Bài viết này dành cho những người khiếm thị hoặc nhận thức sử dụng chương trình đọc màn hình như Trình tường thuật, JAWS hoặc NVDA của Microsoft với các sản phẩm Microsoft 365. Bài viết này là một phần trong bộ nội dung hỗ trợ bộ đọc màn hình Microsoft 365 , nơi bạn có thể tìm thấy thêm thông tin trợ năng trên các ứng dụng của chúng tôi. Để được trợ giúp chung, hãy truy cập trang chủ Hỗ trợ của Microsoft hoặc Các bản sửa lỗi hoặc giải pháp thay thế cho các sự cố office gần đây.
Sử dụng Outlook bằng bàn phím và bộ đọc màn hình để tạo và chèn chữ ký. Chữ ký tự động xuất hiện ở cuối email mới, trong đó có email trả lời và email mà bạn chuyển tiếp. Chúng tôi đã thử nghiệm tính năng này với Trình tường thuật, JAWS và NVDA nhưng tính năng này có thể hoạt động với các bộ đọc màn hình khác miễn là chúng tuân theo các tiêu chuẩn và kỹ thuật trợ năng phổ biến.
Bạn cần hướng dẫn về cách tạo và thêm chữ ký trong Outlook nhưng không sử dụng bộ đọc màn hình? Xem mục Tạo và thêm chữ ký vào thư.
Lưu ý
- Các tính năng mới của Microsoft 365 được phát hành dần cho người đăng ký Microsoft 365, vì vậy ứng dụng của bạn có thể chưa có các tính năng này. Để tìm hiểu cách nhận các tính năng mới nhanh hơn, hãy tham gia chương trình Người dùng nội bộ Office.
- Để tìm hiểu thêm về trình đọc màn hình, hãy đi tới Cách trình đọc màn hình hoạt động với Microsoft 365.
Trong chủ đề này
Tạo chữ ký mới
Bạn có thể có một vài chữ ký và sử dụng một chữ ký khác nhau cho mỗi loại email. Ví dụ: chữ ký trong công việc có thể bao gồm tên bạn, chức danh và thông tin liên hệ trong khi chữ ký riêng tư có thể chỉ gồm biệt danh và hình ảnh.
Trong Outlook, nhấn Alt+F, T, M. Cửa sổ Tùy chọn Outlook mở ra với tiêu điểm nằm trên thể loại Thư.
Nhấn Alt+N, rồi nhấn Enter. Hộp thoại Chữ ký và Mẫu nền thư sẽ mở ra.
Để tạo chữ ký mới, nhấn Alt+N, rồi nhấn Enter. Hộp thoại Chữ ký Mới sẽ mở ra.
Nhập tên cho chữ ký. Khi bạn hoàn tất, nhấn Enter.
Mẹo
Đặt tên mang tính mô tả cho chữ ký, chẳng hạn như "business closing" (kết thư công việc). Đặt tên thích hợp có thể giúp bạn dễ tìm chữ ký mình muốn sau này.
Tiêu điểm sẽ trở về hộp thoại Chữ ký và Mẫu nền thư.
Để thêm văn bản chữ ký của bạn, nhấn Alt+T, rồi nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Edit signature" (Chỉnh sửa chữ ký). Nhập văn bản chữ ký.
Mẹo
Bạn cũng có thể thêm ảnh vào chữ ký của mình. Nhấn Shift+Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Pictures button" (Nút Ảnh), rồi nhấn Enter. Hộp thoại Chèn Ảnh mở ra. Duyệt đến hình ảnh bạn muốn, rồi nhấn Enter để chèn ảnh vào chữ ký.
Khi bạn hoàn tất, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter. Tiêu điểm quay lại cửa sổ Tùy chọn Outlook.
Để áp dụng các thay đổi của bạn và đưa tiêu điểm về Hộp thư đến, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter.
Chỉnh sửa chữ ký
- Trong Hộp thư đến, nhấn Alt+F, T, M. Cửa sổ Tùy chọn Outlook mở ra với tiêu điểm nằm trên thể loại Thư.
- Nhấn Alt+N, rồi nhấn Enter. Hộp thoại Chữ ký và Mẫu nền thư sẽ mở ra.
- Nhấn Alt+C. Bạn sẽ nghe thấy: "Select signature to edit" (Chọn chữ ký để chỉnh sửa).
- Nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy chữ ký mình muốn, rồi nhấn Alt+T. Bạn sẽ nghe thấy phông chữ được chọn hiện tại.
- Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Edit signature" (Chỉnh sửa chữ ký). Sửa đổi văn bản chữ ký nếu cần. Để định dạng văn bản, hãy sử dụng các phím tắt được mô tả trong phím tắt để định dạng chữ ký.
- Khi bạn hoàn tất, nhấn Alt+S để lưu chữ ký đã cập nhật.
- Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter. Tiêu điểm quay lại cửa sổ Tùy chọn Outlook.
- Để áp dụng các thay đổi và trả tiêu điểm về Hộp thư đến của bạn, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter.
Phím tắt để định dạng chữ ký
Sử dụng các phím tắt dưới đây để định dạng chữ ký email của bạn:
| Để thực hiện điều này | Nhấn |
|---|---|
| Áp dụng định dạng đậm | Ctrl+B |
| Áp dụng định dạng gạch dưới | Ctrl+U |
| Loại bỏ định dạng văn bản | Ctrl+Phím cách |
| Thay đổi phông chữ | Alt+T |
| Căn trái | Ctrl+L |
| Căn giữa văn bản | Ctrl+E |
| Căn phải | Ctrl+R |
Chèn chữ ký của bạn
Nếu bạn đã tạo chữ ký nhưng không chọn tự động thêm chữ ký vào thư đi, bạn có thể thêm chữ ký vào thư cụ thể theo cách thủ công.
- Trong khi soạn thư trong Outlook, nhấn Alt+N, A, S.
- Danh sách chữ ký sẵn dùng sẽ mở ra. Nếu chỉ có một chữ ký và bạn muốn thêm chữ ký đó, nhấn Enter. Nếu bạn có nhiều chữ ký hơn, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy chữ ký mình muốn sử dụng, rồi nhấn Enter.
Chữ ký được thêm vào thư của bạn và tiêu điểm trở về thư.
Đặt chữ ký mặc định
Bạn có thể đặt chữ ký tự động thêm vào thư gửi đi của mình. Bạn có thể chọn riêng một chữ ký cho thư mới, thư trả lời và email chuyển tiếp.
- Trong Outlook, nhấn Alt+F, T, M. Cửa sổ Tùy chọn Outlook mở ra với tiêu điểm nằm trên thể loại Thư.
- Nhấn Alt+N, rồi nhấn Enter. Hộp thoại Chữ ký và Mẫu nền thư sẽ mở ra.
- Để chọn tài khoản email mà bạn muốn đặt chữ ký mặc định, nhấn Alt+A. Bạn sẽ nghe thấy tên của tài khoản hiện được chọn. Nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy tài khoản mình muốn, rồi nhấn Enter.
- Để tự động thêm chữ ký mặc định vào tất cả các thư mới mà bạn soạn bằng tài khoản đã chọn, nhấn Alt+M. Menu Thư Mới sẽ mở ra. Sử dụng phím Mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển đến chữ ký bạn muốn, rồi nhấn Enter.
- Để tự động thêm chữ ký mặc định vào thư mà bạn trả lời hoặc chuyển tiếp, nhấn Alt+F. Menu Trả lời/Chuyển tiếp sẽ mở ra. Sử dụng phím Mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển đến chữ ký bạn muốn, rồi nhấn Enter.
- Khi bạn hoàn tất, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter. Hộp thoại Chữ ký và Mẫu nền thư đóng lại và bạn trở về cửa sổ Tùy chọn Outlook .
- Để áp dụng thay đổi của bạn và trở về hộp thư đến, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter.
Loại bỏ chữ ký mặc định
Trong Outlook, nhấn Alt+F, T, M. Cửa sổ Tùy chọn Outlook mở ra với tiêu điểm nằm trên thể loại Thư.
Nhấn Alt+N, rồi nhấn Enter. Hộp thoại Chữ ký và Mẫu nền thư sẽ mở ra.
Nhấn Alt+A. Trong danh sách tài khoản email, nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy tài khoản có chữ ký mặc định mà bạn muốn loại bỏ, rồi nhấn Enter.
Thực hiện một trong những thao tác sau:
- Để loại bỏ chữ ký cho thư mới, nhấn Alt+M.
- Để loại bỏ chữ ký cho thư trả lời và chuyển tiếp, nhấn Alt+F.
Nhấn phím Mũi tên lên cho đến khi bạn nghe thấy "None" (Không có), rồi nhấn Enter.
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter.
Lưu ý
Bạn cũng có thể xóa bỏ hoàn toàn chữ ký. Trong hộp thoại Chữ ký và Mẫu nền thư, nhấn Alt+C. Nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy chữ ký mình muốn xóa, rồi nhấn Alt+D. Cửa sổ xác nhận sẽ mở ra. Bạn sẽ nghe thấy: "Yes button" (Nút Có). Để xóa chữ ký, nhấn Enter.
Xem thêm
Sử dụng bộ đọc màn hình để thêm chữ ký trong Outlook for Mac
Sử dụng bộ đọc màn hình để định dạng văn bản ở email của bạn trong Outlook
Sử dụng bộ đọc màn hình để chèn ảnh hoặc hình ảnh vào email trong Outlook
Các tác vụ cơ bản sử dụng bộ đọc màn hình với email trong Outlook
Thiết lập thiết bị của bạn để hoạt động với trợ năng trong Microsoft 365
Sử dụng bộ đọc màn hình để khám phá và dẫn hướng thư Outlook
Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật
Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho mọi khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có thắc mắc liên quan đến trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.
Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của doanh nghiệp.