Giới thiệu về Microsoft InfoPath 2010

Trong bài viết này

• InfoPath và InfoPath Forms Services là gì?

• Các cấu phần của InfoPath là gì?

• InfoPath có thể được sử dụng như thế nào?

• Khán giả mục tiêu cho InfoPath là gì?

  • Cho người dùng doanh nghiệp nâng cao

  • Dành cho chuyên gia CNTT và người phát triển

• Cách hoạt động của InfoPath với các chương trình và công nghệ

InfoPath và InfoPath Forms Services là gì?

Cùng với Microsoft SharePoint Designer 2010, InfoPath 2010 hỗ trợ tính năng tạo các giải pháp kết thúc để kết thúc trên SharePoint Server 2010 tính năng mạnh mẽ biểu mẫu cùng với enterprise co giãn dòng công việc và quyền truy nhập vào dữ liệu nghiệp vụ chính. InfoPath đã được thiết kế, tại cốt lõi của nó, như một mạnh mẽ XML chỉnh sửa công cụ cho phép người dùng cuối giao diện dễ dàng với dữ liệu.

Cùng với các tính năng cộng tác mạnh mẽ của SharePoint, InfoPath 2010 là một phần chính của công cụ bạn cần để nhanh chóng tạo ứng dụng đáp ứng nhu cầu ứng dụng enterprise của bạn. InfoPath 2010 và dịch vụ biểu mẫu InfoPath trong SharePoint Server 2010 trao quyền cho người dùng doanh nghiệp để tự động hóa riêng của họ quy trình kinh doanh thu thập, quản lý và chia sẻ thông tin. Bộ phận CNTT, người phát triển, và người dùng có thể tạo ứng dụng kinh doanh mạnh mẽ trên nền tảng SharePoint sử dụng biểu mẫu InfoPath để tương tác với dữ liệu ngoài, dòng công việc ổ đĩa, và để cải thiện trang web. Của người dùng quen thuộc với trải nghiệm Microsoft Office và SharePoint giúp tạo, sử dụng và nâng cao việc quy trình kinh doanh với biểu mẫu InfoPath 2010 nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Microsoft InfoPath 2010 cho phép bạn thiết kế và điền vào biểu mẫu điện tử, chẳng hạn như báo cáo chi phí, chấm công, khảo sát và biểu mẫu bảo hiểm. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách sử dụng điều khiển biểu mẫu chuẩn, chẳng hạn như hộp văn bản hoặc hộp danh sách, hoặc chèn điều khiển cung cấp dịch vụ người dùng khả năng linh hoạt để thêm, loại bỏ, thay thế, hoặc ẩn các phần của biểu mẫu để tạo người dùng giàu kinh nghiệm. Các biểu mẫu mà bạn thiết kế có phạm vi từ biểu mẫu đơn giản để thu thập dữ liệu từ nhóm của bạn ngay lập tức đến phức tạp biểu mẫu là một phần của quy trình kinh doanh lớn hơn nhiều. Biểu mẫu InfoPath có thể được sử dụng dung, hoặc bạn có thể thiết kế chúng để làm việc với cơ sở dữ liệu hiện có hoặc dịch vụ Web. Biểu mẫu có thể được phát hành lên và truy nhập từ một vị trí chung trên một mạng công ty, chẳng hạn như thư mục dùng chung, máy chủ Web, hoặc thư viện nằm trên một site Microsoft SharePoint Server 2010 hoặc Microsoft SharePoint Foundation 2010.

Khi điền vào biểu mẫu trong InfoPath 2010, người dùng có thể sử dụng các tính năng quen thuộc, giống như tài liệu. Ví dụ, họ có thể kiểm tra chính tả trong biểu mẫu của họ hoặc chèn được định dạng văn bản và đồ họa vào một số trường. Tùy thuộc vào thiết kế mẫu biểu mẫu, người dùng cũng có thể để phối dữ liệu từ nhiều biểu mẫu vào một biểu mẫu hoặc xuất dữ liệu cho các chương trình khác. Nếu mẫu biểu mẫu trình duyệt hỗ trợ, người dùng không có InfoPath được cài đặt trên máy tính của họ có thể điền vào biểu mẫu trong trình duyệt Web hoặc trên một thiết bị di động thay vào đó.

Nếu bạn sử dụng InfoPath 2010 và Microsoft SharePoint Server 2010 đang chạy dịch vụ biểu mẫu InfoPath, bạn có thể thiết kế biểu mẫu tương thích với trình duyệt mẫu trong InfoPath và bật chúng để sử dụng trên trang Web nội bộ và bên ngoài. Điều này cho phép bạn chia sẻ biểu mẫu công việc với nhiều người dùng, bao gồm nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và đối tác. Người dùng không được yêu cầu phải cài đặt trên máy tính của họ để điền vào biểu mẫu InfoPath, cũng như không họ cần tải xuống bất kỳ điều bổ sung từ Web. Tất cả người dùng cần là quyền truy nhập vào một trình duyệt, chẳng hạn như Windows Internet Explorer, Apple Safari, hoặc Mozilla Firefox. Nếu người dùng có InfoPath được cài đặt trên máy tính của họ, họ có thể hiển thị và điền vào biểu mẫu trong InfoPath chứ không phải là trình duyệt.

Đầu trang

Các cấu phần của InfoPath là gì?

InfoPath bao gồm các thành phần sau đây: InfoPath Designer 2010, InfoPath Filler 2010, và SharePoint Server 2010 đang chạy dịch vụ biểu mẫu InfoPath. Trình thiết kế InfoPath và InfoPath Filler được cài đặt trên máy tính khách như là một phần của Microsoft Office Professional Plus 2010. Nếu bạn muốn phát hành biểu mẫu InfoPath dưới dạng biểu mẫu tương thích với trình duyệt, bạn phải có quyền truy nhập vào gói cài đặt SharePoint Server 2010 đang chạy dịch vụ biểu mẫu InfoPath.

InfoPath Designer 2010    Để tạo và phát hành mẫu biểu mẫu InfoPath (.xsn), bạn sử dụng InfoPath Designer 2010. Khi bạn thiết kế biểu mẫu tệp mẫu (.xsn), bạn tạo một tệp có chứa các tệp hỗ trợ thực hiện các bố trí, dạng xem và đó là giải pháp biểu mẫu InfoPath cụ thể phụ thuộc lô-gic. Khi người dùng điền biểu mẫu, họ thực sự điền một phiên bản tệp mẫu (.xml) được dựa trên mẫu biểu mẫu liên kết. Sử dụng InfoPath Designer bạn có thể nhanh chóng tạo biểu mẫu bao gồm các phần bố trí dựng sẵn, xuất hộp quy tắc, quản lý quy tắc được cải tiến và thay đổi kiểu. Ngoài ra, InfoPath Designer hiện bao gồm một số mẫu biểu mẫu khác nhau, vì vậy bạn không cần phải xác định tất cả các phần của biểu mẫu từ đầu.

InfoPath Filler 2010    Với InfoPath Filler, những người điền vào biểu mẫu có một giao diện người dùng đơn giản và dễ sử dụng và có thể chọn để lưu bản nháp, lưu bản sao cục bộ, hoặc lưu dưới dạng PDF và có một bản ghi cục bộ của biểu mẫu. Tất cả các chức năng không cần thiết cho thiết kế biểu mẫu đã bị loại bỏ cho những người chỉ muốn mở và điền vào biểu mẫu.

Dịch vụ biểu mẫu InfoPath    Cải tiến tương đương giữa biểu mẫu InfoPath Filler 2010 và biểu mẫu InfoPath trình duyệt trong SharePoint Server 2010 đảm bảo lớn nhất quán cho người dùng điền vào biểu mẫu. Ví dụ, bao gồm các chức năng sẵn dùng trong cả hai môi trường: danh sách dấu đầu dòng, đánh số và đơn giản; Nhiều lựa chọn danh sách hộp; Hộp tổ hợp; Ảnh nút; Chức năng siêu kết nối; Nhóm lựa chọn và phần; Chức năng lọc; Điều khiển ngày và thời gian; và bộ chọn mọi người.

Ngoài ra, InfoPath 2010 được tích hợp với SharePoint Designer 2010 để cho phép bạn tạo và tùy chỉnh biểu mẫu liên kết với danh sách bên ngoài Dịch vụ kết nối nghiệp vụ (BCS) và giải pháp dòng công việc.

Đầu trang

InfoPath có thể được sử dụng như thế nào?

Bạn có thể sử dụng InfoPath để thu thập dữ liệu nghiệp vụ từ những người bạn làm việc, bao gồm đồng nghiệp, đối tác, nhà cung cấp và khách hàng của bạn. Biểu mẫu InfoPath có thể là biểu mẫu đơn giản, đơn giản được dùng bởi một vài người trong nhóm làm việc nhỏ. Ví dụ, một nhóm bán hàng 10-người có thể dùng biểu mẫu InfoPath để không chính thức thu thập và chia sẻ thông tin về cuộc gọi bán hàng. Dữ liệu trong các biểu mẫu có thể được phối vào báo cáo tóm tắt đơn được gửi đến quản lý mỗi tháng.

Ngoài ra, các tổ chức có thể thiết kế biểu mẫu rất phức tạp được kết nối với cơ sở dữ liệu công ty hiện có hoặc tích hợp vào hệ thống kinh doanh hiện có. Ví dụ, những người phát triển trong bộ phận công nghệ (CNTT) thông tin của bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu InfoPath để quản lý chi phí báo cáo quy trình tổ chức của bạn. Mẫu biểu mẫu có thể bao gồm các tính năng lô-gic kinh doanh cho phép các thể loại khác nhau của người dùng gửi báo cáo chi phí, xem lại nó, phê duyệt nó và hoàn trả bản nộp và dạng xem.

Giới thiệu trong InfoPath 2010 và dịch vụ biểu mẫu InfoPath tính năng mới giúp dễ dàng để xây dựng ứng dụng SharePoint hiệu quả hơn nhanh chóng, chẳng hạn như:

• Tùy chỉnh biểu mẫu được dùng để tạo, xem và sửa mục danh sách SharePoint

• Tạo ứng dụng dòng công việc cùng với SharePoint Designer 2010

• Phần Web biểu mẫu InfoPath, vốn cho phép bạn tạo phần web mạnh mẽ mà không ghi mã, và kết nối chúng với phần web khác để tạo dữ liệu hỗn hợp ứng dụng.

Danh sách sau đây tóm tắt một số lợi ích của việc sử dụng InfoPath:

Tích hợp hệ thống Office    InfoPath hoạt động với một số chương trình và máy chủ khác trong hệ thống Microsoft Office, bao gồm Microsoft Outlook, Microsoft Excel, và Microsoft Access. Ví dụ, bạn có thể thiết kế và điền vào biểu mẫu InfoPath trong thông điệp email, xuất biểu mẫu dữ liệu vào trang tính, nộp biểu mẫu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hoặc truy vấn dữ liệu từ danh sách SharePoint. Ngoài ra, người phát triển có thể nhúng biểu mẫu InfoPath — mà không cần menu, thanh công cụ, hoặc các khía cạnh khác của giao diện người dùng — vào ứng dụng tùy chỉnh.

Có thể dùng lại dữ liệu    Dữ liệu mà người dùng nhập trong một biểu mẫu InfoPath không phải vẫn bị khóa bên trong biểu mẫu đó bao lâu; nó có thể được định dạng lại hoặc tái sử dụng trong nhiều cách khác nhau. Khả năng linh hoạt này cho phép những người phát triển trong tổ chức của bạn để tích hợp dữ liệu biểu mẫu vào quy trình kinh doanh hiện có. Ví dụ, dữ liệu đã thu thập trong biểu mẫu báo cáo doanh số có thể được dùng để cập nhật của công ty bạn lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) và quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) hệ thống. Điều này cho phép mọi người trong toàn bộ công ty để truy nhập dữ liệu khi và nơi họ cần, để họ có thể đưa ra quyết định trên. Với nhiều bản cập nhật kịp thời trên số lượng bán hàng, thật dễ dàng hơn cho các nhóm khác, chẳng hạn như thao tác và tài chính, để thực hiện các dự báo chính xác của sản xuất và chi phí.

Consistent, chính xác dữ liệu    InfoPath bao gồm một số tính năng trợ giúp người dùng tránh nhập dữ liệu lỗi và điền vào biểu mẫu nhanh hơn. Ví dụ, bạn có thể dùng công thức để tự động tính toán giá trị cho người dùng, sử dụng định dạng có điều kiện để vẽ sự chú ý của người dùng với dữ liệu, hoặc bật bộ kiểm tra chính tả để người dùng có thể kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi biểu mẫu của họ. Ngoài ra, khi người dùng điền biểu mẫu, dữ liệu mà họ nhập có thể được kiểm tra dữ liệu kiểm soát lỗi. Nếu mẫu biểu mẫu của bạn được kết nối với cơ sở dữ liệu hoặc dịch vụ Web, người dùng sẽ không thể gửi dữ liệu cho đến khi họ sửa các lỗi này. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng dữ liệu mà bạn đã thu thập là chính xác và lỗi miễn phí và nó phù hợp với bất kỳ tiêu chuẩn bạn xác định.

Thấp chi phí    Không giống như giấy biểu mẫu, có thể tái bản khi thay đổi xảy ra, mẫu biểu mẫu InfoPath có thể dễ dàng được sửa đổi và phát hành lại trong. Ngoài ra, InfoPath sẽ tự động phát hiện khi một mẫu biểu mẫu đã được Cập Nhật sao cho người dùng luôn có phiên bản mới nhất.

Hỗ trợ ngoại tuyến    Biểu mẫu InfoPath không có thể điền trong khi người dùng được kết nối mạng. Người dùng có thể lưu biểu mẫu với máy tính của họ, họ làm việc ngoại tuyến và sau đó gửi chúng vào mạng của công ty khi chúng được kết nối lại. Đây là đặc biệt hữu ích cho những người có thể bị gián đoạn hoặc hạn chế truy nhập mạng tài nguyên, chẳng hạn như nhân viên thường di chuyển.

Ít biểu mẫu    Thay vì phân phối và duy trì nhiều biểu mẫu giấy cho cùng một quy trình kinh doanh, bạn có thể tạo mẫu biểu mẫu trong InfoPath bao gồm nhiều dạng xem. Ví dụ, trong một mẫu biểu mẫu cho báo cáo chi phí, bạn có thể tạo một dạng xem cho nhân viên nhập chi phí, dạng xem thứ hai cho người quản lý phê duyệt chi phí, và thứ ba xem đối với nhân viên xử lý bồi hoàn. Theo mặc định, người dùng có thể chuyển đổi dạng xem bằng cách chọn một dạng xem từ danh sách thả xuống dạng xem hiện tại trên tab trang đầu. Bạn cũng có thể tạo quy tắc tự động chuyển đổi dạng xem khi người dùng mở biểu mẫu, nộp biểu mẫu, hoặc bấm một nút trên biểu mẫu.

Điều khiển linh hoạt    Ngoài việc điều khiển chuẩn, chẳng hạn như hộp văn bản và hộp danh sách, InfoPath bao gồm một số điều khiển chẳng hạn như lặp lại các bảng, nhóm lựa chọn và phần tùy chọn. Các loại điều khiển cho phép bạn thiết kế mẫu biểu mẫu linh hoạt chứa người dùng của bạn. Ví dụ, trong một mẫu biểu mẫu cho báo cáo chi phí, bạn có thể dùng một bảng lặp cho phép người dùng nhập chỉ làm nhiều chi phí mục khi họ cần.

Bạn cũng có thể tạo các phần của mẫu, là các phần của mẫu biểu mẫu có thể được lưu và tái sử dụng trong nhiều mẫu biểu mẫu. Một phần của mẫu thông thường bao gồm các nguồn dữ liệu và điều khiển và cũng có thể bao gồm các tính năng như kết nối dữ liệu, kiểm soát dữ liệu, và quy tắc. Bằng cách dùng mẫu phần có thể lưu bạn thời gian và trợ giúp đảm bảo rằng các mẫu biểu mẫu trong tổ chức của bạn nhất quán trong tông màu, cấu trúc và hành vi.

Đầu trang

Khán giả mục tiêu cho InfoPath là gì?

InfoPath 2010 được thiết kế cho cả hai nâng cao người dùng doanh nghiệp và nó chuyên gia CNTT và người phát triển, tùy thuộc vào kiểu giải pháp dựa trên biểu mẫu người dùng hoặc tổ chức muốn tạo. Người dùng của tất cả các mức, Tuy nhiên, có thể điền biểu mẫu.

Cách hoạt động của InfoPath với các chương trình và công nghệ

Để tận dụng tối đa InfoPath, bạn sẽ có thể muốn dùng nó với các chương trình, máy chủ và công nghệ, bao gồm những người được liệt kê trong bảng sau đây.

Đầu trang