Lập kế hoạch loại nội dung và dòng công việc trong SharePoint

Tóm tắt: Tìm hiểu cách tích hợp kiểu nội dung và dòng công việc vào giải pháp quản lý tài liệu SharePoint 2013 của bạn.

Bài viết này mô tả các kiểu nội dung và dòng công việc và cung cấp hướng dẫn về cách lên kế hoạch tích hợp chúng vào giải pháp quản lý tài liệu SharePoint Server 2016 của bạn. Loại nội dung là một tập hợp siêu dữ liệu (cột), dòng công việc, hành vi và các thiết đặt khác có thể dùng lại cho một thể loại mục hoặc tài liệu trong danh sách hoặc thư viện tài liệu SharePoint Server 2016. Loại nội dung cho phép bạn quản lý các thiết đặt cho một thể loại thông tin theo cách tập trung, có thể tái sử dụng. Dòng công việc cho phép bạn đính kèm quy trình kinh doanh vào các mục trong SharePoint Server 2016.

Trong bài viết này:

• Tổng quan về loại nội dung
• Lập kế hoạch loại nội dung tài liệu
• Lập kế hoạch kiểu nội dung danh sách
• Lập kế hoạch dòng công việc
• Bảng

Trước khi bạn dùng trang tính Lập kế hoạch kiểu nội dung và dòng công việc (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878 ) có trong bài viết này để lập kế hoạch cho kiểu nội dung và dòng công việc của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc Xác định người dùng và phân tích việc sử dụng tài liệu trong SharePoint 2013 và hoàn thành các trang tính "Phân tích việc sử dụng tài liệu" và các trang tính "Người dự tài liệu" được liên kết với bài viết đó.

Tổng quan về loại nội dung

Kiểu nội dung xác định các thuộc tính của mục danh sách, tài liệu hoặc thư mục. Mỗi kiểu nội dung có thể xác định những điều sau đây:

• Thuộc tính để liên kết với các mục thuộc loại.
• Siêu dữ liệu để liên kết với các mục có loại.
• Dòng công việc có thể được bắt đầu từ các mục của loại dòng công việc đó.
• Chính sách quản lý thông tin để liên kết với các mục theo loại.
• Mẫu tài liệu (đối với kiểu nội dung tài liệu).
• Tính năng tùy chỉnh.

Bạn có thể liên kết loại nội dung với một danh sách hoặc thư viện. Khi bạn thực hiện điều này, bạn đang xác định rằng danh sách hoặc thư viện có thể chứa các mục của kiểu nội dung đó và lệnh Mới trong danh sách hoặc thư viện đó sẽ cho phép người dùng tạo các mục mới có kiểu đó.

Thư viện tài liệu và danh sách có thể chứa nhiều kiểu nội dung. Ví dụ, một thư viện có thể chứa cả tài liệu và đồ họa liên quan đến một dự án. Khi một danh sách hoặc thư viện chứa nhiều kiểu nội dung, những điều sau đây sẽ áp dụng:

• Theo mặc định, lệnh Mới trong danh sách hoặc thư viện đó cho phép người dùng chọn từ tất cả các kiểu nội dung có sẵn khi họ tạo mục mới. Chủ sở hữu loại nội dung có thể cấu hình lệnh Mới để chỉ hiển thị một số kiểu nội dung nhất định.
• Các cột được liên kết với tất cả các kiểu nội dung sẵn dùng sẽ được hiển thị.

Bạn có thể xác định kiểu nội dung tùy chỉnh trong bộ sưu tập kiểu nội dung của site. Một loại nội dung tùy chỉnh phải được tạo ra, trực tiếp hoặc gián tiếp, từ một loại nội dung cốt lõi như Tài liệu hoặc mục. Sau khi được xác định trong một site, một kiểu nội dung tùy chỉnh sẽ sẵn dùng trong site đó và trong tất cả các site bên dưới site đó. Để làm cho kiểu nội dung sẵn dùng rộng rãi nhất trong toàn bộ tuyển tập site, hãy xác định kiểu nội dung đó trong bộ sưu tập kiểu nội dung của site mức cao nhất. Trong SharePoint Server 2016, bạn cũng có thể tạo loại nội dung tùy chỉnh bên trong hub loại nội dung được xác định trong phiên bản dịch vụ siêu dữ liệu được quản lý. Khi được tạo trong hub loại nội dung, kiểu nội dung sẽ sẵn dùng cho các tuyển tập site khác là một phần của ứng dụng web liên kết với phiên bản dịch vụ siêu dữ liệu được quản lý đó.

Ví dụ, nếu tổ chức của bạn sử dụng một mẫu hợp đồng cụ thể, trong bộ sưu tập loại nội dung của site mức cao nhất trong tuyển tập site, bạn có thể tạo kiểu nội dung xác định siêu dữ liệu cho hợp đồng đó, mẫu của hợp đồng và dòng công việc cần thiết để xem lại và hoàn thành hợp đồng. Sau đó, bất kỳ thư viện tài liệu nào trong tuyển tập site của bạn mà bạn liên kết loại nội dung Hợp đồng sẽ bao gồm tất cả các tính năng này và sẽ cho phép tác giả tạo hợp đồng mới dựa trên mẫu.

Trong các site dựa trên SharePoint Server 2016, mỗi mục danh sách hoặc mục thư viện mặc định, chẳng hạn như Liên hệ, Tác vụ hoặc Tài liệu, đều có kiểu nội dung cốt lõi tương ứng trong bộ sưu tập kiểu nội dung của site. Khi bạn lập kế hoạch kiểu nội dung, bạn có thể sử dụng các định nghĩa kiểu nội dung cốt lõi này làm điểm bắt đầu và dựa trên các kiểu nội dung mới dựa trên những định nghĩa hiện có khi cần.

Các kiểu nội dung được sắp xếp thành một cấu trúc phân cấp cho phép một kiểu nội dung kế thừa các đặc điểm của nội dung đó từ một kiểu nội dung khác. Việc kế thừa này cho phép các lớp tài liệu chia sẻ đặc điểm trong toàn tổ chức và cho phép các nhóm tùy chỉnh các đặc điểm này cho các site hoặc danh sách cụ thể.

Ví dụ: tất cả các tài liệu do người dùng cung cấp trong một doanh nghiệp có thể yêu cầu một tập hợp siêu dữ liệu, chẳng hạn như số tài khoản, số dự án và người quản lý dự án. Bằng cách tạo loại nội dung Có thể chuyển giao của Khách hàng cấp cao nhất mà từ đó kế thừa tất cả các loại tài liệu có thể chuyển giao khác của khách hàng, bạn đảm bảo rằng thông tin bắt buộc, chẳng hạn như số tài khoản và số dự án, sẽ được liên kết với tất cả các biến thể của tài liệu do khách hàng cung cấp trong tổ chức của bạn. Lưu ý rằng nếu chủ sở hữu loại nội dung thêm một cột bắt buộc khác vào loại nội dung Có thể chuyển giao của Khách hàng mức cao nhất, chủ sở hữu loại nội dung đó có thể phát hành các thay đổi cho tất cả các kiểu nội dung kế thừa từ đó, điều này sẽ thêm cột mới vào tất cả các tài liệu có thể chuyển giao của khách hàng.

Tích hợp thuộc tính với Office 2016

Trong hệ thống Microsoft Office, khi người dùng chỉnh sửa tài liệu từ máy chủ quản lý tài liệu SharePoint Server 2016, Ngăn Thông tin Tài liệu sẽ được hiển thị ở đầu tài liệu. Ngăn Thông tin Tài liệu hiển thị một biểu mẫu có thể chỉnh sửa thuộc tính của tài liệu trên máy chủ.

SharePoint Server 2016 giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh biểu mẫu thuộc tính cho loại nội dung. Khi bạn cấu hình một kiểu nội dung, bạn có thể bắt InfoPath 2016, thao tác này sẽ tạo ra biểu mẫu thuộc tính mặc định dựa trên các thuộc tính của kiểu nội dung. Biểu mẫu mặc định bao gồm các điều khiển, bố trí và sơ đồ giống nhau InfoPath 2016 nếu không có biểu mẫu tùy chỉnh nào được xác định. Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh và triển khai biểu mẫu như bất kỳ biểu mẫu InfoPath 2016 nào khác. Ví dụ: bạn có thể thêm logo công ty, phông chữ và bảng phối màu vào biểu mẫu; kết nối nguồn dữ liệu tùy chỉnh; thêm lô-gic có điều kiện; và các tính năng biểu mẫu thiết kế sẵn dùng cho người dùng dựa trên vai trò của họ.

Cùng với các thuộc tính chỉnh sửa trong Ngăn Thông tin Tài liệu, tác giả sử dụng Word 2016 có thể chèn thuộc tính được xác định trên máy chủ vào tài liệu của họ. Ví dụ, nếu thuộc tính tài liệu bao gồm tên người quản lý dự án, tên này có thể được chèn vào trang tiêu đề, chân trang hoặc bất cứ nơi nào khác tên được sử dụng trong tài liệu. Nếu một người quản lý dự án mới được gán cho một dự án, thuộc tính Project Manager có thể được cập nhật trên máy chủ quản lý tài liệu. Tên người quản lý dự án cập nhật này sẽ được phản ánh trong mọi trường hợp của thuộc tính này đã được chèn vào tài liệu.

Sử dụng siêu dữ liệu với các loại nội dung

Siêu dữ liệu là thông tin về một tài liệu được sử dụng để phân loại và phân loại nội dung của bạn. Siêu dữ liệu được liên kết với một loại nội dung dưới dạng một cột. Siêu dữ liệu có thể cung cấp thông tin ngữ cảnh về tài liệu của bạn bằng cách liên kết tài liệu với tác giả, chủ đề, người xem, ngôn ngữ, v.v. Không giống như thuộc tính, siêu dữ liệu được lưu trữ dưới dạng cột và có thể được công cụ Tìm kiếm SharePoint lập chỉ mục và tìm kiếm.

Siêu dữ liệu được thêm vào ở mức tuyển tập site có thể được liên kết với các kiểu nội dung. Bằng cách sử dụng siêu dữ liệu với các kiểu nội dung, tất cả các kiểu nội dung sau này có thể kế thừa một số hoặc tất cả siêu dữ liệu từ kiểu nội dung mẹ ở mức tuyển tập site. Siêu dữ liệu bổ sung sau đó có thể được thêm vào ở mức thấp hơn, chẳng hạn như một tài liệu duy nhất.

Mẫu cột

Mỗi mục siêu dữ liệu được liên kết với một loại nội dung là một cột, là một vị trí trong danh sách để lưu trữ thông tin. Danh sách hoặc thư viện thường được hiển thị dạng đồ họa dưới dạng cột thông tin. Tuy nhiên, tùy thuộc vào dạng xem liên kết với danh sách, các cột có thể xuất hiện trong các biểu mẫu khác, chẳng hạn như ngày trong hiển thị lịch. Trong các biểu mẫu liên kết với một danh sách hoặc thư viện, cột được hiển thị dưới dạng trường.

Bạn có thể xác định các cột để sử dụng trong nhiều kiểu nội dung. Để thực hiện điều này, hãy tạo chúng trong bộ sưu tập Mẫu Cột. Có một bộ sưu tập Mẫu Cột trong mỗi site trong một tuyển tập site. Giống như các kiểu nội dung, các cột được xác định trong bộ sưu tập Mẫu Cột của một site đều sẵn dùng trong site đó và trong tất cả các site bên dưới.

Loại nội dung thư mục

Loại nội dung thư mục xác định siêu dữ liệu được liên kết với một thư mục trong danh sách hoặc thư viện. Khi bạn áp dụng kiểu nội dung thư mục cho danh sách hoặc thư viện, lệnh Mới trong danh sách hoặc thư viện đó sẽ bao gồm kiểu nội dung thư mục, giúp người dùng có thể tạo thư mục kiểu đó.

Bạn có thể xác định các dạng xem trong danh sách hoặc thư viện chỉ sẵn dùng trong các thư mục của một kiểu nội dung cụ thể. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn một thư mục chứa một loại tài liệu cụ thể và bạn muốn các dạng xem trong thư mục đó chỉ hiển thị các cột liên quan đến loại tài liệu có trong thư mục đó.

Bằng cách sử dụng mô hình đối tượng sản phẩm SharePoint, bạn có thể tùy chỉnh lệnh Mới cho kiểu nội dung thư mục để khi người dùng tạo một thư mục mới thuộc loại đó, thư mục được điền sẵn với nhiều tệp và tài liệu dựa trên mẫu được lưu trữ trên máy chủ. Điều này rất hữu ích, ví dụ, để thực hiện một loại tài liệu kết hợp đòi hỏi nhiều tệp để đóng góp vào một tài liệu có thể chuyển giao duy nhất.

Tập tài liệu là một tính năng trong SharePoint Server 2016 cho phép bạn sử dụng Office 2016 để quản lý kết quả chuyển giao trải dài trên nhiều tài liệu. Tập tài liệu là các loại thư mục đặc biệt được sử dụng để quản lý một kết quả chuyển phát đơn lẻ hoặc sản phẩm công việc, có thể bao gồm nhiều tài liệu ở nhiều vị trí. Bạn tạo tập tài liệu bằng cách sử dụng mẫu có thể mở rộng được cung cấp cùng với SharePoint Server 2016. Bạn cũng có thể tùy chỉnh mẫu Tập Tài liệu để đại diện cho các sản phẩm công việc liên quan đến tổ chức của mình. Tập tài liệu cũng bao gồm điều khiển phiên bản, cho phép bạn ghi lại trạng thái của toàn bộ tập tài liệu tại các điểm khác nhau trong vòng đời của nó. Để biết thêm thông tin về tập tài liệu, hãy xem lập kế hoạch tập tài liệu (SharePoint Server 2010).

Lập kế hoạch loại nội dung tài liệu

Giai đoạn đầu tiên trong việc lập kế hoạch cho kiểu nội dung tài liệu là xem lại từng loại tài liệu được liệt kê trong trang tính Phân tích mức sử dụng tài liệu (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873 ) của bạn để xác định xem kiểu nội dung hiện có có hoạt động với loại tài liệu đó hay không. Mỗi kiểu nội dung tài liệu nên kế thừa cài đặt trực tiếp từ kiểu nội dung Tài liệu cốt lõi hoặc từ kiểu nội dung giảm dần từ kiểu nội dung Tài liệu. Điều này đảm bảo rằng các cột cơ bản cho kiểu tài liệu của bạn, chẳng hạn như Tiêu đề và Tạo Bởi, đều hiện diện và bạn có thể liên kết một mẫu với kiểu nội dung. Nếu kiểu nội dung cốt lõi (chẳng hạn như Tài liệu) đủ, hãy nhập tên loại nội dung vào cột Loại Nội dung của trang tính "Phân tích mức sử dụng tài liệu".

Để biết thông tin về cách thay đổi kiểu nội dung cốt lõi, hãy tải xuống tài liệu hướng dẫn "Hướng dẫn chỉnh sửa các loại nội dung và cột site được xác định trước" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Lập kế hoạch kiểu nội dung danh sách

Các thành phần của kiểu nội dung danh sách bao gồm các cột siêu dữ liệu được liên kết với kiểu nội dung và dòng công việc có thể chạy trên các mục của kiểu nội dung đó. Sử dụng kiểu nội dung danh sách để xác định loại mục danh sách duy nhất cho giải pháp của bạn. Ví dụ: trong giải pháp trung tâm cuộc gọi của khách hàng, trong đó các chuyên gia hỗ trợ điều tra và giải quyết sự cố kỹ thuật của khách hàng, kiểu nội dung danh sách có thể được sử dụng để tiêu chuẩn hóa dữ liệu cho mỗi sự cố hỗ trợ và theo dõi sự cố bằng cách sử dụng dòng công việc.

Lập kế hoạch dòng công việc

Dòng công việc thực hiện quy trình kinh doanh trên tài liệu, trang web, biểu mẫu và mục danh sách trong SharePoint Server 2016. Chúng có thể được liên kết với thư viện, danh sách hoặc loại nội dung.

Trong quản lý tài liệu, sử dụng dòng công việc để định tuyến tài liệu từ người này sang người khác để họ có thể hoàn thành từng nhiệm vụ quản lý tài liệu của mình, chẳng hạn như xem lại tài liệu, phê duyệt ấn phẩm của họ hoặc quản lý bố trí của họ. Ngoài ra, sử dụng dòng công việc tùy chỉnh để di chuyển tài liệu từ site hoặc thư viện này sang site hoặc thư viện khác. Ví dụ, bạn có thể thiết kế dòng công việc để sao chép tài liệu từ site này sang site khác khi tài liệu được lên lịch lưu trữ.

SharePoint Server 2016 bao gồm dòng công việc Ba trạng thái, mà bạn có thể dùng để quản lý các quy trình kinh doanh theo dõi trạng thái của một mục thông qua ba trạng thái hoặc giai đoạn. SharePoint Server 2016 cũng bao gồm các dòng công việc sau đây giải quyết nhu cầu quản lý tài liệu:

• Thu thập Phản hồi Gửi tài liệu để xem lại.
• Phê duyệt Gửi tài liệu để phê duyệt, thường là điều kiện tiên quyết để phát hành tài liệu đó.
• Bố trí Quản lý việc hết hạn và bố trí tài liệu.
• Thu thập Chữ ký Định tuyến tài liệu cho chữ ký.

Liên kết dòng công việc với kiểu nội dung khi bạn muốn làm cho dòng công việc đó sẵn dùng khi kiểu nội dung đó đang được sử dụng. Ví dụ: một loại nội dung đơn đặt hàng có thể yêu cầu người quản lý phê duyệt trước khi có thể hoàn tất giao dịch. Để đảm bảo dòng công việc Phê duyệt luôn sẵn dùng khi khởi tạo đơn đặt hàng, hãy tạo kiểu nội dung Đơn hàng và liên kết dòng công việc Phê duyệt với dòng công việc đó. Sau đó, thêm loại nội dung Đơn đặt hàng vào bất kỳ thư viện tài liệu nào có lưu trữ đơn đặt hàng.

Để lập kế hoạch dòng công việc cho giải pháp quản lý tài liệu của bạn, hãy phân tích từng kiểu nội dung tài liệu mà bạn dự định thực thi và xác định các quy trình kinh doanh phải sẵn dùng để chạy trên nội dung của kiểu đó. Sau đó xác định dòng công việc bạn sẽ phải sẵn sàng cho nội dung đó.

Sau đây là bảng mẫu phân tích dòng công việc cho kiểu nội dung hợp đồng.

Quy trình hợp đồng	Dòng công việc hợp đồng
Xem lại bản nháp.	Thu thập phản hồi
Nhận được sự chấp thuận của người quản lý và tư vấn pháp lý.	Phê duyệt
Giải quyết các sự cố đang mở.	Theo dõi vấn đề
Nhận chữ ký.	Thu thập chữ ký

Để biết thêm thông tin, hãy xem Dòng công việc trong SharePoint 2013.

Trang tính

Sử dụng trang tính sau đây để ghi lại thông tin được thảo luận trong bài viết này:

• Loại nội dung và trang tính lập kế hoạch dòng công việc (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

Dòng công việc trong SharePoint 2013 Cấu hình dòng công việc trong SharePoint Server 2013SharePoint 2013 cho chuyên gia CNTT