|
Якщо ви плануєте відстежувати відомості про витрати, ця стаття саме для вас. Дізнайтеся, як і де вводити різні відомості про витрати, щоб мати змогу час від часу переглядати й аналізувати загальні витрати під час виконання проекту.
Знатимете, на що витрачаються кошти, зможете краще вирішити, як завершити проект у рамках бюджету. |
Кілька порад із керування витратами, перш ніж ви розпочнете роботу
У цій статті описано одну з низки цілей керування проектами в схемі керування проектами.
-
Оцінювання витрат проекту Історії витрат проектів, подібних до проекту, який ви плануєте, можуть стати в нагоді на самому початку. Це допомагає запобігти дорогим помилкам. Якщо у вашій організації є фахівці відділу керування проектами, можна також обговорити з ними свої плани витрат і бюджету або попросити досвідченого та компетентного учасника групи переглянути ваші оцінки витрат на завдання та ресурси. Складним є процес оцінювання витрат – великі організації дотримуються рекомендацій відділу керування проектами або наймають професійних оцінювачів витрат.
-
Відомості про типи витрат у програмі Project Більшість витрат на проект пов'язано з робочими ресурсами – людьми, які працюють над призначеними завданнями, або матеріалами й обладнанням, необхідними для завершення проекту. Витрати на ресурси зазвичай базуються на погодинній оплаті або одиничній оплаті, але це також можуть бути одноразові витрати, як-от гонорари консультантів, витрати постачальника або витрати на відрядження. Витрати, не пов'язані з ресурсами, зазвичай вводяться як постійні витрати для певних завдань або всього проекту.
-
Введення витрат Витрати на ресурси вводяться в поданні аркуша ресурсів для працівників із погодинною оплатою, найманими працівниками, підрядниками, матеріальними витратами або іншими одноразовими витратами на ресурси, наприклад витратами на страхування або облігації. Витрати на завдання заносяться в таблицю витрат, яку можна додати до будь-якого аркуша завдань.
-
Підрахуйте загальну суму витрат. Програма Project підраховує загальну суму витрат для будь-яких введених витрат, тому ви можете швидко переглянути загальну вартість свого проекту. Поділіться цією інформацією про витрати із зацікавленими сторонами проекту.
-
Установлення бюджету Якщо загальна сума витрат нагадує бюджет, задуманий вами та вашими зацікавленими сторонами для проекту, збереження базового плану визначає ці загальні витрати як бюджет проекту. Зазвичай це потрібно зробити після того, як введено всі потрібні проекту відомості та ще не розпочато роботу. Базовий бюджет обов'язковий, якщо ви плануєте відстежувати витрати та керувати ними, особливо якщо збираєтеся аналізувати відхилення витрат протягом проекту, проаналізувавши відхилення від них. Докладні відомості див. в статті "Установлення та збереження основного плану".
-
Проаналізуйте витрати. Експортуйте дані про витрати у програму Excel, щоб провести глибокий аналіз даних за допомогою зведених таблиць, діаграм, а також інших функцій програми Excel, наприклад умовного форматування та міні-діаграм (як показано на рисунку нижче).
Або скористайтеся візуальними звітами у програмі Project, щоб переглянути зведену таблицю освоєного обсягу (широко відому як синусоїда).
Можна навіть зробити розширений аналіз даних із програми Project за допомогою функцій аналізу ANOVA з пакета аналізу програми Excel. Коротко кажучи, до ваших послуг безліч засобів для аналізу витрат у програмі Project.
Введення витрат у проект
|
Введення витрат для ресурсів |
Спершу найголовніше – введіть ставки для людей, які виконуватимуть роботу, і вартість за одиницю для матеріалів, необхідних для виконання проекту. Потім введіть вартість «постійних» ресурсів для обладнання, а також вартість одноразових ресурсів, які потрібно відстежувати у проекті. Програма Project автоматично підраховує фактичні витрати на основі накопичених фактичних трудовитрат або матеріалів, витрачених на завдання. Проте якщо потрібно, фактичні витрати на будь-які вже завершені призначені завдання можна ввести вручну. |
|
Перегляд загальної суми витрат проекту |
Ввівши витрати для ресурсів і завдань, перевірте загальну вартість, щоб знати, чи потрібно її відкоригувати, щоб укластися в запланований бюджет. |
|
Вибирання правильного звіту |
На певному етапі вам знадобиться передати інформацію про витрати на проект іншим працівникам організації. Використовуйте попередньо визначений звіт про витрати, наприклад звіт про рух грошових коштів або освоєний обсяг, або миттєво переглядайте дані про витрати у візуальному звіті, такому як зведена діаграма Excel або зведена схема Visio. |
Керування витратами на проект
|
Установлення та збереження основного плану |
Ввівши кошторис витрат, збережіть його як базовий план, щоб установити бюджет. Завдяки цьому під час виконання проекту можна порівнювати заплановані витрати з фактичними та прогнозувати, чи не вийдуть витрати на проект за рамки бюджету. |
|
Відстеження виконання графіка: від початківця до експерта |
Постійно будьте в курсі виконання завдань і додавання фактичних витрат, щоб знати, чи не перевищує вартість проекту запланований бюджет. |
|
Аналіз освоєного обсягу (для решти користувачів) |
На будь-якому етапі проекту можна провести аналіз освоєного обсягу, щоб дізнатися, чи витрачені кошти відповідають виконаній роботі та вартості в основному плані, установленої для завдань, ресурсів і призначень. |
