Giới thiệu về thiết kế và tùy chỉnh dòng công việc

Dòng công việc Danh sách

Dòng công việc danh sách là loại dòng công việc sẵn dùng trong SharePoint 2007. Vì nó có ngữ cảnh của danh sách mà nó được tạo ra, các dòng công việc danh sách tự động có quyền truy nhập vào các giá trị của các trường tùy chỉnh cho mục danh sách mà chúng sẽ chạy, chẳng hạn như trường Ghi chú tùy chỉnh cho thư viện tài liệu. Không thể tạo dòng công việc danh sách sẵn dùng cho các danh sách hoặc thư viện khác trên trang này hoặc các site khác. Để có cùng chức năng dòng công việc cho nhiều danh sách, bạn phải tạo lại dòng công việc theo cách thủ công ở tất cả các vị trí.

Nếu bạn biết rằng bạn sẽ chỉ cần dòng công việc bạn đang thiết kế cho một danh sách cụ thể, dòng công việc danh sách có lợi thế là tự động làm cho các trường tùy chỉnh sẵn dùng của danh sách.

Dòng công việc Danh sách có thể dùng lại

Bạn có thể tạo một dòng công việc danh sách có thể dùng lại (dòng công việc có thể dùng lại) ở site mức cao nhất trong tuyển tập trang và dòng công việc đó có thể được dùng lại toàn bộ—có nghĩa là dòng công việc có thể được liên kết với bất kỳ danh sách, thư viện hoặc loại nội dung nào trong tuyển tập trang. Bạn cũng có thể tạo một dòng công việc có thể dùng lại trong bất kỳ site con nào trong tuyển tập trang; dòng công việc này sẵn có để dùng lại trong site con cụ thể đó.

Bạn cũng có thể xuất một dòng công việc có thể dùng lại từ một site, rồi tải lên và kích hoạt dòng công việc đó trong một trang khác. Ví dụ, bạn có thể tạo một dòng công việc có thể dùng lại trong môi trường kiểm tra, kiểm tra nó, rồi xuất nó vào môi trường sản xuất. SharePoint Designer 2010 hỗ trợ xuất dòng công việc dưới dạng mẫu.

Theo mặc định, dòng công việc có thể dùng lại không có ngữ cảnh của danh sách hoặc thư viện cụ thể. Do đó, theo mặc định, chúng chỉ cung cấp các cột phổ biến trên các danh sách và thư viện, chẳng hạn như Tạo và Tạo Bởi.

Nếu dòng công việc có thể dùng lại của bạn đòi hỏi phải có một số cột nhất định trong danh sách hoặc thư viện mà bạn liên kết với nó, bạn có thể thêm các cột đó dưới dạng cột liên kết. Các cột liên kết được tự động thêm vào danh sách hoặc thư viện khi dòng công việc có thể dùng lại được liên kết với danh sách hoặc thư viện đó.

Khi bạn tạo một dòng công việc có thể dùng lại, bạn có thể chọn lọc dòng công việc có thể tái sử dụng của mình thành một kiểu nội dung cụ thể. Điều này cho phép bạn làm việc với các trường của loại nội dung trong SharePoint Designer 2010. Ví dụ, nếu một dòng công việc danh sách có thể dùng lại được liên kết với kiểu nội dung Tài liệu, bạn xem và dùng trong các trường dòng công việc dành riêng cho kiểu nội dung, chẳng hạn như ID Tài liệu. Sau đó, trong trình duyệt, bạn có thể liên kết dòng công việc có thể dùng lại của mình với một kiểu nội dung cụ thể hoặc với bất kỳ kiểu nội dung nào kế thừa từ kiểu nội dung đó. Nếu bạn liên kết dòng công việc với một kiểu nội dung site, bạn làm cho dòng công việc đó sẵn dùng cho tất cả các mục của kiểu nội dung đó trong mỗi danh sách và thư viện trên trang mà kiểu nội dung đó đã được thêm vào. Thậm chí bạn có thể làm cho nó sẵn dùng cho các trang trong một tuyển tập nếu dòng công việc được cấu hình là Dòng công việc Có thể tái sử dụng Toàn cầu.

Nếu bạn muốn người dùng có thể sử dụng dòng công việc bạn đang thiết kế trên nhiều site, danh sách, thư viện và kiểu nội dung, dòng công việc có thể dùng lại có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn. Chúng tôi hy vọng rằng hầu hết các dòng công việc cho SharePoint 2010 sẽ sử dụng dòng công việc có thể dùng lại.

Dòng công việc của site

Dòng công việc trang được liên kết với một trang—không liên quan đến danh sách, thư viện hoặc loại nội dung. Vì vậy, không giống như hầu hết các dòng công việc, một dòng công việc trang không chạy trên một mục danh sách cụ thể. Vì điều này, nhiều hành động sẵn dùng cho mục không sẵn dùng cho dòng công việc trang.

Trong trình duyệt, bạn bắt đầu một dòng công việc trang hoặc xem trạng thái chạy dòng công việc trang bằng cách bấm menu Hành động Site , bấm Xem Tất cả Nội dung Site, rồi bấm Dòng công việc Trang.

Nếu bạn muốn tạo dòng công việc nhưng không cần danh sách, thư viện hoặc loại nội dung cho dòng công việc, thì có lẽ dòng công việc trang sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo một dòng công việc trang như một cách để mọi người cung cấp phản hồi về trang của bạn.

Sự kiện là gì?

Sự kiện là khởi đầu hoặc khởi tạo dòng công việc. Sự kiện cũng có thể được dùng để quản lý thời gian của các hành động trong một dòng công việc, chẳng hạn như chờ trạng thái của một mục thay đổi. Có ba sự kiện có thể bắt đầu dòng công việc:

• Một mục sẽ được tạo.

• Một mục đã được thay đổi.

• Người dự dòng công việc bấm nút bắt đầu trên trang SharePoint.

Bạn có thể tạo dòng công việc mà người dự bắt đầu thủ công hoặc dòng công việc được bắt đầu tự động khi mục danh sách được tạo hoặc thay đổi. Ví dụ, bạn muốn cấu hình dòng công việc phê duyệt yêu cầu thay đổi Thiết kế tùy chỉnh của mình để có thể bắt đầu dòng công việc đó theo cách thủ công và khi một mục thay đổi nhưng không bắt đầu khi mục được tạo lúc đầu. Trên trang thiết đặt cho dòng công việc, trong Tùy chọn Bắt đầu, chọn Tắt bắt đầu tự động khi tạo mục.

Khi người dự dòng công việc bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người đó trước tiên duyệt đến danh sách hoặc thư viện đính kèm dòng công việc. Bất kỳ người nào có ít nhất mức cấp phép Đóng góp đều có thể khởi tạo dòng công việc được thiết kế để bắt đầu thủ công. Để bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người dự bấm vào một mục, bấm Dòng công việc trên menu, rồi chọn dòng công việc từ trang hiển thị tất cả các dòng công việc sẵn dùng cho mục đó. Người dự điền vào biểu mẫu bắt đầu dòng công việc, nếu cần, rồi khởi tạo dòng công việc bằng cách bấm vào nút bắt đầu trên biểu mẫu. Khởi tạo dòng công việc sẽ tạo một mẫu dòng công việc mới cho mục cụ thể đó.

Đối với dòng công việc được bắt đầu thủ công, biểu mẫu khởi tạo có thể đơn giản như hình ảnh ở bên trái hoặc phức tạp hơn, chẳng hạn như hình ảnh ở bên phải.

Biểu mẫu đơn giản

Biểu mẫu phức tạp hơn

Bạn cũng có thể thêm trường tùy chỉnh vào biểu mẫu khởi tạo khi thiết kế dòng công việc. Người dự dòng công việc sau đó có thể cung cấp thông tin cho dòng công việc bằng cách điền vào biểu mẫu này và các thiết đặt đó được chuyển đến dòng công việc. Một mẫu dòng công việc mới bắt đầu và dòng công việc đó sau đó có thể tra cứu và dùng thông tin được cung cấp thông qua biểu mẫu tại bất kỳ điểm nào trong dòng công việc. Bạn cũng có thể xác định trường sẽ được sử dụng trong biểu mẫu liên kết cho dòng công việc có thể tái sử dụng.

Hành động là gì?

Hành động là đơn vị công việc cơ bản nhất trong dòng công việc. SharePoint Designer 2010 cung cấp một tập hợp các hành động sẵn sàng, có thể tái sử dụng để bạn kết hợp vào dòng công việc của mình. Ví dụ, dòng công việc của bạn có thể:

• Tạo, sao chép, thay đổi hoặc xóa các mục danh sách (bao gồm cả tài liệu).

• Kiểm nhập hoặc kiểm xuất các mục.

• Gửi thông điệp email.

• Tạo nhiệm vụ cho người nào đó trên danh sách Nhiệm vụ của site nhóm của bạn.

• Thu thập dữ liệu từ một người dự có thể được tham chiếu sau này trong dòng công việc.

• Tạm dừng hoặc dừng dòng công việc.

• Ghi nhật ký thông tin dòng công việc vào danh sách Lịch sử để dùng cho việc bác bỏ hoặc gỡ lỗi dòng công việc.

• Đặt biến dòng công việc hoặc thực hiện tính toán.

SharePoint Server 2010 gồm ba hành động nhiệm vụ mới: Bắt đầu Quy trình Phê duyệt, Bắt đầu Quy trình Phản hồi và Bắt đầu Quy trình Tác vụ Tùy chỉnh. Dòng công việc "ba lớn" được bao gồm SharePoint Server 2010 dòng công việc —dòng công việc Phê duyệt, Thu thập Phản hồi và Thu thập Chữ ký—được xây dựng bằng các hành động này. Các hành động phê duyệt hiển thị tất cả các sự kiện quan trọng trong một quy trình phê duyệt, giúp bạn dễ dàng thiết kế quy trình dòng công việc con người nơi nhiều người tương tác hoặc cộng tác trên một tài liệu cụ thể.

Dòng công việc có thể chứa bất kỳ số lượng hành động nào. Các hành động vừa được liệt kê được thực hiện bởi dòng công việc, nhưng các hành động khác có thể được thực hiện bởi người dự dòng công việc. Ví dụ, trong dòng công việc phê duyệt, hành động xem xét và phê duyệt tài liệu thực sự được thực hiện bởi một người dự dòng công việc. Các hành động do người dự dòng công việc thực hiện được thể hiện bằng các nhiệm vụ được giao cho người đó trong danh sách Nhiệm vụ được chỉ định. Năm hành động trong Sơ đồ1: Dòng công việc sơ đồ ví dụ, gần phần đầu của bài viết này, là:

• Gửi thông điệp email để thông báo cho người đánh giá

• Xem lại tài liệu (nhiệm vụ được giao cho người dự dòng công việc)

• Di chuyển tài liệu đến thư viện tài liệu Đã phê duyệt

• Gửi thông điệp email để thông báo cho nhóm

• Gửi thông điệp email để thông báo cho tác giả tài liệu

Theo cách cơ bản nhất, khi thiết kế dòng công việc, bạn xác định chuỗi hành động cần thiết, rồi tập hợp chuỗi hành động đó bằng cách dùng trình soạn thảo dòng công việc. Ví dụ, trong Sơ đồ 1: Dòng công việc phê duyệt ví dụ, hành động đầu tiên bạn muốn là gửi thông điệp email để thông báo cho người xem lại.

Vì vậy, trong trình soạn thảo dòng công việc, bạn bấm vào bước đầu tiên, nhập một số hoặc tất cả email và chọn Gửi Email.

Điều kiện là gì?

Khi thiết kế dòng công việc, bạn có thể dùng trình soạn thảo dòng công việc để tạo quy tắc áp dụng lô-gic có điều kiện cho các site, danh sách, mục và kiểu nội dung SharePoint. Một quy tắc thiết lập một điều kiện nơi dòng công việc thực hiện hành động liên kết chỉ khi điều kiện đó là đúng. Ví dụ, bạn có thể tạo quy tắc trong đó dòng công việc gửi thông điệp email chỉ khi một người cụ thể tạo mục. Bạn cũng có thể thêm nhiều điều kiện cho mỗi nhánh. Ví dụ, bạn có thể tạo quy tắc trong đó người xem lại được gửi thông điệp email chỉ khi một mục là cả (1) được tạo bởi một người cụ thể và (2) tiêu đề tài liệu chứa các từ khóa cụ thể. Cuối cùng, bạn có thể liên kết nhiều hành động với một điều kiện. Ví dụ, bạn có thể tạo một quy tắc trong đó nếu một người cụ thể tạo một mục thì (1) người xem lại sẽ được gửi thông tin email và (2) dòng công việc được ghi nhật ký vào danh sách Lịch sử.

Để tính tổng, quy tắc là một hoặc nhiều điều kiện liên quan đến một hoặc nhiều hành động: Nếu tất cả các mệnh đề trong điều kiện đều đúng, hãy thực hiện tất cả các hành động liên quan.

Trong ví dụ trước, người dùng đã chỉ định một tập hợp hai điều kiện và một tập hợp hai hành động cho dòng công việc. Tuy nhiên, bạn có thể tạo nhiều nhánh trong dòng công việc: Nếu điều kiện A là đúng, hãy thực hiện một hành động; nếu điều kiện B là đúng, hãy thực hiện một hành động khác. Để thêm một nhánh vào một bước, hãy bấm Chèn Nhánh Else-If Nhánh. Ví dụ, trong dòng công việc phê duyệt, nếu người xem xét phê duyệt một tài liệu, dòng công việc thực hiện một chuỗi hành động; nếu người xem lại từ chối tài liệu, thì cùng một dòng công việc sẽ thực hiện một hành động khác. Đây là nhánh có điều kiện.

Trong trình soạn thảo dòng công việc, bước này có hai nhánh và trông giống như sau.

Bạn cũng có thể tạo một nhánh không có điều kiện. Bằng cách này, dòng công việc thực hiện một hành động nếu điều kiện hoặc tập hợp điều kiện là đúng và hành động khác nếu chúng sai. Ví dụ, bước sau đây trong dòng công việc sẽ gửi thư đến Người phê duyệt chỉ khi điều kiện là đúng; nếu không, dòng công việc sẽ gửi thư chỉ đến bộ khởi đầu dòng công việc. Bằng cách thêm một nhánh không có điều kiện, dòng công việc sẽ thực hiện hành động trong nhánh đó trong bất kỳ trường hợp nào mà điều kiện trong nhánh đầu tiên là sai.

SharePoint Designer 2010 cung cấp một số điều kiện sẵn dùng, có thể tái sử dụng để bạn kết hợp vào quy trình làm việc của mình. Ví dụ, bạn có thể xác định rằng dòng công việc chỉ thực hiện các hành động liên quan nếu một mục:

• Được tạo hoặc sửa đổi trong một khoảng thời gian cụ thể.

• Được tạo hoặc sửa đổi bởi một người cụ thể.

• Có một trường tiêu đề chứa các từ khóa được chỉ định.

• Là một tệp có một loại cụ thể hoặc có kích thước tệp trong một phạm vi cụ thể. (Điều kiện này chỉ sẵn dùng khi dòng công việc được đính kèm vào thư viện tài liệu.)

Ngoài ra, bạn có thể tạo điều kiện tùy chỉnh và điều kiện nâng cao SharePoint Designer 2010 nơi bạn có thể chỉ định một loạt tham số. Với điều kiện tùy chỉnh, bạn có thể so sánh một trường trong danh sách hiện tại với một giá trị. Ví dụ: bạn có thể tạo điều kiện tùy chỉnh trong đó nếu trường Trạng thái Phê duyệt bằng Đã phê duyệt, hãy thực hiện hành động liên kết. Với điều kiện nâng cao, bạn có thể so sánh một giá trị với một giá trị khác. Điều này cho phép bạn tạo so sánh giữa một trường trong danh sách bất kỳ và một giá trị từ một danh sách khác. Ví dụ: bạn có thể tạo điều kiện nâng cao cho thư viện Tài liệu Chia sẻ, trong đó nếu giá trị của trường Trạng thái trong danh sách Nhiệm vụ bằng Đang chờ xử lý, hãy thực hiện hành động liên kết.

Hành động tuần tự song song với hành động tuần tự

Khi bạn có nhiều hành động liên quan đến một điều kiện, các hành động có thể được thiết lập để chạy cùng một lúc (song song) hoặc hành động này qua lần khác (tuần tự), mặc định.

Hành động nối tiếp    Ví dụ, trong dòng công việc sau đây, bạn có thể thiết lập hai hành động để khi một tài liệu được phê duyệt, tài liệu sẽ được sao chép vào thư viện tài liệu Lưu trữ và sau đó (sau đó) thư được gửi đi. Trong trình soạn thảo dòng công việc, sau đó cho biết hành động thứ hai xảy ra sau hành động đầu tiên.

Hành động song song Ví dụ: trong dòng công việc sau đây, bạn có thể thiết lập hai hành động để khi một tài liệu được phê duyệt, một thư sẽ được gửi và (cùng lúc) tài liệu được sao chép vào thư viện tài liệu Đã phê duyệt. Trong trình soạn thảo dòng công việc và cho biết hành động thứ hai xảy ra cùng lúc với hành động đầu tiên. Điều này đặc biệt hữu ích với các tác vụ và hành động mất nhiều thời gian. Ví dụ, trong trường hợp nhiệm vụ, nó có thể được dùng để kiểm soát thời điểm giao nhiệm vụ.

Các bước là gì?

Dòng công việc bao gồm một hoặc nhiều bước. Mỗi bước có thể chứa nhiều hành động và điều kiện liên quan. Bạn thậm chí có thể lồng các bước trong các bước khác. Bạn có thể thực hiện điều này để giúp tổ chức dòng công việc của bạn. Bạn có thể nghĩ về các bước như khối chức năng trong trình soạn thảo dòng công việc. Ví dụ, dòng công việc sau đây có hai bước, như được hiển thị trong trình soạn thảo dòng công việc.

Các bước cho phép bạn nhóm các điều kiện và hành động để có thể đánh giá và thực hiện một bộ quy tắc (điều kiện và hành động) trước khi tập hợp thứ hai.

Cấu hình các hành động trong dòng công việc để chạy bằng cách dùng các quyền của tác giả dòng công việc. Trong SharePoint Designer 2010 bạn có thể sử dụng các bước mạo danh để dòng công việc thực hiện hành động bằng cách mạo danh tác giả dòng công việc thay vì người khởi tạo dòng công việc. Các bước mạo danh đặc biệt hữu ích trong các kịch bản phê duyệt và phát hành, trong đó những người gửi nội dung để phê duyệt và những người phê duyệt nội dung có các quyền khác nhau.

Tác giả dòng công việc là người cuối cùng phát hành dòng công việc. Khi một dòng công việc được người dùng khác tái phát hành, tác giả dòng công việc không thay đổi đối với các mẫu dòng công việc đang tiến hành. Mẫu dòng công việc được bắt đầu sau khi phát hành lại dòng công việc sẽ dùng tác giả dòng công việc cập nhật.

Trong kịch bản sau đây, người khởi tạo dòng công việc không có quyền thêm tệp vào thư viện Lưu trữ, nhưng tác giả dòng công việc thì có. Khi người đó khởi tạo dòng công việc, nếu điều kiện đánh giá là đúng trong bước mạo danh thì tài liệu được sao chép vào thư viện Lưu trữ bằng cách dùng các quyền của tác giả dòng công việc. Bước 2 không phải là một bước mạo danh, do đó nó chạy như khởi đầu dòng công việc. Cách thực hành tốt nhất là chỉ sử dụng các bước mạo danh cho tập hợp tối thiểu các hành động yêu cầu quyền tác giả dòng công việc để thành công.

Một hay nhiều bước? Một số dòng công việc có thể được thiết kế dưới dạng một chuỗi các hành động trong một bước hoặc theo trình tự các bước. Ví dụ: các hành động trong bước sau đây có thể được chia thành các bước riêng biệt hoặc lồng với khối có điều kiện làm các bước riêng biệt

Sau đây là ví dụ về quy trình sử dụng các bước lồng trong một khối có điều kiện.

Các bước là một cách để sắp xếp dòng công việc của bạn. Chính xác cách bạn sử dụng các bước trong dòng công việc của bạn, ở một mức độ tuyệt vời, tùy theo sở thích cá nhân. Ví dụ, một dòng công việc có thể có nhiều hành động trong một bước không sử dụng điều kiện. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn phân tách các hành động thành các bước để sắp xếp tốt hơn chúng. Các quy tắc trong một bước được xử lý để kết luận trước khi tiếp tục đến bước tiếp theo, vì vậy bạn muốn nhóm trong cùng một quy tắc bước cần thiết để có hiệu lực các hành động cụ thể hoặc hành động mà bạn muốn.

Đầu Trang

Chức năng nâng cao với InfoPath 2010 mẫu trên SharePoint Server 2010

Nếu máy chủ của bạn đang chạy SharePoint Server 2010 (không chỉ riêng SharePoint Foundation 2010 ), các biểu mẫu dòng công việc —liên kết, khởi tạo và nhiệm vụ—giờ đây là các InfoPath 2010 biểu mẫu. Thật dễ dàng để thay đổi diện mạo và bố trí của biểu mẫu InfoPath và bạn có thể thêm quy tắc xác thực vào biểu mẫu InfoPath. Để sửa biểu mẫu dòng công việc trong InfoPath 2010, chỉ cần bấm vào biểu mẫu và InfoPath sẽ mở biểu mẫu trực tiếp từ biểu mẫu SharePoint Designer 2010.Biểu mẫu InfoPath sẵn dùng cho danh sách, thư viện và dòng công việc.

Đầu Trang

Trực quan hóa Dòng công việc

Bạn cũng sẽ thấy trực quan hóa dòng công việc về trạng thái dòng công việc nếu:

• Tùy chọn Hiện trực quan hóa dòng công việc trên trang trạng thái đã được chọn SharePoint Designer 2010 khi dòng công việc được phát hành

• Máy tính mà từ đó dòng công việc được phát hành đã cài đặt Visio Premium 2010

• Dòng công việc đang chạy trên SharePoint Server 2010

• Dịch vụ Đồ họa Visio đang chạy trên máy chủ

Với phần trực quan hóa dòng công việc, một sơ đồ Visio của dòng công việc của bạn được tự động tạo ra và hiển thị trong Một Phần Web Visio trên trang Trạng thái Dòng công việc. Trực quan hóa dòng công việc hiển thị dạng xem "trực tiếp" về vị trí của một dòng công việc cụ thể.

Để xem trang Dòng công việc cho một mục, bạn cũng có thể bấm vào mục trong danh sách, rồi bấm Dòng công việc trên menu.

Khi người dùng bắt đầu một dòng công việc trên một SharePoint Foundation 2010 hoặc SharePoint Server 2010 sẽ thêm một cột mới vào danh sách hoặc thư viện đó. Theo mặc định, tên cột khớp với tên dòng công việc. Cột chỉ đọc này hiển thị trạng thái hiện tại của mục trong dòng công việc đó. Cột trạng thái này được tự động thêm vào mỗi dòng công việc khi nó chạy lần đầu.

Trong mỗi cột, trạng thái dòng công việc là một nối kết. Ví dụ, khi bạn bấm Đang Tiến hành, bạn sẽ thấy trang Trạng thái Dòng công việc cho mẫu dòng công việc đó.

Đầu Trang