Sổ địa chỉ ngoại tuyến chứa các thuộc tính của người dùng, chẳng hạn như địa chỉ email, mà Microsoft Outlook yêu cầu gửi thư email và hiển thị thông tin về người gửi. Bằng cách sử dụng sổ địa chỉ ngoại tuyến, Outlook không phải kết nối với bộ Microsoft Exchange Server để xử lý tên hoặc mở bản ghi cho từng người dùng. Điều này giúp giảm lưu lượng truy cập mạng và cải thiện hiệu suất.
Lưu ý: Yêu cầu có tài khoản Microsoft Exchange Server.
Sổ địa chỉ ngoại tuyến là ảnh tức thời của thông tin từ Danh sách Địa chỉ Toàn cầu (GAL). Vì vậy, không phải tất cả các thông tin trong GAL có sẵn trong sổ địa chỉ ngoại tuyến. Thông tin sau đây trong GAL có thể không có trong sổ địa chỉ ngoại tuyến:
-
Thuộc tính tùy chỉnh được thêm vào bởi người quản trị máy chủ, chẳng hạn như ID nhân viên của từng nhân viên.
-
Cấu trúc phân cấp tổ chức.
-
Tư cách thành viên nhóm.
Outlook thể truy nhập Exchange để có được thông tin này. Do đó, nếu bạn đang làm việc trong Chế độ Đệm ẩn Exchange và nếu bạn đang làm việc trực tuyến — nghĩa là, trạng thái kết nối của bạn là Đã kết nối với Microsoft Exchange — Outlook sẽ sử dụng cả sổ địa chỉ ngoại tuyến và GAL để cung cấp danh sách đầy đủ thông tin người dùng. Nếu bạn đang ở Chế độ Đệm ẩn Exchange và trạng thái kết nối của bạn là Đã ngắt kết nối, Đang cố gắng Kết nối hoặc Ngoại tuyến, bạn chỉ có thể xem thông tin có trong sổ địa chỉ ngoại tuyến.
Thay đổi chi tiết tải xuống sổ địa chỉ ngoại tuyến
Bạn có thể chọn lượng chi tiết cần tải xuống bằng cách làm như sau:
-
Chọn tab Tệp .
-
Chọn Cài đặt tài khoản.
-
Chọn Tải xuống Sổ Địa chỉ hoặc Tải xuống các thay đổi kể từ Lần gửi/nhận gần nhất.
-
Nếu bạn thấy tùy chọn Thông tin để tải xuống, hãy chọn Chi tiết Đầy đủ hoặc Không có Chi tiết.
Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchange, chúng tôi khuyên bạn nên tải xuống toàn bộ chi tiết của sổ địa chỉ ngoại tuyến. Điều này làm giảm số lần cửa sổ Outlook có thể trở nên không phản hồi và số lượng kết nối không cần thiết đến Microsoft Windows Server Active Directory.
Thông tin thêm về các bản cập nhật sổ địa chỉ ngoại tuyến
Nếu Outlook đang chạy liên tục trong Chế độ Đệm ẩn Exchange, nó sẽ tự động cập nhật sổ địa chỉ ngoại tuyến khoảng một lần mỗi ngày tùy thuộc vào các bản cập nhật trên máy tính đang chạy Exchange.
Kích cỡ sổ địa chỉ ngoại tuyến có thể thay đổi từ vài megabyte đến hàng trăm megabyte ở dạng không nén. Các yếu tố sau đây có thể ảnh hưởng đến kích thước của sổ địa chỉ ngoại tuyến:
-
Việc sử dụng chứng chỉ bảo mật trong tổ chức của bạn. Họ là đóng góp lớn nhất duy nhất cho kích thước của sổ địa chỉ ngoại tuyến.
-
Số lượng người dùng trong Windows Server Dịch vụ miền danh mục hiện hoạt.
-
Số lượng nhóm phân phối trong Windows Server Dịch vụ miền danh mục hiện hoạt.
-
Thông tin mà tổ chức của bạn đã thêm vào Windows Server Dịch vụ miền danh mục hiện hoạt cho từng người dùng và từng nhóm phân phối. Ví dụ: một số tổ chức điền thuộc tính địa chỉ cho từng người dùng.
Outlook có các biện pháp bảo vệ sau đây để giúp bảo vệ mạng của tổ chức bạn khỏi quá nhiều nội dung tải xuống sổ địa chỉ ngoại tuyến:
-
Trong cấu hình mặc định, chỉ có một lần thử tải xuống sổ địa chỉ ngoại tuyến đầy đủ được thực hiện trong khoảng thời gian 13 giờ. Mỗi lần nhận được phản hồi của máy chủ và quá trình tải xuống bắt đầu được tính là lần thử tải xuống.
-
Trong cấu hình mặc định, Outlook không giới hạn số lần thử cập nhật vi phân. Nếu không cập nhật được, một lần thử khác sẽ được thực hiện sau một giờ.
