Bạn muốn xem các thay đổi về giá trị giữa hai phiên bản cơ sở dữ liệu Access nhưng làm thế nào để bạn có thể thực hiện điều này? Bạn đã thấy So sánh Bảng tính Microsoft và bạn biết nó có thể so sánh các giá trị. Có thể bạn đã sử dụng So sánh Cơ sở dữ liệu Microsoft – nếu có, bạn sẽ biết rằng nó được thiết kế để tìm các thay đổi trong thiết kế đối tượng, macro và mã VBA, chứ không phải thay đổi về giá trị. Tuy nhiên, có một cách để sử dụng So sánh Bảng tính để phát hiện các thay đổi bạn đang tìm kiếm.
Bằng cách xuất dữ liệu Access của bạn trong cả hai tệp cơ sở dữ liệu – hoặc từ một bảng, nếu đó là chính xác những gì bạn cần hoặc từ kết quả truy vấn – sang sổ làm việc Excel, thì bạn có thể chạy sổ làm việc của mình thông qua So sánh Bảng tính để thấy sự khác biệt.
Xuất dữ liệu Access sang sổ làm việc
-
Trong Access, mở cơ sở dữ liệu chứa dữ liệu "gốc" hoặc cũ hơn, rồi mở bảng hoặc kết quả truy vấn bạn muốn trong dạng xem Biểu dữ liệu. Sau đây là một ví dụ rất đơn giản.
-
Bấm Dữ liệu Ngoài > Xuất > Excel. Trình hướng dẫn Xuất – Bảng tính Excel sẽ khởi động.
-
Chọn tên và thư mục đích cho tệp Excel mới của bạn, rồi bấm OK. Sau đó, bấm Đóng để đóng trình hướng dẫn.
-
Đóng cơ sở dữ liệu.
-
Mở cơ sở dữ liệu có chứa dữ liệu "cập nhật" hoặc mới hơn, rồi mở bảng hoặc kết quả truy vấn như bạn đã thực hiện đối với dữ liệu gốc. Trong cơ sở dữ liệu cập nhật này, "Thành phố California" là một bản ghi mới và nhiệt độ cao của Fresno đã được thay đổi.
-
Chạy trình hướng dẫn Xuất – Bảng tính Excel theo cách tương tự cho cơ sở dữ liệu này.
Chạy so sánh trong So sánh Bảng tính
-
Trong So sánh Bảng tính, bấm So sánh Tệp.
-
Duyệt đến sổ làm việc Excel có chứa dữ liệu gốc bằng cách bấm
-
Duyệt đến sổ làm việc có chứa dữ liệu cập nhật bằng
-
Bấm OK để chạy so sánh.
Hiểu rõ kết quả
Chúng tôi sẽ phóng to kết quả của ví dụ đơn giản của chúng tôi, nơi thêm một bản ghi cho "Thành phố California" và nhiệt độ của Fresno thay đổi.
Trong ngăn bên phải, hiển thị dữ liệu từ cơ sở dữ liệu cập nhật, hàng 4 hiện chứa Thành phố California và nhiệt độ của nó, đã được chèn vào bảng Access. Toàn bộ hàng được tô sáng bằng màu xanh lục. Và nhiệt độ của Fresno, trong hàng 5, cột B, cũng được tô sáng bằng màu xanh lá cây, bởi vì nó đã được thay đổi từ 107 đến 111.
