Khi bạn thiết lập SharePoint trong Microsoft 365 trong Microsoft 365, bạn có thể có tài liệu và tệp mà bạn muốn thêm vào Site Nhóm của mình. Dưới đây là một số cách mà bạn có thể thêm các loại nội dung khác nhau vào site của mình.
Lưu ý
Để xem bài viết về cách thiết lập OneDrive cho cơ quan hoặc trường học và các Site nhóm để bạn có thể sử dụng chúng cùng nhau, hãy xem Thiết lập lưu trữ và chia sẻ tệp Office 365.
Trong bài viết này
- Trước khi bạn bắt đầu
- Tạo thư mục, thư viện và site con
- Tải lên tài liệu, ảnh và tệp
- Hãy cân nhắc việc tạo danh sách SharePoint cho liên hệ, lịch và bảng tính
- Cân nhắc các giải pháp SharePoint cho các nhu cầu kinh doanh thông thường
- Giúp người dùng site tìm thấy nội dung của bạn
Trước khi bạn bắt đầu
Trước khi bạn bắt đầu di chuyển tệp, hãy kiểm tra dung lượng lưu trữ bạn có cho SharePoint trong Microsoft 365 trong Microsoft 365. Để tìm thông tin về giới hạn lưu trữ cho SharePoint trong Microsoft 365, hãy xem Giới hạn SharePoint.
Mẹo
Điều quan trọng cần nhớ là trong Microsoft 365, giới hạn lưu trữ SharePoint trong Microsoft 365 (Site nhóm của bạn) khác với giới hạn lưu trữ cho Exchange Online (đối với tài khoản email). Để biết thêm thông tin về giới hạn dung lượng lưu trữ của hộp thư, hãy xem mục Người nhận, trong Mô tả Dịch vụ Microsoft 365 dành cho Exchange Online.
Bước tiếp theo là phân tích nội dung bạn hiện có. Điều này bao gồm tài liệu, hình ảnh, biểu mẫu, v.v.
Mẹo
Trong File Explorer, tìm kiếm các tệp hiện có của bạn theo kích cỡ và theo ngày. Điều này có thể giúp bạn nhanh chóng xác định các tệp đã được sử dụng gần đây hoặc tệp rất lớn.
Hãy nghĩ xem có bao nhiêu nội dung được sử dụng thường xuyên và liệu bạn có muốn lưu trữ tất cả trong Microsoft 365 hay không. Cũng giống như khi bạn chuyển đến một ngôi nhà nhỏ hơn, mục tiêu là quyết định những gì sẽ phù hợp với địa điểm mới. Ví dụ: nếu tổ chức của bạn hiện sử dụng nhiều dung lượng lưu trữ hơn giới hạn Microsoft 365 cho SharePoint trong Microsoft 365, bạn phải đưa ra các quyết định như sau:
- Bạn muốn di chuyển những tệp nào?
- Bạn có muốn mua thêm dung lượng lưu trữ không?
- Bạn có nên dự định có chỗ cho site của mình phát triển không? (Nó chắc chắn sẽ)
Nếu tổ chức của bạn lớn hoặc phức tạp, hãy xem xét mời một chuyên gia hỗ trợ bạn. Bạn có thể tìm thấy hỗ trợ uy tín tại Microsoft Pinpoint. Pinpoint là cách nhanh chóng, dễ dàng để các công ty trên toàn thế giới tìm kiếm các chuyên gia và dịch vụ chuyên nghiệp được chứng nhận của Microsoft
Tạo thư mục, thư viện và site con
Sau khi xác định nội dung bạn muốn di chuyển, hãy nghĩ về cách bạn muốn sắp xếp nội dung đó. Bạn có thể muốn bắt đầu bằng cách tải tệp lên thư viện Tài liệu trên Site Nhóm của bạn. Sắp xếp nội dung là một ý hay, đặc biệt là nếu bạn hy vọng rằng cuối cùng mình sẽ có nhiều tệp. Khi khối lượng nội dung tăng lên, bạn có thể tạo thêm thư viện tài liệu, thư viện biểu mẫu và thư viện ảnh để lưu trữ nội dung đó. Bạn cũng có thể tạo site con cho các loại tài liệu hoặc dự án khác nhau.
Để biết thêm thông tin về cách lập kế hoạch cho cấu trúc để tổ chức nội dung trên site của bạn, hãy xem Lập kế hoạch nội dung cho Site Nhóm của bạn.
Tải lên tài liệu, ảnh và tệp
Để tải lên các tệp, chẳng hạn như tài liệu Word, tệp PDF hoặc ảnh JPG, hãy tải chúng lên thư viện hoặc thư mục trong thư viện.
Lưu ý
Kích thước tệp tối đa cho một tệp có thể được tải lên thư viện SharePoint trong Microsoft 365 hiện là 2GB. Ngoài ra, bạn chỉ có thể tải lên 100 tệp trở xuống một lần.
Cách tốt nhất để làm điều này tùy thuộc vào số lượng tệp. Trước tiên, duyệt đến thư viện đích, rồi sử dụng bảng này để chọn phương pháp:
| Số lượng tệp | Phương pháp tải lên |
|---|---|
| Tài liệu đơn lẻ | Chọn Tài liệu> MớiTẢI LÊN TỆP HIỆN CÓ, rồi duyệt đến tệp trên máy tính của bạn. |
| Nhiều tài liệu và thư mục | Chọn nút Mở bằng Explorer trên tab Thư viện của dải băng. Sau đó, kéo và thả tệp bằng cách sử dụng File Explorer. |
Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tải lên, tạo hoặc xóa tệp trong thư viện.
Lưu ý
Có những loại tệp nhất định không thể tải lên thư viện. Để biết danh sách của những loại tệp này, hãy xem bài viết Các loại tệp không thể được thêm vào danh sách hoặc thư viện.
Hãy cân nhắc việc tạo danh sách SharePoint cho liên hệ, lịch và bảng tính
Mọi doanh nghiệp đều có dữ liệu ở nhiều dạng, chẳng hạn như lịch, nhiệm vụ và bảng tính. Đối với loại dữ liệu này, bạn có thể di chuyển hoặc chuyển đổi nội dung đó thành một danh sách trên site của mình. Ví dụ, bạn có thể chuyển đổi danh sách các liên hệ công việc của mình thành một danh sách Liên hệ. Ngoài ra, bạn có thể thường xuyên chuyển đổi lịch thành SharePoint Calendar, đây là một loại danh sách đặc biệt.
- Để tìm hiểu cách tạo lịch nhóm trong SharePoint trong Microsoft 365, hãy xem video này: Video: Tạo lịch của riêng bạn.
Nếu hiện bạn đang sử dụng bảng tính Microsoft Excel để theo dõi thông tin, bạn có thể tải các bảng tính này trực tiếp lên thư viện tài liệu trong SharePoint trong Microsoft 365. Hoặc bạn có thể nhập bảng tính dưới dạng danh sách SharePoint. Vì nhiều người có thể cập nhật danh sách cùng một lúc, danh sách SharePoint sẽ giúp khuyến khích cộng tác. Bạn có thể tạo các dạng xem danh sách khác nhau để hiển thị chính xác thông tin mà bạn muốn.
- Để tìm hiểu thêm về cách làm việc với danh sách, hãy xem nội dung đào tạo: Tạo và thiết lập danh sách.
Cân nhắc các giải pháp SharePoint cho các nhu cầu kinh doanh thông thường
Một cách khác để di chuyển nội dung là sử dụng giải pháp SharePoint để quản lý tác vụ hiện có tốt hơn. Ví dụ, hầu hết các tổ chức đều muốn nắm bắt và chia sẻ kiến thức hàng ngày của những người làm việc tại đây. Một wiki trên site của bạn có thể rất tuyệt cho loại chia sẻ này.
Bảng này mô tả các tính năng SharePoint có thể giúp bạn quản lý quy trình kinh doanh.
| Quy trình kinh doanh | Mô tả |
|---|---|
| Sử dụng wiki để chia sẻ kiến thức nhóm và cộng tác | Wiki là các trang web đặc biệt nơi một cộng đồng người dùng tạo và duy trì thông tin. Wikis có thể là một công cụ tuyệt vời để ghi lại và chia sẻ thông tin quy trình hoặc thông tin tham khảo chung quan trọng cho công việc của bạn.
|
| Di chuyển tính năng lập lịch tài nguyên vào lịch nhóm SharePoint | Lịch nhóm có thể là một cách hay để lên lịch các tài nguyên chung, chẳng hạn như phòng hội thảo, thiết bị nghe nhìn, v.v. Vì lịch nhóm nằm trên site SharePoint trong Microsoft 365 nên mọi người trong nhóm của bạn có thể dễ dàng xem lịch đó trên SharePoint hoặc trong Outlook. |
| Chuyển đổi các chương trình cơ sở dữ liệu thành ứng dụng Access | Bạn có thể sử dụng Microsoft Access 2013 để thiết kế và phát hành cơ sở dữ liệu, rồi tạo ứng dụng Access để sử dụng cơ sở dữ liệu trên site nhóm của mình. |
| Tự động hóa quy trình kinh doanh với dòng công việc | Dòng công việc tự động hóa và theo dõi các nhiệm vụ chính trong quy trình kinh doanh. Chúng rất phù hợp với các tác vụ như quy trình phê duyệt hoặc thu thập phản hồi. |
Giúp người dùng site tìm thấy nội dung của bạn
Sau khi bạn di chuyển tài liệu và tệp lên Site Nhóm, hãy thông báo cho những người dùng site khác về việc này. Bạn có thể cung cấp một vài cách khác nhau mà họ có thể sử dụng để tìm nội dung trên site.
Bảng này mô tả các phương pháp khác nhau mà bạn có thể sử dụng.
| Phương thức | Mô tả |
|---|---|
| Sử dụng tìm kiếm để tìm nội dung | Cách dễ nhất để định vị nội dung trên trang SharePoint trong Microsoft 365 là sử dụng tính năng tìm kiếm.
|
| Cấu hình dạng xem trên danh sách và thư viện để giúp nội dung có thể được khám phá | Bạn có thể chọn các thành phần xuất hiện trong dạng xem. Ví dụ: trong một dạng xem, bạn có thể hiển thị tiêu đề và tác giả. Trong một dạng xem khác, bạn có thể chỉ muốn hiển thị các mục được thêm sau một ngày nhất định. |
| Tùy chỉnh dẫn hướng site | Bạn có thể tùy chỉnh dẫn hướng cho site Nhóm của mình để giúp người dùng site dễ định vị nội dung hơn. |
| Tìm kiếm nội dung trực tuyến khi bạn ngoại tuyến | Bạn có thể sử dụng OneDrive cho cơ quan hoặc trường học hoặc Outlook để tìm kiếm nội dung trên site SharePoint trong Microsoft 365 khi bạn ngoại tuyến
|
| Theo dõi các cập nhật nội dung |
Để tìm hiểu thêm về các cách giúp người dùng site tìm nội dung dễ dàng, hãy xem bài viết Hướng dẫn Lập kế hoạch Lập kế hoạch cho site Nhóm của bạn .
Để lại bình luận cho chúng tôi
Bài viết này có hữu ích không? Nếu có, vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này. Nếu bài viết không hữu ích, hãy cho chúng tôi biết điều gì gây nhầm lẫn hoặc thiếu sót. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các sự kiện, thêm thông tin và cập nhật bài viết này.