Khi bạn cần bảo vệ quyền riêng tư của thư email, hãy mã hóa thư. Mã hóa thư email trong Outlook có nghĩa là thư được chuyển đổi từ văn bản thuần có thể đọc được thành văn bản mật mã bị xáo xén. Chỉ người nhận có khóa riêng khớp với khóa công khai được sử dụng để mã hóa thư mới có thể đọc thư. Bất kỳ người nhận nào không có khóa riêng tương ứng sẽ nhìn thấy văn bản không thể đọc được.
Lưu ý
Để sử dụng mã hóa, tài khoản của bạn phải có đăng ký Microsoft 365 đủ điều kiện. So sánh tất cả các Gói Microsoft 365.
Chọn loại mã hóa để sử dụng
Tùy thuộc vào loại mã hóa sẵn dùng trong tổ chức của bạn, bạn có thể chọn giữa việc gửi thư được mã hóa bằng S/MIME hoặc bằng dịch vụ Mã hoá thư của Microsoft Purview. Có thể quan trọng là người nhận sẽ truy nhập email của bạn như thế nào.
S/MIME yêu cầu người nhận mở khóa thư bằng chứng chỉ trên máy tính của họ. Họ có thể phải truy cập Keystore để lấy chứng chỉ. Nếu chứng chỉ sẵn dùng, thư sẽ được giải mã khi mở.
dịch vụ Mã hoá thư của Microsoft Purview có thể đọc trực tiếp trong Outlook, Outlook trên web, Outlook for iOS và Android mới, Outlook for Windows phiên bản 2019 trở lên và Microsoft 365. Nếu người nhận của bạn đang sử dụng một dịch vụ thư khác, họ sẽ thấy một thông báo kèm theo hướng dẫn về cách mở thư.
Đảm bảo thư của bạn đến mà không bị thay đổi
Bạn có thể yêu cầu một xác nhận được mã hóa để xác nhận rằng đã nhận được một email không bị thay đổi. Tài liệu cũng bao gồm thông tin về người đã mở thư và thời điểm mở thư. Thông tin xác minh này được trả về dưới dạng thư trong Hộp thư đến của bạn. Vì yêu cầu biên nhận S/MIME phải bao gồm chữ ký số, bạn phải Thiết lập Outlook để sử dụng mã hóa và chữ ký số để yêu cầu xác nhận S/MIME.
Để gửi thư bằng mã hóa, hãy chọn hướng dẫn dựa trên phiên bản Outlook bạn đang sử dụng. Tôi có phiên bản Outlook nào?
Lưu ý
Trước khi bạn có thể gửi email được mã hóa trong Outlook, vui lòng Thiết lập Outlook để sử dụng mã hóa và chữ ký số.
Trong Outlook mới, bạn có thể:
Mã hóa một thư đơn lẻ và yêu cầu biên nhận | Mã hóa tất cả thư bằng S/MIME | Mã hóa thư bằng dịch vụ Mã hoá thư của Microsoft Purview
Mã hóa một thư đơn lẻ và yêu cầu biên nhận bằng S/MIME trong Outlook mới
Bạn có thể thêm hoặc loại bỏ mã hóa kỹ thuật số khỏi một thư riêng lẻ mà bạn đang soạn. Hãy làm theo các hướng dẫn này để truy nhập các tùy chọn Yêu cầu xác nhận đã đọc, Yêu cầu xác nhận chuyển phát và Ký điện tử thư này.
Lưu ý
Để gửi email được mã hóa S/MIME đến người nhận bên ngoài, người dùng phải cài đặt chứng chỉ của người nhận trên máy cục bộ.
Trong thư email, từ dải băng, chọn Tùy chọn Khác>Tùy chọn.
Trong tùy chọn Thư, bạn có thể chọn mức nhạy cảm cũng như thư báo đã đọc hoặc chuyển phát và các tùy chọn bảo vệ S/MIME. Chọn từ các tùy chọn sau. Lưu ý rằng nếu bạn yêu cầu xác nhận, bạn cũng phải chọn hộp kiểm Ký điện tử thư này.
Yêu cầu xác nhận đã đọc
Yêu cầu biên nhận chuyển phát
Mã hóa thư này (S/MIME)
Ký điện tử thông báo này (S/MIME)
Chọn OK.
Nếu bạn mã hóa thư đi và Outlook mới không thể xác minh rằng tất cả người nhận có thể giải mã thư, bạn sẽ thấy một cảnh báo tô sáng những người nhận có thể không đọc được thư được mã hóa. Bạn vẫn có thể gửi thư, loại bỏ những người nhận đó hoặc thử lại để kiểm tra lại.
Hoàn tất soạn email của bạn, rồi chọn Gửi.
Bạn cần trợ giúp để xem thư được mã hóa? Xem mục Xem và trả lời thư được mã hóa trong Outlook.
Mã hóa tất cả thư bằng S/MIME trong Outlook mới
Chọn Cài
>Mail>S/MIME.
Chọn từ:
Mã hóa nội dung và phần đính kèm cho tất cả các thư tôi gửi: Tự động mã hóa tất cả các thư đi.
Thêm chữ ký số vào tất cả các thư tôi gửi : Ký điện tử tất cả các thư đi.
Tự động chọn chứng chỉ tốt nhất để ký điện tử: Cho phép Outlook chọn chứng chỉ cơ sở. Nếu không được chọn, bạn sẽ được nhắc chọn đúng chứng chỉ.Chọn OK.
Lưu ý
Mọi thư đi sẽ bao gồm các thư mới, thư trả lời và thư chuyển tiếp.
Mã hóa thư bằng dịch vụ Mã hoá thư của Microsoft Purview thư trong Outlook mới
dịch vụ Mã hoá thư của Microsoft Purview bảo vệ bằng IRM không nên được áp dụng cho thư đã được ký hoặc mã hóa bằng S/MIME. Thay vào đó, để áp dụng bảo vệ IRM, bạn phải loại bỏ chữ ký và mã hóa S/MIME khỏi thư (xem ở trên). Điều tương tự cũng áp dụng cho thư được bảo vệ bằng IRM; bạn không nên ký hoặc mã hóa chúng bằng S/MIME.
Lưu ý
Outlook mới hỗ trợ Mã hóa Thư Microsoft 365 miễn là máy chủ email của bạn có giấy phép Office 365 Enterprise E3. Nếu không, bạn có thể mã hóa thư bằng S/MIME.
- Trong thư email, chọn Tùy chọn, rồi chọn Mã hóa.
- Chọn mã hóa có các hạn chế bạn muốn thực thi, chẳng hạn như Mã hóa hoặc Không Chuyển tiếp.
- Hoàn tất soạn email của bạn, rồi chọn Gửi.
Xem thêm
Thiết lập Outlook để sử dụng mã hóa S/MIME
Gửi thư được mã hóa bằng gói đăng ký Microsoft 365 cá nhân hoặc gia đình
Bảo mật thư bằng ID kỹ thuật số trong Outlook
Tìm hiểu về bảo mật và bảo vệ thư email trong Outlook
Đánh dấu email của bạn là Bình thường, Cá nhân, Riêng tư hoặc Bảo mật trong Outlook