Sử dụng phần web Câu hỏi thường gặp trong SharePoint

Tổng quan

Phần web Câu hỏi thường gặp trong SharePoint là gì? 

Phần web Câu hỏi thường gặp là một tính năng có hỗ trợ AI giúp chủ sở hữu nội dung SharePoint tạo và duy trì các phần Câu hỏi thường gặp cập nhật trên các trang và tin tức SharePoint của họ. Tính năng này hỗ trợ tác giả trong suốt hành trình tạo, quản lý và tinh chỉnh Câu hỏi thường gặp bằng cách tận dụng các nguồn căn cứ (chẳng hạn như Word, PowerPoint, PDF, Loop và Cuộc họp Teams) để tạo các danh mục, câu hỏi và câu trả lời có liên quan. 

Ở mức cao, tính năng này lấy nội dung có cấu trúc và phi cấu trúc làm dữ liệu đầu vào, áp dụng tính năng xử lý dựa trên AI để trích xuất và đề xuất các mục câu hỏi thường gặp có ý nghĩa và tạo ra các mục Câu hỏi Thường Gặp có tổ chức, được phân loại thành đầu ra. Tác giả có thể tinh chỉnh các mục nhập này theo cách thủ công, đảm bảo nội dung chất lượng cao và đáng tin cậy. 

Phần web Câu hỏi thường gặp có thể làm gì?  

Phần web Câu hỏi thường gặp cung cấp một số chức năng: 

• AI-Assisted Thế hệ Câu hỏi Thường Gặp: Tự động tạo danh mục Câu hỏi thường gặp, câu hỏi và câu trả lời dựa trên các tệp được chọn.

• Chỉnh sửa nội dung do con người Loop: Tác giả nội dung có thể xem lại, chỉnh sửa, loại bỏ và sắp xếp lại các thể loại, câu hỏi và câu trả lời trước khi phát hành trang.

• Nối đất Nhiều Nguồn: Hỗ trợ nhiều kiểu nội dung (Word, PowerPoint, PDF, Loop và Cuộc họp Teams) để cải thiện độ chính xác và tính phù hợp.

• Tùy chọn Hiển thị Có thể cấu hình: Hỗ trợ các bố cục khác nhau (Chữ V, Dấu cộng/Dấu trừ) và cho phép người dùng tùy chỉnh hành vi mở rộng.

Các yêu cầu giấy phép Copilot cho tính năng này là gì?

- Người xem: Không yêu cầu giấy phép Copilot.

- Creators & Editors: Yêu cầu giấy Microsoft 365 Copilot để tạo và chỉnh sửa phần web Câu hỏi thường gặp.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn trải nghiệm mới này đơn giản hóa và cải thiện tính năng tạo Câu hỏi Thường Gặp trong SharePoint.

Mục đích của phần web Câu hỏi thường gặp là gì?  

Phần web Câu hỏi thường gặp được thiết kế để giúp các tổ chức dễ dàng tạo các mục Câu hỏi thường gặp chính xác và dễ truy nhập trên trang SharePoint của họ.  

Các trường hợp sử dụng chính bao gồm: 

Sự kiện - Ví dụ: Chi tiết sự kiện, lịch biểu và hậu cần

• Tóm tắt chi tiết sự kiện cho các hội thảo, đào tạo sắp tới hoặc cuộc họp trên toàn công ty.

• Cung cấp lịch biểu, tiểu sử diễn giả, tổng quan phiên làm việc và thông tin hậu cần cho người dự.

• Giải quyết các câu hỏi thường gặp về người dự trước sự kiện để giảm bớt các câu hỏi thường gặp.

Sản phẩm - Ví dụ: Thông báo sản phẩm, cập nhật tính năng và hướng dẫn sử dụng

• Tạo Câu hỏi thường gặp về việc ra mắt sản phẩm trực tiếp từ bản tóm tắt, ghi chú phát hành hoặc tài liệu kỹ thuật.

• Hỗ trợ hỗ trợ bán hàng nội bộ hoặc cổng thông tin hướng đến khách hàng bằng thông tin sản phẩm cập nhật.

• Xây dựng hướng dẫn tính năng và khắc phục sự cố Câu hỏi thường gặp để cải thiện việc tiếp nhận người dùng và giảm số lượng vé hỗ trợ.

Chính sách - Ví dụ: chính sách điều hành nhân sự, IT, tuân thủ và tiêu chuẩn

• Tạo Câu hỏi thường gặp về chính sách nhân sự cho các chủ đề như nghỉ phép, lợi ích, triển khai và làm việc kết hợp.

• Xây dựng Câu hỏi thường gặp về tự phục vụ IT để hướng dẫn nhân viên về thiết lập phần mềm, giao thức bảo mật và khắc phục sự cố thiết bị.

• Các thủ tục tuân thủ tài liệu, chính sách doanh nghiệp và hướng dẫn hoạt động để đảm bảo tính nhất quán.

Thêm phần web Câu hỏi thường gặp vào trang SharePoint

Nhận phản hồi và câu hỏi bổ sung từ người xem Câu hỏi thường gặp

Là chủ sở hữu nội dung Câu hỏi thường gặp, giờ đây bạn có thể thu thập phản hồi trực tiếp từ người xem Câu hỏi thường gặp. Một trường mới bên dưới mỗi phần web Câu hỏi thường gặp cho phép người xem gửi câu hỏi bổ sung nếu họ không thể tìm thấy thông tin họ đang tìm kiếm trong danh sách Câu hỏi thường gặp hiện tại.

Cập nhật Câu hỏi thường gặp của bạn bằng Đề xuất AI

Ghi chú AI chịu trách nhiệm

Phần web Câu hỏi Thường Gặp được đánh giá như thế nào? Số liệu nào được sử dụng để đo hiệu suất?  

Các phương pháp đánh giá chính bao gồm: 

Kiểm tra Thủ công và Tự động – Hệ thống đã thực hiện các đánh giá thủ công và kiểm tra tự động trên nhiều kịch bản câu hỏi thường gặp khác nhau, tận dụng dữ liệu nội bộ của Microsoft và các trường hợp sử dụng trong thế giới thực.

Số liệu Chất lượng Tự động – Hiệu suất được đánh giá bằng các phép đo chính như:

• Giữ Tỷ lệ – Tỷ lệ phần trăm câu hỏi thường gặp do AI đề xuất mà người dùng lưu giữ hoặc xuất bản.

• Số liệu Tương tác – Theo dõi cách người dùng tương tác với Câu hỏi thường gặp, bao gồm số lượt xem, số nhấp chuột và phản hồi.

Cải tiến lặp & phản hồi người dùng – Phần web đã được thử nghiệm với người dùng thực, thu thập phản hồi về độ chính xác, tính dễ đọc và tính khả dụng của nội dung, thúc đẩy tinh chỉnh liên tục.

Mặc dù hệ thống hoạt động tốt trên các trường hợp sử dụng Câu hỏi thường gặp, hiệu suất có thể khác nhau đối với các chủ đề chuyên biệt cao. Tác giả được khuyến khích xem lại nội dung do AI tạo trước khi xuất bản.

Các hạn chế của phần web Câu hỏi thường gặp là gì? Làm thế nào người dùng có thể giảm thiểu tác động của các giới hạn của phần web Câu hỏi thường gặp khi sử dụng hệ thống?  ​​​​​​​

Trong khi phần web Câu hỏi thường gặp tăng cường quản lý Câu hỏi thường gặp với tự động hóa hoạt động trên nền ai, một số hạn chế nhất định nên được xem xét: 

• Phụ thuộc Ngữ cảnh – AI dựa vào các tài liệu đã tải lên và bản chép lại cuộc họp làm nguồn căn cứ.

Cách người dùng có thể giảm thiểu các giới hạn này: 

• Xác minh và Chỉnh sửa Câu hỏi thường gặp – Luôn xem lại Câu hỏi thường gặp do AI tạo trước khi phát hành.

• Sử High-Quality liệu Nguồn Mới – Đảm bảo rằng tài liệu và ghi chú cuộc họp là đầy đủ và cập nhật để cải thiện độ chính xác.

• Sử dụng Giám sát con người cho Compliance-Sensitive đề tài liệu – Nội dung do AI tạo ra phải luôn được xác thực cho các chủ đề quản lý hoặc có nhiều quan điểm.

Những yếu tố hoạt động và thiết lập cho phép sử dụng hiệu quả và có trách nhiệm của phần web Câu hỏi thường gặp? 

Phần web Câu hỏi thường gặp cung cấp một số tính năng và kiểm soát tích hợp sẵn hỗ trợ việc sử dụng có trách nhiệm và giúp đảm bảo chất lượng nội dung trong suốt quá trình biên soạn: 

• Đầu vào theo ngữ cảnh để Cải thiện Mức độ liên quan: Tác giả câu hỏi thường gặp có thể thêm mô tả chi tiết và chọn loại Câu hỏi thường gặp thích hợp để hướng dẫn hệ thống tạo ra các câu hỏi và câu trả lời phù hợp hơn với kịch bản dự kiến.

• Tinh chỉnh lặp và Tùy chỉnh: Tác giả có thể chỉnh sửa, tạo lại, điều chỉnh thể loại và tinh chỉnh cả hai câu hỏi (trong giao diện bộ dựng) và câu trả lời (trên bức vẽ) - cho phép cải tiến lặp lại bộ Câu hỏi thường gặp trước khi phát hành.

• AI-Generated Nhắc nhở Xem lại Nội dung: Tác giả được nhắc rõ ràng rằng "Nội dung do AI tạo ra có thể không chính xác" trước khi chọn chấp nhận và xuất bản một câu hỏi thường gặp được đề xuất, khuyến khích xem xét cẩn thận và giám sát con người.

Làm thế nào để cung cấp phản hồi về phần web Câu hỏi thường gặp? 

Phần web Câu hỏi thường gặp thu thập phản hồi từ các tác giả (người tạo và quản lý Câu hỏi thường gặp) để đảm bảo cải tiến liên tục. 

Phản & số liệu từ Tác giả cho Microsoft: 

Tác giả có thể cung cấp phản hồi trực tiếp về Câu hỏi Thường Gặp do AI tạo cho Microsoft thông qua nhiều tín hiệu khác nhau, giúp cải thiện độ chính xác và khả năng sử dụng của hệ thống: 

• Xếp loại ngón cái lên/xuống – Tác giả có thể xếp hạng bộ Câu hỏi thường gặp do AI tạo.

• Báo cáo sự cố hoặc yêu cầu tính năng thông qua Quản trị Microsoft 365 Center hoặc kênh hỗ trợ cho SharePoint.