Câu hỏi thường gặp về IM trong Lync

Trong bài viết này

• Tôi phải làm thế nào để các cảnh báo âm thanh IM trở nên nổi bật hơn để tôi không bỏ lỡ các yêu cầu IM đến?

• Làm thế nào để tắt âm thanh cảnh báo IM?

• Làm thế nào để đặt cảnh báo thông báo cho tôi ngay sau khi một liên hệ nào đó sẵn sàng?

• Tôi có thể tắt thông báo bật lên xuất hiện khi người nào đó bắt đầu một hội thoại IM với tôi không?

• Tôi có thể thay đổi kích cỡ, màu sắc, nội dung hoặc hành vi mặc định của thông báo IM bật lên mà tôi đang nhận được không?

• Tôi có thể tìm các hội thoại IM, cuộc gọi hoặc các yêu cầu IM mà tôi có thể đã bỏ lỡ trước đây ở đâu?

• Làm thế nào để lưu hoặc dừng lưu các hội thoại IM trước đó?

• Tôi có thể chọn mà tôi muốn lưu hội thoại IM nào không?

• Làm thế nào để gửi email hội thoại IM?

• Tôi có thể sao chép và dán những kiểu thông tin nào vào tin nhắn tức thời?

• Tôi có thể dùng tính năng kiểm tra chính tả trong tin nhắn tức thời Skype for Business (Lync) của mình không?

• Tôi có thể thêm biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh vào tin nhắn tức thời Skype for Business (Lync) của mình không?

• Làm thế nào thay đổi phông chữ trong IM của tôi?

• Tôi có thể thu hồi (chặn việc gửi đi) một tin nhắn tức thời không?

• Làm thế nào để tôi thêm chia sẻ, âm thanh hoặc video vào hội thoại IM?

Tôi phải làm thế nào để các cảnh báo âm thanh IM trở nên nổi bật hơn để tôi không bỏ lỡ các yêu cầu IM đến?

Theo mặc định, Lync sẽ gửi cho bạn cảnh báo âm thanh bất cứ khi nào có ai đó cố gắng liên hệ với bạn qua IM, trừ khi bạn đã thiết lập Lync để không hiển thị cảnh báo khi bạn đang ở trong Không Làm Phiền. Cho dù như vậy, nếu bạn thấy mình bỏ lỡ các yêu cầu IM đến, chẳng hạn như vì bạn đang sử dụng nhiều màn hình hoặc âm thanh cảnh báo của bạn quá nhỏ hoặc bị tắt, thì bạn có thể thực hiện một số thay đổi.

Để đảm bảo các cảnh báo IM của bạn có thể nhận biết được, hãy thử làm như sau:

• Đặt màn hình để màn Lync luôn xuất hiện ở mặt trước khi khởi động. Để làm điều này, hãy bấm nút Tùy chọn, bấm Công cụ, rồi bấm Luôn ở trên cùng.

• Nếu bạn sử dụng nhiều màn hình, hãy thực hành di chuyển màn hình Lync cửa sổ chính vào màn hình hiển thị mà bạn đang làm việc.

• Xác nhận rằng loa trên máy tính và (các) thiết bị âm thanh đã được bật âm lượng đủ lớn.

• Xác nhận rằng Lync được đặt để gửi cảnh báo âm thanh. Để thực hiện điều này, hãy bấm vào nút Tùy chọn , bấm Nhạc chuông và Âm thanh, chọn Phát âm thanh trong Lync (bao gồm nhạc chuông cho các cuộc gọi đến và cảnh báo IM), rồi xác nhận rằng các hộp kiểm khác trong panel đều không được chọn.

  

• Hãy xem xét lựa chọn một âm thanh cảnh báo nổi bật hoặc riêng biệt hơn âm thanh mặc định để thông báo tin nhắn đến cho bạn. Để thực hiện điều này:

• Bấm nút Tùy chọn, bấm Nhạc chuông và Âm báo, bấm nút Thiết đặt Âm thanh, sau đó bấm tab Âm thanh.

• Kéo con trượt dưới Sự kiện Chương trình tới phần liệt kê thông tin của Microsoft Lync 2010.

• Bấm Tin nhắn Tức thời Đến. Ngăn hiển thị Âm thanh ở cuối cửa sổ sẽ là COMMUNICATOR_iminvite.

• Bây giờ, hãy bấm vào mũi tên thả xuống bên cạnh và nghe thử một vài âm thanh khác trong danh sách.

• Khi bạn tìm thấy âm thanh mà bạn muốn dùng cho cảnh báo IM đến, hãy bấm Áp dụng. (Chương trình Sự kiện lúc này sẽ hiển thị là Tin nhắn Tức thời Đến và Âm thanh sẽ hiển thị bằng tên của bất cứ tệp .wav nào mà bạn đã chọn.)

• Bấm OK. (Bạn cũng có thể ghi lại tệp .wav của riêng mình để dùng vì mục đích này, rồi duyệt đến tệp đó để chọn làm cảnh báo IM của bạn.)

Làm thế nào để tắt âm thanh cảnh báo IM?

Bạn có thể tắt âm thanh cảnh báo IM hoàn toàn, hoặc bạn có thể yêu cầu Lync ngừng phát cảnh báo âm thanh của IM và/hoặc điện thoại của bạn bất cứ khi nào trạng thái hiện diện của bạn là Đừng Làm Phiền, hoặc bạn có thể yêu cầu Lync thông báo cho bạn chỉ khi người đang cố gắng liên hệ với bạn là thành viên của nhóm làm việc có quan hệ bảo mật đó.

Để tắt mọi cảnh báo âm thanh:

Trong cửa sổ Lync chính, bấm nút Tùy chọn, bấm Nhạc chuông và Âm thanh, rồi bỏ chọn hộp kiểm Phát âm thanh trong Lync (bao gồm nhạc chuông cho cảnh báo đến và cảnh báo IM).

Để thực hiện các điều chỉnh khác trong những thiết đặt này:

• Trong cửa Lync chính, bấm vào nút Tùy chọn , rồi bấm cảnh báo.

Làm thế nào để thiết đặt một cảnh báo để thông báo cho tôi ngay sau khi một liên hệ nào đó trở nên sẵn sàng?

Trong cửa sổ Lync chính, trong danh sách Liên hệ của bạn, bấm chuột phải vào một liên hệ, rồi bấm Thẻ cho Cảnh báo Thay đổi Trạng thái.

Đầu Trang

Tôi có thể tắt thông báo bật lên xuất hiện khi người nào đó bắt đầu một hội thoại IM với tôi không?

Nếu bạn không muốn nhận thông báo hội thoại, hãy đặt trạng thái hiện diện của bạn thành Không Làm Phiền. Với trạng thái này, bạn sẽ chỉ nhận được tin nhắn tức thời ( Lync cuộc gọi) từ những người trong Nhóm làm việc của bạn. Nếu bạn không muốn nhận bất kỳ liên lạc nào đến, hãy loại bỏ mọi người khỏi Nhóm làm việc của bạn.

Để thay đổi trạng thái hiện diện của bạn thành Không Làm Phiền:

• Trong cửa Lync chính, bấm vào trạng thái bên dưới tên bạn, rồi trong danh sách thả xuống, bấm Không Làm Phiền.

Để xem và sửa đổi Nhóm làm việc của bạn:

1. Trong cửa sổ Lync chính, trong dạng xem Liên hệ, bấm tab Mối quan hệ, rồi xem dưới Nhóm làm việc.

2. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

   • Để loại bỏ ai đó khỏi Nhóm làm việc của bạn, bấm chuột phải vào phần liệt kê thông tin liên hệ, trỏ tới Thay đổi Quan hệ Bảo mật, sau đó bấm vào mối quan hệ mới.

   • Để thêm một người vào Nhóm làm việc của bạn sao cho bạn luôn nhận được tin nhắn tức thời (và cuộc gọi) từ họ, hãy tìm danh sách liên hệ của người đó bằng cách nhập tên của họ vào hộp tìm kiếm hoặc cuộn qua danh sách Liên hệ của bạn, bấm chuột phải vào danh sách, trỏ đến Thay đổi Quan hệ Bảo mật, rồi bấm Nhóm làm việc.

Đầu Trang

Tôi có thể thay đổi kích cỡ, màu sắc, nội dung hoặc hành vi mặc định của thông báo IM bật lên mà tôi đang nhận được không?

Không, không thể thay đổi cửa sổ thông báo IM theo những cách đó.

Đầu Trang

Tôi có thể tìm các hội thoại IM, cuộc gọi hoặc các yêu cầu IM mà tôi có thể đã bỏ lỡ trước đây ở đâu?

Nếu bạn sử dụng Outlook và Exchange, Lync sẽ lưu tất cả các hội thoại đến và đi trong thư mục Lịch sử Hội thoại Outlook của bạn theo mặc định để bạn có thể xem lại các hội thoại trước đó.

Để xem danh sách các cuộc hội thoại Lync gần đây:

• Trên cửa Lync chính, bấm vào tab Hội thoại ở trên hộp tìm kiếm.

Để xem toàn bộ lịch sử hội thoại Lync bạn:

• Bấm vào nối kết Xem Thêm trong Outlook ở cuối cửa sổ.

Để bắt đầu lưu hội thoại (nếu đã thay đổi thiết đặt mặc định), vui lòng xem câu hỏi và câu trả lời tiếp theo.

Đầu Trang

Làm thế nào để lưu hoặc dừng lưu các hội thoại IM trước đó?

Theo mặc định, nếu bạn dùng Outlook và Exchange, bạn Lync lưu bản ghi cuộc gọi và hội thoại IM. Nếu thiết đặt mặc định đã thay đổi, bạn có thể bắt đầu lưu lại hội thoại bằng cách làm như sau:

1. Xác nhận rằng bạn đang dùng Outlook 2013 hoặc Outlook 2010 (bằng cách bấm vào nút Bắt đầu của Windows > Tất cả các Chương trình > Microsoft Office, rồi xem phiên bản Outlook được liệt kê ở đó).

2. Trong cửa sổ Lync chính, bấm vào nút Tùy chọn , rồi bấm cá nhân.

3. Trong tùy chọn Cá nhân, bên dưới Trình quản lý thông tin cá nhân, chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Lưu hội thoại bằng tin nhắn tức thời trong thư mục Lịch sử Hội thoại email của tôi tùy vào việc bạn muốn làm gì, sau đó bấm OK.

Đầu Trang

Tôi có thể chọn mà tôi muốn lưu hội thoại IM nào không?

Không, thiết đặt Lưu hội thoại (nằm trên cửa sổ Tùy chọn Cá nhân) được bật hoặc tắt.

Làm thế nào để gửi email hội thoại IM?

Theo mặc định, nếu bạn dùng Outlook và Exchange, Lync lưu hội thoại IM. Bạn có thể gửi hội thoại IM trước đây cho ai đó trong email bằng cách làm như sau:

1. Trong Outlook, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm thư mục Lịch sử Hội thoại.

2. Bấm vào hội thoại bạn muốn gửi, sau đó bấm Trả lời, Trả lời Tất cả, hoặc Chuyển tiếp, tùy vào việc bạn muốn làm gì. Nếu bạn bấm Chuyển tiếp, trong hộp Đến, gõ (các) địa chỉ email của người bạn muốn gửi hội thoại IM.

3. (Tùy chọn) Gõ thông điệp.

4. Bấm Gửi.

Đầu Trang

Tôi có thể sao chép và dán những kiểu thông tin nào vào tin nhắn tức thời?

Bạn có thể sao chép và dán văn bản, bảng và nối kết từ các sản phẩm Microsoft Office khác trực tiếp vào một IM Lync bạn. Bạn cũng có thể sao chép và dán các tệp cũng như hình ảnh, chẳng hạn như ảnh chụp, ảnh chụp màn hình, v.v... Để gửi một hình ảnh, chỉ cần chọn và sao chép hình ảnh đó (bằng cách dùng Paint, Snipping Tool trong Windows Accessories hoặc một chương trình đồ họa), sau đó đặt con trỏ vào IM của bạn ở nơi bạn muốn thêm đồ họa, bấm chuột phải và chọn Dán.

Đầu Trang

Tôi có thể dùng tính năng kiểm tra chính tả trong tin nhắn Lync của mình không?

Có. Lync tự động kiểm tra chính tả trong tin nhắn tức thời. Lync sẽ không đánh dấu là viết sai chính tả bất kỳ từ nào mà bạn đã thêm vào từ điển Office chỉnh của mình.

Để tắt tính năng kiểm tra chính tả Lync, hãy bấm vào nút Tùy chọn , rồi bấm chung và bỏ chọn hộp kiểm Kiểm tra chính tả khi tôi nhập.

Đầu trang

Tôi có thể thêm biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh vào tin nhắn Lync nhắn tức thời không?

Không, điều này không thể. Nhưng có 80 biểu tượng cảm xúc trong Lync loại. Để xem các biểu tượng cảm xúc này, hãy bấm vào biểu tượng cảm xúc ở bên phải vùng nhập văn bản trong cửa sổ hội thoại.

Đầu Trang

Làm thế nào thay đổi phông chữ trong IM của tôi?

Để thay đổi phông, kiểu, kích cỡ hoặc màu sắc cho tin nhắn mà bạn đang viết:

• Hãy nhập tin nhắn của bạn, tô sáng văn bản bạn muốn thay đổi, bấm nút Phông chữ trong vùng soạn thảo IM, sau đó thực hiện các lựa chọn của bạn trong cửa sổ Phông chữ.
  

Để thay đổi chi tiết phông mặc định cho tất cả các tin nhắn mà bạn gửi:

• Trong cửa sổ Lync chính, bấm nút Tùy chọn , bấm Chung, bấm Thay đổi Phông chữ, rồi chọn phông chữ mặc định, kiểu phông, cỡ phông và màu phông chữ. Sau đó bấm OK. Những lựa chọn này sẽ chỉ áp dụng cho tin nhắn mà bạn gửi, không áp dụng cho tin nhắn mà bạn nhận.

Để thay đổi các chi tiết phông chữ mặc định cho cả IM đến (ví dụ như để cải thiện mức độ dễ đọc của các tin nhắn):

• Trong cửa sổ Lync chính, bấm nút Tùy chọn, bấm Chung, bấm Thay đổi Phông chữ, rồi chọn phông chữ mặc định, kiểu phông, cỡ phông và màu phông chữ. Sau đó chọn hộp kiểm Áp dụng thiết đặt cho tin nhắn đến, rồi bấm OK.
  

Đầu Trang

Tôi có thể thu hồi (chặn việc gửi đi) một tin nhắn tức thời không?

Không, bạn không thể thu hồi một tin nhắn tức thời một khi bạn đã nhấn phím Enter để gửi đi.

Đầu Trang

Làm thế nào để tôi thêm chia sẻ, âm thanh hoặc video vào hội thoại IM?

Hãy dùng các nút ở cuối cửa sổ hội thoại để thêm tiếng nói, video hoặc thông tin chia sẻ vào hội thoại IM.

Để chuyển hội thoại thành cuộc gọi - nghĩa là thêm tiếng nói, hãy bấm vào biểu tượng cuộc gọi (điện thoại) ở cuối cửa sổ hội thoại, bấm tùy chọn thích hợp, rồi bấm Gọi. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Dùng âm thanh trong Cuộc họp Lync.

Để thêm video, hãy bấm vào biểu tượng video (camera), rồi bấm Bật Camera của Tôi. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Dùng video trong Cuộc họp Lync.

Để chia sẻ màn hình nền, chương trình, bản trình bày PowerPoint, bảng trắng, bỏ phiếu, ghi chú, phần đính kèm, hãy trỏ tới biểu tượng bản trình bày (màn hình), rồi trên tab Trình bày, bấm tuỳ chọn thích hợp. Để biết thông tin chi tiết, vui lòng xem Chia sẻ màn hình nền hoặc chương trình trong Lync.

Đầu Trang