Tổng quan Outlook sơ email

Hồ sơ email được cấu tạo từ tài khoản email, tệp dữ liệu và thông tin về nơi lưu trữ email của bạn.

Hồ sơ email là gì?

Hồ sơ email là những gì Outlook dụng để ghi nhớ tài khoản email nào bạn sử dụng và nơi lưu trữ dữ liệu cho mỗi tài khoản. Mỗi hồ sơ cung cấp Outlook kèm theo các thông tin sau:

  • Sử dụng thông tin tài khoản nào     Thông tin này bao gồm tên người dùng, tên hiển thị, tên máy chủ email và mật khẩu tài khoản nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP).

  • Nơi chuyển phát và lưu trữ dữ liệu email     Trong Outlook, dữ liệu được chuyển phát và lưu trữ trên máy chủ email hoặc trong tệp .pst trên máy tính của bạn. Dữ liệu này bao gồm các quy tắc, thư, liên hệ, lịch, ghi chú, tác vụ, nhật ký, Thư mục Tìm kiếm và các thiết đặt khác.

Outlook sơ email mới được lưu trữ trong sổ đăng Windows ký. Khi khởi Outlook, nó sẽ truy xuất thông tin hồ sơ từ sổ đăng ký.

Lưu ý: Bạn sử dụng biểu tượng Thư trong Panel Điều khiển để truy nhập vào các tùy chọn để cấu hình Outlook sơ email. Biểu tượng Thư sẽ không xuất hiện trừ khi bạn đã cài Outlook và đã chạy chương trình ít nhất một lần.

Khi bạn chạy lần Outlook tiên, trình hướng dẫn khởi động sẽ hướng dẫn bạn về quy trình tạo hồ sơ mới. Do đó, hồ sơ được tạo sẽ chạy bất cứ khi nào bạn bắt Outlook. Hầu hết mọi người chỉ duy trì một hồ sơ — tuy nhiên, đôi khi bạn có thể thấy hữu ích khi có nhiều hồ sơ. Ví dụ, bạn có thể muốn sử dụng một hồ sơ cho thư công việc và hồ sơ thứ hai cho thư cá nhân. Ngoài ra, nếu người khác sử dụng cùng một máy tính mà bạn thực hiện, tài khoản và thiết đặt của họ có thể được lưu giữ trong hồ sơ riêng biệt có tên khác nhau.

Bạn không thể sử dụng mật khẩu để bảo Outlook sơ cá nhân. Để giúp bảo vệ dữ liệu Outlook bạn khỏi bị người khác xâm nhập, bạn nên sử dụng mật khẩu bảo vệ Windows khoản người dùng.

Quan trọng: Bạn không thể chuyển đổi từ một hồ sơ email này sang hồ sơ khác Outlook đang chạy.

Một hồ sơ cơ bản bao gồm một hoặc nhiều tài khoản email và một tệp lưu trữ. Một cá nhân cá nhân có thể có tài khoản email Internet, chẳng hạn như tài khoản POP3, trong khi nhân viên công ty có thể có tài khoản Microsoft Exchange của họ. Có thể thêm tài khoản của các loại khác (bao gồm các tài khoản IMAP4 và HTTP) vào bất kỳ hồ sơ nào, vì vậy bạn có thể thêm các tệp lưu trữ khác (chẳng hạn như tệp Archive.pst để giữ lại các thư cũ hơn). Đôi khi, các dịch vụ bổ sung, như thư mục fax và sổ địa chỉ, cũng có thể được bao gồm.

Lưu ý: Mặc dù hồ sơ có thể bao gồm nhiều tài khoản loại Internet nhưng chỉ có thể bao gồm một tài Exchange Internet.

Hầu hết mọi người chỉ cần một hồ sơ. Khi Outlook chạy lần đầu tiên, hồ sơ đầu tiên được tạo tự động và được đặt tên là "Trình Outlook". Bất cứ khi Outlook đầu, hồ sơ mặc định này sẽ chạy tự động. Khi bạn thêm hoặc sửa đổi tài khoản email hoặc bao gồm tệp .pst bổ sung để sử dụng, thì bạn đang sửa đổi hồ sơ của mình. Bạn có thể sửa đổi hồ sơ của mình bất kỳ lúc nào, nhưng bạn không thể thay đổi tên của hồ sơ sau khi hồ sơ được tạo lần đầu tiên.

  1. Chọn biểu Windows, nhập Panel điều khiển vào hộp tìm kiếm, rồi chọn.

  2. Trong Panel Điều khiển, tìm kiếm Thư, rồi chọn thư.

  3. Biểu tượng Thư sẽ không xuất hiện trừ khi bạn đã cài Outlook và đã chạy chương trình ít nhất một lần.

    Hộp thoại Thiết lập Thư mở ra.

    Hộp thoại thư trong Panel Điều khiển

  4. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

    • Để thêm tài khoản email khác, hãy bấm Tài khoản Email.

    • Để sửa đổi Outlook lưu trữ dữ liệu, bấm vào Tệp Dữ liệu.

    • Để xem danh sách các hồ sơ hiện có của bạn, hãy bấm Hiện Hồ sơ.

Bạn có thể cần nhiều hồ sơ trong một trong các trường hợp sau:

  • Nếu bạn dùng Outlook trên một máy tính duy nhất mà bạn chia sẻ với người khác mà bạn tin tưởng    
    Ví dụ, nếu bạn và người sống chung của bạn có tài khoản email riêng biệt, thì mỗi người trong số các bạn cũng có thể có một hồ sơ riêng biệt, mỗi tài khoản với các tài khoản và thiết đặt thích hợp.

  • Nếu bạn duy trì nhiều tài Exchange khoản    

Nếu bạn cần nhiều hồ sơ, bạn có thể tạo hồ sơ bổ sung vào bất kỳ lúc nào và thêm hồ sơ đó vào các tài khoản và thiết đặt mà bạn muốn. Khi bạn chuyển đổi từ hồ sơ này sang hồ sơ khác, bạn thay đổi tài khoản email và thiết đặt sẵn có cho bạn trong một phiên Outlook tiên.

  1. Chọn biểu Windows, nhập Panel điều khiển vào hộp tìm kiếm, rồi chọn.

  2. Trong Panel Điều khiển, tìm kiếm Thư, rồi chọn thư.

  3. Biểu tượng Thư sẽ không xuất hiện trừ khi bạn đã cài Outlook và đã chạy chương trình ít nhất một lần.

    Hộp thoại Thiết lập Thư mở ra.

    Hộp thoại thư trong Panel Điều khiển

  4. Bấm vào Hiển thị Hồ sơ.

  5. Bấm vào Thêm.

  6. Nhập tên cho hồ sơ, rồi bấm OK.

    Hộp thoại Hồ sơ Mới

  7. Thêm tài khoản email để sử dụng trong hồ sơ của bạn bằng cách làm theo các hướng dẫn trên màn hình.

  1. Chọn biểu Windows, nhập Panel điều khiển vào hộp tìm kiếm, rồi chọn.

  2. Trong Panel Điều khiển, tìm kiếm Thư, rồi chọn thư.

  3. Biểu tượng Thư sẽ không xuất hiện trừ khi bạn đã cài Outlook và đã chạy chương trình ít nhất một lần.

    Hộp thoại Thiết lập Thư mở ra.

    Hộp thoại thư trong Panel Điều khiển

  4. Bấm vào Hiển thị Hồ sơ.

  5. Bên dưới Khi bắt Microsoft Office Outlook, hãysử dụng hồ sơ này, bấm luôn sử dụng hồ sơ này , rồi bấm vào hồ sơ mà bạn muốn sử dụng trong danh sách.

    Hộp thoại Tài khoản với Luôn sử dụng được chọn

  1. Chọn biểu Windows, nhập Panel điều khiển vào hộp tìm kiếm, rồi chọn.

  2. Trong Panel Điều khiển, tìm kiếm Thư, rồi chọn thư.

  3. Hộp thoại Thiết lập Thư mở ra.

    Hộp thoại thư trong Panel Điều khiển

  4. Bấm vào Hiển thị Hồ sơ.

  5. Bên dưới Khi bắt đầu Microsoft Office Outlook, hãy sử dụng hồ sơ này,bấm vào Nhắc sử dụng hồ sơ.

    Hộp thoại hồ sơ tài khoản

  6. Khi Outlook, hãy bấm vào hồ sơ mà bạn muốn sử dụng trong danh sách Tên Hồ sơ.

    Hộp thoại Chọn hồ sơ

Khi bạn sử dụng nhiều hồ sơ, thường sẽ có một hồ sơ mà bạn sử dụng thường xuyên nhất. Sử dụng tùy chọn Nhắc sử dụng hồ sơ, bạn có thể cấu Outlook để luôn chọn hồ sơ đó trong hộp Tên Hồ sơ. Sau đó, tất cả những gì bạn phải làm để sử dụng hồ sơ đó là bấm OK:

  1. Trong hộp thoại Chọn Hồ sơ, trong danh sách Tên Hồ sơ, hãy bấm vào hồ sơ mà bạn muốn được chọn tự động.

  2. Bấm Tùy chọn, rồi bên dưới Tùy chọn, chọn hộp kiểm Đặt làm hồ sơ mặc định.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

×