Відомості про спільні поштові скриньки, спільні папки та календарі в Outlook

Застосовується до
Outlook для Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Нова програма Outlook для Windows

Можливість надання спільного доступу в Outlook залежить від того, чим ви хочете поділитися, а також типу доступу, якому потрібно надати користувачам, яким надається спільний доступ.

Наприклад, можна спільно використовувати одну поштову скриньку для кількох користувачів, якщо вся вхідна та вихідна пошта надходитиме з неї. Крім того, можна надати спільний доступ до однієї чи кількох папок або всієї поштової скриньки іншим користувачам. Ви навіть можете дозволити іншим користувачам керувати своїм календарем або поштовою скринькою.

Коли ви надаєте комусь дозвіл на керування поштовою скринькою, ви надаєте їй права представника. Це виходить за рамки прав редагування і дозволяє іншим користувачам надсилати повідомлення електронної пошти чи елементи календаря або відповідати на них від вашого імені. В окремих випадках можна навіть дозволити повне керування поштовою скринькою та календарем, якщо ваш представник має дозволи діяти від імені вас , коли створюєте повідомлення чи події або відповідаєте на них. Щоб дізнатися більше про представників, див. статтю Про представників: Надання іншому користувачу дозволу на керування вашою електронною поштою та календарем у програмі Outlook.

Спосіб доступу до різноманітних параметрів спільного доступу в Outlook також залежить від типу облікового запису, який використовується. Наприклад, деякі варіанти надання спільного доступу обмежено робочими або навчальними обліковими записами, які використовуються в організації. Інші можливості, як-от надання спільного доступу до календаря, мають ширший доступ. Крім того, доступ можна виконувати за допомогою особистого облікового запису, наприклад облікового запису Outlook.com або Hotmail.com.

Порада.

Докладні відомості про облікові записи див . в статті Відмінність між обліковим записом Microsoft і робочим або навчальним обліковим записом

Різні способи надання спільного доступу в Outlook

У таблиці нижче описано різні способи надання спільного доступу в Outlook, тип необхідного облікового запису та відомості про те, чи потрібен ІТ-Admin організації для налаштування.

Тип надання спільного доступу Опис Приклади ситуацій Тип облікового запису Потрібне налаштування для ІТ-адміністратора
Спільна поштова скринька Спільна поштова скринька забезпечує груповий або індивідуальний доступ до всієї поштової скриньки. Це стосується вмісту поштової скриньки, наприклад папок, календарів і контактів.
Коли учасник групи відповідає на повідомлення, надіслане до спільної поштової скриньки, ця відповідь надсилається зі спільної адреси групи, а не особистої адреси учасника.
Дозволи в спільних поштових скриньках учасників можуть різнитися.		 Службі підтримки клієнтів потрібна єдина поштова скринька, до якої спрямовуватимуться info@contoso.comвсі вхідні та вихідні повідомлення електронної пошти.
Будь-який учасник служби підтримки клієнтів, який має доступ до спільної поштової скриньки, може отримувати повідомлення та відповідати на них. Відповіді надсилаються завжди, info@contoso.com незалежно від того, хто з групи відповів на повідомлення.		 Робочі або навчальні облікові записи Так, потрібне налаштування адміністратора.

Адміністратор призначає дозволи всім користувачам, яким потрібен доступ до спільної поштової скриньки.
Календарі із спільним доступом Спільні календарі доступні лише в папці "Календар" у поштовій скриньці.
Ви можете надати спільний доступ до календаря: одній або кільком користувачам. Дозволи можуть відрізнятися для користувачів, яким надано спільний доступ до календаря, а також залежать від облікового запису, який використовується для надання спільного доступу до календаря.
Деякі параметри спільного доступу до календарів стосуються лише робочих або навчальних облікових записів.		 Ви можете надати спільний доступ до календарів планувальникам, адміністраторам, співробітникам, друзям, родичам або іншим довіреним особам. Робочі або навчальні та особисті облікові записи Адміністраторам не потрібно нічого настроювати.
У більшості випадків можна вибрати календар, до якого потрібно надати спільний доступ, і призначити дозволи безпосередньо з Outlook.
Якщо використовується робочий або навчальний обліковий запис, можна надати права представника, що дасть змогу представнику надсилати запрошення на наради та відповідати на них від вашого імені.
Спільні папки Надайте спільний доступ до однієї або кількох папок в поштовій скриньці іншим користувачам в організації. Можна встановити рівень доступу для кожної особи, якій надається спільний доступ, надавши права лише на перегляд, редагування або делегування.

Існує два типи прав делегування. Ви можете надсилати повідомлення від вашого імені.		 Сценарій 1. Потрібно надати спільний доступ до папки з правами лише перегляду. Наприклад, ви керуєте проектом і хочете надати іншому учаснику команди доступ до всіх повідомлень електронної пошти в цій папці. Ви можете дозволити цій особі відповідати на повідомлення, але вона зможе відповідати лише від імені себе, а не від вашого імені.

Сценарій 2. Керівник призначає помічнику права представника, щоб той міг відстежувати повідомлення електронної пошти та відповідати на них від його імені. Або вони хочуть, щоб помічник повністю керував їхньою поштовою скринькою та надав дозвіл "Надіслати як". В обох випадках керівник може надати спільний доступ до всієї своєї поштової скриньки (включно з календарем) або лише до вибраних папок.		 Робочі або навчальні облікові записи Залежно від того, як ви хочете, щоб інші користувачі мали до нього доступ, може знадобитися налаштування адміністратора.
Ви можете надати спільний доступ до папок іншим користувачам в організації. Зокрема це стосується додавання користувача як представника та надання можливості надсилання від імені користувачів .
Однак, щоб надати комусь привілеї " Надіслати як", потрібно звернутися до ІТ-адміністратора, який відповідає за керування програмою Outlook у вашій організації.

Готові почати ділитися?

Виберіть статтю нижче, щоб дізнатися, як і чим ви хочете поділитися.