Microsoft 365 cung cấp các loại Nhóm khác nhau có thể giúp các nhóm cộng tác hiệu quả hơn. Mỗi loại Nhóm có một mục đích duy nhất, chẳng hạn như quản lý các cuộc hội thoại email, chia sẻ tệp hoặc tổ chức sự kiện. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá các loại Nhóm khác nhau trong Microsoft 365 và những loại nhóm có thể được sử dụng để làm gì, vì vậy bạn có thể chọn nhóm phù hợp với nhu cầu cộng tác của nhóm mình.
Các loại nhóm trong Microsoft 365
-
Nhóm Microsoft 365 được thiết kế để cộng tác trong tổ chức của bạn. Chúng đi kèm với một địa chỉ email nhóm và site SharePoint, nơi bạn có thể chia sẻ tài liệu, ghi chú và chương trình họp. Bạn có thể sử dụng Nhóm Microsoft 365 quản lý dự án, liên lạc nhóm và chia sẻ tài liệu.
-
Nhóm phân phối được sử dụng để phát rộng thông tin và cập nhật cho những người cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Chúng có thể được sử dụng để chia sẻ cập nhật công việc, thay đổi tổ chức hoặc sự kiện với một nhóm khách hàng hoặc nhân viên cụ thể.
-
Nhóm bảo mật được thiết kế để cấp quyền truy nhập vào các tài nguyên Microsoft 365 và giúp việc quản trị dễ dàng hơn. Chúng có thể được sử dụng để cấp quyền truy nhập vào các tài nguyên quan trọng của công ty như công cụ, cổng thông tin, báo cáo và thiết bị như máy in.
-
Nhóm Bảo mật hỗ trợ thư cũng giống như các nhóm bảo mật, nhưng có thêm khả năng gửi email đến tất cả các thành viên. Chúng có thể được sử dụng để gửi tin tức, khuyến mãi và cập nhật công ty cho nhóm bán hàng của bạn.
Các nhóm có thể được tạo trong Trung tâm quản trị Microsoft 365 hoặc Microsoft 365 như Outlook, Teams và hơn thế nữa. Bạn có thể tạo nhóm trực tuyến hoặc tại chỗ tùy thuộc vào thiết lập của tổ chức bạn. Sau khi tạo, bạn có thể thêm thành viên, đặt quyền và bắt đầu sử dụng cho các tài nguyên cộng tác, giao tiếp và chia sẻ.
Vai trò của chủ sở hữu, thành viên và khách trong Nhóm
-
Chủ sở hữu — Chủ sở hữu của một nhóm là người tạo nhóm và có toàn quyền kiểm soát nhóm đó. Chủ sở hữu có thể thêm hoặc loại bỏ thành viên, thay đổi cài đặt nhóm và quản lý các tài nguyên nhóm như tệp và lịch.
-
Thành viên — Thành viên là những người do chủ sở hữu thêm vào nhóm. Các thành viên có thể truy nhập tài nguyên nhóm và tham gia vào các cuộc hội thoại nhóm.
-
Khách — Khách là những người không phải là thành viên của tổ chức của bạn nhưng được chủ sở hữu cấp quyền truy nhập vào các tài nguyên nhóm. Khách có thể được mời tham gia một nhóm để cộng tác về các dự án cụ thể hoặc cung cấp phản hồi. Tìm hiểu thêm về cách thêm người dùng khách vào nhóm Microsoft 365.
Quản lý Nhóm trong Microsoft 365
Bạn có thể tạo, quản lý và cuối cùng sẽ ngừng hoạt động một nhóm trong Microsoft 365. Khi tạo nhóm, chủ sở hữu có thể chọn loại nhóm, thêm thành viên và đặt quyền. Sau khi tạo nhóm, chủ sở hữu có thể quản lý nhóm đó bằng cách thêm hoặc xóa thành viên, thay đổi cài đặt nhóm và quản lý các tài nguyên như tệp và lịch. Vào một thời điểm nào đó, một nhóm có thể không còn cần thiết nữa và chủ sở hữu có thể ngừng hoạt động của nhóm, loại bỏ nhóm đó khỏi hệ thống và ngăn không cho bất kỳ ai truy nhập vào các tài nguyên của nhóm.
Điều cần lưu ý là các nhóm yêu cầu chủ sở hữu phải hoạt động bình thường. Nếu một nhóm không có chủ sở hữu hoặc chủ sở hữu bị xóa, hệ thống tự động sẽ gán chủ sở hữu mới cho nhóm đó. Quy trình này giúp nhóm luôn hoạt động và đảm bảo luôn có chủ sở hữu chịu trách nhiệm quản lý nhóm. Tìm hiểu thêm về cách quản lý các nhóm Microsoft 365 không chủ sở hữu.
