Trong hệ sinh thái Microsoft 365, Nhóm, SharePoint và Teams là ba thực thể quan trọng có thể giúp bạn cộng tác và giao tiếp hiệu quả hơn với nhóm của mình.
Nhóm là một dịch vụ cho phép bạn tập hợp mọi người, cuộc hội thoại và nội dung ở cùng một nơi. Nó cho phép bạn tạo một không gian làm việc chung cho nhóm của bạn, nơi bạn có thể chia sẻ tệp, điều phối nhiệm vụ và thảo luận.
SharePoint là nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu dựa trên web cho phép bạn lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tệp với nhóm của mình. Bạn có thể tạo thư viện tài liệu, danh sách và trang web mà nhóm của bạn có thể truy nhập từ bất kỳ thiết bị nào.
Teams là một nền tảng cộng tác dựa trên trò chuyện cho phép bạn có các cuộc trò chuyện, chia sẻ tệp và cộng tác trên các dự án với nhóm của bạn trong thời gian thực. Ứng dụng này tích hợp với các công cụ khác của Microsoft, chẳng hạn như SharePoint và OneNote, để bạn có thể truy nhập vào tất cả các tệp và ghi chú của mình ở một nơi.
Ba thực thể này hoạt động cùng nhau để cung cấp trải nghiệm cộng tác liền mạch cho nhóm của bạn. Bạn có thể sử dụng nhóm để tạo nhóm và điều phối các tác vụ, trong khi có thể sử dụng SharePoint để lưu trữ và sắp xếp các tệp liên quan đến công việc của nhóm. Teams có thể được sử dụng để có các cuộc hội thoại dựa trên trò chuyện, chia sẻ tệp tin và làm việc cùng nhau trong các dự án trong thời gian thực.
Các dịch vụ này hoạt động cùng nhau như thế nào?
Các nhóm, SharePoint và Teams làm việc cùng nhau một cách liền mạch để cung cấp bộ công cụ cộng tác mạnh mẽ có thể giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn. Dưới đây là một số cách mà các dịch vụ này hoạt động cùng nhau:
Nhóm và SharePoint
Nhóm và SharePoint được tích hợp chặt chẽ và bạn có thể sử dụng chúng cùng nhau để cộng tác hiệu quả hơn với nhóm của mình. Khi bạn tạo Nhóm, SharePoint sẽ tự động tạo site SharePoint tương ứng được liên kết với Nhóm. Site này có thể được sử dụng để lưu trữ và quản lý các tệp liên quan đến công việc của Nhóm.
Bạn có thể thêm thư viện tài liệu, danh sách và trang SharePoint vào site SharePoint của Nhóm, điều này sẽ giúp mọi thành viên trong Nhóm có thể truy nhập chúng. Bạn cũng có thể sử dụng các quyền của SharePoint để kiểm soát ai có thể xem, sửa và xóa tệp, đồng thời bạn có thể sử dụng điều khiển phiên bản để theo dõi các thay đổi đối với tệp theo thời gian.
SharePoint cũng tích hợp với Microsoft Teams, cho phép bạn truy nhập site SharePoint của mình trực tiếp từ trong Teams. Điều này có nghĩa là bạn có thể chia sẻ tệp từ SharePoint trực tiếp trong Teams và bạn có thể cộng tác trên các tệp với nhóm của mình trong thời gian thực.
Nhóm và Nhóm
Microsoft Teams được thiết kế để làm việc chặt chẽ với các Nhóm, nghĩa là bạn có thể sử dụng Teams để cộng tác với các thành viên của một Nhóm.
Khi tạo Nhóm mới, bạn có tùy chọn tạo Nhóm tương ứng. Điều này sẽ cho phép bạn có các cuộc hội thoại dựa trên trò chuyện với các thành viên trong nhóm của bạn, chia sẻ tệp và cộng tác trên chúng trong thời gian thực. Teams cũng tích hợp với các công cụ khác của Microsoft, chẳng hạn như OneNote và SharePoint, để bạn có thể truy nhập vào tất cả các tệp và ghi chú của mình ở một nơi.
Khi bạn tạo Kênh mới trong Teams, nó sẽ tạo một thư mục mới trong site SharePoint của Nhóm tương ứng. Điều này có nghĩa là tất cả các tệp và cuộc hội thoại liên quan đến Kênh đó sẽ được lưu trữ trong thư mục đó, giúp bạn dễ dàng sắp xếp và quản lý công việc của mình
Teams và SharePoint
Khi bạn tạo một Nhóm mới, nó sẽ tự động tạo một site SharePoint tương ứng được liên kết với Nhóm.
Bạn có thể sử dụng SharePoint để lưu trữ và quản lý các tệp liên quan đến công việc của Nhóm của bạn và bạn có thể chia sẻ các tệp đó trực tiếp trong Teams. Bạn cũng có thể sử dụng các quyền của SharePoint để kiểm soát ai có thể xem, sửa và xóa tệp, đồng thời bạn có thể sử dụng điều khiển phiên bản để theo dõi các thay đổi đối với tệp theo thời gian.
Khi bạn tạo Kênh mới trong Teams, nó sẽ tạo một thư mục mới trong site SharePoint tương ứng. Điều này có nghĩa là tất cả các tệp và cuộc hội thoại liên quan đến Kênh đó sẽ được lưu trữ trong thư mục đó, giúp bạn dễ dàng sắp xếp và quản lý công việc của mình.
Duy trì bảo mật khi cộng tác trong Nhóm, SharePoint và Teams
Để đảm bảo cộng tác an toàn khi sử dụng Nhóm, SharePoint và Teams
-
Thiết lập xác thực đa yếu tố (MFA) giúp bổ sung thêm một lớp bảo mật.
-
Xác định các quyền rõ ràng cho người dùng để đảm bảo rằng người dùng được ủy quyền chỉ có thể truy nhập dữ liệu nhạy cảm.
Để hạn chế và giám sát truy nhập bên ngoài và quyền truy nhập của khách, bạn có thể sử dụng nhiều điều khiển khác nhau. Các tùy chọn này bao gồm bật chia sẻ bên ngoài ở các cấp độ khác nhau, sử dụng các chính sách truy nhập có điều kiện để hạn chế quyền truy nhập, sử dụng đánh giá quyền truy nhập Azure Active Directory để thường xuyên xem lại quyền truy nhập của người dùng bên ngoài, cấu hình tính năng ghi nhật ký kiểm tra để giám sát hoạt động của người dùng bên ngoài và bật nhãn nhạy cảm để phân loại nội dung nhạy cảm.
Bằng cách sử dụng các điều khiển này, khách hàng có thể đảm bảo rằng người dùng bên ngoài chỉ có quyền truy nhập thích hợp vào các site và tài liệu SharePoint, đồng thời, mọi hành vi đáng ngờ đều được phát hiện và giải quyết nhanh chóng.
