Lập kế hoạch cho các kiểu nội dung và dòng công việc trong SharePoint

Tổng quan về kiểu nội dung

Loại nội dung xác định các thuộc tính của mục danh sách, tài liệu hoặc thư mục. Mỗi kiểu nội dung có thể xác định như sau:

• Thuộc tính để liên kết với các mục kiểu của nó.

• Siêu dữ liệu để liên kết với các mục kiểu của nó.

• Dòng công việc có thể được bắt đầu từ các mục của kiểu nó.

• Chính sách quản lý thông tin để liên kết với các mục kiểu của nó.

• Mẫu tài liệu (cho kiểu nội dung tài liệu).

• Các tính năng tùy chỉnh.

Bạn có thể liên kết một kiểu nội dung với một danh sách hoặc thư viện. Khi bạn thực hiện điều này, bạn chỉ định rằng danh sách hoặc thư viện có thể chứa các mục của kiểu nội dung đó và lệnh mới trong danh sách hoặc thư viện đó sẽ cho phép người dùng tạo các mục mới của loại đó.

Thư viện tài liệu và danh sách có thể chứa nhiều kiểu nội dung. Ví dụ, một thư viện có thể chứa cả tài liệu và đồ họa liên quan đến một dự án. Khi danh sách hoặc thư viện chứa nhiều kiểu nội dung, thì áp dụng sau đây:

• Theo mặc định, lệnh mới trong danh sách hoặc thư viện cho phép người dùng chọn từ tất cả các kiểu nội dung sẵn dùng khi họ tạo một mục mới. Chủ sở hữu kiểu nội dung có thể cấu hình lệnh mới để chỉ hiển thị kiểu nội dung nhất định.

• Các cột được liên kết với tất cả các kiểu nội dung sẵn dùng đều được hiển thị.

Bạn có thể xác định các kiểu nội dung tùy chỉnh trong bộ sưu tập kiểu nội dung của trang. Một kiểu nội dung tùy chỉnh phải được bắt nguồn, trực tiếp hoặc gián tiếp, từ một kiểu nội dung cốt lõi chẳng hạn như tài liệu hoặc mục. Sau khi nó được xác định trong một site, một kiểu nội dung tùy chỉnh sẵn dùng trong site đó và trong tất cả các site bên dưới site đó. Để tạo một kiểu nội dung rộng rãi nhất có sẵn trong toàn bộ tuyển tập trang, hãy xác định nó trong bộ sưu tập kiểu nội dung của site mức cao nhất. Trong SharePoint Server 2016, bạn cũng có thể tạo một kiểu nội dung tùy chỉnh bên trong một trung tâm kiểu nội dung được xác định trong ví dụ dịch vụ siêu dữ liệu được quản lý. Khi nó được tạo trong Hub kiểu nội dung, thì kiểu nội dung sẽ sẵn dùng cho các tuyển tập trang khác là một phần của các ứng dụng web được liên kết với phiên bản dịch vụ siêu dữ liệu được quản lý.

Ví dụ, nếu tổ chức của bạn sử dụng một mẫu hợp đồng cụ thể, trong bộ sưu tập kiểu nội dung của trang mức cao nhất trong tuyển tập trang, bạn có thể tạo một kiểu nội dung xác định siêu dữ liệu cho hợp đồng đó, mẫu của hợp đồng và dòng công việc cần thiết để xem lại và hoàn tất hợp đồng. Sau đó, bất kỳ thư viện tài liệu nào trong tuyển tập trang mà bạn liên kết với kiểu nội dung hợp đồng sẽ bao gồm tất cả các tính năng này và sẽ cho phép các tác giả tạo hợp đồng mới dựa trên mẫu.

Trong các trang web dựa trên SharePoint Server 2016, mỗi mục danh sách hoặc mục thư viện mặc định, chẳng hạn như liên hệ, tác vụ hoặc tài liệu, có một kiểu nội dung cốt lõi tương ứng trong bộ sưu tập kiểu nội dung của site. Khi bạn lập kế hoạch cho các kiểu nội dung, bạn có thể sử dụng các định nghĩa kiểu nội dung cốt lõi này như điểm bắt đầu và kiểu nội dung mới của cơ sở cho những người hiện có khi cần thiết.

Kiểu nội dung được sắp xếp thành một cấu trúc phân cấp cho phép một kiểu nội dung kế thừa các đặc điểm của nó từ một kiểu nội dung khác. Kế thừa này cho phép các lớp tài liệu chia sẻ các đặc điểm trong một tổ chức và nó cho phép các nhóm tùy chỉnh các đặc tính này cho các trang hoặc danh sách cụ thể.

Ví dụ, tất cả các tài liệu được kết hợp người dùng trong một doanh nghiệp có thể yêu cầu một bộ siêu dữ liệu, chẳng hạn như số tài khoản, số dự án và trình quản lý dự án. Bằng cách tạo loại nội dung khách hàng hàng đầu ở mức cao nhất mà từ đó tất cả các loại tài liệu được kết hợp với khách hàng khác được kế thừa, bạn hãy đảm bảo rằng thông tin bắt buộc, chẳng hạn như số tài khoản và số dự án, sẽ được liên kết với tất cả các biến thể của các tài liệu trong tổ chức của bạn. Lưu ý rằng nếu chủ sở hữu kiểu nội dung thêm một cột bắt buộc khác vào kiểu nội dung được lưu lượng khách hàng cao nhất, chủ sở hữu kiểu nội dung có thể tuyên truyền những thay đổi đối với tất cả các kiểu nội dung kế thừa từ nó, vốn sẽ thêm cột mới vào tất cả các tài liệu được hỗ trợ của khách hàng.

Lập kế hoạch kiểu nội dung tài liệu

Giai đoạn đầu tiên trong việc lập kế hoạch kiểu nội dung tài liệu là xem lại mỗi kiểu tài liệu được liệt kê trong trang tính phân tích sử dụng tài liệu (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) để xác định xem liệu một loại nội dung hiện có sẽ hoạt động cho loại tài liệu đó hay không. Mỗi kiểu nội dung tài liệu phải kế thừa thiết đặt của nó trực tiếp từ kiểu nội dung tài liệu chính hoặc từ kiểu nội dung có nguồn gốc từ kiểu nội dung tài liệu. Điều này đảm bảo rằng các cột cơ bản cho các kiểu tài liệu của bạn, chẳng hạn như tiêu đề và được tạo bởi, có mặt và bạn có thể liên kết một mẫu với kiểu nội dung. Nếu một kiểu nội dung cốt lõi (chẳng hạn như tài liệu) đủ, hãy nhập tên kiểu nội dung trong cột kiểu nội dung của trang tính "phân tích tài liệu sử dụng".

Để biết thêm thông tin về việc thay đổi các kiểu nội dung cốt lõi, hãy tải xuống các kiểunội dung và cột site được xác định trước"(https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Lập kế hoạch kiểu nội dung danh sách

Các thành phần của một kiểu nội dung danh sách bao gồm các cột siêu dữ liệu được liên kết với kiểu nội dung và dòng công việc có thể chạy trên các mục của kiểu nội dung đó. Sử dụng loại nội dung danh sách để xác định một loại mục danh sách là duy nhất đối với giải pháp của bạn. Ví dụ, trong giải pháp Trung tâm cuộc gọi khách hàng, trong đó các chuyên gia hỗ trợ đang điều tra và giải quyết các sự cố kỹ thuật của khách hàng, một kiểu nội dung danh sách có thể được sử dụng để chuẩn hóa dữ liệu cho từng sự cố hỗ trợ và theo dõi sự cố bằng cách dùng dòng công việc.

Lập kế hoạch dòng công việc

Dòng công việc thực hiện quy trình kinh doanh trên tài liệu, trang web, biểu mẫu và mục danh sách trong SharePoint Server 2016. Chúng có thể liên kết với thư viện, danh sách hoặc kiểu nội dung.

Trong quản lý tài liệu, hãy dùng dòng công việc để định tuyến tài liệu từ người này sang người đó để họ có thể hoàn thành các tác vụ quản lý tài liệu của họ, chẳng hạn như xem lại tài liệu, phê duyệt Ấn phẩm của họ hoặc quản lý bố trí của họ. Ngoài ra, hãy dùng dòng công việc tùy chỉnh để di chuyển tài liệu từ một site hoặc thư viện này sang một trang khác. Ví dụ, bạn có thể thiết kế dòng công việc để sao chép tài liệu từ site này sang trang khác khi tài liệu được lên lịch được lưu trữ.

SharePoint Server 2016 bao gồm dòng công việc ba trạng thái, mà bạn có thể sử dụng để quản lý quy trình kinh doanh theo dõi trạng thái của một mục thông qua ba trạng thái hoặc giai đoạn. SharePoint Server 2016 cũng bao gồm các dòng công việc sau đây mà địa chỉ cần quản lý tài liệu:

• Thu thập Phản hồi      Gửi tài liệu để xem lại.

• Phê duyệt      Gửi tài liệu để phê duyệt, thường là một điều kiện tiên quyết để phát hành.

• Ng      Quản lý hết hạn và bố trí tài liệu.

• Thu thập Chữ ký      Định tuyến một tài liệu cho chữ ký.

Liên kết dòng công việc với kiểu nội dung khi bạn muốn thực hiện dòng công việc sẵn dùng khi kiểu nội dung đó đang được sử dụng. Ví dụ: kiểu nội dung đơn hàng mua có thể yêu cầu người quản lý có thể hoàn thành phê duyệt trước khi giao dịch. Để đảm bảo rằng dòng công việc phê duyệt luôn sẵn dùng khi bắt đầu đơn hàng, hãy tạo kiểu nội dung đơn hàng mua và liên kết dòng công việc phê duyệt. Sau đó, hãy thêm kiểu nội dung đơn hàng mua vào bất kỳ thư viện tài liệu nào trong đó các đơn hàng mua sẽ được lưu trữ.

Để lập kế hoạch cho dòng công việc cho giải pháp quản lý tài liệu của bạn, hãy phân tích từng kiểu nội dung tài liệu mà bạn dự định thực hiện và xác định quy trình kinh doanh phải sẵn dùng để chạy trên nội dung kiểu đó. Sau đó, xác định dòng công việc bạn sẽ phải thực hiện sẵn có cho nội dung đó.

Sau đây là bảng mẫu phân tích dòng công việc cho một kiểu nội dung hợp đồng.

Để biết thêm thông tin, hãy xem dòng công việc trong SharePoint 2013.

Trang tính

Sử dụng trang tính sau đây để ghi lại thông tin được thảo luận trong bài viết này:

• Trang tính kiểu nội dung và lập kế hoạch dòng công việc (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)