Microsoft® Lync™ 2010 Attendant là một ứng dụng quản lý cuộc gọi tích hợp cho phép bạn quản lý hiệu quả nhiều hội thoại cùng một lúc bằng cách xử lý nhanh và định tuyến cuộc gọi điện thoại và tin nhắn tức thời.
Trong bài viết này
Thực hiện và nhận cuộc gọi
Thực hiện và nhận cuộc gọi là một trong những tác vụ phổ biến nhất được thực hiện với Lync 2010 Attendant. Các thủ tục tương tự như gửi và nhận tin nhắn tức thời. Bạn vẫn có thể nhận tin nhắn tức thời trong khi đang gọi điện.
Để thực hiện cuộc gọi
Để gọi ai đó trong danh sách Liên hệ của bạn, hãy bấm đúp vào tên của người đó hoặc bấm vào nút điện thoại bên cạnh tên.
-
Theo mặc định, khi bạn bấm đúp vào một tên trong danh sách Liên hệ của mình, một cuộc gọi điện thoại sẽ được thực hiện cho người đó.
Bạn có thể thay đổi mặc định để thao tác bấm đúp sẽ gửi tin nhắn tức thời thay vào đó:
-
Trong thanh công cụ, bấm vào nút Tùy chọn, bấm vào Tùy chọn trong danh sách thả xuống, rồi bấm vào tab Hành động và Cảnh báo.
-
Trong danh sách thả xuống bên cạnh Khi tôi bấm đúp vào một liên hệ, hãy làm như sau, chọn Gửi tin nhắn tức thời.
-
Nhấn OK.
-
Bạn có thể tìm kiếm liên hệ bằng cách nhập tên của họ vào hộp Tìm kiếm. Khi bạn nhập, các tên khớp sẽ xuất hiện trong danh sách Liên hệ của bạn. Lưu ý rằng việc tìm kiếm của bạn cần có thời gian để hoàn thành lập chỉ mục ban đầu.
-
Để quay số theo số, hãy nhập số vào hộp Tìm kiếm, rồi bấm đúp vào kết quả Tìm kiếm.
Để trả lời cuộc gọi
-
Khi ai đó gọi bạn, một cảnh báo sẽ xuất hiện trong khu vực Đến của cửa sổ chính của Lync. Để trả lời, hãy bấm đúp vào vị trí bất kỳ trên cảnh báo.
Lưu ý: Cảnh báo cuộc gọi trông khác với người gọi lặp lại — một liên hệ đã gọi cho bạn nhiều lần trong vòng 30 phút. Trả lời cuộc gọi bằng cách bấm đúp vào cảnh báo hoặc bằng cách bấm Chấp nhận hoặc Từ chối.
Để từ chối cuộc gọi
-
Để từ chối cuộc gọi thoại, hãy bấm chuột phải vào cảnh báo cuộc gọi đến, rồi bấm Bỏ qua. Nếu thư thoại được bật, cuộc gọi sẽ được chuyển hướng đến thư thoại.
Để chuyển hướng cuộc gọi đến thư thoại
-
Để chuyển hướng cuộc gọi đến thư thoại, hãy bấm chuột phải vào cảnh báo cuộc gọi đến, chọn Chuyển hướng, rồi chọn số thay thế hoặc Thư Thoại.
Việc cần làm trong một cuộc gọi
Khi bạn đã trả lời một cuộc gọi, cuộc gọi đó sẽ xuất hiện trong vùng Hiện hoạt. Dùng các điều khiển cuộc gọi, bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ khác nhau.
Để giữ cuộc gọi
-
Trong cửa sổ Hội thoại, bấm vào biểu tượng Giữ.
Để chuyển cuộc gọi
-
Trong cửa sổ Hội thoại, bấm vào biểu tượng Chuyển .
-
Bấm đúp vào tên trong danh sách Liên hệ mà bạn muốn chuyển cuộc gọi.
-
Cuộc gọi chỉ biến mất khỏi cửa sổ Hội thoại của bạn. Theo mặc định, thông báo lỗi sẽ xuất hiện nếu việc chuyển không thành công.
Lưu ý: Để tắt cảnh báo, hãy bấm Tùy chọn, bấm tab Hành động và Cảnh báo, bỏ chọn các hộp kiểm thích hợp, rồi bấm OK.
Để tham khảo ý kiến với người nhận dự kiến trước khi chuyển cuộc gọi
-
Trong cửa sổ Hội thoại, bấm vào nút Tham khảo trước khi chuyển hoặc phối cuộc gọi . Cuộc gọi được giữ.
-
Trong danh sách Liên hệ, bấm vào biểu tượng điện thoại của người nhận. (Hoặc bấm vào biểu tượng IM của họ để tham khảo bằng tin nhắn tức thời.)
Lưu ý: Khi bạn tham khảo ý kiến với người nhận dự kiến, một cửa sổ Hội thoại mới sẽ mở ra. Người gọi ban đầu vẫn được kết nối và hội thoại của họ được giữ và di chuyển đến vùng Giữ. Bấm đúp để chuyển đổi giữa các hội thoại.
-
Nếu người nhận đồng ý nhận chuyển, hãy bấm nút Gọi liên hệ này, kết nối.
Lưu ý: Nếu người nhận không muốn thực hiện chuyển giao, hãy kết thúc tư vấn. Để tiếp tục hội thoại với người gọi, hãy bấm nút Giữ/Tiếp tục cuộc gọi. Sau đó bạn có thể nói chuyện với người gọi và ghi chú trước khi kết thúc hội thoại.
Nếu chuyển thành công, không có chỉ báo trực quan nào được hiển thị — cuộc gọi chỉ biến mất khỏi cửa sổ Hội thoại của bạn. Việc truyền không thành công sẽ hiển thị thông báo lỗi, trừ khi bạn tắt cảnh báo trong cửa sổ Tùy chọn.
Để mời người khác tham gia cuộc gọi
-
Để thêm liên hệ trong cuộc gọi hội thảo, hãy bấm vào biểu tượng Thêm, rồi bấm đúp vào tên liên hệ hoặc kéo liên hệ từ danh sách Liên hệ vào vùng Hội thoại. Bạn cũng có thể nhập số điện thoại di động bằng bàn phím số.
Để kết thúc cuộc gọi
-
Để kết thúc hội thoại, hãy bấm vào biểu tượng Kết thúc Hội thoại.
Quản lý nhiều hội thoại
Khu vực Hội thoại (bên trái) của cửa sổ chính là nơi diễn ra tất cả các hoạt động hội thoại. Bằng cách chú ý đến các hội thoại Đến, Hiện hoạt và Đang chờ xử lý (ở chế độ chờ), bạn có thể quản lý nhiều hội thoại cùng một lúc.
Một hội thoại hiện hoạt
-
Hãy nhớ rằng cuộc hội thoại trong khu vực Hiện hoạt là cuộc hội thoại mà bạn đang giải quyết tại thời điểm này. Để trả lời cuộc gọi đến hoặc di chuyển cuộc gọi đang chờ xử lý đến khu vực Hiện hoạt, chỉ cần bấm đúp vào cuộc gọi.
Nhiều hội thoại hiện hoạt (điện thoại và IM)
-
Bạn có thể duy trì nhiều hội thoại hiện hoạt cùng một lúc, miễn là chỉ một trong số đó là hội thoại thoại. Ví dụ, bạn có thể chấp nhận cuộc gọi đến trong khi bạn đang duy trì hai hội thoại nhắn tin tức thời (IM) khác. Trong trường hợp này, bất kỳ hội thoại IM nào bạn đang giải quyết tại thời điểm này sẽ di chuyển đến khu vực Hiện hoạt và hội thoại vẫn sẽ hiện hoạt (được biểu thị bằng mũi tên màu đỏ) ngay cả khi hội thoại di chuyển đến khu vực Đang chờ xử lý trên màn hình của bạn.
Bấm đúp vào một cảnh báo cuộc gọi hoặc hội thoại để di chuyển nó đến khu vực Hiện hoạt.
Danh sách liên hệ và nhóm
Danh sách Liên hệ là danh sách các đồng nghiệp, gia đình, bạn bè và đồng nghiệp mà bạn giao tiếp thường xuyên nhất. Nó hiển thị sự sẵn sàng của các liên hệ của bạn và cho phép bạn xem các chi tiết liên hệ bổ sung bằng cách bấm chuột phải vào tên của liên hệ, rồi bấm Thuộc tính. Danh sách Liên hệ là điểm bắt đầu để bạn giao tiếp với liên hệ của mình. Với một hoặc hai lần bấm chuột, bạn có thể thực hiện cuộc gọi điện thoại, bắt đầu phiên nhắn tin tức thời (IM), bắt đầu hội thoại email hoặc bắt đầu hội thảo.
Để tìm và thêm liên hệ
Sử dụng hộp Tìm kiếm để tìm những người bạn muốn thêm vào danh sách Liên hệ.
-
Trong hộp Tìm kiếm, nhập tên hiển thị hoặc địa chỉ email cho một người. Tất cả các tên khớp xuất hiện trong Kết quả Tìm kiếm. Có thể mất một phút để tìm kiếm của bạn hoàn tất.
Lưu ý: Theo mặc định, Attendant của Lync 2010 liệt kê tất cả người dùng khớp từ Dịch vụ Tên miền Active Directory® và danh sách Liên hệ máy khách cộng tác và nhắn tin Outlook Microsoft® Outlook.
-
Bấm chuột phải vào tên của người đó và trỏ đến Thêm vào Danh sách Liên hệ. Danh sách nhóm tùy chỉnh của bạn được hiển thị.
-
Bấm vào một nhóm tùy chỉnh hoặc bấm Nhóm Mới để tạo một nhóm mới cho liên hệ đó.
Để sắp xếp liên hệ
Bạn có thể sắp xếp các liên hệ của mình theo các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như tên hiển thị, trạng thái sẵn sàng hoặc công ty. Việc sắp xếp liên hệ giúp bạn nhanh chóng sắp xếp, tìm kiếm và kết nối với đồng nghiệp của mình dễ dàng hơn.
-
Ở đầu danh sách Liên hệ, bấm vào mũi tên bên cạnh Sắp xếp Theo. Tên Hiển thị là thứ tự sắp xếp mặc định trong Lync 2010 Attendant.
-
Trong danh sách thả xuống, chọn tiêu chí sắp xếp (chẳng hạn như Tính sẵn sàng).
Lưu ý: Bạn không thể ẩn liên hệ có trạng thái hiện diện là Ngoại tuyến hoặc Không xác định.
Để tổ chức các nhóm tùy chỉnh
Để truy nhập nhanh hơn vào các liên hệ được liên kết, bạn có thể sắp xếp liên hệ thành các nhóm tùy chỉnh. Ví dụ, bạn có thể có các nhóm tùy chỉnh tên là Phát triển, Bán hàng và Nhóm của Tôi.
Tạo một nhóm tùy chỉnh trống
Bạn có thể tạo một nhóm tùy chỉnh từ Danh sách Nhóm. Nhóm tùy chỉnh sẽ trống cho đến khi bạn thêm liên hệ vào đó.
-
Trong Danh sách Nhóm, bấm vào dấu cộng bên cạnh Tùy chỉnh. Một nhóm mới sẽ xuất hiện trong Danh sách Nhóm.
-
Nhập tên cho nhóm, rồi nhấn ENTER.
Tạo nhóm tùy chỉnh từ danh sách Liên hệ của bạn
Bạn có thể tạo một nhóm tùy chỉnh được nhập ngay lập tức với các liên hệ mà bạn chọn.
-
Chọn một hoặc nhiều liên hệ trong danh sách Liên hệ hoặc sử dụng hộp Tìm kiếm để tìm liên hệ.
Lưu ý: Để chọn nhiều liên hệ, nhấn CTRL+Bấm vào tên hoặc SHIFT+Bấm vào tên liền kề.
-
Bấm chuột phải vào một trong các liên hệ, rồi trỏ đến Thêm vào Danh sách Liên hệ.
-
Bấm Nhóm Mới.
-
Nhập tên cho nhóm, rồi nhấn ENTER.
-
Để thêm nhiều liên hệ hơn, chỉ cần kéo họ vào nhóm từ danh sách Liên hệ.
Sắp xếp nhóm tùy chỉnh
Theo mặc định, các nhóm tùy chỉnh được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Để sắp xếp lại, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
-
Kéo và thả nhóm đến một vị trí khác trong danh sách.
-
Bấm chuột phải vào một nhóm, rồi bấm Di chuyển Nhóm Lên trên hoặcDi chuyển Nhóm Xuống dưới.
-
Bấm vào một nhóm để chọn nhóm đó, rồi nhấn ALT+SHIFT+Mũi tên Lên hoặc ALT+SHIFT+Mũi tên Xuống.
Để xem nhóm chuẩn
Lync 2010 Attendant bao gồm ba nhóm chuẩn: Thường xuyên, Sẵn sàng và Tất cả Liên hệ.
-
Danh sách thường xuyên theo thứ tự giảm dần tên của những người mà bạn đã liên hệ gần đây thông qua Lync 2010 Attendant.
-
Sẵn dùng liệt kê tất cả các liên hệ có trạng thái hiện diện không cho biết Đi vắng, Không xác định hoặc Ngoại tuyến.
-
Tất cả Liên hệ liệt kê tất cả các liên hệ đã được thêm vào danh sách Liên hệ của bạn (ngoại trừ là thành viên của Danh sách Phân phối).
Để hiển thị tìm kiếm gần đây
-
Bấm Tìm kiếm lần cuối để hiển thị tiêu chí tìm kiếm và kết quả gần đây nhất của bạn bằng Lync 2010 Attendant.
Cuộc gọi nhóm hoạt động như thế nào?
Bạn có thể thêm liên hệ vào nhóm cuộc gọi nhóm, họ là những người có thể thay mặt bạn trả lời các cuộc gọi của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa các thành viên nhóm cuộc gọi nhóm của mình bất cứ lúc nào.
Để thêm liên hệ vào nhóm cuộc gọi nhóm
-
Trong thanh công cụ, bấm Xem hoặc thay đổi thiết đặt chuyển tiếp cuộc gọi.
-
Trong Call-Forwarding Cài đặt, dưới Thực hiện như sau khi tôi nhận cuộc gọi, chọn Đổ chuông tôi và nhóm cuộc gọi nhóm của tôi.
-
Dưới Thêm thành viên nhóm cuộc gọi nhóm để thay mặt bạn trả lời cuộc gọi, hãy bấm Thêm.
-
Nhập tên của một liên hệ có thể trả lời các cuộc gọi của bạn, rồi bấm OK.
Quan trọng: Mỗi liên hệ mà bạn chọn là thành viên nhóm phải được kích hoạt cho Enterprise Voice.
Để đặt độ trễ đổ chuông
Khi bạn bật cuộc gọi nhóm, điều quan trọng là đặt độ trễ đổ chuông. Khi bạn bật chế độ trễ đổ chuông, các cuộc gọi đến sẽ đổ chuông trước rồi sau đó là nhóm cuộc gọi nhóm của bạn sau một khoảng thời gian trễ.
-
Để đặt độ trễ đổ chuông, hãy bấm Đổ chuông Trễ.
-
Chọn hộp kiểm Bật trì hoãn đổ chuông, sau đó đặt thời gian trễ đổ chuông.
-
Bấm OK khi bạn đã thực hiện xong.
-
Ở dưới cùng, bấm OK lần nữa, để lưu và áp dụng các thiết đặt này.
Lưu ý: Trước khi lưu các thiết đặt này, bạn nên chọn hộp kiểm để áp dụng những thiết đặt này trong giờ làm việc được chỉ định Outlook.
Trả lời cuộc gọi cho một đại diện của nhóm phản hồi
Là một đại diện của nhóm phản hồi, bạn đã được chọn để giúp trả lời các cuộc gọi điện thoại cho một nhóm hoặc cho nhiều nhóm. Bạn có thể dùng Lync 2010 Attendant để trả lời và quản lý các cuộc gọi điện thoại đi vào nhóm của bạn.
-
Khi người quản trị máy chủ biến bạn thành đại diện cho một nhóm phản hồi, bạn sẽ thấy một cảnh báo trong Lync 2010 Attendant cho bạn biết bạn đã được thêm vào nhóm nào.
Để trả lời cuộc gọi
Khi bạn đã đăng nhập vào một nhóm, bạn đã sẵn sàng nhận cuộc gọi.
-
Cảnh báo cuộc gọi đến cho bạn biết nhóm nào đang định tuyến cuộc gọi đến bạn, trong trường Thông qua.
-
Để trả lời cuộc gọi, chỉ cần bấm vào cảnh báo.
Cuộc gọi công viên
Khi bạn nhận được cuộc gọi cần được chuyển đến bộ phận khác, thay vì tạm dừng cuộc gọi, bạn có thể giữ cuộc gọi trong hàng đợi đang chờ. Sau đó, hàng đợi giữ sẽ cung cấp cho bạn một số truy xuất mà bạn có thể sử dụng để truy xuất cuộc gọi. Hãy đảm bảo rằng nhóm hỗ trợ của bạn đã cấu hình tính năng cuộc gọi công viên.
Để chuyển tiếp cuộc gọi
-
Trả lời cảnh báo cuộc gọi đến.
-
Để tạm dừng cuộc gọi, hãy bấm vào menu thả xuống bên dưới nút Giữ , sau đó chọn Tạm dừng cuộc gọi.
-
Khi cuộc gọi được đỗ thành công, bạn sẽ nhận được thông báo cùng với số truy xuất.
-
Thông báo số truy xuất cho người hoặc bộ phận mà cuộc gọi đang được chuyển đến.
Để truy xuất cuộc gọi đang chuyển sang vị trí đậu
-
Nếu thông báo hiển thị, hãy bấm Truy xuất.
-
Hoặc trong hộp tìm kiếm, nhập số truy xuất cho cuộc gọi chuyển hướng. Sau đó, bạn được kết nối với người gọi đậu xe.
