Chuyển đổi tài liệu Word vào mẫu biểu mẫu InfoPath

Trong bài viết này

• Về việc chuyển đổi tài liệu Word vào mẫu biểu mẫu InfoPath

• Tính năng Word và các thiết đặt không được hỗ trợ trong khi chuyển đổi

• Chuyển đổi tài liệu Word vào mẫu biểu mẫu InfoPath

• Thay đổi bố trí bảng thành một bảng lặp

• Thay đổi các hộp kiểm cho một nhóm nút tùy chọn

• Xem lại chuyển đổi các vấn đề trong ngăn tác vụ bộ kiểm tra thiết kế

Về việc chuyển đổi tài liệu Word vào mẫu biểu mẫu InfoPath

Khi bạn chuyển đổi tài liệu Word vào mẫu biểu mẫu InfoPath, tài liệu được dùng như một hướng dẫn chi tiết để tạo một mẫu biểu mẫu mới. Cấu trúc cơ bản của tài liệu được tạo lại như chặt chẽ càng trong mẫu biểu mẫu. Trong Word trong tài liệu, một trường biểu mẫu"" là vị trí nơi kiểu cụ thể của dữ liệu, chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ, được lưu trữ. Nếu bạn chọn để bao gồm trường biểu mẫu Word, khi bạn chuyển đổi tài liệu, hộp văn bản, hộp kiểm và điều khiển hộp danh sách thả xuống được thêm vào mẫu biểu mẫu InfoPath ở một vị trí tương ứng với vị trí của các trường trong tài liệu Word. Ngoài ra, InfoPath tự động dò tìm các phần của tài liệu Word có thể làm việc cũng như bảng lặp và hộp văn bản có định dạng và chuyển đổi chúng thành các điều khiển phù hợp. Ví dụ, nếu một tài liệu báo cáo chi phí bao gồm một khu vực trống được gạch dưới, trong đó người dùng có thể nhập ghi chú về chi phí cụ thể, InfoPath sẽ chuyển đổi khu vực đó vào hộp văn bản có định dạng. Người dùng đó có thể nhập nhiều dòng văn bản trong hộp văn bản có định dạng, và định dạng văn bản phù hợp.

Để hiểu rõ hơn các mối quan hệ giữa các tài liệu Word mà bạn chuyển đổi bằng cách dùng trình hướng dẫn nhập InfoPath và kết quả mẫu biểu mẫu InfoPath, giả sử rằng cho một số năm trước tổ chức của bạn đã dùng một tài liệu Word được gọi là ExpenseReport.doc để thu thập dữ liệu báo cáo chi phí từ nhân viên. Bộ phận CNTT của bạn muốn chuyển đổi tài liệu đó vào mẫu biểu mẫu InfoPath để biểu mẫu dữ liệu có thể được gửi dưới dạng ngôn ngữ đánh dấu mở rộng (XML) để hệ thống tài khoản phải trả.

Nếu bạn sử dụng trình hướng dẫn nhập để chuyển đổi ExpenseReport.doc thành mẫu biểu mẫu, InfoPath sẽ tạo một mẫu biểu mẫu được gọi là ExpenseReport.xsn. Trong ví dụ sau, chi phí chi tiết bảng trong tài liệu Word đã được chuyển đổi thành bảng lặp trong mẫu biểu mẫu InfoPath kết quả. Bảng lặp cho phép người dùng chèn hoặc loại bỏ các chi phí theo nhu cầu bằng cách bấm vào lệnh trên menu lối tắt.

Khi tài liệu Word được chuyển đổi thành mẫu biểu mẫu InfoPath, bố trí và các thành phần được bảo toàn. Theo mặc định, số lượng hàng trống trong bảng lặp InfoPath khớp với số hàng trống trong bảng Word. Tuy nhiên, bạn có thể tiết kiệm không gian trên mẫu biểu mẫu của bạn bằng cách hiển thị chỉ một hoặc hai hàng theo mặc định.

Mẫu biểu mẫu mới này chứa các thành phần tương tự như các được tìm thấy trong tài liệu Word, chẳng hạn như bảng để thu thập thông tin chi phí. Tuy nhiên, tùy thuộc vào thiết đặt bạn chọn trong trình hướng dẫn nhập, một số tính năng có thể khác nhau trong kết quả mẫu biểu mẫu:

• Nếu bạn sử dụng trình hướng dẫn nhập để nhập vào tài liệu Word bằng cách giữ nguyên bố trí chỉ    Kết quả mẫu biểu mẫu chứa một bảng lặp để nhập các mục dòng trong báo cáo chi phí. Tuy nhiên, bất kỳ trường biểu mẫu từ tài liệu gốc, chẳng hạn như hộp văn bản tên, bộ phận thả xuống danh sách và hộp kiểm chia, được loại bỏ từ kết quả mẫu biểu mẫu.

• Nếu bạn sử dụng trình hướng dẫn nhập để nhập tài liệu Word bằng cách giữ nguyên bố trí và bằng cách chuyển đổi trường biểu mẫu Word để điều khiển (mặc định)    Kết quả mẫu biểu mẫu chứa một bảng lặp để nhập các mục dòng trong báo cáo chi phí. Bất kỳ trường biểu mẫu từ tài liệu gốc, chẳng hạn như hộp văn bản tên, bộ phận thả xuống danh sách và hộp kiểm chia, được chuyển đổi thành các điều khiển InfoPath tương ứng.

• Nếu bạn sử dụng trình hướng dẫn nhập để nhập tài liệu Word bằng cách giữ nguyên bố trí và bằng cách chuyển đổi trường biểu mẫu để điều khiển (tùy chỉnh)    Bạn có thể quyết định trường nào nhận chuyển đổi chính xác khi bạn nhập báo cáo chi phí. Ví dụ, bạn có thể vô hiệu hóa tùy chọn để chuyển đổi các ô bảng trắng trong tài liệu vào hộp văn bản trong kết quả mẫu biểu mẫu.

Đầu trang

Tính năng Word và các thiết đặt không được hỗ trợ trong khi chuyển đổi

Một số thiết đặt và định dạng trong tài liệu Word không được hỗ trợ trong mẫu biểu mẫu InfoPath. Khi bạn chuyển đổi tài liệu Word có chứa các thiết đặt, kết quả mẫu biểu mẫu sẽ không chứa các tính năng hoặc thiết đặt. Ví dụ, nếu tài liệu Word có dấu hiệu đính, dấu hiệu đính sẽ bị loại bỏ trong kết quả mẫu biểu mẫu vì InfoPath không hỗ trợ tính năng này.

Bạn có thể sử dụng ngăn tác vụ Bộ kiểm tra thiết kế trong phương thức thiết kế để khám phá bất kỳ sự cố với việc chuyển đổi. Sau đó, bạn có thể thực hiện các thao tác để sửa các vấn đề.

Sau đây là danh sách các tính năng và thiết đặt không được giữ lại khi bạn chuyển đổi tài liệu Word vào mẫu biểu mẫu InfoPath. Trong một số trường hợp, định dạng được loại bỏ nhưng văn bản cơ bản được giữ nguyên. Ví dụ, nếu bạn có cột kiểu bản tin, InfoPath sẽ loại bỏ các cột, nhưng nhập văn bản chứa trong các cột.

• Thẻ đánh dấu

• Hoạt hình văn bản

• Chủ đề

• Hình nền mờ

• Đánh số dòng

• Viền trang

• Cước chú và chú thích cuối

• Bố trí cột kiểu bản tin

• Phần đính kèm tệp

• Đối tượng được nhúng hoặc nối kết, chẳng hạn như trang tính Microsoft Office Excel và bản vẽ Microsoft Office Visio

• Đối tượng vẽ (bao gồm hình tự động, đường cong, dòng và WordArt)

• Khoảng cách ký tự (bao gồm co giãn, được bung rộng hoặc đặc dãn cách, lũy thừa hoặc giảm vị trí văn bản và kết tự cho phông)

• Điều khiển ActiveX

• Chú thích và thay đổi được theo dõi (bao gồm việc chèn, xóa, và định dạng thay đổi)

• Một số tính năng cụ Microsoft Office Word 2007 (bao gồm các khối dựng và điều khiển nội dung)

• Thiết đặt (bao gồm định dạng trong đầu trang và chân trang, lẻ khác nhau và thậm chí tiêu đề và chân trang, khác đầu trang và chân trang cho trang đầu tiên, thiết đặt gáy, các giá trị âm cho trên và dưới lề, dụng hướng trang khác nhau, ký tự hỗn hợp in một số và thiết đặt phần riêng lẻ)

Danh sách sau đây giải thích về các tính năng và thiết đặt được hỗ trợ một phần khi bạn chuyển đổi tài liệu Word vào mẫu biểu mẫu InfoPath:

Văn bản dọc    InfoPath giữ lại văn bản dọc định dạng trong Word tài liệu nếu tìm thấy văn bản dọc bên trong một ô trong bảng. InfoPath loại bỏ định dạng khi chuyển đổi tài liệu Word nếu văn bản dọc nằm ngoài một ô trong bảng, trong phần khác của tài liệu Word văn bản dọc.

Hộp văn bản    Trong tài liệu Word, hộp văn bản là nơi chứa đối với văn bản có thể được định vị trên một trang và có kích cỡ. Nếu tài liệu Word có chứa một hộp văn bản, hộp văn bản đó sẽ được chuyển thành một ô trong bảng trong kết quả mẫu biểu mẫu. Bất kỳ văn bản trong hộp văn bản sẽ xuất hiện trong ô trong bảng trong kết quả mẫu biểu mẫu.

Gạch chân văn bản    Gạch chân được hỗ trợ trong mẫu biểu mẫu InfoPath. Tuy nhiên, bất kỳ nhấn mạnh kép hoặc trang trí trong tài liệu Word được chuyển đổi để nhấn mạnh duy nhất trong kết quả mẫu biểu mẫu.

Siêu kết nối mà tham chiếu không được hỗ trợ giao thức     Tất cả các siêu kết nối được chuyển đổi, nhưng nếu siêu kết nối sử dụng một giao thức khác HTTP, HTTPS, TỆP, FTP hoặc MAILTO, siêu kết nối sẽ không hoạt động khi người dùng bấm vào nối kết trong kết quả mẫu biểu mẫu.

Kiểu ký tự và hiệu ứng văn bản    Chỉ số trên, chỉ số dưới và gạch ngang chữ đơn kiểu định dạng được giữ nguyên trong quá trình chuyển đổi. Các kiểu định dạng và hiệu ứng, bao gồm văn bản đã tạo đại cương, văn bản ẩn, và định dạng bóng đổ, được loại bỏ trong quá trình chuyển đổi. Văn bản dập nổi hoặc khắc chìm được chuyển đổi thành màu xám văn bản trong kết quả mẫu biểu mẫu.

Phần thiết đặt    Trong Word, phần được dùng để thay đổi bố trí cho tài liệu trong một trang hoặc giữa các trang. InfoPath không hỗ trợ các kiểu phần, được loại bỏ trong quá trình chuyển đổi. Bất kỳ thiết đặt nào được áp dụng cho phần đầu tiên trong tài liệu Word được áp dụng cho mẫu biểu mẫu InfoPath kết quả.

Đầu trang và chân trang được định dạng    Văn bản đầu trang và chân trang trong tài liệu Word sẽ được chuyển thành văn bản đầu trang và chân trang trong mẫu biểu mẫu InfoPath kết quả. Một số định dạng ký tự có thể được loại bỏ trong quá trình chuyển đổi. Ví dụ, nếu bạn đã sử dụng in đậm và nghiêng định dạng trong phần đầu của tài liệu Word, InfoPath sẽ sử dụng kiểu định dạng đầu tiên gặp trong kết quả mẫu biểu mẫu và loại bỏ định dạng còn lại. Tương tự, bất kỳ thiết đặt nào được áp dụng cho phần đầu trang hoặc chân trang đầu tiên trong tài liệu Word được áp dụng cho kết quả đầu trang hoặc chân trang văn bản trong mẫu biểu mẫu InfoPath.

Chuyển đổi phông    Mặc dù InfoPath nhập phông từ một tài liệu Word khi tạo một mẫu biểu mẫu mới, nếu phông chữ trong tài liệu sẽ không sẵn dùng trên máy tính nơi bạn thực hiện trình nhập, thay thế phông chữ sẽ tự động được chọn cho mẫu biểu mẫu.

Lề trang âm    Lề trên và dưới âm sẽ được nhập là 0.

Lề âm, phần đệm, và thiết đặt thụt lề    Lề âm, phần đệm và thiết đặt thụt lề sẽ được nhập là 0.

Đầu trang

Chuyển đổi tài liệu Word vào mẫu biểu mẫu InfoPath

1. Nếu tài liệu Word mà bạn muốn nhập đang mở, đóng lại.

2. Trong chế độ thiết kế, trên menu tệp , bấm Nhập biểu mẫu.

3. Trong trình hướng dẫn nhập, hãy bấm InfoPath nhập khẩu cho tài liệu Word, sau đó bấm tiếp theo.

4. Bấm Duyệt.

5. Định vị và bấm vào tài liệu Word mà bạn muốn chuyển đổi, sau đó bấm mở.

   Lưu ý: Nếu bạn đang nhập tài liệu Word có quyền hạn chế, bạn phải có toàn quyền kiểm soát quyền truy nhập vào tài liệu. Nếu bạn có chỉ đọc hoặc thay đổi quyền truy nhập vào tài liệu, bạn sẽ thấy thông báo lỗi khi bạn tìm cách nhập nó.

6. Để thay đổi hành vi nhập mặc định, bấm tùy chọn, sau đó chọn các tùy chọn mà bạn muốn.

7. Bấm Kết thúc.

Đầu trang

Thay đổi bố trí bảng thành một bảng lặp

Nếu tài liệu Word của bạn bao gồm bảng, InfoPath có thể chuyển nó thành một bảng bố trí hoặc một bảng lặp trong kết quả mẫu biểu mẫu. Kiểu bảng, chọn tùy thuộc vào các quyết định thiết kế bạn đã thực hiện trong tài liệu Word. Bạn có thể dùng quy trình sau để nhanh chóng thay đổi bố trí đã chuyển đổi bảng thành một bảng lặp.

Bạn có thể sử dụng bảng lặp cung cấp dịch vụ người dùng của bạn một mức độ thêm tính linh hoạt khi điền vào biểu mẫu. Khi bạn sử dụng bảng lặp, mẫu biểu mẫu của bạn không có hiển thị nhiều hàng trống khi người dùng, trước tiên mở nó. Thay vào đó, người dùng thường chỉ thấy một hàng và chỉ thêm khi nào và liệu họ cần chúng. Điều này sẽ lưu các khoảng trống trong biểu mẫu và cung cấp người dùng một mức độ bổ sung cá nhân hóa.

1. Trong mẫu biểu mẫu, bấm chuột phải vào bất kỳ chỗ nào bên trong bảng bố trí mà bạn muốn chuyển đổi.

2. Trên menu lối tắt, trỏ đến Thay đổi vào, sau đó bấm Lặp lại các bảng.

3. Trong hộp thoại Thay đổi để lặp lại các bảng , hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

   • Để xác định các hàng tiêu đề cho bảng lặp, hãy nhập một giá trị trong hộp số hàng cần giữ lại làm một tiêu đề bảng . Bạn thường dùng hàng tiêu đề cho đề mục cột.

   • Để xác định các hàng chân trang cho bảng lặp, hãy nhập một giá trị trong hộp số hàng cần giữ lại dưới dạng bảng chân trang . Nhiều bảng không bao gồm các hàng chân trang.

   • Để xác định số lượng hàng dữ liệu để sử dụng, hãy nhập một giá trị trong hộp số lượng lặp lại hàng để bao gồm trong khi điền vào biểu mẫu . Hàng dữ liệu là một hàng có thể "lặp lại" trong biểu mẫu nhiều lần theo nhu cầu

4. Trên menu chèn , bấm Thêm điều khiển, hoặc nhấn ALT + I, C.

5. Chèn các điều khiển mà bạn muốn trong ô của bảng.

Đầu trang

Thay đổi các hộp kiểm cho một nhóm nút tùy chọn

Nếu bạn dùng nhiều hộp kiểm trong tài liệu Word của bạn, InfoPath nhập chúng dưới dạng hộp kiểm trong mẫu biểu mẫu InfoPath kết quả. Nếu bạn muốn dùng một nhóm nút tùy chọn, hãy làm theo các bước dưới đây để chuyển đổi các hộp kiểm vào nút tùy chọn trong mẫu biểu mẫu của bạn.

Bạn có thể dùng một nhóm nút tùy chọn trên mẫu biểu mẫu Microsoft Office InfoPath khi bạn muốn người dùng có thể thực hiện chỉ một vùng chọn từ một tập hợp chỉ bao gồm các tùy chọn.

1. Trong mẫu biểu mẫu, bấm vào một trong các hộp kiểm mà bạn muốn chuyển đổi, và sau đó nhấn giữ phím CTRL và bấm vào từng hộp kiểm bổ sung mà bạn muốn chuyển đổi.

2. Trên menu sửa , trỏ đến Thay đổi vào, sau đó bấm Nút tùy chọn.

   Nhóm nút tùy chọn xuất hiện thay cho các hộp kiểm trong mẫu biểu mẫu của bạn. Mỗi tùy chọn nút được gắn kết cùng một trường trong nguồn dữ liệu. Khi người dùng bấm vào một nút tùy chọn, giá trị được liên kết với nút tùy chọn đó được lưu trữ trong trường.

Đầu trang

Xem lại chuyển đổi các vấn đề trong ngăn tác vụ bộ kiểm tra thiết kế

Đôi khi, phần tử từ tài liệu Word gốc không xuất hiện như mong muốn trong mẫu biểu mẫu InfoPath kết quả hoặc sẽ bị loại bỏ trong quá trình chuyển đổi. Ví dụ, InfoPath không hỗ trợ tính năng Chữ nghệ thuật Word và thay thế đối tượng WordArt bằng hình ảnh chỗ dành sẵn trong mẫu biểu mẫu kết quả.

Nếu InfoPath sẽ phát hiện vấn đề trong quá trình chuyển đổi, ngăn tác vụ Bộ kiểm tra thiết kế sẽ mở tự động sau khi bạn đóng trình hướng dẫn nhập. Trong ngăn tác vụ, bạn có thể xem lại danh sách các vấn đề và thực hiện các bước cần thiết để khắc phục.

1. Nếu ngăn tác vụ Bộ kiểm tra thiết kế không hiển thị, bấm Kiểm tra thiết kế trên menu công cụ .

   Nếu có bất kỳ vấn đề với mẫu biểu mẫu, bạn sẽ nhìn thấy thư trong ngăn tác vụ.

2. Trong ngăn tác vụ Bộ kiểm tra thiết kế , bấm vào văn bản của thư mà bạn muốn xem lại.

   Hộp thoại hiển thị thông tin thêm về vấn đề.

   Lưu ý: Nếu tài liệu Word chứa đối tượng InfoPath không hỗ trợ, chẳng hạn như một đối tượng vẽ Word, sau đó InfoPath cộng thêm một ảnh chỗ dành sẵn cho kết quả mẫu biểu mẫu, cho biết vị trí đối tượng ban đầu đã được đặt trong tài liệu Word. Để tìm hiểu thêm về đối tượng, bấm chuột phải vào ảnh chỗ dành sẵn trên mẫu biểu mẫu, sau đó bấm Thêm chi tiết trên menu lối tắt.

3. Khắc phục các vấn đề trong mẫu biểu mẫu, nếu cần thiết. Ví dụ, bạn có thể muốn xóa bỏ bất kỳ ảnh chỗ dành sẵn, vốn không dùng được sử dụng trong mẫu biểu mẫu hoàn chỉnh.

Đầu trang