Giới thiệu về vai trò người dùng
Áp dụng cho
Trong bài viết này
Tổng quan về vai trò người dùng
Vai trò người dùng là một thể loại được xác định trước có thể được gán cho người dùng trên cơ sở chức danh của họ hoặc một số tiêu chí khác. Vai trò thường được sử dụng để trình bày các phiên bản tùy chỉnh hoặc dạng xem của mẫu biểu mẫu cho các loại người dùng khác nhau. Bạn có thể hợp lý hóa quy trình kinh doanh của mình và tối ưu hóa việc thu thập dữ liệu bằng cách thêm vai trò người dùng vào mẫu biểu mẫu của bạn để kiểm soát những gì người dùng có thể nhìn thấy khi họ mở biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu của bạn. Ví dụ: giả sử bạn đang thiết kế mẫu biểu mẫu cho đơn xin phép có các loại người dùng sau đây sẽ sử dụng biểu mẫu:
- Nhà thầu điện cần nộp đơn xin giấy phép
- Đại lý tiếp nhận xác minh rằng đơn đăng ký của nhà thầu có chứa các thông tin cần thiết
- Người quản trị xem xét đơn xin phép đã nộp để phê duyệt
Thay vì thiết kế ba mẫu biểu mẫu cho mỗi loại người dùng và quản lý dữ liệu từ tất cả các biểu mẫu đó, bạn có thể thiết kế một mẫu biểu mẫu có biểu mẫu thu thập tất cả dữ liệu và thêm vai trò người dùng cho từng loại người dùng. Vai trò người dùng xác định dữ liệu nào được hiển thị thông qua các dạng xem tùy chỉnh dựa trên từng loại người dùng.
Lưu ý
Không nên sử dụng vai trò người dùng để hạn chế quyền truy nhập vào dữ liệu nhạy cảm trong biểu mẫu. Ngay cả khi bạn tạo mẫu biểu mẫu chỉ đọc hoặc ẩn một số điều khiển nhất định dựa trên vai trò người dùng, người dùng có thể sử dụng một chương trình chỉnh sửa văn bản như Microsoft Notepad để xem hoặc sửa đổi tệp mẫu biểu mẫu (.xsn) và truy nhập dữ liệu đó.
Kịch bản sử dụng vai trò người dùng
Có nhiều kịch bản trong đó vai trò người dùng mang lại lợi ích cho người dùng của bạn. Ví dụ, với vai trò người dùng, bạn có thể:
- Hiển thị dạng xem duy nhất cho từng vai trò người dùng Bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu để các dạng xem khác nhau của mẫu biểu mẫu đó được hiển thị, tùy thuộc vào người điền vào biểu mẫu. Ví dụ, bạn có thể thiết kế dạng xem cho các nhà thầu điện đang nộp đơn xin phép, dạng xem cho các đại lý nhận được đơn xin phép và dạng xem cho người quản trị xem lại tất cả thông tin. Mỗi dạng xem chỉ hiển thị dữ liệu phù hợp với từng vai trò người dùng.
- Hiển thị mục khác nhau cho từng vai trò người dùng Bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu sẽ hiển thị các mục khác nhau, tùy thuộc vào người điền biểu mẫu. Ví dụ: một mục trong mẫu biểu mẫu báo cáo chi phí chỉ áp dụng cho nhân viên có thể được hiển thị khi nhân viên mở biểu mẫu. Một mục khác chỉ áp dụng cho người quản lý đang phê duyệt báo cáo chi phí có thể được hiển thị khi người quản lý mở biểu mẫu.
- Đặt xác thực dữ liệu cho một trường dựa trên từng vai trò người dùng Bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu để áp dụng xác thực dữ liệu khác cho điều khiển được gắn kết với một trường cụ thể, tùy thuộc vào vai trò người dùng của người điền biểu mẫu. Ví dụ: bạn có thể đặt giá trị chi phí tối đa cho người quản lý tại một giới hạn và đặt giá trị tối đa cho cùng một hộp văn bản cao hơn cho người quản trị. Nếu người quản lý điền vào biểu mẫu và vượt quá số lượng, một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nếu người quản trị điền vào biểu mẫu, hộp văn bản sẽ chấp nhận một giá trị sẽ bị từ chối nếu người quản lý điền vào biểu mẫu.
- Gửi dữ liệu biểu mẫu đến nguồn dữ liệu ngoài dựa trên từng vai trò người dùng Ví dụ: bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu của mình để các nhà thầu điện cần đăng ký giấy phép chỉ có thể gửi biểu mẫu đã hoàn thành của họ đến một dịch vụ Web và đại lý nhận có thể chỉ gửi biểu mẫu của họ đến cơ sở dữ liệu SQL. Người quản trị có thể gửi dữ liệu biểu mẫu của họ đến một cơ sở dữ liệu và trong một thông điệp email nếu ứng dụng đã được chấp thuận hoặc họ có thể gửi dữ liệu biểu mẫu của mình đến cơ sở dữ liệu nếu ứng dụng đã bị từ chối.
Tạo và gán vai trò người dùng
Khi tạo vai trò người dùng mới, bạn có thể gán người dùng cho vai trò đó theo những cách sau:
- Bằng cách chỉ định tên người dùng từ dịch vụ thư mục Microsoft Active Directory (ví dụ: "sales\andrew"). Để chỉ định tên người dùng trong dịch vụ thư mục Active Directory, mẫu biểu mẫu phải được tạo và phát hành lên mạng Microsoft Windows sử dụng Active Directory.
- Bằng cách chỉ định nhóm từ dịch vụ thư mục Active Directory. Ví dụ, bạn có thể xác định danh sách phân phối email có chứa tên của tất cả các thành viên của nhóm tiếp thị. Để chỉ định một nhóm trong dịch vụ thư mục Active Directory, mẫu biểu mẫu phải được tạo và phát hành lên một mạng Microsoft Windows sử dụng Active Directory.
- Bằng cách chỉ định một giá trị trực tiếp đến từ một trường trong biểu mẫu. Trường có thể lấy dữ liệu từ Active Directory hoặc người dùng có thể nhập dữ liệu vào điều khiển được liên kết với trường này. Ví dụ: nếu mẫu biểu mẫu của bạn chứa hộp văn bản Người quản trị, bạn có thể liên kết một vai trò người dùng cụ thể với trường mà hộp văn bản đó được gắn kết.
Sau khi bạn thêm vai trò người dùng, bạn có thể đặt vai trò đó thành một trong các vai trò sau:
Vai trò mặc định Người dùng không được gán vai trò người dùng hiện có sẽ tự động được gán cho vai trò người dùng được chỉ định là vai trò mặc định. Vai trò mặc định cũng được sử dụng cho những người dùng là một phần của nhóm nhưng đang làm việc ngoại tuyến. Một vai trò người dùng luôn được đặt làm mặc định.
Vai trò bộ khởi đầu Nếu bạn muốn áp dụng một vai trò người dùng cụ thể cho người dùng mở biểu mẫu của bạn lần đầu tiên, bạn có thể chỉ định vai trò bộ khởi đầu. Ví dụ, bạn có thể xác định vai trò khởi đầu tên là "Nhà thầu" áp dụng cho người dùng điền vào các mẫu đơn xin phép mới. Người dùng được gán vai trò người dùng khác sẽ tự động được giao lại cho vai trò nhà thầu khi người dùng đó mở một mẫu đơn xin phép mới. Tuy nhiên, lần tới khi người dùng mở cùng một biểu mẫu, Microsoft Office InfoPath sẽ sử dụng vai trò người dùng được gán của người đó thay vì vai trò người khởi tạo.
Nếu bạn đã gán vai trò cho người dùng dựa trên bất kỳ tổ hợp tên người dùng, nhóm hoặc giá trị nào từ một trường, khi người dùng mở biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu của bạn, InfoPath sẽ xác định vai trò gán cho người dùng đó bằng cách sử dụng thứ tự sau đây:
Tên người dùng là giá trị của một trường trong mẫu biểu mẫu.
Tên người dùng nằm trong Active Directory.
Người dùng là thành viên của nhóm Active Directory.
Lưu ý
Nếu người dùng là thành viên của một số nhóm và bạn đang gán vai trò người dùng dựa trên một nhóm, InfoPath sẽ kiểm tra danh sách thành viên của mỗi nhóm theo thứ tự mà nhóm được liệt kê trong hộp thoại Quản lý Vai trò Người dùng. Ví dụ, nếu người dùng là thành viên của cả nhóm đại diện nhận và nhóm người quản trị và nhóm người quản trị được liệt kê trước nhóm đại diện nhận thì người dùng sẽ được gán vai trò người dùng cho nhóm người quản trị.
Nếu không có điều nào ở trên là đúng, vai trò mặc định sẽ được sử dụng.
Sau khi xác định vai trò người dùng cho mẫu biểu mẫu của mình, bạn có thể thiết lập quy tắc tự động chuyển dạng xem trên cơ sở vai trò của người dùng. Ví dụ: bạn có thể tạo vai trò người dùng người quản lý, rồi tạo quy tắc để tự động chuyển sang dạng xem người quản lý khi người dùng được gán vai trò người quản lý sẽ mở biểu mẫu. Ngoài ra, bạn có thể tạo quy tắc trước, rồi xác định vai trò người dùng như một phần của quy trình tạo quy tắc.
Bạn cũng có thể thay đổi hành vi của điều khiển trên cơ sở vai trò người dùng. Ví dụ: bạn có thể bật một điều khiển chỉ cho một vai trò người dùng cụ thể, trong khi các vai trò người dùng khác có thể xem dữ liệu trong điều khiển, nhưng họ không thể sửa đổi nó. Khả năng hạn chế những người có thể nhập dữ liệu vào điều khiển dựa trên vai trò người dùng là một cách để đảm bảo rằng dữ liệu được nhập vào điều khiển đến từ một nguồn hợp pháp. Ví dụ, bạn có thể có một hộp kiểm Phê duyệt trong mẫu biểu mẫu đơn xin phép mà chỉ thành viên của vai trò người dùng quản trị mới có thể chọn, cho biết rằng giấy phép đã được chấp thuận. Người dùng được gán cho bất kỳ vai trò người dùng nào khác, chẳng hạn như nhà thầu gửi ứng dụng, sẽ chỉ thấy hộp kiểm nhưng sẽ không thể chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm đó.