Thiết lập dòng công việc tự động giữa Microsoft Forms Excel thông qua Tự động hóa Nguồn

Giới thiệu

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn thực hiện quy trình thiết lập dòng công việc tự động giữa Microsoft Forms và Excel bằng power Automate. Dòng công việc có thể tự động thêm dữ Forms phản hồi của bạn vào tệp Excel được xác định trước.

Điều kiện tiên quyết

Trước khi bạn bắt đầu, hãy đảm bảo rằng bạn có những điều sau đây:

• Tài khoản Microsoft 365 có quyền truy nhập vào Microsoft Forms Excel (Kiểm tra mô tả dịch vụ Microsoft 365)

• Truy nhập vào Power Automate (Kiểm tra Tự động hóa nguồn cấp phép cho Power Automate giấy phép hạt giống cho tài khoản Microsoft 365)

Hướng dẫn từng bước

1. Tạo Biểu mẫu Microsoft của bạn

Để bắt đầu, bạn sẽ cần một Biểu mẫu Microsoft thu thập dữ liệu bạn muốn tự động hóa. Hãy làm theo các bước sau:

• Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn và điều hướng đến Microsoft Forms.

• Tạo biểu mẫu và thiết kế biểu mẫu của bạn bằng cách thêm câu hỏi và đặt cấu hình khi cần.

2. Thiết lập bảng tính Excel của bạn

Tiếp theo, chuẩn bị bảng tính Excel để lưu trữ dữ liệu được thu thập từ biểu mẫu của bạn:

• Mở Excel và tạo sổ làm việc mới hoặc dùng sổ làm việc hiện có.

• Đánh nhãn cho cột để khớp với các trường trong Biểu mẫu Microsoft của bạn. Ví dụ: nếu biểu mẫu của bạn thu thập tên và địa chỉ email, các cột của bạn có thể được đánh nhãn là "Tên" và "Email".

• Lưu sổ làm việc vào OneDrive hoặc SharePoint để Power Automate có thể truy nhập sổ làm việc đó.

Nếu bạn đã có một tệp Excel được liên kết với Biểu mẫu (thông qua "Kết quả mở trong Excel" từ Forms kết quả), các cột sẽ được tạo tự động. Bạn có thể điều chỉnh các cột nếu cần.

3. Tạo dòng mới trong Tự động hóa nguồn

Bây giờ, bạn sẽ tạo một dòng trong Power Automate để liên kết biểu mẫu của bạn với bảng tính Excel:

• Mở và đăng nhập vào Tự động hóa Nguồn

• và bấm vào "Tạo" trong menu bên trái.

• Chọn "Dòng điện toán đám mây tự động" và đặt tên cho dòng (ví dụ: "Biểu mẫu đến Tự động hóa Excel").

• Trong "Chọn trình kích hoạt dòng của bạn", tìm kiếm và chọn "Trình kích hoạt Microsoft Forms".

• Chọn "Khi gửi phản hồi mới" làm trình kích hoạt.

4. Cấu hình Trình kích hoạt

Tiếp theo, bạn sẽ đặt cấu hình yếu tố kích hoạt để chỉ định các phản hồi biểu mẫu sẽ kích hoạt dòng:

• Từ danh sách thả xuống, chọn biểu mẫu có dữ liệu bạn muốn tự động hóa. Nếu biểu mẫu của bạn không xuất hiện, hãy dán id biểu mẫu từ URL biểu mẫu để thêm biểu mẫu.

• Bấm vào "Bước mới" để tiếp tục.

5. Thêm hành động để nhận phản hồi biểu mẫu

Sau khi thiết lập trình kích hoạt, hãy thêm một hành động để truy xuất phản hồi biểu mẫu:

• Tìm kiếm "Microsoft Forms" và chọn "Nhận chi tiết phản hồi".

• Chọn biểu mẫu của bạn từ danh sách thả xuống.

• Trong trường "Id phản hồi", chọn "Id phản hồi" từ hộp nội dung động.

6. Thêm Hành động để Điền Bảng tính Excel

Bây giờ, bạn sẽ thiết lập một hành động để viết phản hồi biểu mẫu vào bảng tính Excel của mình:

• Bấm vào "Bước mới" và tìm kiếm "Excel Online (Doanh nghiệp)".

• Chọn "Thêm hàng vào bảng".

• Chọn vị trí của tệp Excel (OneDrive hoặc SharePoint), chọn thư viện tài liệu và dẫn hướng đến tệp bạn đã tạo trước đó.

• Chọn bảng trong bảng tính của bạn, nơi bạn muốn chèn dữ liệu biểu mẫu.

• Ánh xạ các trường từ biểu mẫu của bạn đến các cột trong bảng Excel bằng cách chọn nội dung động cho từng cột.

• Lưu luồng.

7. Kiểm tra dòng chảy của bạn

Trước khi hoàn thiện, điều quan trọng là phải kiểm tra dòng chảy của bạn để đảm bảo dòng công việc hoạt động đúng cách:

• Gửi phản hồi kiểm tra cho Biểu mẫu Microsoft của bạn.

• Dẫn hướng đến Tự động hóa Nguồn điện và kiểm tra lịch sử dòng để xem liệu quy trình có chạy thành công không.

• Mở tệp Excel của bạn để xác minh rằng dữ liệu đã được ghi chính xác.

Mẹo Khắc phục sự cố

Nếu bạn gặp sự cố, hãy xem xét các bước khắc phục sự cố sau:

• Đảm bảo tất cả các kết nối (Microsoft Forms, Excel và Power Automate) đều được xác thực và có các quyền cần thiết.

• Kiểm tra lại để đảm bảo bảng Excel của bạn đã được định dạng dưới dạng bảng (sử dụng "Định dạng dưới dạng Bảng" trong Excel).

• Xem lại ánh xạ nội dung động để đảm bảo tất cả các trường đều được căn chỉnh đúng.

• Đảm bảo rằng tệp Excel không có kết nối đồng bộ dữ liệu bổ sung để tránh dữ liệu trùng lặp.