Nếu không muốn những người xem lại nội dung vô tình sửa đổi tài liệu của mình, bạn có thể đặt tài liệu thành chỉ đọc trước khi gửi tài liệu để xem lại. Một phương pháp khác là hạn chế định dạng và chỉnh sửa.
Đặt tài liệu thành tệp chỉ đọc nghĩa là người xem lại có thể đọc hoặc sao chép nhưng không thể sửa đổi tài liệu đó. Nếu một trong những người xem lại tìm cách thực hiện thay đổi cho tệp chỉ đọc thì họ chỉ có thể lưu các thay đổi bằng cách đặt tên mới cho tài liệu hoặc lưu tệp vào một vị trí mới.
Lưu ý: Việc đặt tài liệu của bạn thành chỉ đọc không ngăn người khác tạo bản sao mới cho tài liệu và lưu tài liệu đó dưới tên khác hoặc ở vị trí khác.
Hạn chế sửa
Bạn có thể hạn chế chỉnh sửa tài liệu để tài liệu mở trong chế độ chỉ xem.
-
Chọn Tệp > Thông tin.
-
Chọn Luôn mở chỉ xem.
Thay đổi chế độ xem
Bạn có thể chuyển từ Chỉ xem sang các chế độ khác do chủ sở hữu tài liệu cấp (Chỉnh sửa, Xem lại).
-
Chọn tab Xem để mở các tùy chọn.
-
Chọn Chỉnh sửa hoặc Xem lại.
Lưu ý: Các tùy chọn duy nhất có thể được chọn là (các) tùy chọn mà chủ sở hữu tài liệu đã cấp.
Hạn chế sửa
-
Bấm vào Xem lại > Hạn chế Sửa.
-
Dưới Hạn chế sửa, đánh dấu chọn Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu và đảm bảo danh sách hiển thị Không thay đổi (Chỉ đọc).
-
Bấm vào Có, Bắt đầu Áp dụng Bảo vệ.
-
Trong hộp mở ra, hãy nhập mật khẩu mà bạn sẽ có thể nhớ, rồi nhập lại mật khẩu để xác nhận.
Mật khẩu là tùy chọn. Tuy nhiên, nếu bạn không thêm mật khẩu, bất kỳ ai cũng có thể bấm vào Ngừng Bảo vệ và chỉnh sửa tài liệu.
Đặt thành 'Luôn mở dưới dạng Chỉ Đọc'
1. Chọn Tệp để> tin về> bảo vệ tài liệu.
2. Chọn Luôn mở ở chế độ Chỉ đọc.
Mở tài liệu được chia sẻ dưới dạng chỉ đọc
Khi bạn mở một tài liệu được chia sẻ dưới dạng Chỉ Đọc, bạn có hai tùy chọn.
Để mở tài liệu dưới dạng chỉ đọc
Chọn Có
Để mở tài liệu ở chế độ soạn thảo
Chọn Không
Lưu ý: Bạn có thể đóng và mở lại tài liệu hoặc lưu bản sao của tài liệu để mở trong chế độ soạn thảo.
Hạn chế Sửa
-
Bấm Xem lại > bảo vệ >hạn chế sửa.
-
Bên dưới Hạn chế chỉnh sửa, chọn Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu và đảm bảo danh sách hiển thị Không thay đổi (Chỉ đọc).
-
Chọn Có, Bắt đầu Áp dụng Bảo vệ.
-
Trong hộp mở ra, hãy nhập mật khẩu mà bạn sẽ có thể nhớ, rồi nhập lại mật khẩu để xác nhận. Mật khẩu là tùy chọn. Tuy nhiên, nếu bạn không thêm mật khẩu, bất kỳ ai cũng có thể chọn Ngừng Bảo vệ và chỉnh sửa tài liệu.
Xem thêm
Thêm hoặc loại bỏ bảo vệ trong tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày
