Áp dụng nhãn duy trì cho các tệp trong SharePoint hoặc OneDrive

Áp dụng nhãn duy trì cho một mục

Trong OneDrive hoặc thư viện SharePoint, bạn có thể áp dụng nhãn duy trì cho tệp, ví dụ: tài liệuMicrosoft 365 được tạo trong Word, PowerPoint, Excel hoặc sổ tayOneNote. Bạn cũng có thể gắn nhãn cho các tệp không phải của Office, ví dụ: tài liệu PDF hoặc tệp hình ảnh. SharePointmục danh sáchcũng có thể được ghi nhãn.

Bạn cũng có thể áp dụng nhãn cho thư viện hoặc thư mục. Khi bạn gắn nhãn thư viện hoặc thư mục, nhãn duy trì đó sẽ được áp dụng theo mặc định cho các tệp không có nhãn trong thư mục đó. Tìm hiểu thêm về nhãn mặc định cho SharePoint.

Đặt nhãn duy trì mặc định cho thư viện tài liệu SharePoint

1. Mở thư viện tài liệu.

2. Gần phía trên cùng bên phải của cửa sổ, chọn biểu tượng Cài đặt:  

3. Chọn Cài đặt thư viện.

4. Trên trang Thiết đặt , bên dưới Quyền và Quản lý, chọn Áp dụng nhãn cho các mục trong danh sách hoặc thư viện này.

5. Trên trang Áp dụng Nhãn, chọn hộp thả xuống, rồi chọn nhãn bạn muốn áp dụng.

   Nhãn bạn chọn sẽ tự động được áp dụng cho tất cả các tệp mới được thêm vào thư viện tài liệu bắt đầu từ bây giờ.

6. Tùy chọn: Để tự động áp dụng nhãn cho tất cả các tệp hiện có trong thư viện tài liệu, hãy chọn Áp dụng nhãn cho các mục hiện có trong thư viện.

7. Chọn Lưu.

Tạo dạng xem có chứa nhãn duy trì

Trong SharePoint (và Teams—nhưng OneDrive ), bạn có thể tạo dạng xem thư viện có chứa cột Nhãn hoặc Mục là cột Bản ghi. Dạng xem này cho phép bạn xem nhanh nhãn duy trì được gán cho tất cả các mục và mục nào là bản ghi. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng bạn không thể lọc dạng xem theo Mục là cột Bản ghi. Sau đây là cách tạo dạng xem như vậy.

Bắt đầu bằng cách hiển thị cột Nhãn Duy trì: 

1. Ở đầu bất kỳ cột nào, chọn mũi tên xuống , sau đó chọn Cài đặt cột >Hiển thị/ẩn cột.

   

2. Trong ngăn Chỉnh sửa cột dạng xem, chọn hộp cho Nhãn duy trì.

   

3. Khi bạn hoàn tất, chọn Áp dụng.

Nếu muốn, bạn có thể lưu dạng xem để truy cập nhanh sau:

1. Ở đầu bên phải của thanh lệnh, chọn Xem tùy chọn >Dạng xem như:

   

2. Gán tên cho dạng xem.

3. Chọn xem bạn có muốn chế độ xem công khai cho những người khác hay không.

4. Chọn Lưu.

Một số hành động không được phép đối với các mục có nhãn

Khi một mục có nhãn duy trì, một số hành động không được cho phép—tùy thuộc vào thiết đặt mà người quản trị của bạn đã chọn. 

Nếu bạn thấy thông báo trong SharePoint rằng bạn không thể chỉnh sửa mục được gắn nhãn, đó là vì mục đó đã được gắn nhãn bản ghi. Bạn có thể chỉnh sửa mục này nếu bạn mở khóa mục lần đầu tiên. Xem mục tiếp theo để biết hướng dẫn.

Khóa hoặc mở khóa bản ghi 

Một số nhãn duy trì có khả năng "khóa" một mục vì nó là một bản ghi phải được bảo toàn. Chẳng hạn như điều này sẽ ngăn mục bị xóa. Đối với những thứ như hợp đồng, đây là một biện pháp lưu giữ hồ sơ quan trọng. Tuy nhiên, bạn có thể mở khóa các mục để chúng có thể được sửa đổi hoặc cập nhật bằng phiên bản mới. 

1. Trong thư viện hoặc danh sách, chọn mục bạn muốn khóa hoặc mở khóa.

2. Gần phía trên bên phải của cửa sổ, chọn Mở ngăn chi tiết: 

   

3. Trong ngăn Chi tiết , bên dưới Trạng thái bản ghi, chọn Đã khóa.

4. Một điều khiển chuyển đổi sẽ xuất hiện bên cạnh tên của cài đặt. Bấm vào nút bật tắt để chuyển từ Khóa sang Đã mở khóa hoặc ngược lại.

   

Sau khi đã mở khóa, bạn có thể chỉnh sửa mục đó. Khi hoàn tất chỉnh sửa, bạn cũng có thể khóa mục lại bằng cách làm theo các bước ở trên và chuyển trạng thái Bản ghi trở lại trạng thái Đã khóa. 

Xem thêm

Đối với người quản trị: So sánh các hạn chế cho những hành động nào được cho phép hoặc bị chặn