Yanlış yazılmış sözcükler, sonunda inatçı boşluklar, istenmeyen ön ekler, uygun olmayan büyük/küçük harfler ve yazdırılamayan karakterler kötü bir ilk izlenim bırakır. Ve bu, verilerinizin kirlenme yollarının tam bir listesi bile değildir. Kollarınızı sıvayın. Microsoft Excel ile çalışma sayfalarınızda büyük bir bahar temizliği yapmanın zamanı geldi.
Verilerinizi temizlemenin temelleri
Veritabanı, metin dosyası veya Web sayfası gibi bir dış veri kaynağından içeri aktardığınız verilerin biçimi ve türü üzerinde her zaman denetiminiz olmaz. Verileri çözümleyebilmek için, genellikle bunları temizlemeniz gerekir. Neyse ki Excel, verileri tam olarak istediğiniz biçimde almanıza yardımcı olacak birçok özelliğe sahiptir. Bazen görev basittir ve işi sizin için yapan belirli bir özellik vardır. Örneğin, açıklama veya açıklama içeren sütunlarda yanlış yazılan sözcükleri temizlemek için Yazım Denetleyicisi'ni kolayca kullanabilirsiniz. Öte yandan, yinelenen satırları kaldırmak isterseniz, Yinelenenleri Kaldır iletişim kutusunu kullanarak bu işlemi hızla yapabilirsiniz.
Başka bir zamanda da içeri aktarılan değerleri yeni değerlere dönüştürmek için bir veya daha fazla sütunu formül kullanarak işlemeniz gerekebilir. Örneğin, sondaki boşlukları kaldırmak isterseniz, verileri temizlemek için yeni bir sütun oluşturabilir, formül kullanabilir, yeni sütunu aşağı doğru doldurabilir, bu yeni sütunun formüllerini değerlere dönüştürebilir ve sonra da özgün sütunu kaldırabilirsiniz.
Verileri temizlemenin temel adımları şunlardır:
Bir dış veri kaynağından verileri içeri aktarın.
Ayrı bir çalışma kitabında özgün verilerin yedek kopyasını oluşturun.
Verilerin satır ve sütunlardan oluşan tablo biçiminde olduğundan emin olun: her sütunda benzer veriler, tüm sütun ve satırlar görünür durumda ve aralık içinde boş satır yok. En iyi sonuçlar için bir Excel tablosu kullanın.
Yazım denetimi veya Bul ve Değiştir iletişim kutusunu kullanma gibi önce sütun düzenlemesi gerektirmeyen görevleri yapın.
Ardından, sütun düzenlemesi gerektiren görevleri yapın. Sütunu işlemenin genel adımları şunlardır:
- Temizlenmesi gereken orijinal sütunun (A) yanına yeni bir sütun (B) ekleyin.
- Yeni sütunun (B) en üstündeki verileri dönüştürecek bir formül ekleyin.
- Formülü yeni sütuna (B) yazın. Excel tablosunda, otomatik olarak değerler doldurulmuş hesaplanan bir sütun oluşturulur.
- Yeni sütunu (B) seçin, kopyalayın ve sonra değerleri yeni sütuna (B) değer olarak yapıştırın.
- Orijinal sütunu (A) kaldırarak yeni sütunu B'den A'ya dönüştürün.
Aynı veri kaynağını düzenli aralıklarla temizlemek için, bir makro kaydetmeyi veya tüm süreci otomatikleştirmek için kod yazmayı göz önünde bulundurun. Ayrıca, üçüncü taraf sağlayıcılar bölümünde listelenen, üçüncü taraf satıcılar tarafından yazılmış bir dizi dış eklenti vardır ve işlemi kendi başınıza otomatikleştirmek için zamanınız veya kaynaklarınız yoksa bunları kullanabilirsiniz.
| Daha fazla bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Çalışma sayfası hücrelerinin verilerini otomatik olarak doldurma | Doldur komutunun nasıl kullanılacağını gösterir. |
|
Tablo oluşturma ve tabloları biçimlendirme Sütun ve satır ekleyerek veya kaldırarak tabloyu yeniden boyutlandırma Excel tablosunda hesaplanmış sütunları kullanma |
Excel tablosu oluşturmayı ve sütunları veya hesaplanmış sütunları eklemeyi veya silmeyi gösterir. |
| Makro oluşturma | Yinelenen görevleri makro kullanarak otomatik hale getirmenin çeşitli yollarını gösterir. |
Yazım denetimi
Yazım denetleyicisini yalnızca yanlış yazılmış sözcükleri bulmak için değil, ürün veya şirket adları gibi tutarlı biçimde kullanılmayan değerleri özel bir sözlüğe ekleyerek bulmak için de kullanabilirsiniz.
| Daha fazla bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Yazım ve dilbilgisini denetleme | Çalışma sayfasında yanlış yazılan sözcüklerin nasıl düzeltileceğini gösterir. |
| Yazım denetleyicisine sözcük eklemek için özel sözlükleri kullanma | Özel sözlüklerin nasıl kullanılacağını açıklar. |
Yinelenen satırları kaldırma
Yinelenen satırlar, içeri veri aktarırken sık karşılaşılan bir sorundur. Yinelenen değerleri kaldırmadan önce, sonuçların istediğiniz sonuçlar olduğunu onaylamak için önce benzersiz değerleri filtrelemek iyi bir yöntemdir.
| Daha fazla bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Benzersiz değerleri filtreleme veya yinelenen değerleri kaldırma | Birbiriyle yakından ilişkili iki yordam gösterilir: benzersiz satırlar için filtre uygulama ve yinelenen satırları kaldırma. |
Metin bulma ve değiştirme
İki nokta üst üste ve boşlukla devam eden bir etiket gibi yaygın bir öncü dizeyi veya dizenin sonundaki eski veya gereksiz bir parantez içi tümcecik gibi bir soneki kaldırmak isteyebilirsiniz. Bunu yapmak için, bu metnin örneklerini bulabilir ve yerine hiçbir metin koyamazsınız veya başka bir metin koyabilirsiniz.
| Daha fazla bilgi | Açıklama |
|---|---|
|
Hücrede metin olup olmadığını denetleme (büyük-küçük harf duyarlı değil) Hücrede metin olup olmadığını denetleme (büyük-küçük harf duyarlı) |
Metin bulmak için Bul komutunun ve çeşitli işlevlerin nasıl kullanılacağını gösterir. |
| Metinden karakterleri kaldırma | Metni kaldırmak için Değiştir komutunun ve çeşitli işlevlerin nasıl kullanılacağı gösterilir. |
| Çalışma sayfasında metin ve sayı bulma veya değiştirme | Bul ve Değiştir iletişim kutularının nasıl kullanılacağını gösterir. |
|
BUL, BULB ARA, ARAB DEĞİŞTİR, DEĞİŞTİRB işlevleri YERİNEKOY SOLDAN, SOLB işlevleri SAĞDAN, SAĞB işlevleri UZUNLUK, UZUNLUKB işlevleri PARÇAAL, ORTAB işlevleri |
Bunlar, bir dize içindeki bir alt dizeyi bulma ve değiştirme, bir dizenin bölümlerini ayıklama veya bir dizenin uzunluğunu belirleme gibi çeşitli dize işleme görevlerini yerine getirmek için kullanabileceğiniz işlevlerdir. |
Metinde büyük/küçük harf kullanımını değiştirme
Bazen metin, özellikle de metin söz konusu olduğunda, karışık bir torba içinde gelir. Üç Büyük/Küçük Harf işlevinden birini veya birden çoğunu kullanarak, metni e-posta adresleri gibi küçük harflere, ürün kodları gibi büyük harflere veya ad veya kitap başlıkları gibi doğru büyük/küçük harfe dönüştürebilirsiniz.
| Daha fazla bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Metinde büyük/küçük harfi değiştirme | Üç Büyük/Küçük Harf işlevinin nasıl kullanılacağını gösterir. |
| KÜÇÜKHARF | Metindeki tüm büyük harfleri küçük harfe çevirir. |
| YAZIM.DÜZENİ işlevi | Metin dizesindeki ilk karakteri ve metinde harf dışı karakterlerin ardından gelen diğer harfleri büyük harfe çevirir. Tüm diğer harfleri küçük harfe çevirir. |
| BÜYÜKHARF | Metni büyük harfe çevirir. |
Metinden boşlukları ve yazdırılamayan karakterleri kaldırma
Bazen metin değerleri başta eklenmiş, sonunda veya birden çok eklenmiş boşluk karakteri (Unicode karakter kümesi değerleri 32 ve 160) veya yazdırılmayan karakterler (Unicode karakter kümesi değerleri 0 - 31, 127, 129, 141, 143, 144 ve 157) içerir. Bu karakterler bazen sıralama, filtreleme veya arama yaparken beklenmedik sonuçlara neden olabilir. Örneğin, dış veri kaynağında kullanıcılar istemeden fazladan boşluk karakterleri ekleyerek yazım hataları yapabilir veya dış kaynaklardan alınan veri verileri, metne katıştırılmış, yazdırılamayan karakterler içerebilir. Bu karakterler kolayca fark edilmediğinden, beklenmeyen sonuçların anlaşılması zor olabilir. Bu istenmeyen karakterleri kaldırmak için KIRP, TEMİZ ve YERİNEKOY işlevlerinin bir bileşimini kullanabilirsiniz.
| Daha fazla bilgi | Açıklama |
|---|---|
| KOD | Bir metin dizisindeki ilk karakter için sayısal bir kod verir. |
| TEMİZ | 7 bit ASCII kodundaki ilk 32 yazdırılamayan karakteri (0 ile 31 arasındaki değerler) metinden çıkarır. |
| KIRP | Metinden 7 bit ASCII boşluk karakterini (değer 32) kaldırır. |
| YERİNEKOY | Daha yüksek değerli Unicode karakterleri (127, 129, 141, 143, 144, 157 ve 160 değerleri), KIRP ve TEMİZ işlevlerinin tasarlandığı 7 bit ASCII karakterlerle değiştirmek için YERİNEKOY işlevini kullanabilirsiniz. |
Sayıları ve sayı işaretlerini sabitleme
Sayılarla ilgili verileri temizlemenizi gerektirebilecek iki ana sorun vardır: sayı yanlışlıkla metin olarak içeri aktarılmıştır ve eksi işaretinin kuruluşunuzun standardıyla değiştirilmesi gerekir.
| Daha fazla bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Metin olarak depolanan sayıları sayılara dönüştürme | Hesaplamalarda sorunlara neden olabilen veya karışık sıralama düzenlerine neden olabilen metin olarak biçimlendirilmiş ve hücrelerde depolanmış sayıların sayı biçimine nasıl dönüştürüleceğini gösterir. |
| LİRA | Sayıyı metin biçimine dönüştürür ve para birimi simgesi uygular. |
| METİN | Bir değeri belirli bir sayı biçiminde metne dönüştürür. |
| DÜZELTİLDİ | Bir sayıyı belirtilen sayıda ondalığa yuvarlar, virgül ve nokta kullanarak sayıyı ondalık olarak biçimler ve sonucu metin olarak verir. |
| DEĞER | Bir sayıyı temsil eden bir metni sayıya çevirir. |
Tarihleri ve saatleri sabitleme
Çok sayıda farklı tarih biçimi bulunduğundan ve bu biçimler numaralandırılmış parça kodlarıyla veya eğik çizgi veya kısa çizgi içeren diğer dizelerle karıştırılabileceğinden, tarih ve saatlerin çoğunlukla dönüştürülmesi ve yeniden biçimlendirilmesi gerekir.
| Daha fazla bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Tarih sistemini, biçimini veya iki basamaklı yıl yorumunu değiştirme | Office Excel'de tarih sisteminin nasıl çalıştığı açıklanmaktadır. |
| Saatleri dönüştürme | Farklı zaman birimleri arasında nasıl dönüştürme yapılacağını gösterir. |
| Metin biçiminde depolanan tarihleri tarihe dönüştürme | Hesaplamalarda sorunlara neden olabilecek veya karışık sıralama düzenlerine neden olabilecek metin olarak biçimlendirilen ve hücrelerde depolanan tarihlerin tarih biçimine nasıl dönüştürüleceği gösterilmiştir. |
| TARİH | Belirli bir tarihi temsil eden sıralı seri numarası verir. Hücre biçimi fonksiyon girilmeden önce Genel ise, sonuç tarih olarak biçimlendirilir. |
| TARİHSAYISI | Metinle gösterilen bir tarihi seri numarasına dönüştürür. |
| ZAMAN | Belirli bir zamanın ondalık sayısını verir. Hücre biçimi fonksiyon girilmeden önce Genel ise, sonuç tarih olarak biçimlendirilir. |
| ZAMANSAYISI | Bir metin dizesiyle gösterilen zamanı ondalık sayı halinde verir. Ondalık sayı, 0:00:00 ile 23:59:59 arasındaki zamanı gösteren, 0 (sıfır) ile 0,99999999 arasında bir değerdir. |
Sütunları birleştirme ve bölme
Dış veri kaynağından verileri içeri aktardıktan sonra sık kullanılan görevlerden biri, iki veya daha fazla sütunu tek bir sütunda birleştirmek ya da bir sütunu iki veya daha çok sütuna bölmektir. Örneğin, tam ad içeren bir sütunu ad ve soyadı olarak bölmek isteyebilirsiniz. Adres alanı içeren bir sütunu sokak adı, şehir, bölge ve posta kodu sütunlarını ayırmak da isteyebilirsiniz. Bunun tersi de doğru olabilir. Ad ve Soyadı sütununu Tam Ad sütunuyla birleştirmek veya ayrı adres sütunlarını tek bir sütunda birleştirmek isteyebilirsiniz. Tek sütuna veya birden çok sütuna bölmeyi gerektirebilecek diğer ortak değerler arasında ürün kodları, dosya yolları ve Internet Protokolü (IP) adresleri yer alır.
| Daha fazla bilgi | Açıklama |
|---|---|
|
Ad ve soyadları birleştirme Metni ve sayıları birleştirme Metni tarih veya saatle birleştirme İşlev kullanarak iki veya daha fazla sütunu birleştirme |
İki veya daha fazla sütundan değerleri birleştirmenin tipik örneklerini gösterin. |
| Metni Sütunlara Dönüştürme Sihirbazı ile metni farklı sütunlara bölme | Sütunları çeşitli ortak sınırlayıcılara göre bölmek için bu sihirbazın nasıl kullanılacağını gösterir. |
| Metni farklı işlevlere sahip sütunlara bölme | Bir ad sütununu iki veya daha çok sütuna bölmek için LEFT, MID, RIGHT, SEARCH ve LEN işlevlerinin nasıl kullanılacağını gösterir. |
| Hücre içeriklerini birleştirme veya bölme | BİRLEŞTİR işlevinin, & (ve işareti) işlecinin ve Metni Sütunlara Dönüştürme Sihirbazı'nın nasıl kullanılacağını gösterir. |
| Hücreleri birleştirme veya birleştirilmiş hücreleri bölme | Hücreleri Birleştir, Çapraz Birleştir ve Birleştir ve Ortala komutlarının nasıl kullanılacağını gösterir. |
| BİRLEŞTİR | İki veya daha fazla metin dizesini tek bir metin dizesinde birleştirir. |
Sütunları ve satırları dönüştürme ve yeniden düzenleme
Office Excel'deki çözümleme ve biçimlendirme özelliklerinin çoğunda, verilerin tek, düz iki boyutlu bir tabloda yer aldığı varsayılır. Bazen satırların sütunlara, sütunların da satırlara dönüşmesini isteyebilirsiniz. Bazı durumlarda, veriler tablo biçiminde bile yapılandırılmaz ve verileri tablo biçiminden tablo biçimine dönüştürmenin bir yolunu bulmanız gerekir.
| Daha fazla bilgi | Açıklama |
|---|---|
| DEVRİK_DÖNÜŞÜM | Dikey bir hücre aralığını yatay aralığa (veya tersine) dönüştürür. |
Birleştirme veya eşleştirme yoluyla tablo verilerini mutabık kılma
Bazen veritabanı yöneticileri iki veya daha çok tablo birleştirildiğinde eşleşme hatalarını bulmak ve düzeltmek için Office Excel'i kullanırlar. Bu, farklı çalışma sayfalarındaki iki tabloyu uyumlu hale getirmeyi içerebilir; örneğin, her iki tablodaki tüm kayıtları görmek veya tabloları karşılaştırıp eşleşmeyen satırları bulmak için kullanılabilir.
| Daha fazla bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Veri listesindeki değerleri arama | Arama işlevlerini kullanarak veri aramanın yaygın yollarını gösterir. |
| ARA | Tek satırlık, tek sütunluk bir aralıktan ya da bir diziden değer döndürür. ARA işlevinin iki söz dizimi biçimi vardır: vektör biçimi ve dizi biçimi. |
| YATAYARA işlevi | Bir tablonun veya değerler dizisinin en üst satırındaki değeri arar ve belirlediğiniz tablo veya dizideki satırla aynı sütundaki değeri verir. |
| DÜŞEYARA | Bir tablo dizisinin ilk sütunundaki bir değeri arar ve tablo dizisindeki başka bir sütundan aynı satırdaki bir değeri döndürür. |
| İNDİS | Tablo veya aralığın içindeki bir değeri veya değerin başvurusunu döndürür. İNDİS işlevinin iki biçimi vardır: dizi biçimi ve başvuru biçimi. |
| KAÇINCI | Belirtilen sırada belirtilen bir değerle eşleşen bir dizideki öğenin göreli konumunu verir. Öğenin kendisini değil konumunu bulmanız gereken durumlarda ARA işlevlerinden biri yerine KAÇINCI işlevini kullanın. |
| KAYDIR | Bir hücre veya hücre aralığındaki belirtilen sütun ve satır sayısında bir aralığın başvurusunu verir. Verilen başvuru, bir tek hücre veya bir hücre aralığı olabilir. Verilecek satır veya sütun sayısını belirleyebilirsiniz. |
Üçüncü taraf sağlayıcılar
Verileri çeşitli yollarla temizlemek için kullanılan ürünlere sahip olan üçüncü taraf sağlayıcıların kısmi bir listesi aşağıdadır.
Not
Microsoft, üçüncü taraf ürünler için destek sağlamaz.