Kế hoạch tệp là tài liệu lập kế hoạch quản lý bản ghi chính trong SharePoint. Mặc dù các gói tệp có thể khác nhau ở nhiều tổ chức, nhưng thông thường, các gói đó:
- Mô tả loại mục mà tổ chức xác nhận là bản ghi.
- Mô tả thể loại bản ghi rộng hơn thuộc về các mục.
- Cho biết vị trí lưu trữ bản ghi.
- Mô tả thời gian lưu giữ cho bản ghi.
- Phân định người chịu trách nhiệm quản lý các loại bản ghi khác nhau.
Bài viết này mô tả nội dung của kế hoạch tệp và tóm tắt cách tạo kế hoạch tệp cho tổ chức của bạn. Bài viết cũng hướng bạn đến trang tính mà bạn có thể ghi lại kế hoạch tệp.
Xác định các loại bản ghi
Việc xác định tài liệu hiện hoạt nào trong tổ chức của bạn có thể được khai báo vì hồ sơ yêu cầu sự cộng tác của người quản lý hồ sơ, luật sư, nhân viên tuân thủ và người quản lý nội dung. Lưu ý rằng ngay cả khi doanh nghiệp của bạn không thuộc ngành được quản lý cao, vẫn có luật chung có thể bắt buộc doanh nghiệp của bạn lưu giữ hồ sơ. Cùng với luật kinh doanh nói chung, bạn phải đánh giá các yêu cầu pháp lý dành riêng cho doanh nghiệp của mình.
Bài viết này nằm ngoài phạm vi bài viết này để cung cấp nhiều hơn thông tin chung về cách xác định bản ghi trong tổ chức của bạn là gì. Rất có thể, doanh nghiệp của bạn đã thực hiện một số hình thức quản lý bản ghi và đã lấp đầy hầu hết các vai trò quản lý bản ghi mà bạn cần và bạn có thể đã có phân loại các bản ghi.
Thông thường, để xác định bản ghi trong tổ chức của bạn là gì:
Hiểu rõ nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp và nhu cầu kinh doanh của bạn.
Trong nỗ lực cộng tác giữa các bộ phận thuộc tổ chức của bạn, phân tích cách sử dụng tài liệu hiện hoạt.
Phát triển một danh sách các loại tài liệu sẽ trở thành bản ghi. Ví dụ: bạn có thể xác định rằng những điều sau đây nên được giữ lại dưới dạng bản ghi:
- Hợp đồng thuê không gian công ty.
- Tài liệu liên quan đến quyền lợi của nhân viên.
- Các tài liệu liên quan đến nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
Phân loại bản ghi. Các bản ghi trong cùng một thể loại thường có cùng thời gian lưu giữ và có thể yêu cầu điều trị tương tự theo các cách khác.
Ghi lại thông tin mà bạn đã thu thập. Ghi lại loại bản ghi, thể loại mà các bản ghi của loại này thuộc về và mô tả ngắn gọn về loại bản ghi.
Sau đây là một trang tính mẫu:
| Loại bản ghi | Thể loại bản ghi | Mô tả |
|---|---|---|
| Các chương trình quyền lợi, các chương trình bảo hiểm, các chương trình trợ cấp | Mô tả Lợi ích Nhân viên | Mô tả về tất cả các gói lợi ích nhân viên. |
| Bảng chấm công lương, thông tin bảng lương bổ sung | Hồ sơ bảng lương | Tóm tắt về giờ làm việc, làm thêm giờ và lương đã trả. |
| Hóa đơn của nhà cung cấp | Hóa đơn | Bản ghi của hàng hóa hoặc dịch vụ mua từ nhà cung cấp. |
| Khảo sát sản phẩm, bảng câu hỏi, hướng dẫn đào tạo, video đào tạo | Tài liệu đào tạo | Cung cấp nội bộ hoặc bên ngoài đào tạo. |
| Biểu mẫu giao hàng, báo cáo giao hàng | Bản ghi Giao hàng | Chứng từ việc vận chuyển vật liệu. |
| Thông cáo báo chí, bài báo | Thông cáo Báo chí | Thông tin quan hệ công chúng về sản phẩm và dịch vụ. |
| Bảng liên hệ khẩn cấp, biểu mẫu đăng ký chương trình y tế, sơ yếu lý lịch, báo cáo tình trạng phúc lợi | Hồ sơ Nhân sự | Hồ sơ về việc làm của các cá nhân và hành động nhân sự có liên quan. |
Hoàn tất kế hoạch tệp
Sau khi bạn xác định tài liệu nào nên được giữ lại làm bản ghi và sau khi bạn tạo một tập hợp các thể loại bản ghi, hãy hoàn thành kế hoạch tệp của bạn bằng cách cung cấp thông tin bổ sung về từng loại bản ghi. Cho biết những điều sau đây:
- Nên lưu giữ mỗi loại bản ghi trong bao lâu.
- Cách loại bỏ bản ghi khi hết thời gian lưu giữ.
- Ai là người quản lý hồ sơ chính cho các bản ghi của loại này.
- Loại phương tiện nào là các bản ghi của loại này được lưu trữ trong đó.
Sau đây là một kế hoạch tệp mẫu hoàn chỉnh:
| Hồ sơ | Mô tả | Phương tiện | Thể loại bản ghi | Duy trì | Bố trí | Liên hệ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 401k gói | Mô tả kế hoạch lợi ích nhân viên. | Trang web | Gói Quyền lợi Nhân viên | X năm | Không có | Kathi lũ |
| Các gói bảo hiểm | Mô tả kế hoạch bảo hiểm nhân viên. | In | Gói Quyền lợi Nhân viên | X năm | Không có | Reshma Patel |
| Kế hoạch trợ cấp | Mô tả kế hoạch lương hưu của nhân viên. | In | Gói Quyền lợi Nhân viên | X năm | Không có | Reshma Patel |
| Bảng chấm công bảng lương | Tóm tắt về giờ làm việc, làm thêm giờ và lương đã trả. | Tài liệu điện tử | Hồ sơ bảng lương | X năm | Tiêu diệt | Reshma Patel |
| Thông tin bổ sung về bảng lương | Tóm tắt về thời gian ốm đau, thời gian nghỉ phép và các mục không phải bảng lương khác. | Tài liệu điện tử | Hồ sơ bảng lương | X năm | Tiêu diệt | Reshma Patel |
| Hóa đơn của nhà cung cấp | Bản ghi của hàng hóa hoặc dịch vụ mua từ nhà cung cấp. | In | Hóa đơn | X năm | Tiêu diệt | Eric Lang |
| Khảo sát sản phẩm | Khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng. | Trang web | Tài liệu khảo sát | X năm | Lưu trữ | Molly Dempsey |
| Câu hỏi | Bảng câu hỏi để xác định nhân khẩu học của khách hàng. | In | Tài liệu khảo sát | X năm | Lưu trữ | Molly Dempsey |
| Hướng dẫn sử dụng đào tạo | Nội dung đào tạo sao chép cứng. | In | Tài liệu đào tạo | X năm | Tiêu diệt | Molly Dempsey |
| Video đào tạo | Nội dung đào tạo bằng video. | Video | Tài liệu đào tạo | X năm | Tiêu diệt | Molly Dempsey |
| Biểu mẫu giao hàng | Cấu hình các lô hàng nguyên liệu | In | Vật liệu Vận chuyển | X năm | Tiêu diệt | Eric Lang |
| Báo cáo giao hàng | Tài liệu vận chuyển vật liệu. | Bảng tính điện tử | Vật liệu Vận chuyển | X năm | Tiêu diệt | Eric Lang |
| Thông cáo báo chí | Các bản phát hành về sản phẩm và dịch vụ. | Tài liệu điện tử | Thông tin quan hệ công chúng | X năm | Lưu trữ | Molly Dempsey |
| Các bài báo | Tin tức về sản phẩm và dịch vụ. | In | Thông tin quan hệ công chúng | X năm | Lưu trữ | Molly Dempsey |
| Trang tính liên hệ khẩn cấp | Thông tin nhân viên. | Tài liệu điện tử | Hồ sơ Nhân sự | X năm | Tiêu diệt | Reshma Patel |
| Mẫu đăng ký chương trình y tế | Biểu mẫu đăng ký của nhân viên cho các gói bảo hiểm y tế. | Tài liệu điện tử | Hồ sơ Nhân sự | X năm | Tiêu diệt | Reshma Patel |
| Sơ yếu lý lịch | Đã nhận được sơ yếu lý lịch. | Hỗn hợp | Hồ sơ Nhân sự | X năm | Tiêu diệt | Reshma Patel |
Lưu ý
Ví dụ trước đó trong mục này là một mẫu. Nó không phải là một đề xuất của bất kỳ thiết đặt kế hoạch tập tin cụ thể. Để củng cố rằng đây là một ví dụ và không phải là một đề xuất của bất kỳ chính sách quản lý bản ghi, không có thời gian lưu giữ được cung cấp.