Hạn chế truy nhập vào bản trình bày bằng Quản trị Quyền Thông tin trong PowerPoint

Tải xuống quyền

Lần đầu tiên bạn tìm cách mở bản trình bày với quyền hạn chế, bạn phải kết nối với máy chủ cấp phép để xác minh thông tin xác thực của bạn và để tải xuống giấy phép sử dụng. Giấy phép sử dụng xác định mức truy nhập vào một tệp của bạn. Quy trình này là bắt buộc đối với từng tệp có quyền hạn chế. Nói cách khác, sẽ không thể mở được nội dung có quyền hạn chế nếu không có giấy phép sử dụng. Microsoft 365 phải gửi thông tin xác thực của bạn, bao gồm địa chỉ email và thông tin về quyền của bạn với máy chủ cấp phép thì bạn mới có thể tải xuống quyền. Thông tin chứa trong bản trình bày không được gửi đến máy chủ cấp phép.

Hạn chế cấp phép đối với nội dung trong tệp

IRM cho phép bạn áp dụng hạn chế trên cơ sở từng người dùng, theo tệp hoặc theo nhóm (quyền dựa trên nhóm yêu cầu dịch vụ thư mục Active Directory để mở rộng nhóm). Ví dụ, trong một tài liệu mà Ranjit tạo ra, anh ta có thể cấp cho Helena quyền đọc nhưng không thay đổi nó. Sau đó, Ranjit có thể cấp cho Bobby quyền chỉnh sửa tài liệu. Ranjit cũng có thể quyết định áp dụng giới hạn năm ngày cho cả quyền truy nhập của Helena và Bobby vào tài liệu. 

1. Lưu bản trình bày.

2. Đi tới Thông tin >tin Tệp.

3. Chọn Bảo vệ Bản trình bày, trỏ tới Hạn chế Cấp phép Con người, rồi chọn Truy nhập Hạn chế.

4. Trong hộp thoại Quyền , chọn Hạn chế cấp phép đối với bản trình bày này, rồi gán mức truy nhập bạn muốn cho từng người dùng.

   Lựa chọn của bạn có thể bị hạn chế nếu người quản trị đã đặt chính sách cấp phép tùy chỉnh mà các cá nhân không thể thay đổi.

   Mức cấp phép

   • Đọc     Người dùng có quyền Đọc có thể đọc bản trình bày nhưng họ không có quyền chỉnh sửa, in hoặc sao chép bản trình bày.

   • Thay đổi     Người dùng có quyền Thay đổi có thể đọc, chỉnh sửa và lưu các thay đổi cho bản trình bày, nhưng họ không có quyền in bản trình bày.

   • Toàn quyền Kiểm soát     Người dùng có quyền Toàn quyền Kiểm soát có toàn quyền biên soạn và có thể thực hiện bất kỳ thao tác nào với bản trình bày mà tác giả có thể thực hiện, chẳng hạn như đặt ngày hết hạn cho nội dung, ngăn in và cấp quyền cho người dùng. Sau khi quyền cho bản trình bày đã hết hạn đối với người dùng được ủy quyền, bản trình bày chỉ có thể được mở bởi tác giả hoặc bởi người dùng có quyền Toàn quyền Kiểm soát đối với bản trình bày. Tác giả luôn có quyền Toàn quyền Kiểm soát.

5. Để cấp cho ai đó quyền Toàn quyền Kiểm soát, trong hộp thoại Quyền, chọn Xem thêm Tùy chọn, rồi trong cột Mức Truy nhập, chọn mũi tên, rồi chọn Toàn quyền Điều khiển trong danh sách Mức Truy nhập.

   

6. Sau khi bạn gán mức cấp phép, hãy chọn OK.

   Thanh Thông báo sẽ xuất hiện, cho biết bản trình bày được quản lý bằng quyền. Nếu bạn phải thực hiện bất kỳ thay đổi quyền truy nhập nào đối với bản trình bày, hãy chọn Thay đổi Quyền.

   

   Nếu bản trình bày có quyền hạn chế được chuyển tiếp đến một người không được ủy quyền, một thông báo sẽ xuất hiện cùng với địa chỉ email hoặc địa chỉ Website của tác giả để cá nhân đó có thể yêu cầu quyền cho bản trình bày đó.

   

   Nếu tác giả chọn không bao gồm địa chỉ email thì người dùng không được ủy quyền sẽ nhận được thông báo lỗi.

Sử dụng tài khoản người dùng Windows khác để quản lý tệp bằng quyền

1. Mở tài liệu, trang tính hoặc bản trình bày.

2. Đi tới Thông tin >tin Tệp.

3. Chọn Bảo vệ Bản trình bày, trỏ tới Hạn chế Cấp phép theo Con người, rồi chọn Quản lý Thông tin xác thực.

4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Trong hộp thoại Chọn Người dùng, chọn địa chỉ email cho tài khoản bạn muốn sử dụng, rồi chọn OK.

   • Trong hộp thoại Chọn Người dùng, chọn Thêm, nhập thông tin xác thực của bạn cho tài khoản mới, rồi chọn OK hai lần.

     

Xem nội dung có quyền hạn chế

Để xem nội dung được quản lý bằng quyền mà bạn có quyền bằng cách sử Microsoft 365, chỉ cần mở bản trình bày.

Nếu bạn muốn xem các quyền mình có, hãy chọn Xem Quyền trong Thanh Thông báo hoặc chọn Bản trình bày này có chứa chính sách cấp .