Thêm kết nối dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Nếu người dùng của bạn cần dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2007 (định dạng.accdb) hoặc từ cơ sở dữ liệu Access được lưu trong phiên bản cũ hơn (định dạng .mdb) để điền vào biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu Microsoft Office InfoPath, bạn có thể thêm kết nối dữ liệu phụ vào mẫu biểu mẫu truy vấn cơ sở dữ liệu Access.

Bạn có thể thêm kết nối dữ liệu phụ nhưng kết nối dữ liệu đó chỉ có thể truy vấn cơ sở dữ liệu Access. Bạn không thể thêm kết nối dữ liệu phụ gửi dữ liệu biểu mẫu đến cơ sở dữ liệu Access.

Nếu bạn muốn người dùng của mình gửi dữ liệu biểu mẫu của họ đến cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu dựa trên cơ sở dữ liệu Access, rồi bật kết nối dữ liệu gửi trong kết nối dữ liệu chính. Ngoài ra, bạn có thể thêm kết nối dữ liệu phụ vào dịch vụ Web hoạt động với cơ sở dữ liệu Access của mình.

Tìm các liên kết để biết thêm thông tin về việc thiết kế mẫu biểu mẫu dựa trên cơ sở dữ liệu Access và thêm kết nối dữ liệu phụ vào dịch vụ Web trong phần Xem Thêm.

Trong bài viết này

• Tổng quan
• Những điều cần cân nhắc về tính tương thích
• Trước khi bạn bắt đầu
• Bước 1: Thêm kết nối dữ liệu phụ
• Bước 2: Cấu hình mẫu biểu mẫu để sử dụng kết nối dữ liệu

Tổng quan

Kết nối dữ liệu thứ cấp là kết nối dữ liệu mà bạn thêm vào mẫu biểu mẫu. Kết nối dữ liệu thứ cấp khác với kết nối dữ liệu chính mà bạn tạo ra khi thiết kế mẫu biểu mẫu mới dựa trên cơ sở dữ liệu hoặc dịch vụ Web. Kết nối dữ liệu chính của mẫu biểu mẫu có thể nhận dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài và cũng có thể gửi dữ liệu biểu mẫu đến nguồn dữ liệu ngoài. Tuy nhiên, mẫu biểu mẫu chỉ có thể có một kết nối dữ liệu chính.

Bạn có thể thêm bao nhiêu kết nối dữ liệu phụ vào mẫu biểu mẫu tùy thích. Ví dụ: giả sử bạn có cơ sở dữ liệu Access có chứa bảng lưu trữ dữ liệu nhân viên và một bảng khác lưu trữ dữ liệu khách hàng. Bạn có thể thêm kết nối dữ liệu phụ truy xuất dữ liệu từ bảng nhân viên và bạn cũng có thể thêm kết nối dữ liệu phụ khác truy xuất dữ liệu từ bảng khách hàng trong cùng một cơ sở dữ liệu Access.

Mặc dù bạn có thể thêm kết nối dữ liệu thứ cấp vào mẫu biểu mẫu có thể gửi dữ liệu biểu mẫu đến nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như dịch vụ Web hoặc thư viện Windows SharePoint Services nhưng bạn chỉ có thể sử dụng kết nối dữ liệu thứ cấp để truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access. Bạn không thể thêm kết nối dữ liệu phụ gửi dữ liệu biểu mẫu đến cơ sở dữ liệu Access.

Khi bạn thêm kết nối dữ liệu truy vấn vào cơ sở dữ liệu, InfoPath sẽ tạo nguồn dữ liệu phụ có chứa các trường dữ liệu và nhóm tương ứng với cách dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Vì cấu trúc dữ liệu trong nguồn dữ liệu phụ phải khớp với cách dữ liệu được lưu trữ trong bảng cơ sở dữ liệu nên bạn không thể sửa đổi các trường hoặc nhóm trong nguồn dữ liệu phụ.

Bạn có thể cấu hình từng kết nối dữ liệu truy vấn để lưu kết quả của nó để người dùng có quyền truy nhập vào dữ liệu khi biểu mẫu của họ không được kết nối với mạng. Tùy thuộc vào bản chất của dữ liệu, bạn có thể muốn hiển thị kết quả truy vấn chỉ khi người dùng kết nối với mạng.

Khi bạn thêm kết nối dữ liệu truy vấn vào mẫu biểu mẫu, theo mặc định các biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này sẽ sử dụng kết nối dữ liệu khi người dùng mở chúng. Bạn cũng có thể cấu hình mẫu biểu mẫu của mình để sử dụng kết nối dữ liệu truy vấn theo một trong các cách sau đây:

• Thêm quy tắc Bạn có thể cấu hình quy tắc để sử dụng kết nối dữ liệu truy vấn bất cứ khi nào điều kiện trong quy tắc xảy ra.
• Thêm nút Bạn có thể thêm nút vào mẫu biểu mẫu mà người dùng có thể bấm để lấy dữ liệu bằng cách sử dụng kết nối dữ liệu truy vấn.
• Sử dụng mã tùy chỉnh Nếu bạn không thể thêm quy tắc hoặc nút, bạn có thể sử dụng mã tùy chỉnh để lấy dữ liệu bằng cách sử dụng kết nối dữ liệu truy vấn. Việc sử dụng mã tùy chỉnh đòi hỏi nhà phát triển phải tạo mã tùy chỉnh.

Đầu Trang

Những điều cần cân nhắc về tính tương thích

Bạn không thể thêm kết nối dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access vào mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt.

Đầu Trang

Trước khi bạn bắt đầu

Trước khi thêm kết nối dữ liệu phụ vào cơ sở dữ liệu Access vào mẫu biểu mẫu của mình, bạn cần các thông tin sau:

• Tên và vị trí của cơ sở dữ liệu.

  Lưu ý

  Nếu cơ sở dữ liệu Access của bạn được lưu trữ trong một vị trí mạng, hãy đảm bảo rằng người dùng có thể truy nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn.

• Tên của bảng hoặc truy vấn sẽ cung cấp dữ liệu cho biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này. Bạn sẽ sử dụng bảng hoặc truy vấn này làm bảng hoặc truy vấn chính khi bạn cấu hình kết nối dữ liệu truy vấn.

• Tên của bất kỳ bảng hoặc truy vấn nào khác cung cấp dữ liệu bổ sung cho bảng hoặc truy vấn chính. Trong hầu hết các trường hợp, mối quan hệ bảng đã được thiết lập trong cơ sở dữ liệu. Nếu bạn phải thiết lập mối quan hệ giữa bảng hoặc truy vấn chính và một bảng hoặc truy vấn khác theo cách thủ công, bạn sẽ cần tên trường liên quan của cả hai bảng hoặc truy vấn.

Đầu Trang

Bước 1: Thêm kết nối dữ liệu phụ

1. Trên menu Công cụ , bấm vào Kết nối Dữ liệu.

2. Trong hộp thoại Kết nối Dữ liệu, hãy bấm Thêm.

3. Trong Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu, bấm Tạo kết nối mới, bấm Nhận dữ liệu, rồi bấm Tiếp.

4. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, bấm vào Cơ sở dữ liệu (chỉ Microsoft SQL Server Microsoft Office Access), rồi bấm vào Tiếp theo.

5. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, bấm vào Chọn Cơ sở dữ liệu.

6. Trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu , duyệt đến vị trí cơ sở dữ liệu của bạn.

   Lưu ý

   Nếu cơ sở dữ liệu của bạn được lưu trữ trong một vị trí mạng, hãy duyệt đến đường dẫn quy ước đặt tên chung (UNC) của vị trí đó. Không duyệt đến vị trí mạng thông qua ổ đĩa mạng được ánh xạ. Nếu bạn sử dụng ổ đĩa mạng được ánh xạ, người dùng tạo biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này sẽ tìm kiếm cơ sở dữ liệu từ ổ đĩa mạng được ánh xạ. Nếu người dùng không có ổ đĩa mạng được ánh xạ, biểu mẫu sẽ không tìm thấy cơ sở dữ liệu.

7. Bấm vào tên cơ sở dữ liệu của bạn, rồi bấm vào Mở.

8. Trong hộp thoại Chọn Bảng, bấm vào bảng hoặc truy vấn chính mà bạn muốn sử dụng, rồi bấm OK.

9. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, chọn hộp kiểm Hiển thị cột bảng.
   Theo mặc định, tất cả các trường trong bảng hoặc truy vấn sẽ được thêm vào nguồn dữ liệu chính của mẫu biểu mẫu.

10. Bỏ chọn hộp kiểm cho các trường mà bạn không muốn đưa vào nguồn dữ liệu phụ.
    Thêm bất kỳ bảng hoặc truy vấn bổ sung nào vào kết nối dữ liệu.
    Cách thực hiện?

    1. Bấm Thêm Bảng.
    2. Trong hộp thoại Thêm Bảng hoặc Truy vấn, bấm vào tên của bảng con, rồi bấm tiếp. InfoPath tìm cách đặt mối quan hệ bằng cách khớp tên trường trong cả hai bảng. Nếu bạn không muốn dùng mối quan hệ được gợi ý, hãy chọn mối quan hệ, rồi bấm Loại bỏ Mối quan hệ. Để thêm mối quan hệ, hãy bấm Thêm Mối quan hệ. Trong hộp thoại Thêm Mối quan hệ, bấm vào tên của từng trường liên quan trong cột tương ứng, rồi bấm OK.
    3. Bấm Kết thúc.
    4. Để thêm bảng con bổ sung, hãy lặp lại các bước này.

11. Nhấp vào Tiếp theo.

12. Để làm cho kết quả của kết nối dữ liệu truy vấn sẵn dùng khi biểu mẫu không được kết nối với mạng, hãy chọn hộp kiểm Lưu trữ bản sao dữ liệu trong mẫu biểu mẫu.

    Lưu ý

    Việc chọn hộp kiểm này sẽ lưu trữ dữ liệu trên máy tính của người dùng khi biểu mẫu sử dụng kết nối dữ liệu này. Nếu biểu mẫu đang truy xuất dữ liệu nhạy cảm từ kết nối dữ liệu này, bạn có thể muốn tắt tính năng này để giúp bảo vệ dữ liệu trong trường hợp máy tính bị mất hoặc bị đánh cắp.

13. Nhấp vào Tiếp theo.

14. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, nhập tên mô tả cho kết nối dữ liệu phụ này, rồi xác minh rằng thông tin trong mục Tóm tắt là chính xác.

15. Để cấu hình biểu mẫu để tự động nhận dữ liệu khi mở biểu mẫu, hãy chọn hộp kiểm Tự động truy xuất dữ liệu khi biểu mẫu được mở.

Đầu Trang

Bước 2: Cấu hình mẫu biểu mẫu để sử dụng kết nối dữ liệu

Nếu bạn muốn các biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này sử dụng kết nối dữ liệu này sau khi người dùng mở biểu mẫu, bạn có thể thêm quy tắc vào mẫu biểu mẫu sử dụng kết nối dữ liệu này theo một điều kiện nhất định hoặc bạn có thể thêm nút vào mẫu biểu mẫu mà người dùng của bạn có thể bấm để sử dụng kết nối dữ liệu này.

Thêm quy tắc

Bạn có thể thêm quy tắc vào mẫu biểu mẫu dùng để truy xuất dữ liệu từ kết nối dữ liệu truy vấn bất cứ khi nào điều kiện cho quy tắc được đáp ứng. Ví dụ: bạn có thể thêm hộp văn bản vào mẫu biểu mẫu của mình mà người dùng có thể điền để lấy dữ liệu cụ thể từ nguồn dữ liệu ngoài. Sau đó, bạn có thể thêm quy tắc sử dụng kết nối dữ liệu mỗi khi người dùng nhập dữ liệu vào hộp văn bản.

Quy trình sau đây giả định rằng bạn đã tạo kết nối dữ liệu truy vấn cho mẫu biểu mẫu của mình và bạn đã cấu hình một điều khiển (không phải là nút) trên mẫu biểu mẫu của mình để hiển thị dữ liệu từ kết nối dữ liệu đó.

1. Nếu mẫu biểu mẫu có nhiều dạng xem, hãy bấm vào Tên dạng xem trên menu Dạng xem để đi đến dạng xem với điều khiển nơi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ nguồn dữ liệu phụ.
2. Bấm đúp vào điều khiển mà bạn muốn thêm quy tắc.
3. Bấm vào tab Dữ liệu.
4. Bên dưới Xác thực và Quy tắc, hãy bấm Quy tắc.
5. Trong hộp thoại Quy tắc, hãy bấm Thêm.
6. Trong hộp Tên , hãy nhập tên cho quy tắc.
7. Để xác định điều kiện khi quy tắc chạy, hãy bấm Đặt Điều kiện, rồi nhập điều kiện. Quy tắc sẽ chạy khi điều kiện xảy ra. Nếu bạn không đặt điều kiện, quy tắc sẽ chạy bất cứ khi nào người dùng thay đổi giá trị trong điều khiển, rồi di chuyển con trỏ ra khỏi điều khiển đó.
8. Bấm Thêm Hành động.
9. Trong danh sách Hành động, bấm Truy vấn bằng kết nối dữ liệu.
10. Trong danh sách Kết nối dữ liệu, bấm vào kết nối dữ liệu truy vấn bạn muốn sử dụng, rồi bấm OK để đóng từng hộp thoại đang mở.
11. Để kiểm tra các thay đổi của bạn, hãy bấm Xem trước trên thanh công cụ Chuẩn hoặc nhấn CTRL+SHIFT+B.

Thêm nút

Bạn có thể thêm điều khiển nút vào mẫu biểu mẫu mà người dùng có thể bấm vào để lấy dữ liệu từ kết nối dữ liệu truy vấn.

1. Nếu mẫu biểu mẫu có nhiều dạng xem, hãy bấm vào Tên dạng xem trên menu Dạng xem để đi đến dạng xem với điều khiển nơi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ nguồn dữ liệu phụ.

2. Nếu ngăn tác vụ Điều khiển không hiển thị, bấm Thêm Điều khiển trên menu Chèn hoặc nhấn ALT+I, C.

3. Kéo điều khiển nút vào mẫu biểu mẫu của bạn.

4. Bấm đúp vào điều khiển nút mà bạn vừa thêm vào mẫu biểu mẫu.

5. Bấm tab Chung .

6. Trong danh sách Hành động, bấm Làm mới.

7. Trong hộp Nhãn , hãy nhập tên mà bạn muốn xuất hiện trên nút trên mẫu biểu mẫu của bạn.

8. Bấm Thiết đặt.

9. Trong hộp thoại Làm mới, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

   • Để nhận dữ liệu mới nhất từ tất cả các nguồn dữ liệu bên ngoài có kết nối dữ liệu phụ đến mẫu biểu mẫu này, hãy bấm Tất cả các nguồn dữ liệu phụ.
   • Để cấu hình nút để nhận dữ liệu mới nhất từ một nguồn dữ liệu bên ngoài có kết nối dữ liệu phụ đến mẫu biểu mẫu của bạn, hãy bấm vào Một kết nối dữ liệu phụ, rồi bấm vào nguồn dữ liệu phụ trong danh sách Chọn nguồn dữ liệu phụ.

10. Bấm OK để đóng từng hộp thoại đang mở.

11. Để kiểm tra các thay đổi của bạn, hãy bấm Xem trước trên thanh công cụ Chuẩn hoặc nhấn CTRL+SHIFT+B.

Đầu Trang