Налаштовуючи SharePoint у Microsoft 365 у Microsoft 365, ви, можливо, захочете додати документи й файли на сайт групи. Нижче наведено кілька способів додавати до сайту різні типи вмісту.
Примітка.
Щоб переглянути статтю про те, як настроїти службу OneDrive для роботи або навчання та сайти груп, щоб використовувати їх разом, див. статтю Настроювання зберігання та спільного використання файлів Office 365
У цій статті
- Перш ніж почати
- Створення папок, бібліотек і підсайтів
- Передавання документів, зображень і файлів
- Радимо створити списки SharePoint для контактів, календарів і електронних таблиць
- Рішення SharePoint для звичайних бізнес-потреб
- Допомога користувачам сайту з пошуком вмісту
Підготовка
Перш ніж почати переміщення файлів, перевірте обсяг сховища для SharePoint у Microsoft 365 у Microsoft 365. Відомості про обмеження сховища для SharePoint у Microsoft 365 див. в статті " Обмеження SharePoint".
Порада.
Важливо пам'ятати, що в Microsoft 365 граничний обсяг сховища для SharePoint у Microsoft 365 (на сайті групи) відрізняється від граничного обсягу сховища для Exchange Online (для облікових записів електронної пошти). Докладні відомості про граничний обсяг поштових скриньок див. в розділі "Одержувачі" в описах служб Microsoft 365 для Exchange Online.
Наступний крок – аналіз наявного вмісту. Це стосується документів, зображень, форм тощо.
Порада.
У Файловий провідник шукайте наявні файли за розміром і датою. Це допоможе швидко визначити нещодавно використані файли або файли дуже великого розміру.
Подумайте, скільки вмісту використовується регулярно та чи потрібно зберігати весь цей вміст у Microsoft 365. Так само, як і при переїзді в менший будинок, мета полягає в тому, щоб вирішити, що підійде на новому місці. Наприклад, якщо зараз ваша організація використовує більше сховища, ніж обмеження Microsoft 365 для SharePoint у Microsoft 365, ви маєте приймати такі рішення:
- Які файли потрібно перемістити?
- Потрібно придбати більше простору для зберігання?
- Чи варто планувати, щоб ваш сайт розвивався? (Обов'язково буде)
Якщо ваша організація велика або складна, подумайте про те, щоб запросити експерта для допомоги. Ви можете знайти надійну допомогу на сайті Microsoft Pinpoint. Pinpoint – це швидкий і простий спосіб для компаній з усього світу знайти сертифікованих експертів і професійні служби Microsoft
Створення папок, бібліотек і підсайтів
Визначивши вміст, який потрібно перемістити, подумайте, як його впорядкувати. Спочатку можна передати файли до бібліотеки документів на сайті групи. Радимо впорядкувати вміст, особливо якщо передбачається, що згодом буде багато файлів. Зі збільшенням обсягу вмісту можна створювати додаткові бібліотеки документів, бібліотеки форм і зображень для зберігання цього вмісту. Крім того, можна створювати дочірні сайти для різних типів документів або проектів.
Докладні відомості про те, як спланувати структуру, щоб упорядкувати вміст на сайті, див. в статті "Планування вмісту для сайту групи".
Передавання документів, зображень і файлів
Щоб передати файли, наприклад Word документи, PDF-файли або фотографії JPG, передайте їх у бібліотеку або папку в бібліотеці.
Примітка.
Максимальний розмір одного файлу, який можна передати на сайт SharePoint у бібліотеці Microsoft 365, наразі становить 2 ГБ. Крім того, за раз можна передати не більше 100 файлів.
Оптимальний спосіб зробити залежить від кількості файлів. Спочатку перейдіть до бібліотеки призначення, а потім скористайтеся цією таблицею для вибору методу:
| Кількість файлів | Спосіб передавання |
|---|---|
| Один документ | Виберіть пункт "Створитидокумент" і натисніть кнопку "Передати >наявний файл", а потім знайдіть файл на комп'ютері. |
| Велика кількість документів і папок | Натисніть кнопку " Відкрити у провіднику " на вкладці "Бібліотека " стрічки. Потім перетягніть їх, використовуючи Файловий провідник. |
Докладні відомості див. в статті "Передавання, створення та видалення файлів у бібліотеці".
Примітка.
Є певні типи файлів, які не можна передати до бібліотеки. Їх список можна знайти в статті "Типи файлів, які не можна додати до списку або бібліотеки".
Радимо створити списки SharePoint для контактів, календарів і електронних таблиць
Кожне підприємство має дані в різних формах, таких як календарі, завдання та електронні таблиці. Для цього типу даних можна перемістити або перетворити цей вміст на список на сайті. Наприклад, можна перетворити список бізнес-контактів на список контактів. Крім того, календарі часто можна перетворити в SharePoint CalendarCalendar, що представляє собою особливий вид списку.
- Щоб дізнатися, як створити календар групи в SharePoint у Microsoft 365, перегляньте це відео: Відео: створення власного календаря.
Якщо тепер ви використовуєте електронні таблиці Microsoft Excel для відстеження інформації, ви можете завантажити їх безпосередньо до бібліотеки документів SharePoint у Microsoft 365. Або електронну таблицю можна імпортувати як списки SharePoint. Списки SharePoint можуть оновлювати одночасно багато користувачів, тому вони сприяють співпраці. Для відображення саме тих відомостей, які вам потрібні, ви можете створити різні подання списків.
- Докладні відомості про роботу зі списками див. в навчальному курсі: створення та настроювання списку.
Рішення SharePoint для звичайних бізнес-потреб
Інший спосіб перемістити вміст – скористатися рішенням SharePoint, щоб краще виконати наявні завдання. Наприклад, більшість організацій хочуть збирати та поширювати повсякденні знання людей, які там працюють. Вікі-сайт на вашому сайті чудово підходить саме для надання спільного доступу.
У цій таблиці описано функції SharePoint, які можуть допомогти керувати бізнес-процесами.
| Бізнес-процес | Опис |
|---|---|
| Використання вікі-сайтів для обміну знаннями про групу та співпраці | Вікі-сайти – це спеціальні сайти, на яких спільнота користувачів створює та зберігає інформацію. Вікі-сайти можуть бути чудовим інструментом для збирання та обміну інформацією про процеси або загальною довідковою інформацією, важливою для вашої роботи. |
| Переміщення планів ресурсів до календарів групи SharePoint | За допомогою календаря групи можна зручно планувати загальні ресурси, наприклад конференц-зали, аудіовізуальне обладнання тощо. Календар групи розташовано на сайті SharePoint у Microsoft 365, тому кожен учасник вашої групи може легко переглянути його на сайті SharePoint або в Outlook.
|
| Перетворення програм баз даних у веб-програми Access | За допомогою Microsoft Access 2013 можна розробити та опублікувати базу даних, а потім створити програму Access для використання бази даних на сайті групи. |
| Автоматизація бізнес-процесів за допомогою робочих циклів | Робочі цикли автоматизують і відстежують виконання ключових завдань у бізнес-процесі. Вони чудово підходять для процесів затвердження або збору відгуків.
|
Допомога користувачам сайту з пошуком вмісту
Після переміщення документів і файлів до сайту групи повідомте про це іншим користувачам сайту. Можна запропонувати кілька різних способів пошуку вмісту сайту.
У цій таблиці описано різні методи, які можна використовувати.
| Метод | Опис |
|---|---|
| Пошук вмісту за допомогою пошуку | Найпростіший спосіб знайти вміст на сайті SharePoint у Microsoft 365 – скористатися функцією пошуку.
|
| Настроювання подань списків і бібліотек для забезпечення видимості вмісту | Можна вибрати елементи, які відображаються в поданні. Наприклад, в одному поданні можна відобразити назву й автора. В іншому поданні може знадобитися відобразити лише елементи, додані після певної дати.
|
| Настроювання навігації сайту | Ви можете налаштувати навігацію на сайті групи, щоб користувачам було легше знаходити вміст. |
| Пошук вмісту в автономному режимі | Ви можете використовувати OneDrive для роботи чи навчання або Outlook, щоб знаходити вміст, який міститься на сайті SharePoint Microsoft 365 в автономному режимі
|
| Відстеження оновлень вмісту |
|
Докладні відомості про способи, які можуть спростити пошук вмісту для користувачів сайту, див. в статті "Посібник із планування" "Планування вмісту для сайтів групи ".
Коментування цієї статті
Ця стаття допомогла вам? Якщо так, повідомте нам про це, вибравши відповідний варіант унизу цієї сторінки. Якщо ні, розкажіть, що саме не було зрозуміло чи згадано. Ці відомості допоможуть нам ретельно перевірити факти, додати вказівки та оновити цю статтю.