Giới thiệu về các dịch vụ biểu mẫu InfoPath

Tổng quan về InfoPath Forms Services

Người dùng không phải có InfoPath được cài đặt trên máy tính của họ để điền vào mẫu biểu mẫu trình duyệt hỗ trợ, cũng như không họ cần tải xuống bất kỳ điều bổ sung từ Web. Tất cả họ cần là quyền truy nhập vào một trình duyệt, chẳng hạn như Windows Internet Explorer, Apple Safari, hoặc Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services cũng cho phép bạn lưu trữ và quản lý các biểu mẫu và mẫu biểu mẫu trong một vị trí tập trung. InfoPath Forms Services được xây dựng và yêu cầu Windows SharePoint Services 3.0, này cho phép bạn phát hành mẫu biểu mẫu mà bạn thiết kế vào một vị trí phổ biến trong tổ chức. Ngoài ra, người dùng có thể gửi các biểu mẫu vào thư viện SharePoint, thư mục nơi lưu trữ tuyển tập các tệp và mà các tệp thường sử dụng cùng một mẫu. Cũng có thể tích hợp biểu mẫu vào quản lý tài liệu và các tác vụ vòng đời chẳng hạn như quản lý dòng công việc và quyền.

Công nghệ InfoPath Forms Services sẵn dùng trong Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL và cũng, riêng biệt, trong Microsoft Office Forms Server 2007.

Đạt đến khách hàng, đối tác và nhà cung cấp với biểu mẫu thân thiện

Khi bạn phát hành mẫu biểu mẫu vào máy chủ chạy InfoPath Forms Services, bạn có thể phân phối nó không chỉ trên mạng nội bộ công ty của bạn, mà còn trên trang Web bên ngoài, chẳng hạn như site mạng bên ngoài hoặc trang Web công ty. Điều này cho phép bạn thu thập dữ liệu từ các khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và những người khác đang quan trọng để thành công của doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, một công ty lớn bảo hiểm có thể sử dụng mẫu biểu mẫu trình duyệt hỗ trợ để thu thập và xử lý yêu cầu bảo hiểm. Một khách hàng bảo hiểm có thể sử dụng một trình duyệt để điền vào biểu mẫu nhận trên trang Web của công ty. Ngoài ra, nếu khách hàng gọi công ty bảo hiểm để nhận báo cáo, tác tử bảo hiểm có thể sử dụng InfoPath để điền vào biểu mẫu nhận cùng trên một site mạng nội bộ. Tương tự, một cơ quan chính phủ có thể thu thập dữ liệu từ công dân bằng đăng bài mẫu biểu mẫu có hỗ trợ trình duyệt trên trang Web của mình.

Khi người dùng truy nhập biểu mẫu, hoặc bằng cách điều hướng đến thư viện hoặc bằng cách nhập URL cho biểu mẫu trong trình duyệt của họ, một trong hai thao tác sau có thể xảy ra:

• Biểu mẫu mở ra trong một trình duyệt    Nếu người dùng không có cài đặt trên máy tính của họ InfoPath, biểu mẫu mở ra trong một trình duyệt, nơi họ có thể điền nó như cách chúng làm bất kỳ biểu mẫu dựa trên Web khác.

• Biểu mẫu mở ra trong InfoPath    Nếu người dùng có InfoPath được cài đặt trên máy tính của họ, biểu mẫu mở ra trong InfoPath, nơi họ có thể điền nó như cách chúng làm bất kỳ biểu mẫu InfoPath nào khác. Vì chúng điền vào biểu mẫu trong InfoPath, những người dùng sẽ có thêm các lợi ích của khả năng sử dụng các tính năng đầy đủ phạm vi của InfoPath cho điền vào biểu mẫu, một số mà không sẵn dùng trong biểu mẫu trình duyệt.

  Lưu ý: Nó bạn thích, bạn có thể tùy chỉnh các thiết đặt cho mẫu biểu mẫu của bạn để nó luôn mở ra trong một trình duyệt, ngay cả khi người dùng có InfoPath được cài đặt trên máy tính của họ. Điều này có thể hữu ích khi bạn muốn trải nghiệm của điền vào biểu mẫu có giống hệt cho tất cả mọi người, hoặc khi bạn không muốn biểu mẫu mở trong InfoPath, vì bạn muốn ngăn cản người dùng mở hoặc sửa đổi mẫu biểu mẫu cơ sở trong chế độ thiết kế.

Nếu người dùng sẽ điền vào biểu mẫu trên thiết bị di động, chẳng hạn như một cá nhân hỗ trợ kỹ thuật số (PDA) hoặc điện thoại thông minh, bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu trình duyệt hỗ trợ của bạn sao cho nó có thể mở và điền bằng cách sử dụng một trình duyệt thiết bị di động. Khi người dùng sử dụng một thiết bị di động để truy nhập biểu mẫu, nó sẽ mở ra trên màn hình của họ trong một định dạng đơn giản.

Hợp lý hóa quy trình kinh doanh điều chỉnh theo biểu mẫu

Biểu mẫu là tại chính giữa nhiều quy trình kinh doanh. Bằng cách lưu trữ mẫu biểu mẫu có hỗ trợ trình duyệt trên máy chủ chạy InfoPath Forms Services, bạn có thể tích hợp biểu mẫu dữ liệu bằng quy trình kinh doanh hiện có hoặc ứng dụng. Ví dụ, bạn có thể:

• Gửi dữ liệu để hệ thống kinh doanh hiện có    Khi bạn thiết kế mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt, bạn có thể tạo kết nối dữ liệu Web dịch vụ hoặc các nguồn dữ liệu bên ngoài. Điều này cho phép bạn để gửi dữ liệu để hệ thống kinh doanh hiện có, ứng dụng doanh nghiệp hoặc cơ sở dữ liệu công ty. Ví dụ, một bộ phận bán hàng có thể thiết kế biểu mẫu có thể gửi thông tin bán hàng dẫn và khách hàng để hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) hiện có.

• Truy vấn dữ liệu từ hiện có các hệ thống doanh nghiệp    Cũng có thể truy vấn dữ liệu trong hệ thống kinh doanh hiện có, ứng dụng doanh nghiệp hoặc cơ sở dữ liệu công ty. Ví dụ, khi người dùng mở biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu của bạn, bạn có thể dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài xuất hiện trong trường tên và địa chỉ trong biểu mẫu. Điều này cho phép bạn tận dụng lợi thế của tổ chức dữ liệu hiện có và giúp đơn giản hóa quy trình điền vào biểu mẫu.

• Thêm dòng công việc để biểu mẫu    Bạn có thể thêm một dòng công việc cho mẫu biểu mẫu được lưu trữ trong thư viện. Điều này cho phép bạn luôn có thể quản lý quy trình kinh doanh phổ biến. Ví dụ, là người quản lý, bạn có thể dùng một dòng công việc phê duyệt để định tuyến biểu mẫu báo cáo chi phí thông qua một danh sách của người phê duyệt. Người phê duyệt có thể phê duyệt hoặc từ chối biểu mẫu báo cáo chi phí, giao lại nhiệm vụ phê duyệt, hoặc yêu cầu thay đổi đối với biểu mẫu. Trong InfoPath, người dùng bấm vào lệnh trên menu tệp để tham gia dòng công việc. Trên máy chủ, họ có thể trỏ đến tên của biểu mẫu trong thư viện, hãy bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó bấm dòng công việc để tham gia dòng công việc.

  

Đầu trang

Quản lý các biểu mẫu và mẫu biểu mẫu trong một vị trí tập trung

Bạn có thể lưu trữ mẫu biểu mẫu của bạn và biểu mẫu liên kết của họ trong kho lưu giữ trên một máy chủ đang chạy InfoPath Forms Servicestập trung. Điều này giúp dễ dàng tìm, chia sẻ và quản lý các biểu mẫu và mẫu biểu mẫu.

Lợi ích chính bao gồm khả năng:

• Lưu trữ biểu mẫu và mẫu biểu mẫu trong một vị trí tập trung    Bạn có thể kết hợp một mẫu biểu mẫu với một thư viện, đây là một vị trí trên một site SharePoint nơi bạn có thể tạo, thu thập, Cập Nhật và quản lý các tệp với người khác trong tổ chức của bạn. Khi người dùng điền biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu trong thư viện đó, các biểu mẫu đã hoàn thành xuất hiện trong thư viện cùng với thông tin quan trọng từ biểu mẫu chính họ. Tùy thuộc vào cách thư viện SharePoint được thiết kế, người dùng có thể điền vào biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu của bạn, xuất dữ liệu từ đã hoàn thành biểu mẫu vào Microsoft Office Excel, hoặc phối dữ liệu từ nhiều biểu mẫu vào một biểu mẫu. Ví dụ sau đây Hiển thị báo cáo chi phí được lưu trữ trong thư viện.

  

• Sử dụng các kiểu nội dung để quản lý mẫu biểu mẫu    Bạn có thể dùng trình hướng dẫn phát hành InfoPath để phát hành mẫu biểu mẫu dưới dạng một trang web loại nội dung. Kiểu nội dung xác định một mẫu biểu mẫu, một tập hợp các cột, và thiết đặt quản lý tài liệu trên máy chủ, chẳng hạn như thiết đặt dòng công việc hoặc chính sách.

  Bằng cách tạo kiểu nội dung, bạn có thể tái sử dụng mẫu biểu mẫu và thiết đặt trên một tuyển tập site. Trong quá khứ, nếu bạn muốn sử dụng một mẫu biểu mẫu trong nhiều thư viện SharePoint, bạn đã phát hành hai bản sao riêng biệt của mẫu biểu mẫu, cho mỗi thư viện. Nếu bạn muốn Cập Nhật mẫu biểu mẫu, bạn phải thay đổi mẫu biểu mẫu trong cả hai vị trí. Tuy nhiên, bây giờ bạn có thể phát hành mẫu biểu mẫu dưới dạng một kiểu nội dung trang. Khi bạn Cập Nhật kiểu nội dung, thay đổi của bạn được tự động áp dụng bất kỳ lúc nào loại nội dung đó được sử dụng.

  Bạn có thể gán một kiểu nội dung đơn cho nhiều thư viện trên một tuyển tập trang hoặc gán nhiều kiểu nội dung cho một thư viện đơn. Ví dụ, bạn có thể thêm một kiểu nội dung cho biểu mẫu báo cáo trạng thái cho tất cả các thư viện được dùng bởi bộ phận bán hàng trong công ty của bạn, sao cho mỗi nhóm bán hàng được thu thập và báo cáo cùng loại thông tin để quản lý. Ngoài ra, giả sử rằng bộ phận của bạn sử dụng mẫu biểu mẫu khác nhau cho yêu cầu du lịch, chuyến công tác báo cáo và biểu mẫu báo cáo chi phí. Bạn có thể phát hành mẫu biểu mẫu ba là kiểu nội dung trang và thêm chúng vào một thư viện đơn, được sử dụng cho việc lưu trữ thông tin liên quan đến du lịch nhóm. Khi mọi người tạo một biểu mẫu mới từ thư viện, họ có thể rồi chọn một trong các mẫu biểu mẫu họ muốn dùng.

• Quản lý biểu mẫu và mẫu biểu mẫu    Người quản trị cụm máy chủ có thể kiểm soát cách mẫu biểu mẫu được truy nhập được bởi người dùng và triển khai trong toàn bộ tổ chức. Ví dụ, họ có thể kiểm soát những ai có thể phát hành mẫu biểu mẫu trong toàn bộ trang hoặc quyết định cách nâng cấp mẫu biểu mẫu trên máy chủ Ấn tượng tối thiểu cho biểu mẫu người dùng.

• Quản lý kết nối dữ liệu trong một vị trí trung tâm    Nếu mẫu biểu mẫu nhiều sẽ sử dụng cùng một kết nối dữ liệu, bạn có thể lưu trữ các thiết đặt cho kết nối dữ liệu đó trong một tệp ghép nối dữ liệu trong một thư viện kết nối dữ liệu. Khi người dùng sẽ mở ra một biểu mẫu có kết nối với tệp kết nối dữ liệu, InfoPath sử dụng các thiết đặt trong tệp đó để kết nối với nguồn dữ liệu ngoài. Theo cách này, nhiều mẫu biểu mẫu có thể sử dụng cùng tệp kết nối dữ liệu, vì vậy không cần theo cách thủ công tạo kết nối dữ liệu giống nhau cho từng mẫu biểu mẫu. Tuy nhiên, nếu thay đổi thiết đặt vị trí hoặc kết nối cho nguồn dữ liệu ngoài, bạn không cần phải cập nhật mỗi mẫu biểu mẫu sẽ dùng kết nối dữ liệu. Thay vào đó, bạn chỉ cần cập nhật tệp kết nối dữ liệu một lần, và tất cả các mẫu biểu mẫu có tiếp tục hoạt động như mong muốn.

Đầu trang