Thiết kế mẫu biểu mẫu để dùng ngoại tuyến

Trong bài viết này

• Tìm hiểu về biểu mẫu ngoại tuyến

• Tạo kết nối dữ liệu đến một cơ sở dữ liệu SQL cho dùng ngoại tuyến

• Tạo một kết nối dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access để dùng ngoại tuyến

• Tạo một kết nối dữ liệu vào thư viện tài liệu SharePoint để dùng ngoại tuyến

• Cấu hình dữ liệu sẵn có

• Vô hiệu hóa dùng ngoại tuyến

Tìm hiểu về biểu mẫu ngoại tuyến

Bạn có thể cần thiết kế mẫu biểu mẫu Microsoft Office InfoPath, người dùng có thể điền vào trong khi máy tính của họ được ngắt kết nối từ mạng. Ví dụ, bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu một điều chỉnh bảo hiểm có thể sử dụng trong trường trong khi đang điều tra nhận một. Mẫu biểu mẫu có chứa kết nối dữ liệu thứ cấp cung cấp dữ liệu cho biểu mẫu từ cơ sở dữ liệu bên ngoài. Điều chỉnh cần dữ liệu này để điền vào biểu mẫu. Trong khi vẫn trong office và kết nối mạng, điều chỉnh bảo hiểm có thể tạo một biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này, và sau đó lưu biểu mẫu trên máy tính của mình. Trong trường, điều chỉnh đó có thể mở và điền vào biểu mẫu mà không được kết nối mạng. Sau khi quay trở lại office và kết nối lại vào mạng, điều chỉnh sau đó có thể nộp biểu mẫu.

Theo mặc định, biểu mẫu đã lưu trên máy tính có thể làm việc mà không cần kết nối mạng. Khi người dùng tạo biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu, InfoPath tải về và lưu bản sao của mẫu biểu mẫu đó trên máy tính của người dùng. Bất cứ khi nào người dùng sẽ mở ra một biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu đó, InfoPath trước tiên kiểm tra nếu không có kết nối mạng với máy tính. Nếu kết nối mạng tồn tại, InfoPath kiểm tra vị trí nơi mẫu biểu mẫu được tải xuống từ, để xác định nếu không có phiên bản Cập Nhật của mẫu biểu mẫu. Nếu phiên bản Cập Nhật tồn tại, InfoPath Cập Nhật mẫu biểu mẫu trên máy tính của người dùng. Nếu kết nối mạng không tồn tại, InfoPath sử dụng phiên bản của mẫu biểu mẫu được lưu trữ trên máy tính của người dùng.

Để thiết kế mẫu biểu mẫu để dùng ngoại tuyến, mẫu biểu mẫu phải được lưu trữ trên máy tính của người dùng, và bất kỳ dữ liệu nào được yêu cầu bởi người dùng để hoàn thành biểu mẫu, chẳng hạn như các mục trong hộp danh sách phải là sẵn dùng cho người dùng ngay cả khi máy tính không được kết nối với thứ e mạng. Dữ liệu trong các điều khiển được cung cấp từ một kết nối dữ liệu thứ cấp cho nguồn dữ liệu ngoài. Dữ liệu này có thể được lưu trữ trong máy tính của người dùng trong mẫu biểu mẫu hoặc trong một vị trí lưu trữ đặc biệt được gọi là bộ đệm ẩn.

Khi bạn thêm một kết nối dữ liệu thứ cấp vào mẫu biểu mẫu dữ liệu truy vấn đó từ nguồn dữ liệu ngoài, InfoPath sẽ gửi một truy vấn cho nguồn dữ liệu ngoài đó. Kết quả của truy vấn đó được lưu trữ trong mẫu biểu mẫu. Khi người dùng tạo biểu mẫu mới dựa trên mẫu biểu mẫu này, dữ liệu được lưu vào mẫu biểu mẫu sẵn dùng cho người dùng.

Khi biểu mẫu dùng kết nối dữ liệu thứ cấp này để cập nhật nội dung của hộp danh sách hoặc điều khiển hộp tổ hợp với dữ liệu mới nhất từ nguồn dữ liệu ngoài, InfoPath lưu trữ kết quả của truy vấn này trong một vị trí lưu trữ đặc biệt được gọi là bộ đệm ẩn, nếu máy tính kết nối mạng. InfoPath sử dụng dữ liệu trong bộ đệm ẩn này để cung cấp dữ liệu vào các điều khiển.

Để hiển thị dữ liệu từ một kết nối dữ liệu thứ cấp cho người dùng của bạn, ngay cả khi máy tính của họ không được kết nối mạng, bạn có thể thực hiện một hoặc cả hai thao tác sau:

• Lưu trữ dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài trong mẫu biểu mẫu.

• Sử dụng kết nối dữ liệu thứ cấp khi biểu mẫu mở ra.

Sau khi cấu hình kết nối dữ liệu thứ cấp để làm việc trong khi máy tính của người dùng đang ngoại tuyến, bạn cũng có thể cấu hình mẫu biểu mẫu để truy xuất dữ liệu mới nhất từ nguồn dữ liệu ngoài. Bạn có thể cấu hình mẫu biểu mẫu để truy xuất dữ liệu mới nhất (bằng cách giới hạn tính khả dụng của dữ liệu hiện có trong biểu mẫu cho một số đã xác định ngày) và sau đó thêm một nút để nhận dữ liệu mới nhất.

Tạo kết nối dữ liệu đến một cơ sở dữ liệu SQL cho dùng ngoại tuyến

Trước khi bạn thêm một kết nối dữ liệu thứ cấp cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server vào mẫu biểu mẫu của bạn, bạn cần thông tin sau đây từ người quản trị cơ sở dữ liệu của bạn.

• Tên máy chủ cơ sở dữ liệu mà bạn sẽ sử dụng với mẫu biểu mẫu này được lưu trữ ở đâu.

• Tên cơ sở dữ liệu mà bạn sẽ sử dụng với mẫu biểu mẫu này.

• Xác thực yêu cầu bởi cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu có thể sử dụng xác thực Microsoft Windows hoặc xác thực SQL Server để xác định cách thức người dùng có thể truy nhập cơ sở dữ liệu.

• Tên bảng có chứa dữ liệu mà bạn muốn gửi cho biểu mẫu. Đây là bảng chính. Nếu bạn dự định dùng nhiều hơn một bảng trong cơ sở dữ liệu, bạn phải tên của những người khác, con bảng. Bạn cũng phải tên của các trường trong các bảng con có mối quan hệ để các trường trong bảng chính.

• Cho dù bạn một cách an toàn có thể lưu trữ kết quả truy vấn trong biểu mẫu để dùng ngoại tuyến.

Sau khi bạn nhận được thông tin này, bạn có thể dùng quy trình sau để tạo kết nối dữ liệu vào cơ sở dữ liệu SQL cho dùng ngoại tuyến.

1. Trên menu công cụ , hãy bấm Kết nối dữ liệu.

2. Trong hộp thoại Kết nối dữ liệu , bấm Thêm.

3. Trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, bấm tạo kết nối mới đến, bấm nhận dữ liệu, sau đó bấm tiếp theo.

4. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, bấm cơ sở dữ liệu (Microsoft SQL Server hoặc Microsoft Office Access chỉ), sau đó bấm tiếp theo.

5. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy bấm Chọn cơ sở dữ liệu.

6. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy bấm Nguồn mới.

7. Trong danh sách bạn muốn kết nối với loại nguồn dữ liệu , bấm Microsoft SQL Server, sau đó bấm tiếp theo.

8. Trong hộp tên máy chủ , hãy nhập tên máy chủ cơ sở dữ liệu được lưu trữ ở đâu.

9. Dưới đăng nhập vào thông tin đăng nhập, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

   • Nếu cơ sở dữ liệu xác định ai có quyền truy nhập vào máy chủ Dựa trên thông tin xác thực được sử dụng trong mạng Microsoft Windows, hãy bấm Sử dụng xác thực Windows.

   • Nếu cơ sở dữ liệu xác định ai có quyền truy nhập vào máy chủ Dựa trên một tên đã xác định người dùng và mật khẩu mà bạn Lấy từ người quản trị cơ sở dữ liệu, bấm sử dụng tên người dùng và mật khẩu sau đây, sau đó nhập tên người dùng và mật khẩu đó trong tên người dùng và mật khẩu .

10. Bấm Tiếp.

11. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, trong danh sách chọn cơ sở dữ liệu có chứa dữ liệu mà bạn muốn , hãy bấm cơ sở dữ liệu mà bạn muốn dùng, chọn hộp kiểm kết nối với một bảng cụ thể , bấm vào tên của bảng chính, và sau đó bấm tiếp theo .

12. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, trong hộp Tên tệp , hãy nhập tên cho tệp lưu trữ thông tin kết nối dữ liệu.

13. Để lưu các thiết đặt này, hãy bấm kết thúc.

14. Thêm bất kỳ bảng nào khác mà bạn muốn dùng trong kết nối dữ liệu truy vấn.

    Cách thực hiện?

    1. Bấm thêm bảng.

    2. Trong hộp thoại thêm bảng hoặc truy vấn , bấm vào tên của bảng con, sau đó bấm tiếp theo. InfoPath cố gắng đặt mối quan hệ bằng cách kết hợp tên trường trong cả hai bảng. Nếu bạn không muốn sử dụng mối quan hệ được gợi ý, chọn mối quan hệ, sau đó bấm Loại bỏ mối quan hệ. Để thêm một mối quan hệ, hãy bấm Thêm mối quan hệ. Trong hộp thoại Thêm mối quan hệ , bấm vào tên của từng trường liên quan trong cột tương ứng, sau đó bấm OK.

    3. Bấm Kết thúc.

    4. Để thêm bổ sung con bảng, hãy lặp lại các bước sau đây.

15. Bấm Tiếp.

16. Nếu bạn muốn dữ liệu từ kết nối dữ liệu thứ cấp này có sẵn dùng ngay cả khi máy tính của một người dùng không được kết nối mạng, chọn hộp kiểm lưu trữ một bản sao của dữ liệu trong mẫu biểu mẫu . Khi bạn chọn hộp kiểm này, InfoPath truy vấn nguồn dữ liệu ngoài và kết quả, lưu trữ trong mẫu biểu mẫu.

    Ghi chú Bảo mật: Chọn hộp kiểm này lưu kết quả truy vấn trong mẫu biểu mẫu. Vì dữ liệu được lưu trữ trong mẫu biểu mẫu, nó sẵn dùng trong các biểu mẫu người dùng điền, ngay cả khi máy tính của họ không được kết nối mạng. Nếu bạn nhận dữ liệu nhạy cảm khỏi kết nối dữ liệu này, bạn có thể muốn tắt tính năng này để giúp bảo vệ dữ liệu trong trường hợp máy tính bị mất hoặc bị đánh cắp.

17. Bấm Tiếp.

18. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy nhập tên mô tả cho kết nối dữ liệu thứ cấp này. Xác thực rằng thông tin trong phần tóm tắt là đúng. Để cho phép người dùng của bạn để dùng kết nối dữ liệu thứ cấp này khi họ tạo một biểu mẫu mới hoặc mở biểu mẫu hiện có, dựa trên mẫu biểu mẫu này, hãy chọn hộp kiểm tự động truy xuất dữ liệu khi mở biểu mẫu .

Đầu trang

Tạo một kết nối dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access để dùng ngoại tuyến

Trước khi bạn thêm một kết nối dữ liệu thứ cấp vào cơ sở dữ liệu Access vào mẫu biểu mẫu của bạn, bạn cần thông tin sau đây từ người quản trị cơ sở dữ liệu của bạn.

• Tên và vị trí của cơ sở dữ liệu.

  Lưu ý: Bạn cũng sẽ cần phải biết liệu cơ sở dữ liệu trong một vị trí mạng mà có thể truy nhập cho người dùng của bạn. Nếu người dùng khác trên mạng sẽ tạo ra biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này, cơ sở dữ liệu của bạn phải được đặt ở một vị trí mạng mà có thể truy nhập cho người dùng của bạn.

• Nếu mẫu biểu mẫu của bạn sẽ chỉ truy vấn cơ sở dữ liệu, bạn cần vào tên của bảng cung cấp kết quả của truy vấn được gửi đến cơ sở dữ liệu. Bảng này sẽ là bảng chính khi bạn cấu hình kết nối dữ liệu truy vấn.

• Tên của bất kỳ bảng nào khác vào bảng chính có thể yêu cầu dữ liệu từ. Trong hầu hết các trường hợp, các mối quan hệ bảng đã được thiết lập trong cơ sở dữ liệu. Nếu bạn phải thiết lập mối quan hệ giữa bảng chính và bảng khác, bạn cần các tên trường có liên quan trong cả hai bảng.

Sau khi bạn nhận được thông tin này, bạn có thể dùng quy trình sau để tạo kết nối dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access để dùng ngoại tuyến.

1. Trên menu công cụ , hãy bấm Kết nối dữ liệu.

2. Trong hộp thoại Kết nối dữ liệu , bấm Thêm.

3. Trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, bấm tạo kết nối mới đến, bấm nhận dữ liệu, sau đó bấm tiếp theo.

4. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, bấm cơ sở dữ liệu (Microsoft SQL Server hoặc Microsoft Office Access chỉ), sau đó bấm tiếp theo.

5. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy bấm Chọn cơ sở dữ liệu.

6. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy duyệt đến vị trí của cơ sở dữ liệu của bạn.

   Lưu ý: Nếu cơ sở dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí mạng, duyệt đến đường dẫn UNC của vị trí. Không duyệt đến vị trí mạng thông qua một ổ đĩa mạng được ánh xạ. Nếu bạn sử dụng một ổ đĩa được ánh xạ mạng, các biểu mẫu được tạo dựa trên mẫu biểu mẫu này sẽ tìm kiếm cho cơ sở dữ liệu từ một ổ đĩa mạng được ánh xạ. Nếu người dùng không có một ổ đĩa mạng được ánh xạ, biểu mẫu sẽ không tìm thấy cơ sở dữ liệu.

7. Bấm vào tên của cơ sở dữ liệu của bạn, sau đó bấm mở.

8. Trong hộp thoại Chọn bảng , bấm vào bảng chính mà bạn muốn dùng, sau đó bấm OK.

9. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy chọn hộp kiểm Hiển thị các cột bảng .

   Theo mặc định, tất cả các trường trong bảng sẽ được thêm vào nguồn dữ liệu chính của mẫu biểu mẫu.

10. Dưới nguồn dữ liệu cấu trúc, hãy xóa hộp kiểm cho các trường mà bạn không muốn bao gồm trong nguồn dữ liệu chính.

    Thêm bất kỳ bảng nào khác hoặc một truy vấn mà bạn muốn dùng trong kết nối dữ liệu này.

    Cách thực hiện?

    1. Bấm thêm bảng.

    2. Trong hộp thoại thêm bảng hoặc truy vấn , bấm vào tên của bảng con, sau đó bấm tiếp theo. InfoPath cố gắng đặt mối quan hệ bằng cách kết hợp tên trường trong cả hai bảng. Nếu bạn không muốn sử dụng mối quan hệ được gợi ý, chọn mối quan hệ, sau đó bấm Loại bỏ mối quan hệ. Để thêm một mối quan hệ, hãy bấm Thêm mối quan hệ. Trong hộp thoại Thêm mối quan hệ , bấm vào tên của từng trường liên quan trong cột tương ứng, sau đó bấm OK.

    3. Bấm Kết thúc.

    4. Để thêm bổ sung con bảng, hãy lặp lại các bước sau đây.

11. Bấm Tiếp.

12. Để làm cho dữ liệu từ kết nối dữ liệu thứ cấp này sẵn dùng ngay cả khi máy tính của một người dùng không được kết nối mạng, hãy chọn hộp kiểm lưu trữ một bản sao của dữ liệu trong mẫu biểu mẫu . Khi bạn chọn hộp kiểm này, InfoPath truy vấn nguồn dữ liệu ngoài và kết quả truy vấn, lưu trữ trong mẫu.

    Ghi chú Bảo mật: Chọn hộp kiểm này lưu kết quả truy vấn trong mẫu biểu mẫu. Vì dữ liệu được lưu trữ trong mẫu biểu mẫu, nó sẵn dùng trong các biểu mẫu người dùng điền, ngay cả khi máy tính của họ không được kết nối mạng. Nếu bạn nhận dữ liệu nhạy cảm khỏi kết nối dữ liệu này, bạn có thể muốn tắt tính năng này để giúp bảo vệ dữ liệu trong trường hợp máy tính bị mất hoặc bị đánh cắp.

13. Bấm Tiếp.

14. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy nhập tên mô tả cho kết nối dữ liệu thứ cấp này. Xác thực rằng thông tin trong phần tóm tắt là đúng. Để cho phép người dùng của bạn để dùng kết nối dữ liệu thứ cấp này khi họ tạo một biểu mẫu mới hoặc mở biểu mẫu hiện có, dựa trên mẫu biểu mẫu này, hãy chọn hộp kiểm tự động truy xuất dữ liệu khi mở biểu mẫu .

Đầu trang

Tạo một kết nối dữ liệu vào thư viện tài liệu SharePoint để dùng ngoại tuyến

Trước khi bạn thêm một kết nối dữ liệu thứ cấp vào mẫu biểu mẫu của bạn, bạn cần thông tin sau đây từ người quản trị trang web của bạn.

• Vị trí của trang web Microsoft Windows SharePoint Services, và các quyền cần thiết để truy nhập vào đó.

• Xác nhận rằng trang web được cấu hình sao cho người dùng của bạn có thể truy nhập dữ liệu từ thư viện tài liệu hoặc danh sách.

• Xác nhận rằng bạn có thể lưu trữ dữ liệu từ thư viện tài liệu hoặc danh sách trên máy tính của người dùng của bạn để dùng ngoại tuyến.

Sau khi bạn nhận được thông tin này, bạn có thể dùng quy trình sau để tạo kết nối dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access để dùng ngoại tuyến.

1. Trên menu công cụ , hãy bấm Kết nối dữ liệu.

2. Trong hộp thoại Kết nối dữ liệu , bấm Thêm.

3. Trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, bấm tạo kết nối mới đến, bấm nhận dữ liệu, sau đó bấm tiếp theo.

4. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, bấm danh sách hoặc thư viện SharePoint, sau đó bấm tiếp theo.

5. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, nhập URL của trang SharePoint với thư viện tài liệu hoặc danh sách, sau đó bấm tiếp theo.

6. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, trong danh sách chọn một danh sách hoặc thư viện , hãy bấm vào danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn dùng, sau đó bấm tiếp theo.

7. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh các trường sẽ cung cấp dữ liệu vào mẫu biểu mẫu. Nếu sẽ được phát hành mẫu biểu mẫu trong thư viện tài liệu, và bạn muốn biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này để truy xuất siêu dữ liệu về biểu mẫu, hãy chọn hộp kiểm bao gồm dữ liệu cho biểu mẫu chỉ hoạt động .

8. Bấm Tiếp.

9. Để làm cho dữ liệu từ kết nối dữ liệu thứ cấp này sẵn dùng ngay cả khi máy tính của một người dùng không được kết nối mạng, hãy chọn hộp kiểm lưu trữ một bản sao của dữ liệu trong mẫu biểu mẫu . Khi bạn chọn hộp kiểm này, InfoPath truy vấn nguồn dữ liệu ngoài và kết quả truy vấn, lưu trữ trong mẫu biểu mẫu.

   Ghi chú Bảo mật: Chọn hộp kiểm này lưu kết quả truy vấn trong mẫu biểu mẫu. Vì dữ liệu được lưu trữ trong mẫu biểu mẫu, nó sẵn dùng trong các biểu mẫu người dùng điền, ngay cả khi máy tính của họ không được kết nối mạng. Nếu bạn nhận dữ liệu nhạy cảm khỏi kết nối dữ liệu này, bạn có thể muốn tắt tính năng này để giúp bảo vệ dữ liệu trong trường hợp máy tính bị mất hoặc bị đánh cắp.

10. Bấm Tiếp.

11. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy nhập tên mô tả cho kết nối dữ liệu thứ cấp này, và sau đó xác thực rằng thông tin trong phần tóm tắt là đúng.

12. Để cho phép người dùng của bạn để dùng kết nối dữ liệu thứ cấp này khi họ tạo một biểu mẫu mới hoặc mở biểu mẫu hiện có, dựa trên mẫu biểu mẫu này, hãy chọn hộp kiểm tự động truy xuất dữ liệu khi mở biểu mẫu .

Đầu trang

Cấu hình dữ liệu sẵn có

Nếu nguồn dữ liệu ngoài của bạn được cập nhật thường xuyên với dữ liệu mới, bạn có thể cấu hình mẫu biểu mẫu để thực hiện bất kỳ dữ liệu được đệm ẩn sẵn dùng. Dữ liệu này sẽ sẵn dùng cho biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này cho một số giới hạn ngày trong tương ứng với cập nhật lịch biểu của nguồn dữ liệu ngoài. Bằng cách giới hạn số ngày mà dữ liệu sẵn dùng để biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này, bạn có thể yêu cầu người dùng của bạn cập nhật dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài thường xuyên.

Để cập nhật dữ liệu, bạn có thể thêm một nút của mẫu biểu mẫu người dùng có thể bấm để cập nhật dữ liệu từ tất cả các kết nối dữ liệu thứ cấp được dùng trong mẫu biểu mẫu.

Vô hiệu hóa dùng ngoại tuyến

Trong một số trường hợp, bạn sẽ muốn thiết kế mẫu biểu mẫu để chỉ cho phép người dùng để điền vào biểu mẫu khi chúng được kết nối mạng. Ví dụ, nếu của mẫu biểu mẫu có kết nối dữ liệu vào một nguồn dữ liệu bên ngoài có chứa dữ liệu nhạy cảm hoặc bí mật, bạn có thể muốn cấu hình để cho phép các biểu mẫu để thể điền ở trạng thái kết nối chỉ mẫu biểu mẫu. Bằng cách cấu hình mẫu biểu mẫu theo cách này, bạn có thể giúp bảo vệ dữ liệu trong trường hợp máy tính bị mất hoặc bị đánh cắp, vì dữ liệu không được lưu trữ trên máy tính của người dùng.

Để cấu hình để cho phép người dùng để điền vào biểu mẫu, chỉ khi máy tính của họ được kết nối với mạng mẫu biểu mẫu, hãy hoàn tất các bước sau đây.

1. Trên menu công cụ , bấm Tùy chọn biểu mẫu.

2. Trong danh sách thể loại , trong hộp thoại Tùy chọn biểu mẫu , bấm ngoại tuyến.

3. Dưới ngoại tuyến, hãy xóa hộp kiểm cho phép người dùng để điền vào biểu mẫu này nếu dữ liệu không sẵn dùng .

Đầu trang