Di chuyển đã phát hành mẫu biểu mẫu lên thư viện SharePoint mới

Trong bài viết này

• Tổng quan

• Trước khi bạn bắt đầu

• Nhận được một bản hoạt động của mẫu biểu mẫu

• Bước 1: Phát hành mẫu biểu mẫu vào thư viện tài liệu mới

• Bước 2: Sao chép và nối kết lại các biểu mẫu hiện có

Tổng quan

Sau khi bạn phát hành mẫu biểu mẫu lên thư viện tài liệu cho người dùng của bạn để điền, bạn có thể cần di chuyển các mẫu biểu mẫu đó đến thư viện tài liệu khác. Ví dụ, bạn có thể có để di chuyển các mẫu biểu mẫu của bạn lên máy chủ với khả năng thêm, sao cho nhiều người dùng có thể điền biểu mẫu cùng một lúc. Một số người dùng có thể có đã điền biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu của bạn được lưu trữ trong thư viện tài liệu gốc. Khi bạn di chuyển của mẫu biểu mẫu đến thư viện tài liệu mới, bạn sẽ muốn di chuyển các biểu mẫu hiện có, quá. Bạn cũng muốn đảm bảo rằng các biểu mẫu hiện có sẽ làm việc trong thư viện tài liệu mới trước khi bạn lưu trữ hoặc xóa bỏ thư viện tài liệu cũ.

Để di chuyển các mẫu biểu mẫu và biểu mẫu hiện có của nó vào một thư viện tài liệu mới, trước tiên bạn cần để phát hành mẫu biểu mẫu của bạn làm việc, sao chép vào thư viện tài liệu mới. Sao chép làm việc là phiên bản được lưu trữ trên máy tính hoặc trong một chương trình điều khiển phiên bản, chẳng hạn như Microsoft Visual SourceSafe.

Sau khi bạn phát hành bản sao làm việc vào thư viện tài liệu mới, bạn cần phải sao chép bất kỳ biểu mẫu từ thư viện tài liệu cũ vào thư viện tài liệu mới, và rồi nối kết lại các biểu mẫu trong thư viện tài liệu mới vào mẫu biểu mẫu mới được phát hành.

Nếu bạn cần phải thực hiện bất kỳ thay đổi do việc di chuyển mẫu biểu mẫu, thực hiện những thay đổi trước khi bạn phát hành mẫu biểu mẫu. Ví dụ, vị trí của nguồn dữ liệu ngoài được dùng bởi các biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này cũng có thể thay đổi do việc di chuyển mẫu biểu mẫu. Trong trường hợp này, bạn cần thay đổi kết nối dữ liệu trong mẫu biểu mẫu đến vị trí mới của nguồn dữ liệu ngoài trước khi bạn phát hành mẫu biểu mẫu. Tìm nối kết để biết thêm thông tin về việc thay đổi kết nối dữ liệu trong phần xem thêm .

Đầu trang

Trước khi bắt đầu

Trước khi bạn di chuyển mẫu biểu mẫu và bất kỳ biểu mẫu hiện có được dựa trên mẫu biểu mẫu đến thư viện tài liệu mới, bạn sẽ cần như sau:

• Sao chép làm việc của mẫu biểu mẫu    Đây là một bản sao của mẫu biểu mẫu mà bạn sẽ thay đổi và sau đó phát hành lại vào thư viện tài liệu mới. Sao chép làm việc có thể được lưu trữ trên máy tính hoặc trong một chương trình điều khiển phiên bản, chẳng hạn như SourceSafe trực quan.

• Các vị trí bất kỳ nguồn dữ liệu ngoài mới    Nếu các biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu sử dụng nguồn dữ liệu bên ngoài đã thay đổi, bạn cần các vị trí mới của nguồn dữ liệu ngoài. Xác nhận với người quản trị của bạn và người dùng của bạn có quyền thích hợp để sử dụng nguồn dữ liệu ngoài. Nếu mẫu biểu mẫu sử dụng thiết đặt trong tệp kết nối dữ liệu để kết nối với nguồn dữ liệu ngoài, xác nhận rằng tệp kết nối dữ liệu đã được Cập Nhật với vị trí mới của nguồn dữ liệu ngoài.

• Các quyền thích hợp trên máy chủ đang chạy Windows SharePoint Services 3.0    Bạn sẽ cần quyền thích hợp trên máy chủ để phát hành mẫu biểu mẫu và sao chép bất kỳ biểu mẫu hiện có từ thư viện tài liệu cũ vào thư viện tài liệu mới. Kiểm tra với người quản trị máy chủ của bạn để đảm bảo rằng bạn có những quyền hạn.

Đầu trang

Nhận được một bản hoạt động của mẫu biểu mẫu

Nếu bạn muốn sửa đổi một mẫu biểu mẫu đã được phát hành đến thư viện tài liệu hoặc một vị trí được chia sẻ mạng, và bạn không có một bản sao làm việc của mẫu biểu mẫu, bạn có thể lưu bản sao làm việc của mẫu biểu mẫu từ vị trí phát hành đến máy tính của bạn.

Bước 1: Phát hành mẫu biểu mẫu vào thư viện tài liệu mới

1. Mở bản sao làm việc của mẫu biểu mẫu trong chế độ thiết kế.

2. Trên menu tệp , bấm phát hành.

3. Trong trình hướng dẫn phát hành, bấm vào một SharePoint server có hoặc không có dịch vụ biểu mẫu InfoPath, sau đó bấm tiếp theo.

4. Trong hộp nhập vị trí của site SharePoint hoặc dịch vụ biểu mẫu InfoPath , nhập vị trí của trang SharePoint có chứa thư viện tài liệu mới mà bạn muốn di chuyển các mẫu biểu mẫu của bạn, sau đó bấm tiếp theo.

5. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, bấm Thư viện tài liệu, sau đó bấm tiếp theo.

6. Bấm tạo thư viện tài liệu mới, sau đó bấm tiếp theo.

7. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, nhập tên và mô tả cho thư viện tài liệu mới, sau đó bấm tiếp theo.

8. Chọn các trường trong mẫu biểu mẫu mà bạn muốn xuất hiện dưới dạng cột trong dạng xem mặc định của thư viện tài liệu.

   Cách thực hiện?

   1. Bấm vào Thêm.

   2. Chọn trường mà bạn muốn thêm dưới dạng một cột trong thư viện tài liệu, và sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:

      • Nhập tên cho cột trong hộp tên cột .

      • Chọn cột site trong danh sách nhóm cột Site , chọn tên trong danh sách tên cột , và sau đó bấm OK.

        Lưu ý: Nếu bạn đã chọn một trường lặp để hiển thị dữ liệu trong thư viện tài liệu, bạn có thể xác định cách bạn muốn hiển thị các trường trong thư viện tài liệu bằng cách bấm vào một giá trị trong danh sách hàm . Bạn có thể chọn có hiển thị giá trị đầu tiên trong trường, giá trị cuối cùng trong trường, hoặc một số lượng tất cả các lần xuất hiện của trường, hoặc có sáp nhập tất cả các giá trị.

   3. Bấm vào OK.

   Tìm nối kết để biết thêm thông tin về cách hiển thị dữ liệu trong cột trong thư viện tài liệu trong phần xem thêm .

9. Bấm Tiếp.

10. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, xác nhận rằng thông tin hiển thị là chính xác, sau đó bấm phát hành.

11. Để mở thư viện tài liệu và kiểm tra quy trình điền vào biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này, hãy chọn hộp kiểm mở thư viện tài liệu này , sau đó bấm đóng.

    Thư viện tài liệu sẽ mở ra trong một trình duyệt. Khi bạn bấm mới trên thanh công cụ danh sách, biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này sẽ mở trong Microsoft Office InfoPath.

Sau khi bạn phát hành mẫu biểu mẫu lên thư viện tài liệu mới, bạn có thể sao chép các biểu mẫu hiện có được dựa trên các phiên bản cũ của mẫu biểu mẫu từ thư viện tài liệu cũ vào thư viện tài liệu mới. Sau khi bạn sao chép các biểu mẫu hiện có, bạn có thể nối kết lại các biểu mẫu hiện có phiên bản mới của mẫu biểu mẫu. Nếu bạn không nối kết biểu mẫu hiện có, người dùng có thể không thể mở các biểu mẫu hiện có.

Đầu trang

Bước 2: Sao chép và nối kết lại các biểu mẫu hiện có

Quy trình này giả định rằng cả hai thư viện tài liệu đang ở trên một máy chủ đang chạy Windows SharePoint Services 3.0.

1. Mở thư viện tài liệu cũ trong một trình duyệt Web.

2. Trên menu dạng xem , hãy bấm Dạng xem Explorer.

3. Nhấn và giữ phím CTRL, chọn từng biểu mẫu mà bạn muốn di chuyển và sau đó bấm chuột phải vào một trong các biểu mẫu.

4. Trong hộp thoại Internet Explorer , bấm có, sau đó bấm sao chép trên menu lối tắt.

5. Mở thư viện tài liệu mới.

6. Bên dưới chọn một dạng xem, bấm Dạng xem Explorer.

7. Bấm chuột phải vào vùng trống trong cửa sổ thư mục.

8. Trong hộp thoại Internet Explorer , bấm có, sau đó bấm dán trên menu lối tắt.

9. Trên menu dạng xem , hãy bấm Nối kết lại tài liệu.

10. Trong cột nối kết lại , hãy chọn hộp kiểm cho mỗi biểu mẫu mà bạn muốn nối kết đến mẫu biểu mẫu mới.

11. Trên thanh công cụ danh sách, hãy bấm Nối kết lại các tài liệu chọn.

Sau khi bạn nối kết lại các biểu mẫu hiện có vào mẫu biểu mẫu mới, người dùng của bạn có thể thay đổi các biểu mẫu hiện có mà bạn đã sao chép vào thư viện tài liệu mới hoặc điền vào biểu mẫu mới dựa trên mẫu biểu mẫu mới được phát hành.

Đầu trang