มของตนเองได้ตามต้องการ ถ้าคุณต้องการควบคุมว่าผู้ใช้ใดในองค์กรของคุณสามารถสร้างกลุ่มได้ ให้ดูจัดการว่าใครสามารถสร้างกลุ่ม Microsoft 365 ได้บ้าง

การดูแลระบบกลุ่มของคุณ

Microsoft 365 มีเครื่องมือและความสามารถที่มีประโยชน์มากมายสําหรับการจัดการและการดูแลกลุ่มของคุณได้ง่ายยิ่งขึ้น

เคล็ดลับ

บุ๊กมาร์ก กลุ่ม Microsoft 365 - งานทั่วไปสําหรับการเข้าถึงข้อมูลผู้ดูแลระบบเกี่ยวกับการสร้างกลุ่ม การมอบสิทธิ์ การจัดการอีเมล ลําดับจดหมาย การกู้คืน และสคริปต์ที่มีประโยชน์ได้อย่างง่ายดาย

การจัดการไดเรกทอรี

การดูแลไดเรกทอรีของคุณให้อยู่ภายใต้การควบคุมคือข้อกังวลของผู้ดูแลระบบทุกคน ต่อไปนี้คือเครื่องมือบางอย่างที่ Microsoft 365 เสนอให้เพื่อช่วยให้ขั้นตอนดังกล่าวง่ายขึ้น:

  • นโยบายการตั้งชื่อ - นโยบายการตั้งชื่อช่วยให้คุณสามารถกําหนดได้ว่าชื่อใดที่ยอมรับได้และไม่สามารถใช้ชื่อสําหรับกลุ่มของคุณ เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ตั้งชื่อที่หยาบคายหรือต้องห้ามให้กับกลุ่ม นอกจากนี้ คุณสามารถบังคับใช้คํานําหน้าหรือคําต่อท้ายมาตรฐานของบริษัทให้กับชื่อกลุ่มได้
  • การเป็นสมาชิกแบบไดนามิก - การเป็นสมาชิกแบบไดนามิกช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าความเป็นสมาชิกกลุ่มตามกฎ ซึ่งจะเพิ่ม (หรือเอาออก) สมาชิกกลุ่มโดยยึดตาม Metadata (เช่น แผนกหรือบทบาท) ใน Active Directory ของคุณ ดูที่ การใช้แอตทริบิวต์เพื่อสร้างกฎขั้นสูง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างสมาชิกแบบไดนามิก
  • การเป็นสมาชิกที่ถูกซ่อน - ถ้าคุณมีเหตุผลที่ต้องการให้การเป็นสมาชิกในกลุ่มของคุณเป็นความลับ ตัวอย่างเช่น ถ้าสมาชิกเป็นนักเรียน คุณสามารถซ่อนการเป็นสมาชิกไม่ให้บุคคลภายนอกทราบได้
  • สิทธิ์ในการสร้าง - อาจมีบางคนในองค์กรของคุณที่คุณไม่ต้องการสร้างกลุ่มใหม่ได้ มีเทคนิคมากมายสําหรับการจัดการสิทธิ์ในการสร้างในไดเรกทอรีของคุณ ดูการจัดการการสร้างกลุ่ม Microsoft 365
  • บันทึกการตรวจสอบ - คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างกลุ่มและจัดการความเป็นสมาชิกกลุ่มได้อย่างมั่นใจ เนื่องจากบันทึกการตรวจสอบของกลุ่ม Microsoft 365 ช่วยให้คุณสามารถติดตามบุคคลที่สร้างหรือลบกลุ่ม รวมถึงผู้ที่เปลี่ยนแปลงการเป็นสมาชิก สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ค้นหาบันทึกการตรวจสอบในศูนย์การปฏิบัติตามข้อบังคับ & ความปลอดภัยของ Microsoft 365

การจัดการการจัดส่ง

การจัดการการนําส่งมีวิธีการบางวิธีสําหรับจัดการวิธีที่กลุ่มควรส่งหรือรับข้อความ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือในการตรวจสอบการไหลของข้อความเหล่านั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูกลุ่ม Microsoft 365 - งานทั่วไป

  • ส่งเป็น หรือ ส่งในนามของ - การตั้งค่าเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้ที่ระบุสามารถส่งอีเมลได้ราวกับว่ามาจากหรือเป็นในนามของกลุ่ม
  • ข้อจํากัดของผู้ส่ง - การตั้งค่าเหล่านี้ช่วยให้คุณควบคุมบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ส่งข้อความถึงกลุ่ม คุณสามารถกําหนดค่ากลุ่มให้อนุญาตอีเมลจากบุคคลภายนอกได้ แต่คุณอาจต้องการจํากัดเฉพาะบุคคลภายนอกที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น
  • การสนับสนุนผู้ใช้ภายนอก - เมื่อเชิญผู้เยี่ยมชมมายังกลุ่ม คุณสามารถเลือกให้รวมพวกเขาไว้ในการสนทนาทางอีเมลในกลุ่มได้ ดู การเพิ่มผู้เยี่ยมชมลงในกลุ่มใน Outlook เพื่อเรียนรู้วิธีการเพิ่มผู้เยี่ยมชม
  • กฎการนําส่ง - กฎการนําส่งทํางานสําหรับกลุ่ม เช่นเดียวกับที่ทํางานสําหรับ Exchange Server ของคุณ กฎสามารถค้นหาข้อความที่ตรงกับเงื่อนไขเฉพาะ และสามารถดําเนินการกับข้อความเหล่านั้นได้
  • MailTips - MailTips คือข้อความที่ให้ข้อมูลที่แสดงต่อผู้ใช้ในขณะที่พวกเขากําลังเขียนข้อความ ซึ่งสามารถช่วยลด NDR ได้โดยการเตือนผู้ใช้ถ้าข้อความของพวกเขามีแนวโน้มที่จะส่งไปยังบุคคลภายนอก หรือเกินโควตาข้อความ
  • ที่อยู่พร็อกซีหลายรายการ - กลุ่มสามารถมีนามแฝงได้เหมือนกับกล่องจดหมายของผู้ใช้ ที่อยู่พร็อกซีเพิ่มเติมอาจมีประโยชน์สําหรับการรับข้อความที่ส่งถึงนามแฝงอื่นๆ เหล่านั้น หรือเพื่อให้เข้าถึงกลุ่มที่มีชื่อที่ยาวหรือสะกดยากได้ง่ายขึ้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เลือกโดเมนที่จะใช้เมื่อสร้างกลุ่ม Microsoft 365
  • ขนาดส่ง/รับสูงสุด - โควตาเหล่านี้สามารถช่วยลดปัญหาของกลุ่มที่รับ (หรือส่ง) ข้อความที่มีขนาดใหญ่มาก เพื่อจัดการที่เก็บข้อมูลและความต้องการด้านแบนด์วิดท์ให้ดียิ่งขึ้น

นโยบายเนื้อหา

Microsoft 365 ยังมีเครื่องมือบางอย่างแก่คุณเพื่อจัดการชนิดของเนื้อหาที่จะแชร์ในกลุ่มของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูกลุ่ม Microsoft 365 - งานทั่วไป

  • แนวทางการใช้งาน - คุณจะสามารถกําหนดแนวทางการใช้งานสําหรับกลุ่ม Microsoft 365 เพื่อให้ความรู้แก่ผู้ใช้ของคุณเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ช่วยให้กลุ่มของพวกเขามีประสิทธิภาพและให้ความรู้เกี่ยวกับนโยบายเนื้อหาภายใน
  • การจัดประเภทข้อมูล - คุณจะสามารถสร้างระบบการจัดประเภทข้อมูลที่กําหนดเองได้สําหรับกลุ่ม Microsoft 365 ที่อนุญาตให้แยกกลุ่มตามชนิดนโยบาย (ตัวอย่างเช่น "ไม่จัดประเภท" "ความลับขององค์กร" หรือ "ลับสุดยอด") ด้วยวิธีนี้ กลุ่มของคุณสามารถแสดงนโยบายของเนื้อหาอื่นๆ ในองค์กรของคุณได้ นโยบายที่ขยายได้จะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถกําหนดค่าจุดสิ้นสุดที่จะเรียกว่าเมื่อใดก็ตามที่กลุ่มถูกสร้างหรือเปลี่ยนแปลง และจากนั้นคุณสามารถปรับใช้นโยบายของคุณเองสําหรับการสร้างหรือการเปลี่ยนแปลงกลุ่มได้

ข้อกําหนดบัญชี

การสมัครใช้งาน Microsoft 365 ใดๆ ที่มี Exchange Online และ SharePoint Online จะสนับสนุนกลุ่ม ซึ่งรวมถึงแผน Business Essentials กับ Business Premium และแผน Enterprise E1, E3 และ E5

หากคุณมีแผน Exchange เท่านั้น คุณก็ยังคงสามารถรับกล่องจดหมายที่แชร์และฟีเจอร์ปฏิทินที่แชร์ของกลุ่มใน Outlook ได้ แต่คุณจะไม่ได้รับไลบรารีเอกสาร, Planner หรือความสามารถอื่นใด

การจัดการการเปลี่ยนแปลงกลุ่ม Microsoft 365

บางครั้งผู้ใช้จะไม่สบายใจกับการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องติดต่อสื่อสารกับสมาชิกที่มีอยู่ในรายชื่อการแจกจ่ายของคุณเพื่อให้พวกเขาทราบถึงสิ่งที่คาดหวัง ต่อไปนี้คือข้อมูลบางส่วนที่คุณควรใส่ไว้ในข้อความนี้ พร้อมกับคําตอบบางคําตอบที่อาจเป็นประโยชน์สําหรับคุณ

กลุ่มใน Outlook คืออะไร

กลุ่ม Microsoft 365 ใน Outlook เป็นโซลูชันการทํางานร่วมกันแบบเดียวสําหรับทีม/กลุ่มที่ต้องการสถานที่เพื่อแชร์การอภิปราย ไฟล์ ปฏิทิน และบันทึกย่อแบบรวมศูนย์ที่ค้นหาได้ง่าย ฟีเจอร์ที่ดีที่สุดคือกล่องขาเข้าสําหรับกลุ่มจะเก็บรักษาประวัติการอภิปรายไว้ทําให้ง่ายต่อการค้นหาการสนทนาก่อนหน้านี้

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ประสบการณ์การใช้งานกลุ่มใน Outlook

ทำไมเราจึงทำการเปลี่ยนแปลงนี้

People มักร้องขอความสามารถในการค้นหาข้อความที่โพสต์ลงในรายชื่อการแจกจ่ายของเราเพื่อค้นหาข้อมูลที่ถูกกล่าวถึงในอดีต การอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายเป็นกลุ่มหมายความว่าบุคคลไม่จําเป็นต้องถามหรือตอบคําถามเดิมๆ ซ้ําแล้วซ้ําอีก

นอกจากนี้กลุ่มใหม่จะมีปฏิทินสําหรับเหตุการณ์กลุ่มของเรา ไลบรารีไฟล์ที่แชร์ และสมุดบันทึก OneNote ที่เราสามารถทํางานร่วมกันและรวบรวมข้อมูลเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

ฉันต้องทําสิ่งใดเพื่อเข้าร่วมกลุ่มนี้ถ้าฉันเป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่ายอยู่แล้วหรือไม่

ไม่ได้ ถ้าคุณเป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่ายอยู่แล้ว คุณจะเป็นสมาชิกของกลุ่มใหม่โดยอัตโนมัติ

How do I เข้าถึงกลุ่มใหม่ใน Outlook ได้อย่างไร Outlook บนเว็บคืออะไร?

เมื่อต้องการเข้าถึงกลุ่มใหม่ใน Outlook เพียงไปที่ประเภทกลุ่มที่ด้านล่างของบานหน้าต่างนําทางทางด้านซ้าย ถ้าคุณใช้กลุ่มนี้บ่อยๆ ลองพิจารณาการปักหมุดเป็นรายการโปรดโดยการคลิกขวาที่กลุ่มแล้วเลือก แสดงเป็นรายการโปรด

นอกจากนี้ยังมีไคลเอ็นต์อุปกรณ์เคลื่อนที่ฟรีสําหรับ กลุ่ม Microsoft 365 ที่พร้อมใช้งานบนแพลตฟอร์มอุปกรณ์เคลื่อนที่ทุกแพลตฟอร์ม (iOS, Android และอื่นๆ) เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงกลุ่มได้จากทุกที่ได้อย่างง่ายดาย

ฉันยังไม่สามารถส่งอีเมลได้หรือไม่

ใช่แน่นอน นามแฝงอีเมลเดียวกันกับที่คุณใช้สําหรับรายชื่อการแจกจ่ายจะยังคงทํางานได้ดีสําหรับกลุ่มใน Outlook

นอกจากนี้

อย่าลืมบอกพวกเขาว่าการเปลี่ยนแปลงนี้เกิดขึ้นเมื่อใด และพวกเขาควรติดต่อใครหากมีคําถามเพิ่มเติม

การโยกย้ายรายชื่อการแจกจ่ายของคุณ (รายการที่ติดต่อ)

Microsoft ไม่มีเครื่องมือในการแปลงกล่องจดหมายที่แชร์เป็นกลุ่ม Microsoft 365 หรือในทางกลับกัน แต่คุณสามารถอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายเป็นกลุ่ม Microsoft 365 ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการมอบฟีเจอร์และฟังก์ชันการทํางานของกลุ่ม Microsoft 365 ทั้งหมดให้กับรายการการแจกจ่ายขององค์กรของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูกลุ่ม Microsoft 365 - งานทั่วไป

รายชื่อการแจกจ่ายใดที่ไม่สามารถอัปเกรดเป็นกลุ่ม Microsoft 365 ได้

คุณสามารถอัปเกรดเฉพาะรายชื่อการแจกจ่ายที่มีการจัดการบนระบบคลาวด์อย่างง่ายและไม่ซ้อนกันเป็นกลุ่ม Microsoft 365 ดู ไม่สามารถอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายไปยังกลุ่ม Microsoft 365 ได้

หลังจากที่คุณได้โยกย้ายรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ

เมื่อคุณอัปเกรดกลุ่มการแจกจ่ายของคุณเป็นกลุ่ม Microsoft 365 แล้ว มีงานติดตามผลบางอย่างที่คุณอาจต้องการทําเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปอย่างราบรื่น

  • ติดตามผลกับผู้ใช้ของคุณ - เช็คอินกับพวกเขาทันทีหลังจากการอัปเกรดเสร็จสมบูรณ์ แล้วเช็คอินอีกครั้งสองสามวันต่อมา การแสดงให้เห็นว่าคุณรับฟังและตอบสนองต่อคําถามใดๆ ที่พวกเขาอาจมีจะช่วยให้พวกเขามีความสุขและสบายใจกับการเปลี่ยนแปลงนี้ได้มาก
  • ตรวจสอบรายงานการมีส่วนร่วม - พอร์ทัลการจัดการ Microsoft 365 มีรายงานที่ดีที่สามารถแสดงจํานวนผู้ใช้ที่ใช้กลุ่ม ความถี่ และฟีเจอร์ที่พวกเขาใช้อยู่ รายงานเหล่านั้นสามารถช่วยคุณออกแบบการติดตามและการฝึกอบรมผู้ใช้ รวมถึงเน้นว่าผู้ใช้ของคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากกลุ่มใหม่ตรงไหน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูรายงานกิจกรรมในศูนย์การจัดการ Microsoft 365
  • แชร์ประสบการณ์ของคุณ - แจ้งให้ทีมอื่นๆ ในบริษัทของคุณทราบว่าคุณได้อัปเกรดกลุ่มการเผยแพร่ของคุณ และขั้นตอนที่คุณดําเนินการเพื่อให้ประสบความสําเร็จ! การแชร์ข้อมูลนั้นสามารถช่วยให้ทีมอื่นๆ ทําตามตัวอย่างของคุณและอัปเกรดของตัวเองได้สําเร็จ

เรียนรู้จากชุมชนด้านเทคนิคของกลุ่ม Microsoft 365

มีคําถามเกี่ยวกับกลุ่ม Microsoft 365 หรือไม่ เยี่ยมชมชุมชนด้านเทคนิคของ กลุ่ม Microsoft 365

สร้างกลุ่มจากแอปต่างๆ

เคล็ดลับ

ตามค่าเริ่มต้น ผู้ใช้ทุกคนสามารถสร้างกลุ่ม Microsoft 365 ได้ เรียนรู้เพิ่มเติมที่ จัดการบุคคลที่สามารถสร้างกลุ่ม Microsoft 365

คุณสามารถสร้างกลุ่ม Microsoft 365 จากเครื่องมือที่หลากหลายรวมถึง Outlook, Outlook บนเว็บ, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams และอื่นๆ โดยเครื่องมือที่คุณใช้เริ่มต้น จะขึ้นอยู่กับชนิดของกลุ่มที่คุณร่วมงานด้วย ตัวอย่างเช่น ที่ Microsoft เรามักจะเริ่มจาก Outlook เมื่อเราสร้างกลุ่มที่จัดระเบียบรอบๆ อีเมลและปฏิทิน หากกลุ่มมีไว้สําหรับการสื่อสารทั่วทั้งบริษัท เรามักจะเริ่มต้นด้วย Viva Engage สําหรับการทํางานร่วมกันที่ใช้การแชทเป็นหลัก เราจะเริ่มต้นกลุ่มจาก Microsoft Teams

บุคคลภายนอกองค์กรจะไม่สามารถเข้าถึงกลุ่มสาธารณะหรือกลุ่มส่วนตัวได้ เว้นแต่ว่าบุคคลดังกล่าวได้รับคำเชิญเป็นพิเศษให้เป็น ผู้เยี่ยมชม ดูที่ การเพิ่มผู้เยี่ยมชมลงในกลุ่มใน Outlook สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม

แนวทางปฏิบัติสําหรับกลุ่ม Microsoft 365

จัดการเจ้าของ สมาชิก และผู้เยี่ยมชม

เจ้าของกลุ่มคือผู้กำกับดูแลกลุ่ม พวกเขาสามารถเพิ่มหรือเอาสมาชิกออกได้ และยังมีสิทธิพิเศษ อย่างเช่น การลบการสนทนาออกจากกล่องจดหมายขาเข้าที่ใช้ร่วมกันหรือเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าต่างๆ เกี่ยวกับกลุ่ม เจ้าของกลุ่มสามารถเปลี่ยนชื่อกลุ่ม อัปเดตคําอธิบายหรือรูปภาพ และอื่นๆ อีกมากมาย ถ้าคุณคุ้นเคยกับบทบาทใน SharePoint เจ้าของกลุ่มก็คือผู้ดูแลระบบไซต์คอลเลกชัน

เคล็ดลับ

เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะมีเจ้าของอย่างน้อยสองคนสำหรับกลุ่มนี้ ถ้าคุณสามารถทำได้ ด้วยวิธีนี้หากเจ้าของคนหนึ่งไม่พร้อมใช้งานอีกคนหนึ่งสามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับกลุ่มได้

สมาชิกกลุ่มคือผู้ใช้ทั่วไปในองค์กร ซึ่งใช้กลุ่มในการทำงานร่วมกัน พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดในกลุ่ม แต่จะไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่ากลุ่มได้ ในโลกของ SharePoint พวกเขาคือสมาชิกไซต์ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเพิ่มหรือการเอาสมาชิกกลุ่มออก ให้ดู เพิ่ม แก้ไข และเอาสมาชิกกลุ่มใน Outlook ออก

ผู้เยี่ยมชมจะเหมือนกับสมาชิกกลุ่ม แต่พวกเขาไม่ได้อยู่ในองค์กรของคุณ ตามค่าเริ่มต้น ผู้ใช้สามารถเชิญให้ผู้เยี่ยมชมเข้าร่วมกลุ่มได้ และคุณสามารถควบคุมการตั้งค่าดังกล่าว สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การเพิ่มผู้เยี่ยมชมลงในกลุ่มใน Outlook

ใช้ Microsoft Teams สําหรับพื้นที่ทํางานถาวรเน้นการแชทเป็นหลัก

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดต่อกับกลุ่มของคุณก็คือ Microsoft Teams Microsoft Teams คือพื้นที่ทำงานวงในสำหรับทีมของคุณ เป็นพื้นที่ทำงานถาวรเน้นการแชทเป็นหลัก ซึ่งคุณสามารถสนทนาอย่างไม่เป็นทางการแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับหัวข้อที่เจาะจงมากหรือสนทนากับกลุ่มย่อยภายในกลุ่ม แม้ว่าการผสานรวม Teams จะไม่มาโดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถสร้างกลุ่ม Teams ตามกลุ่ม Microsoft 365 ของคุณได้อย่างง่ายดาย

เมื่อกลุ่มยังคงอยู่ต่อหลังจากบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการแล้ว คุณสามารถลบกลุ่มเพื่อเพิ่มทรัพยากรของระบบ และเพื่อเอากลุ่มออกจากที่แสดงรายการหรือแสดงอยู่ ดู แก้ไขหรือลบกลุ่มใน Outlook สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ถ้าคุณไม่ต้องการจดจำว่าต้องลบกลุ่มที่หมดอายุ ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งนโยบายการหมดอายุที่จะทำให้กลุ่มเก่าหมดอายุและถูกลบออกโดยอัตโนมัติหลังจากผ่านไปช่วงเวลาหนึ่ง ดูเพิ่มเติม: นโยบายการหมดอายุของกลุ่ม Microsoft 365

การเตรียมใช้งาน การตั้งชื่อ และการปกป้องข้อมูล

มีโมเดลหลักๆ สามรูปแบบของการเตรียมใช้งานกลุ่ม Microsoft 365: แบบเปิด นําโดยฝ่าย IT หรือมีการควบคุม แต่ละแบบมีข้อดีเฉพาะตัว

รูปแบบ ข้อดี
แบบเปิด (ค่าเริ่มต้น) ผู้ใช้สามารถสร้างกลุ่มของตนเองได้ตามต้องการโดยไม่ต้องรอหรือรบกวนฝ่าย IT
แบบนำโดยฝ่าย IT ผู้ใช้สามารถขอกลุ่มจากฝ่าย IT ฝ่าย IT สามารถแนะนำการเลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของพวกเขา
แบบควบคุม การสร้างกลุ่มถูกจํากัดไว้สําหรับบางบุคคล ทีม หรือบริการ (ดู: ควบคุมว่าบุคคลใดสามารถสร้างกลุ่ม Microsoft 365 ได้บ้าง)

ถ้าคุณต้องการควบคุมวิธีตั้งชื่อกลุ่ม Microsoft 365 ของคุณ คุณสามารถใช้นโยบายการตั้งชื่อเพื่อบังคับให้ชื่อกลุ่มเป็นไปตามมาตรฐานบางอย่าง รวมถึงคํานําหน้าหรือคําต่อท้าย เช่นเดียวกับการบล็อกชื่อที่ไม่เหมาะสม ดูนโยบายการตั้งชื่อกลุ่ม Microsoft 365 เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม

ทุกกลุ่มจะมีเจ้าของอย่างน้อยหนึ่งคนที่สามารถเพิ่มหรือเอาสมาชิกออกและสามารถดูแลกลุ่มและเนื้อหาขั้นพื้นฐานได้ ถ้าเจ้าของกลุ่ม (หรือเจ้าของสองคนขึ้นไป) ออกจากองค์กรไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม ผู้ดูแลระบบสามารถกําหนดเจ้าของกลุ่มคนใหม่ได้

นอกจากนี้ ถ้าคุณมีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ Exchange Online คุณสามารถดูแลกลุ่มของคุณจากศูนย์การจัดการ Microsoft 365 (ดู จัดการการเป็นสมาชิก ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365) หรือจาก PowerShell (ดู จัดการ กลุ่ม Microsoft 365 ที่มี PowerShell)

อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการลบกลุ่มออกจากผู้เช่าของคุณ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการลบกลุ่ม ให้ดู: ลบกลุ่มใน Outlook ถ้ากลุ่มถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจ ผู้ดูแลระบบสามารถคืนค่ากลุ่มได้ภายในเวลา 30 วัน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู คืนค่ากลุ่ม Microsoft 365 ที่ถูกลบ

หากคุณต้องการวิธีที่เป็นอัตโนมัติมากขึ้นในการจัดการวงจรชีวิตของกลุ่ม Microsoft 365 คุณสามารถใช้นโยบายการหมดอายุเพื่อทําให้กลุ่มหมดอายุในช่วงเวลาที่กําหนด เจ้าของกลุ่มจะได้รับอีเมล 30, 15 และ 1 วันก่อนที่กลุ่มจะหมดอายุ ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถต่ออายุกลุ่มได้อย่างง่ายดายถ้ายังคงจําเป็น ดู: นโยบายการหมดอายุของกลุ่ม Microsoft 365

ขีดจํากัดกลุ่ม Microsoft 365

ค้นหาขีดจํากัดของกลุ่มที่ ภาพรวมของกลุ่ม Microsoft 365 สําหรับผู้ดูแลระบบ

ถ้าคุณวางแผนที่จะมอบฟีเจอร์ "Group Writeback" จากเครื่องมือ Azure Active Directory Connect ให้ผู้ใช้ ขีดจำกัดอักขระสูงสุดจะเป็น 448 ตัวตามแอตทริบิวต์ "คำอธิบาย"

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับที่จัดเก็บ SharePoint Online ให้ดูขีดจํากัด SharePoint Online

การจัดการกลุ่ม Microsoft 365 ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อคุณมีข้อมูลที่ดําเนินการได้เกี่ยวกับการใช้กลุ่ม ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 มีเครื่องมือการรายงานที่สามารถช่วยให้คุณเห็นข้อมูล เช่น การใช้ที่เก็บข้อมูล จํานวนกลุ่มที่ใช้งานอยู่ที่คุณมี และแม้แต่วิธีที่ผู้ใช้ของคุณใช้กลุ่ม สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูรายงาน Microsoft 365 ในศูนย์การจัดการ

กลุ่ม Microsoft 365 มีเครื่องมือมากมายสําหรับการปฏิบัติตามข้อบังคับการปกป้องข้อมูล และ eDiscovery

ดูเพิ่มเติม