Quản lý quyền truy nhập trong OneDrive (cơ quan hoặc trường học)

Mọi người

Phần này hiển thị những người dùng có quyền truy nhập vào mục của bạn. Con người thể truy cập thông qua nhiều phương tiện khác nhau, bao gồm:

• Ai đó đã chia sẻ liên kết với một người.

• Một người đã bấm vào liên kết chia sẻ phù hợp với họ (ví dụ: một thành viên trong tổ chức của bạn đã bấm vào liên kết chỉ hoạt động cho những người trong tổ chức của bạn)

• Một người được cấp quyền truy cập trực tiếp.

Chi tiết của một người

"Tóm tắt quyền truy nhập" là bản tóm tắt về những gì một người có thể làm với tệp hoặc thư mục và hiển thị mức truy cập cao nhất mà một người nào đó có thể đã được cấp.

"Cách người này có quyền truy cập" hiển thị tất cả các cách khác nhau mà ai đó có thể đã có được quyền truy cập vào một tệp hoặc thư mục. Ngoại lệ bao gồm nếu họ là một phần của một nhóm có quyền truy nhập hoặc nếu người đó có quyền truy nhập vào một liên kết đến một thư mục có chứa mục cụ thể này – thông tin này sẽ không hiển thị trong mục này. Vui lòng kiểm tra chế độ xem "Nhóm" hoặc "Liên kết" để xem liệu một trong hai trường hợp có thể cung cấp cho ai đó quyền truy cập bổ sung hay không.

Truy nhập Trực tiếp

Người dùng hiển thị trong Truy nhập Trực tiếp khi họ được liệt kê trực tiếp trên quyền của mục hoặc ACL (Danh sách Kiểm soát Truy nhập). Cách phổ biến nhất để người dùng được cấp quyền truy nhập trực tiếp là thông qua "Cấp quyền truy nhập" hoặc thông qua trang quyền nâng cao. Khi người dùng có quyền truy nhập trực tiếp, bạn có thể sửa đổi trực tiếp mức truy nhập của họ bằng cách thay đổi quyền hoặc loại bỏ hoàn toàn.

Thay đổi quyền

Nâng cấp quyền truy nhập của một người nào đó từ "chỉ xem" thành "chỉnh sửa": Có hai cách để bạn có thể nâng cấp quyền truy nhập của người khác vào một mục.

1. Chia sẻ liên kết mới với họ bằng quyền truy nhập chỉnh sửa.

2. Cấp cho họ quyền truy nhập trực tiếp vào chỉnh sửa.

Giảm cấp quyền truy nhập của một người nào đó từ "chỉnh sửa" thành "chỉ xem": Tùy thuộc vào phương tiện truy nhập mà người dùng có, việc hạ cấp quyền truy nhập của họ có thể thực hiện các bước khác.

Nếu người dùng có quyền truy nhập chỉnh sửa thông qua một liên kết người cụ thể, bạn có hai tùy chọn:

1. Loại bỏ người dùng khỏi liên kết và chia sẻ liên kết mới chỉ cho phép truy nhập dạng xem.

2. Xóa liên kết hoàn toàn và chia sẻ liên kết mới chỉ cho phép truy nhập dạng xem. Trong trường hợp người khác có quyền truy cập vào liên kết, bạn có thể hoặc có thể không muốn chia sẻ một liên kết mới với họ, cung cấp cho họ quyền truy cập mà bạn muốn cung cấp.

Nếu người dùng có quyền truy nhập chỉnh sửa thông qua liên kết có thể chia sẻ của công ty thì chỉ có một tùy chọn.

1. Liên kết có thể chia sẻ của công ty sẽ cấp quyền truy nhập cho bất kỳ ai trong công ty đã được cấp liên kết, vì vậy bạn không thể loại bỏ hoặc chặn đồng nghiệp truy nhập mục thông qua loại liên kết này. Để hạ cấp quyền truy nhập của họ, bạn phải xóa liên kết và chia sẻ liên kết mới chỉ cho phép truy nhập dạng xem. Trong trường hợp người khác có quyền truy cập vào liên kết, bạn có thể hoặc có thể không muốn chia sẻ liên kết mới với họ, cung cấp cho họ quyền truy cập, bạn muốn cung cấp.

Nhóm

Nếu bạn chia sẻ tệp hoặc thư mục với một nhóm, nhóm đó sẽ hiển thị trong phần này. Thành viên của nhóm sẽ không hiển thị trong dạng xem 'Con người' (danh sách người) trừ khi họ được cấp quyền truy nhập riêng biệt với nhóm.

Việc thay đổi quyền cho nhóm tuân theo các bước tương tự như với nhóm của mọi người.

Liên kết

Các loại liên kết:

• Liên kết có thể chia sẻ của công ty

• Liên kết những người cụ thể

• Bất kỳ ai có liên kết này

• Con người với quyền truy nhập hiện có

Trong hầu hết các trường hợp, cài đặt liên kết có thể không bị thay đổi sau khi liên kết được tạo và chia sẻ. Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt của một liên kết, bạn phải xóa liên kết đó và tạo một liên kết mới có cài đặt mà bạn muốn. Để tìm hiểu thêm về chia sẻ và loại liên kết, hãy truy cập vào đây: Chia sẻ tệp và thư mục OneDrive.

Liên kết cho thư mục dùng chung

• Mục bạn đang quản lý quyền truy nhập cho có thể nằm trong thư mục được chia sẻ với người xem khác với chính mục đã được chia sẻ. Trong trường hợp này, những người có quyền truy nhập vào bất kỳ thư mục nào có chứa mục, theo bản chất, giờ đây sẽ có quyền truy nhập vào chính mục đó.

• Nếu bản thân mục đó không được chia sẻ trực tiếp với bất kỳ ai có quyền truy nhập vào bất kỳ thư mục nào có chứa mục, những người đó sẽ không chắc chắn trong dạng xem "Con người" của trải nghiệm Quản lý Quyền truy nhập cho từng mục riêng lẻ.

• Liên kết cho các thư mục xuất hiện trong trải nghiệm Quản lý Access cho các mục riêng lẻ trong thư mục và có thể bị xóa trong trải nghiệm này.

  Lưu ý: Việc xóa liên kết sẽ xóa quyền truy nhập vào thư mục và tất cả các mục trong thư mục cho tất cả những người sử dụng liên kết này.

Cấp quyền truy nhập

1. Việc cấp cho ai đó quyền truy nhập trực tiếp vào một mục không liên quan đến các liên kết hoặc cài đặt chia sẻ. Khi ai đó có quyền truy nhập trực tiếp, bạn có thể sửa đổi mức truy nhập của họ trong Quản lý quyền truy nhập bằng cách thay đổi quyền hoặc loại bỏ hoàn toàn quyền truy nhập của họ.

2. Chọn Chia sẻ.

3. Ở góc dưới cùng bên trái, chọn một trong các biểu tượng hồ sơ hoặc tên viết tắt hoặc khóa nếu bạn chưa chia sẻ mục để mở Quản lý quyền truy nhập.

4. Ở góc trên cùng bên phải, chọn biểu tượng Cấp quyền truy .
   

5. Thêm tên, nhóm hoặc email.
   

   Lưu ý: Bạn có thể thêm các nhóm SharePoint không có email liên kết, nhưng tùy chọn để thông báo cho họ sẽ không sẵn dùng.

6. Để cập nhật mức cấp phép cho người này, ở bên phải khu vực Tên, nhóm hoặc email , hãy chọn biểu tượng quyền (ví dụ: biểu tượng chỉnh sửa hoặc biểu tượng xem ).

7. Chọn loại quyền mà bạn muốn cấp cho người này cho mục này. Tìm hiểu thêm về các mức truy nhập.

8. Hoặc để thông báo cho những người mà bạn đang chia sẻ cùng, hãy chọn hộp kiểm Thông báo cho mọi người. Khi được chọn, những người mà bạn đang chia sẻ sẽ nhận được email tự động từ bạn để cho họ biết họ có quyền truy nhập.

9. Chọn Cấp quyền truy nhập.

Thông báo qua email để chia sẻ liên kết

Nếu bạn chia sẻ tài liệu từ OneDrive của mình với người khác, sẽ hữu ích nếu biết khi nào họ thực hiện một số hành động trên tệp đó. Bạn không muốn phải liên tục kiểm tra tệp với hy vọng bạn có thể phát hiện các thay đổi.

Để nhận thông báo qua email khi bấm vào liên kết bạn đã gửi, hãy làm theo các bước sau:

1. Mở Quản lý Access bên dưới tab Liên kết.

2. Bấm vào biểu tượng bánh răng bên cạnh loại liên kết "Con người bạn chỉ định".

3. Thêm người nhận trong mục "Chỉ định mọi người cho liên kết này" và bấm vào "Áp dụng". Người nhận sẽ tự động nhận được thông báo qua email. Sau khi họ mở tệp, bạn sẽ nhận được email xác nhận rằng họ đã mở tệp thành công.

Nếu liên kết "Con người bạn chỉ định" chưa được tạo trước đó, hãy làm theo các bước để tạo liên kết "Con người bạn chọn", như được mô tả trong bài viết: Chia sẻ tệp, thư mục và mục danh sách.​​​​​​​