Kế hoạch tệp là tài liệu chính lập kế hoạch quản lý bản ghi trong SharePoint. Mặc dù các gói tệp có thể khác nhau ở nhiều tổ chức, thông thường chúng:
-
Mô tả loại mục mà tổ chức xác nhận là bản ghi.
-
Mô tả thể loại bản ghi lớn hơn thuộc về các mục đó.
-
Cho biết vị trí lưu trữ bản ghi.
-
Mô tả thời gian lưu giữ cho bản ghi.
-
Phân dòng người chịu trách nhiệm quản lý các loại bản ghi khác nhau.
Bài viết này mô tả nội dung của một kế hoạch tệp và tóm tắt cách tạo một kế hoạch tệp cho tổ chức của bạn. Bài viết cũng hướng bạn đến trang tính mà bạn có thể ghi lại kế hoạch tệp.
Xác định loại bản ghi
Xác định tài liệu hiện hoạt nào trong tổ chức của bạn có thể được khai báo khi bản ghi yêu cầu sự cộng tác của người quản lý bản ghi, luật sư, nhân viên tuân thủ và người quản lý nội dung. Lưu ý rằng, ngay cả khi doanh nghiệp của bạn không nằm trong một ngành được quy định cao, có các luật chung có thể có nghĩa vụ với doanh nghiệp của bạn để giữ lại các bản ghi. Cùng với các luật kinh doanh chung, bạn phải đánh giá các yêu cầu pháp lý dành riêng cho doanh nghiệp của mình.
Bài viết này nằm ngoài phạm vi bài viết này để cung cấp nhiều thông tin chung hơn về cách xác định bản ghi trong tổ chức của bạn là gì. Nhiều khả năng là doanh nghiệp của bạn đã thực hiện một số hình thức quản lý bản ghi và đã lấp đầy hầu hết các vai trò quản lý bản ghi mà bạn cần và bạn có thể đã có tư cách phân loại các bản ghi.
Thông thường, để xác định các bản ghi trong tổ chức của bạn là gì:
-
Hiểu nghĩa vụ pháp lý và nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
-
Trong nỗ lực cộng tác xuyên suốt các bộ phận trong tổ chức của bạn, phân tích cách sử dụng tài liệu hiện hoạt.
-
Phát triển danh sách các loại tài liệu cần trở thành bản ghi. Ví dụ, bạn có thể xác định rằng thông tin sau đây nên được giữ lại làm bản ghi:
-
Hợp đồng thuê không gian công ty.
-
Tài liệu liên quan đến lợi ích của nhân viên.
-
Tài liệu liên quan đến nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
-
-
Phân loại bản ghi. Các bản ghi trong cùng danh mục thường có cùng thời gian lưu giữ và có thể yêu cầu xử lý tương tự theo các cách khác.
Ghi lại thông tin mà bạn đã thu thập. Ghi lại loại bản ghi, thể loại mà các bản ghi của loại này thuộc về và mô tả ngắn gọn về loại bản ghi.
Sau đây là một trang tính mẫu:
|
Loại bản ghi |
Thể loại bản ghi |
Mô tả |
|---|---|---|
|
Gói quyền lợi, gói bảo hiểm, gói trợ cấp |
Mô tả Lợi ích Nhân viên |
Mô tả về tất cả các gói lợi ích nhân viên. |
|
Bảng chấm công bảng lương, thông tin bảng lương bổ sung |
Hồ sơ Bảng lương |
Tóm tắt số giờ làm việc, làm thêm giờ và tiền lương đã thanh toán. |
|
Hóa đơn cho nhà cung cấp |
Hóa đơn |
Bản ghi hàng hóa hoặc dịch vụ được mua từ nhà cung cấp. |
|
Khảo sát sản phẩm, bảng câu hỏi, sổ tay đào tạo, video đào tạo |
Tài liệu Đào tạo |
Cung cấp nội bộ hoặc đào tạo bên ngoài. |
|
Biểu mẫu giao hàng, báo cáo giao hàng |
Bản ghi Giao hàng |
Tài liệu về lô hàng vật liệu. |
|
Các bản phát hành báo chí, bài viết về báo |
Thông cáo Báo chí |
Thông tin quan hệ công chúng về sản phẩm và dịch vụ. |
|
Tờ thông tin liên hệ khẩn cấp, biểu mẫu đăng ký kế hoạch y tế, sơ yếu lý lịch, báo cáo tình trạng lợi ích |
Bản ghi Nhân sự |
Bản ghi lịch sử tuyển dụng của cá nhân và hành động nhân sự liên quan. |
Hoàn thành kế hoạch tệp
Sau khi xác định tài liệu nào cần được giữ lại làm bản ghi và sau khi bạn tạo bộ thể loại bản ghi, hãy hoàn thành kế hoạch tệp của mình bằng cách cung cấp thông tin bổ sung về từng loại bản ghi. Cho biết những điều sau đây:
-
Nên giữ lại mỗi loại bản ghi trong bao lâu.
-
Cách loại bỏ bản ghi khi nào thì thời gian lưu giữ sẽ hết hạn.
-
Who quản lý bản ghi chính cho các bản ghi của loại này.
-
Loại đa phương tiện là các bản ghi của loại này được lưu trữ trong đó.
Sau đây là kế hoạch tệp mẫu hoàn chỉnh:
|
Bản ghi |
Mô tả |
Phương tiện |
Thể loại bản ghi |
Duy trì |
Disposition |
Liên hệ |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
401k gói |
Mô tả kế hoạch lợi ích của nhân viên. |
Trang web |
Gói Lợi ích Nhân viên |
X năm |
Không có |
Ngập nước trên Thành phố |
|
Các gói bảo hiểm |
Mô tả gói bảo hiểm nhân viên. |
In |
Gói Lợi ích Nhân viên |
X năm |
Không có |
Reshma Patel |
|
Các gói trợ cấp |
Mô tả về kế hoạch trợ cấp nhân viên. |
In |
Gói Lợi ích Nhân viên |
X năm |
Không có |
Reshma Patel |
|
Bảng chấm công bảng lương |
Tóm tắt số giờ làm việc, giờ làm thêm và lương đã thanh toán. |
Tài liệu điện tử |
Hồ sơ Bảng lương |
X năm |
Hủy |
Reshma Patel |
|
Thông tin bổ sung về bảng lương |
Tóm tắt thời gian ốm, thời gian nghỉ phép và các mục bảng lương không lương khác. |
Tài liệu điện tử |
Hồ sơ Bảng lương |
X năm |
Hủy |
Reshma Patel |
|
Hóa đơn cho nhà cung cấp |
Bản ghi hàng hóa hoặc dịch vụ được mua từ nhà cung cấp. |
In |
Hóa đơn |
X năm |
Hủy |
Eric Lang |
|
Khảo sát sản phẩm |
Bản khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng. |
Trang web |
Tài liệu Khảo sát |
X năm |
Lưu trữ |
Molly Dempsey |
|
Bảng câu hỏi |
Bảng câu hỏi để xác định nhân khẩu học của khách hàng. |
In |
Tài liệu Khảo sát |
X năm |
Lưu trữ |
Molly Dempsey |
|
Hướng dẫn đào tạo |
Nội dung đào tạo khó sao chép. |
In |
Tài liệu Đào tạo |
X năm |
Hủy |
Molly Dempsey |
|
Video đào tạo |
Nội dung đào tạo bằng video. |
Video |
Tài liệu Đào tạo |
X năm |
Hủy |
Molly Dempsey |
|
Biểu mẫu giao hàng |
Cấu hình lô hàng nguyên liệu |
In |
Tài liệu Giao hàng |
X năm |
Hủy |
Eric Lang |
|
Báo cáo giao hàng |
Tài liệu về lô hàng vật liệu. |
Bảng tính điện tử |
Tài liệu Giao hàng |
X năm |
Hủy |
Eric Lang |
|
Thông cáo báo chí |
Bản phát hành về sản phẩm và dịch vụ. |
Tài liệu điện tử |
Thông tin Quan hệ Công chúng |
X năm |
Lưu trữ |
Molly Dempsey |
|
Bài viết về báo |
Tin tức về sản phẩm và dịch vụ. |
In |
Thông tin Quan hệ Công chúng |
X năm |
Lưu trữ |
Molly Dempsey |
|
Trang tính liên hệ khẩn cấp |
Thông tin nhân viên. |
Tài liệu điện tử |
Bản ghi Nhân sự |
X năm |
Hủy |
Reshma Patel |
|
Biểu mẫu đăng ký kế hoạch y tế |
Biểu mẫu đăng ký của nhân viên để biết các gói tình trạng. |
Tài liệu điện tử |
Bản ghi Nhân sự |
X năm |
Hủy |
Reshma Patel |
|
Sơ yếu lý lịch |
Tiếp nhận sơ yếu lý lịch. |
Hỗn hợp |
Bản ghi Nhân sự |
X năm |
Hủy |
Reshma Patel |
Lưu ý: Ví dụ trước đó trong mục này là một mẫu. Đây không phải là đề xuất về bất kỳ thiết đặt kế hoạch tệp cụ thể nào. Để củng cố rằng đây là một ví dụ và không đề xuất bất kỳ chính sách quản lý bản ghi nào, không có thời gian lưu giữ được cung cấp.
