Bảng trắng cung cấp không gian cho các nhóm cùng nhau suy nghĩ, thử các ý tưởng khác nhau và lập kế hoạch tốt nhất. Whiteboard được tích hợp hoàn toàn vào Microsoft Teams, giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch cho các dự án trước, trong và sau cuộc họp Teams.
Xem qua các mẹo này để tận dụng tối đa Whiteboard trong phiên lập kế hoạch tiếp theo của bạn.
Chuẩn bị trước bảng trắng của bạn
Dưới đây là một số gợi ý để chuẩn bị bảng trắng của bạn sẵn sàng trước cuộc họp:
- Tạo bảng trắng mới từ màn hình bộ chọn bảng.
- Trong pa nen Tạo, chọn Mẫu,>Lập kế hoạch dự án.
- Chọn mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Ví dụ, chọn mẫu Đứng hàng ngày để theo dõi khối lượng công việc và các tác vụ hàng ngày. Hoặc chọn Khởi động dự án nếu bạn cần xác định các mục tiêu dài hạn của nhóm của mình.
- Tùy chỉnh mẫu cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Ví dụ: bạn có thể thêm ghi chú bổ sung, thay đổi màu hoặc thêm mũi tên tô sáng.
- Tải hình ảnh hoặc tài liệu liên quan lên dưới dạng PDF.
- Để tìm hiểu thêm, hãy xem các tính năng và chức năng của Bảng trắng
Sau khi bảng của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể gửi liên kết đến nhóm của bạn.
Kiểm soát cuộc họp
Khi cuộc họp bắt đầu, hãy làm theo các bước sau để chia sẻ bảng của bạn:
- Chọn biểu tượng Chia sẻ trong khay chia sẻ của cuộc họp.
- Trong phần Bảng trắng, chọn Microsoft Whiteboard.
Dạng xem bộ chọn bảng sẽ mở ra. Bạn có thể chọn bảng bạn đã chuẩn bị từ danh sách hoặc bắt đầu một bảng mới.
Dưới đây là một số tính năng Whiteboard bổ sung mà bạn có thể sử dụng khi điều khiển cuộc họp:
- Định hướng sự chú ý của nhóm bằng công cụ con trỏ laser.
- Sử dụng công cụ tô sáng hoặc hình mũi tên để gọi ra các khái niệm chính.
- Thêm ghi chú dính mới để theo dõi cuộc thảo luận.
Giữ cho nhóm của bạn gắn kết
Nhắc nhóm của bạn rằng họ có thể dùng các công cụ sau đây để cộng tác trong thời gian thực:
- Thêm ghi chú dính để theo dõi các ý tưởng mới.
- Sử dụng phản ứng ghi chú dính như dấu kiểm hoặc mặt cười để bình chọn ý tưởng.
- Vẽ trên bảng hoặc viết tay ghi chú bằng công cụ viết tay.
- Tải hình ảnh lên, bao gồm hình ảnh trong kho ảnh dự trữ từ Bing.
Con trỏ cộng tác giúp bạn dễ dàng theo dõi người dự cuộc họp nào đang thực hiện thay đổi nào.
Biến kế hoạch của bạn thành hành động
Dưới đây là một số gợi ý để theo dõi sau cuộc họp và luôn cập nhật thông tin cho nhóm của bạn:
- Gửi thư đến người dự cùng với kết quả và mọi việc cần theo dõi. Bạn cũng có thể đưa vào liên kết đến bảng trắng.
- Nhắc nhở người dự cuộc họp rằng họ có thể tìm thấy bảng trắng trong bộ chọn bảng của họ.
- Gửi ảnh chụp nhanh bảng trắng đã hoàn thành cho bất kỳ ai đã bỏ lỡ cuộc họp. Chọn Xuất hình ảnh từ menu Cài đặt.
- Để tìm hiểu thêm, hãy xem mục Tiếp tục làm việc trên bảng trắng sau cuộc họp.
Chạy phiên lập kế hoạch thường xuyên
Nếu bạn muốn thiết lập các cuộc họp lập kế hoạch thường xuyên, hãy thực hiện như sau:
Tạo kênh Lập kế hoạch trong Teams và thêm bảng trắng
- Điều hướng đến nhóm của bạn trong Teams, chọn menu . . . và thêm kênh. Tên của nó phải là khoảng thời gian mà bạn đang lên kế hoạch (ví dụ, "Quý một").
- Trong cùng một kênh, chọn nút + ở trên cùng, tìm kiếm Whiteboard, rồi chọn Lưu.
- Bảng trắng của bạn được đính kèm với kênh và bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch.
- Đảm bảo nhóm của bạn biết về kênh và bảng bằng cách đề cập đến họ trong Teams.
Hoàn thành quy trình lập kế hoạch
- Bố trí cấu trúc của bảng với mẫu lập kế hoạch dự án hoặc tạo cấu trúc của riêng bạn.
- Viết hướng dẫn ở vị trí rõ ràng trên bảng để các thành viên nhóm biết cách sử dụng.
- Một số hướng dẫn có thể bao gồm việc chỉ định các màu nhất định để biểu thị những vùng nào thuộc một số tính năng nhất định, hoặc phản ứng nào thể hiện sự chấp nhận tính năng, v.v.
- Hướng dẫn các thành viên nhóm điền các mục tồn đọng vào bảng trên ghi chú dính mã màu.
- Trong các cuộc họp liên quan đến việc lập kế hoạch, hãy sử dụng bảng để di chuyển các mục xung quanh tồn đọng và tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện có liên quan.
- Sau khi thiết lập kế hoạch, hãy di chuyển kế hoạch đó vào hệ thống quản lý dự án của bạn.