Tổng quan về tệp dữ liệu Outlook (.pst và .ost)

Tệp dữ liệu trong Outlook mới

Outlook mới không sử dụng tệp .ost. Thay vào đó, Outlook mới sẽ lưu trữ một bản sao đã đồng bộ của thông tin hộp thư của bạn trong một thư mục cục bộ trên máy tính của bạn cho tất cả các tài khoản (tài khoản POP, tài khoản Outlook 365, tài khoản Exchange, tài khoản IMAP và tài khoản Outlook.com).

Tuy nhiên, mặc dù bạn không thể tạo tệp .pst trong Outlook mới vào thời điểm này, nhưng giờ đây bạn có thể truy nhập vào loại tệp dữ liệu này. Bạn có thể sửa đổi các mục Thư, đồng thời có thể di chuyển, sao chép và xóa các email và thư mục vào một tệp .pst, đồng thời có thể kéo và thả email giữa hộp thư Outlook mới của bạn và một tệp .pst.

Vị trí tệp cho tệp .pst trong Outlook mới 

Để tìm vị trí của tệp .pst trong Outlook mới, hãy làm như sau: 

1. Đi tới Thiết đặt >Tệp> Dữ liệu Outlook.

2. Chọn Quản lý.

Tệp dữ liệu Outlook trong Outlook cổ điển

Khi bạn thêm tài khoản email vào Outlook, bản sao cục bộ thông tin của bạn sẽ được lưu trữ trên máy tính của bạn. Tính năng này cho phép bạn truy nhập thư email đã tải xuống hoặc đồng bộ trước đó, thông tin lịch, liên hệ và tác vụ mà không cần kết nối internet. Có các loại tệp dữ liệu khác nhau trong Outlook cổ điển.

Tệp dữ liệu .pst trong Outlook cổ điển

Danh sách Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) chứa tin nhắn và các mục Outlook khác và được lưu trên máy tính của bạn. Tài khoản POP—là loại tài khoản phổ biến mà bạn có thể tạo khi thêm tài khoản email từ một số nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP)—tải xuống tất cả các thư email của bạn từ máy chủ thư và lưu chúng trên máy tính của bạn.

Trong các phiên bản cũ hơn của Outlook, tài khoản IMAP cũng sử dụng Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Trong Outlook 2016 và Outlook for Microsoft 365, tài khoản IMAP sử dụng Tệp Dữ liệu Outlook Ngoại tuyến (.ost).

Bạn cũng có thể sử dụng một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) để sao lưu hoặc xuất các mục từ bất kỳ loại tài khoản email nào. Để biết thêm thông tin về cách sao lưu dữ liệu email, lịch, liên hệ và tác vụ, xem mục Xuất hoặc sao lưu email, danh bạ và lịch sang tệp .pst của Outlook. Bạn cũng có thể nhập thông điệp email, lịch, liên hệ và dữ liệu tác vụ từ một tài khoản Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Để biết thêm thông tin về việc nhập các mục, hãy xem mục Nhập email, danh bạ và lịch từ tệp .pst của Outlook.

Vì các tệp này được lưu trên máy tính của bạn nên chúng không phụ thuộc vào giới hạn kích cỡ hộp thư trên máy chủ thư. Bằng cách di chuyển các mục đến Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) tính, bạn có thể giải phóng dung lượng lưu trữ trong hộp thư trên máy chủ thư của mình.

Khi thư hoặc các mục Outlook khác được lưu trong một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), các mục sẽ chỉ sẵn dùng trên máy tính nơi tệp được lưu.

Tệp Dữ liệu Outlook Ngoại tuyến (.ost) trong Outlook cổ điển

Hầu hết các loại tài khoản khác, chẳng hạn như tài khoản IMAP, tài khoản Microsoft 365, tài khoản Exchange và tài khoản Outlook.com đều sử dụng tệp Tệp Dữ liệu Outlook Ngoại tuyến (.ost) để lưu trữ bản sao đã đồng bộ thông tin hộp thư của bạn trên máy tính cục bộ của bạn. Khi kết nối của bạn đến máy chủ thư bị gián đoạn, ví dụ: khi bạn đang ở trên máy bay không có WiFi hoặc nếu kết nối internet ngắt kết nối, bạn vẫn có thể truy nhập tất cả các email, dữ liệu lịch, liên hệ và tác vụ đã được tải xuống trước đó. Bạn có thể đọc và soạn thư, tạo cuộc hẹn và thêm liên hệ. Tuy nhiên, thư email của bạn sẽ không được gửi và sẽ không có thư mới nào được tải xuống cho đến khi kết nối internet của bạn được khôi phục.

Khi kết nối được khôi phục, các thay đổi sẽ tự động đồng bộ và các thư mục và mục trên máy chủ và trên máy tính của bạn sẽ lại giống nhau.

Tệp Lưu trữ Nhóm Outlook (.nst) trong Outlook cổ điển

Lần đầu tiên bạn truy nhập vào một Nhóm trong Outlook, một loại tệp dữ liệu Outlook mới sẽ được tạo. Tệp này có phần mở rộng là .nst và lưu trữ các hội thoại Nhóm của bạn cũng như các dữ liệu Nhóm cục bộ khác. Tất cả thông tin này được đồng bộ hóa giữa máy tính của bạn và máy chủ email, vì vậy không cần sao lưu tệp này hoặc nhập tệp khi bạn thiết lập Outlook trên máy tính mới.

Vị trí tệp trong Outlook cổ điển

Cách nhanh nhất để mở thư mục lưu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst và .ost) là thực hiện như sau:

1. Trong Outlook, chọn Tệp, sau đó trên tab Thông tin , chọn Cài đặt Tài khoản >Đặt Tài khoản.

   

2. Chọn tab Tệp Dữ liệu , chọn một mục nhập trong bảng, rồi chọn Mở Vị trí Thư mục.

Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) thường được lưu trên máy tính của bạn trong thư mục Tài liệu\Tệp Outlook .

Tệp Dữ liệu Outlook ( .ost) ngoại tuyến cũng được lưu tại ổ đĩa: \Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Hầu hết các dữ liệu vẫn ở trên máy chủ; tuy nhiên, nên sao lưu bất kỳ mục nào được lưu cục bộ. Ví dụ, Lịch, Liên hệ, Tác vụ và bất kỳ thư mục nào được đánh dấu Chỉ cục bộ.