Kişisel İçgörüler için gizlilik kılavuzu

Temel ilkeler

Viva Insights bir kullanıcı olarak kendi verilerinizi yalnızca siz görebilirsiniz.
Verileriniz Exchange Online posta kutunuzda depolanır ve hesaplanır.
İstediğiniz zaman kabul edebilir ve geri çevirebilirsiniz .
Viva Insights'daki kişisel içgörüler, Outlook ve Teams'de gördükleriniz dışında iş arkadaşlarınızın kişisel olarak tanımlanabilir bilgilerini göstermez.

Veri gizliliği temel noktaları

Viva Insights'daki kişisel içgörüler değerlendirme, izleme, otomatik karar alma, profil oluşturma veya izlemeyi etkinleştirmek için tasarlanmamıştır. Viva Insights, Microsoft Teams'deki Viva Insights uygulaması ve web üzerinde İçgörüler Outlook eklentisi, özet e-postalar, Brifing e-postaları ve Outlook'taki satır içi öneriler Viva kişisel içgörüler sağlar. Viva Insights'daki kişisel içgörüler, sizin dışınızda kimsenin bu yüzeyler aracılığıyla görüntülenen kişiselleştirilmiş bilgilere erişmesine izin veren bir mekanizma veya seçeneğe sahip değildir. Viva Insights tarafından sağlanan kişisel içgörü verileri otomatik karar alma veya profil oluşturma için kullanılamaz.
Viva Insights'daki kişisel içgörüler, çalışanların diğer iş arkadaşlarıyla ilgili yeni kişisel bilgilere erişmesine izin vermez. Viva Insights, yalnızca iş gününüzle ilgili olarak oluşturduğunuz bilgiler üzerinde hesaplamalar yaparak verileri kişisel içgörülere dönüştürür. Viva Insights kişisel içgörülerinde gördüğünüz verilerin çoğu, zaten erişiminiz olan ancak bazı destek olmadan üzerinde hızlı hesaplamalar yapamayacağınız bilgilerin bir toplamıdır.
Viva Insights verilerdeki kişisel içgörüler işlenir ve çalışanın Exchange Online posta kutusunda depolanır. Viva Insights kişisel içgörüler için bu kaynaklardan gelen verileri işler: e-posta ve takvim verilerini Exchange Online, Skype Kurumsal ve Teams'den gelen sohbet ve arama sinyalleri. Viva Insights bu verileri her çalışanın Exchange Online posta kutusunda depolar ve işler.
Viva Insights'daki kişisel içgörüler Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) uyumluluğunu destekler. Microsoft, kuruluşunuzun GDPR gereksinimlerini karşılama gereksinimlerini desteklemek için Viva Insights kişisel içgörüler tasarlamıştır.

Önemli: Bu makalede Brifing e-postası ele alınmaktadır. Bazı iyileştirmeler yapmak için Brifing e-postaları göndermeyi duraklatdık. Bu hizmet devam edene kadar önemli işlevler için Teams Viva Insights Outlook eklentisine veya Viva Insights uygulamasına erişmeye devam edebilirsiniz. Bu değişiklik hakkında daha fazla bilgi için bkz. Brifing duraklatma.

Önemli: Bu makalede Özet e-postası da ele alınmaktadır. Mart 2024'ün sonundan itibaren, normalde ayda iki kez gönderilen Özet e-postalarını duraklatacağız. Özet e-postalarındaki tüm içerikler Teams'deki Viva Insights uygulamasında veya web'de kullanılabilir olmaya devam eder. Veri içgörülerinizi sorunsuz bir şekilde keşfetmeye ve analiz etmeye devam edebilirsiniz. Bu değişiklik hakkında daha fazla bilgi edinmek için Özet e-posta duraklatma konusuna bakın.

Kişisel içgörüleri nerede görebilirsiniz?

Viva Insights kişisel içgörüler:

Teams'de ve web'de Viva Insights uygulamasında gizlilik

Veriler Microsoft Viva Insights uygulamasında işlendiğinde Microsoft, çalışanların gizliliğini korur ve Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) gibi yerel düzenlemelere tam olarak uyar. Viva Insights gizliliği aşağıdaki yollarla korur:

Kişisel ve özel – İçgörülerinizdeki içerik kişisel, özeldir, yalnızca sizin kullanımınıza sunulur. Kuruluşunuzdaki başka hiç kimse buna erişemez.
Herkesin verileri gizli tutulur; Viva Insights kuruluşunuzdaki diğer kişiler hakkında kişisel olarak tanımlanabilir yeni bilgiler içermez. İçgörüler ve eylemler, siz ve kuruluşunuz tarafından yalnızca normal iş gününüzle ilgili olarak oluşturulan bilgilere dayanır. İçgörüleriniz zaten erişiminiz olan ancak yardım olmadan hızlı bir şekilde toplayabileceğiniz bilgileri temel alır.
Posta kutusu güvenliği: Viva Insights Exchange Online e-posta ve takvim verilerini kullanır ve Exchange Online posta kutunuzda içgörüleri veya eylemleri depolar, böylece veri güvenliği Exchange tarafından yerleşik olarak oluşturulur ve uygulanır.
GDPR uyumlu – Microsoft, uygulamada içgörüler ve eylemler sağlarken GDPR ile uyumludur.

Nasıl çalışır

Microsoft Viva Insights uygulamasındaki kişisel içgörüler ve eylemler, e-posta ve takvim verileri gibi Exchange Online posta kutusu verilerinizi temel alır. İçgörüler, Exchange Online posta kutunuzda zaten kullanabileceğiniz verilerden türetilir. Örneğin, başkalarına hangi taahhütleri verdiğinizi belirlemek için posta kutunuzda her e-postayı el ile inceleyebilirsiniz. Viva Insights uygulaması sizi bu yorucu süreçten kurtarır.

Veri türleri

Viva Insights, aşağıdaki veri türleriyle kişisel içgörüler sağlar.

Posta kutusu verileri: Microsoft 365 kullanarak oluşturduğunuz Email, takvim, sohbet ve arama etkinliği(toplantılarda veya belirli bir kişiye veya gruba gönderdiğiniz e-postalarda harcadığınız zaman gibi).
Artımlı veriler - Aksi takdirde sizin için kullanılamayan ancak bireysel gizliliği korumak için tasarlanmış bir toplu biçimde sunulan veriler.

Posta kutusu verileri

Posta kutusu verileri, e-posta gönderme, toplantı düzenleme veya iş arkadaşlarınızla sohbet etme gibi yalnızca işinize giderek zaten erişiminiz olan bilgileri temsil eder. Viva Insights işlemleri yapar ve bilgileri eyleme dönüştürülebilir hale getiren yollarla gösterir.

Örneğin, Viva Insights toplantılarda ve e-postada her gün ne kadar zaman harcadığınızı, en çok kiminle işbirliği yaptığınız, kiminle iletişim kurduğunuz ve taahhütler ve isteklerde bulunduğunu hızlıca anlamanıza olanak sağlayan görünümler sağlar.

Bu bilgiler üzerinde işlem yapabilirsiniz. Örneğin, toplantılarda çok fazla zaman harcadığınıza karar verebilir ve daha verimli toplantılar yürütmeyi kişisel bir hedef olarak benimseyebilirsiniz.

Kişisel içgörüler, aşağıdaki yerlerde zaten kullanabileceğiniz verilerden türetilir:

Exchange Online posta kutunuz
OneDrive ve SharePoint belgelerindeki etkinliğiniz
Teams'ten ve Skype Kurumsal'dan sohbet ve arama geçmişiniz

Viva Insights yalnızca bu verileri daha eyleme dönüştürülebilir hale getirmek için bazı temel hesaplamalar ve kurallar uygular. Posta kutusu verileri doğrudan Exchange Online posta kutunuzda depolanır.

Örneğin, geçen hafta içinde size en çok e-posta gönderen iş arkadaşlarınızı belirlemek istiyorsanız, gelen kutunuzdaki iş arkadaşlarınızdan gelen e-postaları el ile sayarak Viva Insights olmadan teknik olarak bunu yapabilirsiniz. Benzer şekilde, posta kutunuzda kullanılabilir durumdaki zaman damgası bilgilerini kullanarak iş arkadaşlarınızın gönderdiğiniz e-postalara ortalama yanıt süresini belirleyebilirsiniz. Viva Insights sizi bu yorucu hesaplamaları yapmak zorunda kalmadan kurtarır.

Artımlı veriler

Bazı durumlarda, Viva Insights'daki Kişisel içgörüler, Email okuma oranları gibi başka kişiler hakkında başka kişiler için önceden kullanılamayan kimliksizleştirilmiş bilgiler sağlar.

okuma oranlarını Email

Viva Insights, beş veya daha fazla kişiye gönderdiğiniz e-posta için e-posta iletisini (Outlook eklentisinde) açan alıcıların yüzdesini izler.

Gizliliği korumak için Viva Insights, beşten az kişiye gönderilen iletilerin okuma oranlarını izlemez. Viva Insights ayrıca okuma oranlarını "yüzde 0" veya "yüzde 100" olarak göstermez, çünkü bu da kişilerin tek tek iş arkadaşı eylemleri hakkında kesin sonuçlar elde etmelerine olanak sağlar. Bunun yerine, bu durumlarda okuma hızı, e-postanın alıcı sayısına bağlı bir eşik değerini kapsayan bir aralık olarak görüntülenir.

Bu ölçüm, Exchange Online "okuma" bayrağına göre hesaplanır. Bazı kişiler için, Outlook önizleme bölmesinde bir iletiyi açtığınızda iletiler "okundu" olarak işaretlenir. Diğerleri için, iletiyi "okundu" olarak işaretlemek üzere açmak için çift tıklamanız gerekebilir.

Bu ayarı Outlook ayarlarınızda denetleyebilirsiniz. Bu sinyalleri gönderenin posta kutusunda göstermek için, "okuma" bayrağı Microsoft 365 ortamında kopyalanır ve ardından gönderenin posta kutusuna teslim edilir.

GDPR Uyumluluğu

Tam Microsoft 365 paketinde olduğu gibi, Viva Insights GDPR gereksinimleriyle uyumluluğu desteklemeye yardımcı olur. Örneğin, Viva Insights aşağıdakileri destekler:

Kullanıcıların kişisel verilerinin güvenliğini sağlama ve koruma – İçgörüler Exchange Online lisansı gerektirir ve tüm veriler çalışanların Exchange Online posta kutusunda depolanır. Görevler gibi hesaplanan ölçümler posta kutusuna eklenir. Bu nedenle, Viva Insights uygulaması bu yükümlülüğü Exchange Online ayrıca yükümlülüğü karşılamanın erdemi ile karşılar:
- Microsoft, reklam için Exchange Online müşteri verilerini benimser.
- Microsoft, Exchange Online müşteri verilerini kolluk kuvvetlerine gönüllü olarak açıklamaz.
- Microsoft, ISO 27001 ve 27018'de açıklandığı gibi Exchange Online verilerinin şifrelenmesinin tüm gereksinimlerini karşılar ve güvenlik risklerini azaltmak ve iş sürekliliğini sağlamaya yardımcı olmak için denetimler uygular.
Bir ihlal algılandığında kullanıcıları bilgilendir – Microsoft, Microsoft 365 olay yanıtı standart işletim yordamları tarafından ihlalden haberdar olduktan sonra 72 saat içinde müşteri gizlilik kişilerini bilgilendirir.
Microsoft, kişisel verileri dışarı aktarma, silme veya kısıtlamaya yönelik kullanıcı isteklerini (DSR) yerine getirmektedir. Microsoft, verilerin dışarı aktarılması veya silinmesi istekleri gibi kullanıcı isteklerini destekler.

Daha fazla bilgi için BKZ. GDPR uyumluluğu.