Sử dụng biểu mẫu InfoPath email trong Outlook

Trong bài viết này

• Điều kiện tiên quyết để sử dụng biểu mẫu InfoPath email

• Thu thập dữ liệu từ những người khác bằng cách sử dụng biểu mẫu InfoPath email

• Gửi dữ liệu của bạn bằng cách sử dụng biểu mẫu InfoPath email

Điều kiện tiên quyết để sử dụng biểu mẫu InfoPath email

Trước khi bạn bắt đầu, bạn nên đọc các điều kiện tiên quyết sau đây để sử dụng biểu mẫu InfoPath email. Nếu các mục sau đây là đúng trong tổ chức của bạn, bạn có thể sử dụng biểu mẫu InfoPath email để gửi hoặc nhận dữ liệu biểu mẫu.

Cài đặt điều kiện tiên quyết    Để gửi hay nhận email biểu mẫu InfoPath trong Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 phải được cài đặt trên máy tính của bạn, và Office Outlook 2007 phải được cấu hình để gửi và nhận email biểu mẫu InfoPath. Nếu bạn đã có chương trình được cài đặt trên máy tính của bạn, và Office Outlook 2007 được cấu hình để gửi email biểu mẫu InfoPath, nhưng giống nhau không phải là đúng đối với những người nhận của biểu mẫu InfoPath email của bạn, biểu mẫu mà bạn gửi sẽ hiển thị với những người nhận dưới dạng phần đính kèm để thông điệp email. Những người nhận sau đó có thể lưu các biểu mẫu đính kèm và mở chúng bằng cách sử dụng InfoPath. Office Outlook 2007 được cấu hình để gửi và nhận email biểu mẫu InfoPath theo mặc định. Để bật biểu mẫu InfoPath email hoặc tắt, trong hộp thoại tùy chọn trong Office Outlook 2007, bấm Tùy chọn nâng cao trên tab khác , và sau đó chọn hoặc xóa hộp kiểm Bật biểu mẫu email InfoPath trong các tùy chọn nâng cao hộp thoại.

Trạng thái sẵn sàng của biểu mẫu    Nếu bạn muốn người dùng để điền vào biểu mẫu InfoPath email và gửi dữ liệu đó cho bạn, và biểu mẫu liên kết biểu mẫu mẫu không được lưu trữ ở một vị trí được chia sẻ mà người dùng của bạn có thể truy nhập, bạn có thể bao gồm mẫu biểu mẫu với biểu mẫu InfoPath email bằng cách bấm trong mẫu biểu mẫu clude tùy chọn trong ngăn tác vụ Tùy chọn thư . Ngăn tác vụ sẽ xuất hiện khi bạn chuyển tiếp một biểu mẫu InfoPath email hoặc trả lời cho nó, hoặc khi bạn gửi nó bằng cách bấm gửi trên biểu mẫu. Ngoài ra, bạn có thể gửi một phiên bản chỉ đọc của biểu mẫu.

Cài đặt điều kiện tiên quyết cho người nhận    Nếu người nhận của biểu mẫu InfoPath email của bạn không có Microsoft Office Outlook 2007 và Microsoft Office InfoPath 2007 cài đặt và cấu hình để sử dụng biểu mẫu InfoPath email, họ sẽ nhận được một thông điệp email có chứa một đại diện HTML của dạng xem biểu mẫu mặc định và InfoPath biểu mẫu sẽ được đính kèm vào thông điệp email. Nếu người nhận có phiên bản trước của InfoPath cài đặt, và biểu mẫu chứa các tính năng tương thích ngược, họ có thể lưu tệp đính kèm biểu mẫu và mở nó bằng cách sử dụng phiên bản trước của InfoPath.

Đầu trang

Thu thập dữ liệu từ những người khác bằng cách sử dụng biểu mẫu InfoPath email

1. Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm Chọn biểu mẫu InfoPath.

2. Trong hộp thoại Chọn biểu mẫu InfoPath , bấm đúp vào biểu mẫu mà bạn muốn.

3. Trong các biểu mẫu InfoPath: tên biểu mẫu cửa sổ, bấm chuyển tiếp.

4. Nhập địa chỉ email người nhận trong các hộp tới và Cc . Phân tách tên bằng một dấu chấm phẩy (;).

   Lưu ý: Hộp Bcc không xuất hiện theo mặc định. Để thêm một địa chỉ email vào hộp Bcc , bấm đến hoặc Cc, và sau đó trong hộp thoại xuất hiện, hãy nhập địa chỉ email trong hộp Bcc .

5. Trong hộp chủ đề , nhập một chủ đề mới cho thư.

6. Trong hộp giới thiệu , hãy nhập văn bản giải thích về biểu mẫu email InfoPath.

7. Trong ngăn tác vụ Tùy chọn thư , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

   • Để gửi một phiên bản của biểu mẫu người nhận có thể dùng để điền và nộp dữ liệu, hãy bấm vào biểu mẫu có thể sửa.

     Lưu ý: Nếu mẫu biểu mẫu cho biểu mẫu không nằm trong một vị trí được chia sẻ mà người dùng khác có thể truy nhập, chẳng hạn như thư mục mạng hoặc một site Windows SharePoint Services 3.0 , chọn hộp kiểm bao gồm mẫu biểu mẫu .

   • Để gửi một phiên bản chỉ đọc của biểu mẫu, hãy bấm ảnh tức thời chỉ đọc.

8. Bấm vào Gửi.

   Lưu ý: Vì bạn đang gửi một biểu mẫu InfoPath email để thu thập dữ liệu từ những người khác, bạn không cần phải nhập bất kỳ dữ liệu trong các trường biểu mẫu InfoPath email trước khi bạn gửi biểu mẫu.

Đầu trang

Gửi dữ liệu của bạn bằng cách sử dụng biểu mẫu InfoPath email

1. Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm Chọn biểu mẫu InfoPath.

2. Trong hộp thoại Chọn biểu mẫu InfoPath , bấm vào biểu mẫu mà bạn muốn.

3. Trong các biểu mẫu InfoPath: tên biểu mẫu cửa sổ, kiểu dữ liệu vào biểu mẫu email InfoPath.

   Mẹo: Điền biểu mẫu InfoPath email là giống như điền vào biểu mẫu trong InfoPath. Ví dụ, nếu biểu mẫu chứa nhiều hơn một dạng xem, bạn có thể chuyển đổi dạng xem bằng cách bấm vào menu dạng xem trên biểu mẫu, rồi chọn dạng xem mà bạn muốn. Tìm thêm thông tin về điền vào biểu mẫu InfoPath trong phần Xem thêm .

4. Bấm gửi, sau đó trong các biểu mẫu InfoPath: tên biểu mẫu hộp thoại, hãy nhập địa chỉ email người nhận trong các hộp đến, Cchoặc Bcc . Phân tách tên bằng một dấu chấm phẩy (;).

   Lưu ý: Nếu trình thiết kế mẫu biểu mẫu đã xác định tùy chỉnh một nộp hành động, dữ liệu được tự động gửi.

5. Trong hộp chủ đề , nhập một chủ đề mới cho thư.

6. Trong hộp lớn ở dưới cùng của hộp thoại, hãy nhập văn bản giải thích về biểu mẫu email InfoPath.

7. Bấm vào Gửi.

8. Để lưu bản sao của biểu mẫu mà bạn vừa gửi đến thư mục hiện hoạt, hãy bấm lưu trên menu tệp .

Đầu trang