Bản ghi là một tài liệu hoặc thực thể điện tử hoặc thực thể khác trong tổ chức, được dùng làm bằng chứng về hoạt động hoặc giao dịch do tổ chức thực hiện và yêu cầu lưu giữ trong một khoảng thời gian. Quản lý bản ghi là quy trình mà một tổ chức theo đó:
-
Xác định loại thông tin nào nên được coi là bản ghi.
-
Xác định cách xử lý các tài liệu hiện hoạt mà sẽ trở thành bản ghi trong khi chúng được sử dụng và xác định cách thức chúng nên được thu thập sau khi được khai báo là bản ghi.
-
Xác định theo cách nào và nên giữ lại bao lâu mỗi loại bản ghi để đáp ứng các yêu cầu pháp lý, kinh doanh hoặc theo quy định.
-
Nghiên cứu và thực hiện các giải pháp công nghệ và quy trình kinh doanh nhằm giúp đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ nghĩa vụ quản lý bản ghi của mình theo cách thức tiết kiệm chi phí và không xâm nhập.
-
Thực hiện các tác vụ liên quan đến bản ghi chẳng hạn như loại bỏ bản ghi đã hết hạn hoặc định vị và bảo vệ bản ghi liên quan đến sự kiện bên ngoài chẳng hạn như bộ luật.
Xác định tài liệu và các mục vật lý hoặc điện tử khác trong tổ chức của bạn thuộc trách nhiệm của các nhân viên tuân thủ của công ty, người quản lý hồ sơ và luật sư. Bằng cách phân loại cẩn thận tất cả nội dung doanh nghiệp trong tổ chức của bạn, những người này có thể giúp bạn đảm bảo rằng tài liệu được lưu giữ trong khoảng thời gian thích hợp. Hệ thống quản lý bản ghi được thiết kế tốt giúp bảo vệ tổ chức về mặt pháp lý, giúp tổ chức thể hiện sự tuân thủ các nghĩa vụ quy định và tăng hiệu quả tổ chức bằng cách tăng khả năng định vị các mục lỗi thời không phải là bản ghi.
Hệ thống quản lý bản ghi bao gồm các thành phần sau đây:
-
Một phân tích nội dung mô tả và phân loại nội dung trong doanh nghiệp mà có thể trở thành bản ghi, cung cấp vị trí nguồn và mô tả cách thức nội dung sẽ di chuyển đến ứng dụng quản lý bản ghi.
-
Một gói tệp cho biết, đối với từng loại bản ghi trong doanh nghiệp, nơi lưu giữ bản ghi dưới dạng bản ghi, các chính sách áp dụng cho bản ghi, thời gian lưu giữ, cách loại bỏ bản ghi và người có trách nhiệm quản lý hồ sơ.
-
Tài liệu về yêu cầu tuân thủ xác định các quy tắc mà hệ thống IT của tổ chức phải tuân theo nhằm đảm bảo tuân thủ và các phương pháp được sử dụng để đảm bảo sự tham gia của các thành viên nhóm doanh nghiệp.
-
Một phương pháp thu thập bản ghi không còn hoạt động từ tất cả các nguồn bản ghi, chẳng hạn như máy chủ cộng tác, máy chủ tệp và hệ thống email.
-
Một phương pháp để kiểm tra bản ghi trong khi chúng đang hoạt động.
-
Một phương pháp ghi lại siêu dữ liệu của bản ghi và lịch sử kiểm tra cũng như để duy trì chúng.
-
Một quy trình giữ hồ sơ (tạm ngừng bố trí của họ) khi các sự kiện như kiện tụng xảy ra.
-
Hệ thống để theo dõi và báo cáo về việc xử lý bản ghi nhằm đảm bảo rằng nhân viên đang lưu trữ, truy nhập và quản lý hồ sơ theo các chính sách và quy trình đã xác định.
SharePoint các tính năng có thể giúp tổ chức triển khai các hệ thống và quy trình quản lý bản ghi tích hợp.
Tổng quan về lập kế hoạch quản lý bản ghi
Chủ đề này mô tả các bước lập kế hoạch mà bạn nên thực hiện để giúp đảm bảo rằng hệ thống quản lý bản ghi mà bạn thực hiện dựa trên SharePoint sẽ đạt được mục tiêu quản lý bản ghi của tổ chức bạn. Sau đây là bản xem trước của quy trình lập kế hoạch quản lý bản ghi:
-
Xác định vai trò quản lý bản ghi Quản lý bản ghi thành công đòi hỏi các vai trò chuyên biệt, chẳng hạn như như sau:
-
Người quản lý bản ghi và nhân viên tuân thủ để phân loại bản ghi trong tổ chức và chạy quy trình quản lý bản ghi.
-
Nhân viên IT để thực thi các hệ thống hỗ trợ quản lý hồ sơ một cách hiệu quả.
-
Người quản lý nội dung để tìm nơi lưu giữ thông tin của tổ chức và đảm bảo rằng nhóm của họ tuân theo các thực hành quản lý bản ghi.
-
-
Phân tích nội dung của tổ chức Trước khi tạo một kế hoạch tệp, người quản lý bản ghi và người quản lý nội dung khảo sát việc sử dụng tài liệu trong tổ chức để xác định xem tài liệu và mục khác nào có thể trở thành bản ghi.
-
Phát triển kế hoạch tệp Sau khi bạn đã phân tích nội dung của tổ chức và xác định lịch biểu duy trì, hãy điền phần còn lại của kế hoạch tệp. Gói tệp khác nhau từ tổ chức này đến tổ chức khác, nhưng nhìn chung chúng mô tả các loại mục mà doanh nghiệp chấp nhận là bản ghi, cho biết vị trí lưu trữ, mô tả thời gian lưu giữ của chúng và cung cấp thông tin khác, chẳng hạn như ai chịu trách nhiệm quản lý chúng và thể loại bản ghi nào trong đó lớn hơn thuộc về chúng.
-
Phát triển lịch biểu duy trì Đối với mỗi loại bản ghi, hãy xác định thời điểm loại bản ghi không còn hoạt động (đang được sử dụng), nên giữ lại bao lâu sau đó và cuối cùng nên loại bỏ bản ghi đó như thế nào.
-
Đánh giá và cải thiện các thực hành quản lý tài liệu Đảm bảo rằng các chính sách bắt buộc đang được áp dụng trong kho tài liệu. Ví dụ: hãy đảm bảo rằng nội dung đang được kiểm tra thích hợp để kiểm tra phù hợp được giữ lại cùng với các bản ghi.
-
Thiết kế giải pháp quản lý bản ghi Xác định xem nên tạo lưu trữ bản ghi, quản lý bản ghi tại chỗ hay sử dụng kết hợp cả hai phương pháp. Dựa trên kế hoạch tệp của bạn, hãy thiết kế kho lưu trữ bản ghi hoặc xác định cách sử dụng các site hiện có để chứa bản ghi. Xác định loại nội dung, thư viện, chính sách và khi cần, siêu dữ liệu xác định vị trí để định tuyến tài liệu đến.
-
Lập kế hoạch về cách nội dung trở thành bản ghi Nếu bạn đang dùng chức SharePoint cho cả quản lý tài liệu hiện hoạt và quản lý bản ghi, bạn có thể tạo dòng công việc tùy chỉnh để di chuyển tài liệu đến kho lưu trữ bản ghi. Nếu bạn đang sử dụng SharePoint hoặc hệ thống quản lý tài liệu bên ngoài, bạn có thể lập kế hoạch và phát triển các giao diện di chuyển nội dung từ các hệ thống đó đến kho lưu trữ bản ghi hoặc khai báo một tài liệu là bản ghi nhưng không di chuyển tài liệu đó. Bạn cũng có thể tạo kế hoạch đào tạo để hướng dẫn người dùng cách tạo và làm việc với bản ghi.
-
Lập kế hoạch tích hợp email Xác định xem bạn sẽ quản lý các bản ghi email trong SharePoint, hay bạn sẽ quản lý các bản ghi email trong chính ứng dụng email đó hay không.
-
Lập kế hoạch tuân thủ cho nội dung xã hội Nếu tổ chức của bạn sử dụng phương tiện truyền thông xã hội chẳng hạn như blog hoặc wiki, hãy xác định xem nội dung này sẽ trở thành bản ghi như thế nào.
-
Lập kế hoạch về tài liệu và báo cáo tuân thủ Để xác minh rằng tổ chức của bạn đang thực hiện các thực hành quản lý bản ghi được yêu cầu và truyền đạt các thực hành này, bạn nên ghi lại kế hoạch và quy trình quản lý bản ghi của mình. Nếu doanh nghiệp của bạn tham gia vào vụ kiện liên quan đến bản ghi, bạn có thể phải tạo các hướng dẫn quản lý bản ghi này, các kế hoạch thực thi và số liệu về tính hiệu quả.
