Là người quản trị toàn cầu hoặc người quản trị quản lý người dùng microsoft 365 cho trường học của mình, bạn xử lý các nhu cầu cấp phép Microsoft 365 của học viên. Khi học viên rời khỏi hoặc tốt nghiệp, bạn có thể gán lại giấy phép của họ trở lại nhóm giấy phép của bạn hoặc cho sinh viên đến. Bạn cũng có các tùy chọn để giúp học viên tốt nghiệp quản lý email, danh bạ và tệp cũ của họ. Ví dụ, bạn có thể gán giấy phép Exchange Online miễn phí cho cựu sinh viên để họ có thể giữ email trường học của mình trong cuộc sống. Việc gán giấy phép cựu sinh viên cho sinh viên tốt nghiệp sẽ giải phóng thêm giấy phép Microsoft 365 Education cho lớp học đến mà không cần đặt thêm giấy phép.
Mẹo
Tìm hiểu thêm về việc gán giấy phép cho học viên dưới dạng ứng dụng QUẢN TRỊ
Điều gì xảy ra khi bạn gán lại giấy phép học viên trong Microsoft 365
Trong Microsoft 365 Education, người dùng cần giấy phép để sử dụng Exchange Online, OneDrive cho cơ quan hoặc trường học, Skype for Business Online và các ứng dụng dịch vụ trực tuyến khác, cũng như Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn các ứng dụng như Outlook, PowerPoint, Excel và ứng dụng Word thiết bị của họ.
Khi bạn thu hồi giấy phép Microsoft 365 Education bằng cách gán lại giấy phép trở lại vùng giấy phép, học viên sẽ mất quyền truy nhập vào Exchange Online, OneDrive và tất cả các Ứng dụng M365 khác. Điều này nghĩa là:
- Tất cả dữ liệu liên kết với hộp thư của học viên đó sẽ được giữ lại trong 30 ngày, ngoại trừ dữ liệu được lưu giữ với Lệnh giữ lại Pháp lý, được lưu giữ trong suốt thời gian lưu giữ.
- Sau thời kỳ gia hạn 30 ngày, dữ liệu hộp thư sẽ bị xóa và không thể phục hồi.
- OneDrive của người dùng sẽ KHÔNG bị xóa. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục: Lưu giữ và xóa OneDrive.
Khi giấy phép Microsoft 365 Education được gán lại vào nhóm giấy phép của bạn:
- Học viên đã cài Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn trên thiết bị của mình sẽ bị giảm chức năng.
- Thông báo sản phẩm chưa được cấp phép sẽ bật lên cho đến khi chúng kích hoạt đăng ký Microsoft 365.
Hành động được Đề xuất
Nếu trường học của bạn sẽ gán giấy phép Exchange Online miễn phí cho sinh viên tốt nghiệp, học sinh không cần thực hiện thêm hành động nào liên quan đến email của họ. Tuy nhiên, về các tệp và ứng dụng trên máy tính của họ, chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện các bước sau:
- Cho học viên biết rằng sau khi tốt nghiệp, họ sẽ mất quyền truy nhập vào bất kỳ tài liệu dịch vụ trực tuyến và tài liệu cá nhân nào được liên kết với tài khoản trường học của mình và được lưu trữ trong OneDrive cho cơ quan hoặc trường học.
- Cung cấp cho học viên hướng dẫn từng bước để di chuyển tài liệu cá nhân từ OneDrive cơ quan hoặc trường học do trường học cung cấp đến vị trí mà họ quản lý, chẳng hạn như ổ đĩa cục bộ, ổ đĩa USB hoặc OneDrive khác. Để biết thêm thông tin về cách tải OneDrive, hãy xem: Tải OneDrive trên thiết bị của bạn.
- Thông báo cho học viên rằng, ngay cả sau khi rời trường, họ vẫn có thể truy nhập và chỉnh sửa tài liệu mà họ đã chuyển khỏi OneDrive trường học của mình bằng cách sử dụng Microsoft 365 miễn phí trên web.
- Gán lại giấy phép học viên trở lại vùng giấy phép của bạn trong quá trình bảo trì hệ thống sau năm học bình thường của bạn.
- Loại bỏ OneDrive bằng Remove-SPOSite và Remove-SPODeletedSite trong PowerShell. Để biết thêm thông tin, hãy xem: Remove-SPOSitevà Remove-SPODeletedSite.
Chủ đề liên quan
Gán giấy phép cho người dùng
Tải OneDrive trên thiết bị của bạn