Відкриття й використання спільної поштової скриньки в Outlook

Додавання спільної поштової скриньки до нової версії Outlook

Якщо адміністратор додав вас як учасника спільної поштової скриньки, закрийте та знову запустіть нову програму Outlook. Спільна поштова скринька має автоматично відобразитися в області папок.

Що робити, якщо це не спрацювало?

Якщо адміністратор додав вас до спільної поштової скриньки лише нещодавно, може пройти кілька хвилин, перш ніж вона відобразиться. Зачекайте трохи, а потім закрийте та знову перезапустіть нову програму Outlook. Або додайте спільне поле вручну.

1. У новій версії Outlook виберіть елемент "Пошта " в області переходів.

2. В області папок клацніть правою кнопкою миші ім'я свого облікового запису та виберіть команду Додати спільну папку або поштову скриньку.
   

3. У вікні " Додавання спільної папки або поштової скриньки " введіть ім'я поштової скриньки, до якої потрібно отримати доступ, наприклад info@contoso.com":

   Примітка.

   Спільну поштову скриньку можна додати будь-коли, але перш ніж ви почнете використовувати її, ІТ-адміністратор має додати вас як учасника.

Знайдіть спільну поштову скриньку в області папок

В області папок ліворуч знайдіть папку "Я маю доступ ". Виберіть папку, щоб розгорнути її. Спільна поштова скринька – це вкладена папка в розділі "Я маю доступ". Якщо вибрати ім'я спільної поштової скриньки, вона розгорнеться та відобразяться стандартні папки електронної пошти, як-от "Вхідні", "Чернетки" та "Надіслані".

Надсилання пошти зі спільної поштової скриньки

1. У новій версії Outlook для Windows виберіть елемент "Пошта " в області переходів.
2. On the Home tab , select>New Mail.
3. Якщо поле "Від" не відображається вгорі повідомлення (поруч із командою "Надіслати"), на вкладці "Параметри " виберіть пункт "Показати від".
4. Виберіть « З» у повідомленні та виберіть спільну адресу електронної пошти. Якщо її немає в списку, виберіть Інша адреса електронної пошти та введіть спільну адресу електронної пошти.
5. Завершити введення повідомлення й натисніть кнопку "Надіслати".
   Відтепер, коли потрібно надіслати повідомлення зі спільної поштової скриньки, адреса буде доступна в розкривному списку "Відправник ".
   Щоразу, коли ви надсилаєте повідомлення зі спільної поштової скриньки, одержувачі бачитимуть у ньому лише спільну адресу електронної пошти.

Відповідь на повідомлення, що надійшло до спільної поштової скриньки

1. Відкрийте нову програму Outlook для Windows.
2. Відкрийте повідомлення електронної пошти, на яке потрібно відповісти.
3. У полі "Від" у верхній частині повідомлення має відображатись ім'я спільної поштової скриньки. Якщо це не так, виберіть спільну поштову скриньку з розкривного списку "Відправник ".
4. Завершити введення повідомлення й натисніть кнопку "Надіслати".
   Якщо потрібно надіслати повідомлення зі спільної поштової скриньки, відповідна адреса буде доступна в розкривному списку "Відправник ".
   Щоразу, коли ви надсилатимете повідомлення зі спільної поштової скриньки, його одержувачі бачитимуть лише адресу цієї поштової скриньки.

Пошук у спільній поштовій скриньці

Коли спільну поштову скриньку додано до нової версії Outlook, пошук у ній буде схожий на пошук в основній поштовій скриньці.

1. Відкрийте нову програму Outlook для Windows.
2. В області папок виберіть папку в спільній поштовій скриньці.
3. У полі пошуку у верхній частині вікна Outlook введіть запит, який потрібно використовувати для пошуку, а потім натисніть клавішу Enter.
   У списку повідомлень відображатимуться результати на основі пошуку, отриманого з вибраної папки в спільній поштовій скриньці.

Використання спільного календаря зі спільної поштової скриньки

Якщо адміністратор додав вас як учасника спільної поштової скриньки, закрийте та знову запустіть Outlook. Спільний календар, пов’язаний зі спільною поштовою скринькою, автоматично додається до вашого списку Календарі.

1. У новій версії Outlook перейдіть до подання календаря та виберіть спільну поштову скриньку.
   Якщо ввести відомості про зустрічі, їх зможе переглянути будь-який учасник спільної поштової скриньки.
2. Будь-який учасник спільної поштової скриньки може створювати, переглядати й упорядковувати зустрічі в календарі так, як і особисті зустрічі. Усі учасники спільної поштової скриньки бачитимуть ці зміни, унесені до спільного календаря.

Використання спільного списку контактів у поштовій скриньці

Контакти для спільних поштових скриньок та інших поштових скриньок користувачів зараз недоступні в новій програмі Outlook. Організація Microsoft Outlook активно працює над оновленням цієї функції.

Доступність надбудов у спільних поштових скриньках

У новій версії Outlook для Windows підтримка надбудов у спільних поштових скриньках залежить від конкретного сценарію та від того, чи спільну поштову скриньку перетворено на повноцінний обліковий запис. Докладні відомості про ці сценарії див. в статті "Використання надбудов в Outlook".

Додаткові відомості про спільні поштові скриньки в новій версії Outlook

Докладні відомості про те, як додати спільну поштову скриньку як обліковий запис, див . тут. Додавши спільну поштову скриньку як обліковий запис, можна скористатися такими можливостями:

Інші можливості, які наразі недоступні для спільних поштових скриньок, але які буде додано в майбутньому оновленні:

• Надання нового делегованого доступу до поштової скриньки

Нижче наведено кілька порад із роботи з поштою, які полегшать керування поштовою скринькою в новій програмі Outlook.

Поради з роботи з поштою

Фільтри й правила пошти для виконавчих адміністраторів

У новій версії Outlook виконавчі адміністратори можуть легко знаходити запрошення на наради за допомогою фільтра запрошень у календарі .

Ви також можете налаштувати правило "Отримання електронної пошти для інших " для облікового запису керівника, а потім автоматично перемістити його в окрему папку та призначити йому потрібну категорію.

Створення завдань перетягуванням повідомлень електронної пошти

Легко тримайтеся в курсі подій, перетягуючи електронні листи в список "Мій день", щоб перетворити їх на завдання.

Закріплення повідомлень електронної пошти для швидкого доступу

Тепер ви можете закріпити повідомлення електронної пошти у верхній частині папки "Вхідні". Це позбавить необхідності повертатися до потрібної папки «Вхідні». Наведіть вказівник миші на електронний лист або клацніть його правою кнопкою миші та виберіть пункт " Закріпити ", щоб закріпити його.

Планування часу надсилання електронної пошти

У сучасному гібридному робочому світі ваш день може бути ніччю іншої людини, тому ви не захочете надсилати комусь електронний лист посеред ночі. В новій версії Outlook можна легко надсилати повідомлення електронної пошти за потреби. Просто клацніть стрілку розкривного списку поруч із командою "Надіслати " й виберіть "Запланувати надсилання".

Відкладення електронної пошти

Іноді електронна пошта дуже важлива, але це ще не так. За допомогою функції відкладення можна запланувати час повторної доставки повідомлення електронної пошти до папки "Вхідні", щоб вони з'являлися в потрібний час. Це дасть вам змогу опрацювати листівку в потрібний для вас час. Просто клацніть правою кнопкою миші будь-яке повідомлення та виберіть " Відкласти " або виберіть "Відкласти " на стрічці. Потім виберіть час доставки.

Додавання спільної поштової скриньки до класичної версії Outlook

Якщо адміністратор додав вас як учасника спільної поштової скриньки, закрийте та знову запустіть Outlook. У класичній версії Outlook спільна поштова скринька має автоматично відобразитися в області папок.

Що робити, якщо це не спрацювало?

• Якщо адміністратор додав вас до спільної поштової скриньки лише нещодавно, може пройти кілька хвилин, перш ніж вона відобразиться. Трохи зачекайте, а потім знову перезапустіть програму Outlook.

• Якщо це не допомогло, додайте спільну поштову скриньку до Outlook вручну:

  1. Відкрийте класичну програму Outlook.
  2. Перейдіть на вкладку " Файл " стрічки, а потім виберіть елемент "Параметри>облікових записів".
  3. Перейдіть на вкладку Електронна пошта.
  4. Переконайтеся, що вибрано потрібний обліковий запис, а потім натисніть кнопку Змінити.
  5. Виберіть "Додаткові настройки",>"Додатково" Додати>.
  6. Введіть спільну адресу електронної пошти, наприклад info@contoso.com.
  7. Натисніть кнопку "OK>".
  8. Натисніть кнопку "Далі".>>Закрийте сторінку.

Надсилання пошти зі спільної поштової скриньки

1. Відкрийте класичну програму Outlook.
2. Натисніть кнопку Створити лист.
3. Якщо вгорі повідомлення немає поля " Від ", виберіть пункт " Параметри>від".
4. Виберіть « З» у повідомленні та виберіть спільну адресу електронної пошти. Якщо її немає в списку, виберіть Інша адреса електронної пошти та введіть спільну адресу електронної пошти.
5. Натисніть кнопку OK.
6. Завершивши введення повідомлення, натисніть кнопку Надіслати.
   Відтепер, коли потрібно надіслати повідомлення зі спільної поштової скриньки, адреса буде доступна в розкривному списку "Відправник ".
   Щоразу, коли ви надсилатимете повідомлення зі спільної поштової скриньки, його одержувачі бачитимуть лише адресу цієї поштової скриньки.

Відповідь на повідомлення, що надійшло до спільної поштової скриньки

1. Відкрийте класичну програму Outlook.
2. Відкрийте повідомлення електронної пошти, на яке потрібно відповісти.
3. У полі "Від" у верхній частині повідомлення має відображатись ім'я спільної поштової скриньки. Якщо це не так, виберіть його з розкривного списку "Відправник".
4. Завершивши введення повідомлення, натисніть кнопку Надіслати.
   Якщо потрібно надіслати повідомлення зі спільної поштової скриньки, відповідна адреса буде доступна в розкривному списку "Відправник ".
   Щоразу, коли ви надсилатимете повідомлення зі спільної поштової скриньки, його одержувачі бачитимуть лише адресу цієї поштової скриньки.

Пошук у спільній поштовій скриньці

Пошук у спільній поштовій скриньці в Outlook схожий на пошук в основній поштовій скриньці.

1. Відкрийте класичну програму Outlook.
2. Виберіть папку в спільній поштовій скриньці на панелі папок ліворуч.
3. Введіть запит у полі пошуку у верхній частині стрічки (панелі інструментів).
4. Почніть пошук, натиснувши клавішу Enter або вибравши кнопку екранної лупи праворуч від поля пошуку.
   Список повідомлень поверне результати на основі пошуку у вибраній папці спільної поштової скриньки.

Використання спільного календаря

Якщо адміністратор додав вас як учасника спільної поштової скриньки, закрийте та знову запустіть Outlook. Спільний календар, пов’язаний зі спільною поштовою скринькою, автоматично додається до вашого списку Календарі.

1. У класичній версії Outlook перейдіть до подання календаря та виберіть спільну поштову скриньку.
   
2. Якщо ввести відомості про зустрічі, їх зможе переглянути будь-який учасник спільної поштової скриньки.
3. Будь-який учасник спільної поштової скриньки може створювати, переглядати й упорядковувати зустрічі в календарі так, як і особисті зустрічі. Усі учасники спільної поштової скриньки бачитимуть ці зміни, унесені до спільного календаря.

Використання спільного списку контактів

Якщо адміністратор додав вас як учасника спільної поштової скриньки, закрийте та знову запустіть Outlook. Спільний список контактів, пов’язаний зі спільною поштовою скринькою, автоматично додається до вашого списку Мої контакти.

1. У класичній версії Outlook виберіть People.
2. У розділі Мої контакти виберіть папку контактів для спільної поштової скриньки.
   

Доступність надбудов у спільних поштових скриньках

У класичній програмі Outlook для Windows підтримка надбудов у спільних поштових скриньках залежить від конкретного сценарію. Докладні відомості про ці сценарії див. в статті "Використання надбудов в Outlook".

Налаштування відображення спільної поштової скриньки під основною поштовою скринькою

Скористайтеся цим методом, якщо електронну пошту потрібно відстежити водночас з основної та спільної поштових скриньок. Після завершення цього завдання спільна поштова скринька та її папки відображатимуться в області переходів ліворуч щоразу після відкриття інтернет-версія Outlook.

1. Увійдіть у свій обліковий запис у інтернет-версія Outlook.
2. Для Exchange Online поштових скриньок клацніть правою кнопкою миші елемент "Папки" в області переходів ліворуч і виберіть команду "Додати спільну папку або поштову скриньку". Для локальних поштових скриньок Exchange у лівій області переходів клацніть правою кнопкою миші ім'я основної поштової скриньки (наприклад, Моллі Петренко), а потім виберіть команду Додати спільну папку або поштову скриньку.
   
3. У діалоговому вікні "Додавання спільної папки " введіть ім'я спільної поштової скриньки, учасником якої ви є, наприклад info@contoso.com.

Спільна поштова скринька відобразиться в списку папок у інтернет-версія Outlook. Можна розгорнути чи згорнути папки спільної поштової скриньки так само, як і папки основної поштової скриньки. Також можна видалити спільну поштову скриньку зі списку папок. Щоб видалити її, клацніть на спільній поштовій скриньці правою кнопкою миші, а потім виберіть пункт Видалити спільну папку.

Отримання сповіщень про нові повідомлення в спільній поштовій скриньці

Щоб отримувати сповіщення про нові повідомлення в папку "Вхідні" спільної поштової скриньки, потрібно відкрити спільну поштову скриньку в окремому вікні браузера.

Відкриття спільної поштової скриньки в окремому вікні браузера

Використовуйте цей метод, якщо потрібно переглянути електронну пошту зі спільної поштової скриньки та керувати нею в окремому вікні браузера. Цей метод також дає змогу отримувати сповіщення про нові елементи в папці "Вхідні" спільної поштової скриньки.

1. Увійдіть у свій обліковий запис у інтернет-версія Outlook.

2. На панелі переходів інтернет-версія Outlook виберіть своє ім'я. Відобразиться список.

3. Виберіть команду Відкрити іншу поштову скриньку.

4. Введіть адресу електронної пошти іншої поштової скриньки, яку потрібно відкрити, а потім натисніть кнопку Відкрити. В окремому вікні відкриється інший інтернет-версія Outlook сеанс, що дозволить доступ до поштової скриньки.

   Порада.

   Якщо адресу електронної пошти поштової скриньки введено невірно, з’явиться результат «Нічого не знайдено». Спробуйте ввести адресу електронної пошти ще раз.

Надсилання повідомлення електронної пошти зі спільної поштової скриньки

1. Виберіть елемент "Нове повідомлення " над списком папок. В області читання з’явиться форма нового повідомлення.

2. У верхній частині повідомлення виберіть елемент >"Показати з.
   
   Якщо цей параметр активовано, користувачі, які отримають це повідомлення електронної пошти, бачитимуть, що його надіслано зі спільної поштової скриньки, а не з вашої особистої адреси.

3. Коли ви почнете користуватися спільною поштовою скринькою вперше, вам знадобиться додати адресу до параметрів, доступних у розкривному списку "Відправник ":

   1. Клацніть правою кнопкою миші адресу відправника й виберіть команду "Видалити".
      
   2. Введіть спільну адресу. Коли ви наступного разу відповідатимете зі спільної поштової скриньки, ви зможете вибрати цю адресу з розкривного списку " Відправник ".

4. Щоб додати одержувачів, введіть ім'я користувача з папки контактів або зі списку адрес організації чи введіть адресу електронної пошти в поле "Кому" або " Копія ". Коли ви вперше вводите ім'я користувача, інтернет-версія Outlook шукає адресу цього користувача. Надалі це ім’я буде додано в кеш, тому розпізнаватиметься швидко.

5. Введіть тему.

6. Введіть повідомлення, яке потрібно надіслати.

7. Коли повідомлення буде готове, натисніть кнопку "Надіслати".

Відповідь на повідомлення, що надійшло до спільної поштової скриньки

Коли ви вперше відповідатимете на повідомлення, надіслане до спільної поштової скриньки, вам знадобиться додати спільну адресу до розкривного списку "Відправник ". Ось як це зробити:

1. Відкрийте інтернет-версію Outlook і перейдіть до спільної поштової скриньки.
2. Відкрийте повідомлення, надіслане на спільну адресу.
3. Виберіть Відповісти.
4. У верхній частині повідомлення виберіть елемент >"Показати з.
   
5. Клацніть правою кнопкою миші адресу відправника й виберіть команду "Видалити".
   
6. Введіть спільну адресу й надішліть повідомлення. Коли ви наступного разу відповідатимете зі спільної поштової скриньки, ви зможете вибрати цю адресу з розкривного списку " Відправник ".

Надсилання автоматичних відповідей зі спільної поштової скриньки

Налаштувати надсилання автовідповідей зі спільної поштової скриньки може тільки адміністратор Microsoft 365. Щоб отримати вказівки, зверніться до адміністратора на цю сторінку: Створення спільної поштової скриньки.

Доступність надбудов у спільних поштових скриньках

У інтернет-версія Outlook підтримка надбудов у спільних поштових скриньках залежить від конкретного сценарію та способу доступу до спільної поштової скриньки. Докладні відомості про ці сценарії див. в статті "Використання надбудов в Outlook".