Khi bạn thiết lập SharePoint trong Microsoft 365 trong Microsoft 365, bạn có thể có tài liệu và tệp mà bạn muốn thêm vào Site Nhóm của mình. Dưới đây là một số cách bạn có thể thêm các loại nội dung khác nhau vào site của mình.
Lưu ý
Để xem bài viết về cách thiết lập OneDrive cho cơ quan hoặc trường học và site Nhóm để bạn có thể sử dụng chúng cùng nhau, hãy xem Thiết lập để Office 365 và chia sẻ tệp.
Trong bài viết này
- Trước khi bạn bắt đầu
- Tạo thư mục, thư viện và site con
- Tải lên tài liệu, ảnh và tệp
- Cân nhắc việc tạo danh sách SharePoint cho liên hệ, lịch và bảng tính
- Cân nhắc các giải pháp SharePoint cho nhu cầu kinh doanh thông thường
- Giúp người dùng site tìm thấy nội dung của bạn
Trước khi bạn bắt đầu
Trước khi bạn bắt đầu di chuyển tệp, hãy kiểm tra dung lượng lưu trữ bạn có cho SharePoint trong Microsoft 365 trong Microsoft 365. Để tìm thông tin về giới hạn lưu trữ cho SharePoint trong Microsoft 365, hãy xem Giới hạn SharePoint.
Mẹo
Điều quan trọng cần nhớ là trong Microsoft 365, giới hạn lưu trữ cho SharePoint trong Microsoft 365 (Site Nhóm của bạn) khác với giới hạn lưu trữ cho Exchange Online (đối với tài khoản email). Để biết thêm thông tin về giới hạn dung lượng lưu trữ hộp thư, hãy xem mục Người nhận, trong Mục Mô tả Dịch vụ Microsoft 365 dành Exchange Online.
Bước tiếp theo là phân tích nội dung mà bạn hiện có. Các tài liệu này bao gồm tài liệu, hình ảnh, biểu mẫu, v.v.
Mẹo
Trong File Explorer, tìm kiếm các tệp hiện có của bạn theo kích cỡ và theo ngày. Điều này có thể giúp bạn nhanh chóng xác định các tệp đã được sử dụng gần đây hoặc rất lớn.
Hãy nghĩ về lượng nội dung được sử dụng thường xuyên và liệu bạn có muốn lưu trữ tất cả nội dung trong Microsoft 365 hay không. Cũng giống như khi bạn di chuyển đến một ngôi nhà nhỏ hơn, mục tiêu là để quyết định những gì sẽ phù hợp với trang web mới. Ví dụ: nếu tổ chức của bạn hiện sử dụng nhiều dung lượng lưu trữ hơn giới hạn Microsoft 365 cho SharePoint trong Microsoft 365, bạn phải đưa ra các quyết định như sau:
- Bạn muốn di chuyển tệp nào?
- Bạn có muốn mua thêm dung lượng lưu trữ không?
- Bạn có nên có kế hoạch để có chỗ cho trang web của bạn để phát triển? (Nó chắc chắn sẽ)
Nếu tổ chức của bạn lớn hoặc phức tạp, hãy cân nhắc mời một chuyên gia hỗ trợ bạn. Bạn có thể tìm trợ giúp có uy tín tại Microsoft Pinpoint. Pinpoint là một cách nhanh chóng, dễ dàng để các công ty trên toàn thế giới tìm thấy các chuyên gia và dịch vụ chuyên nghiệp được Microsoft chứng nhận
Tạo thư mục, thư viện và site con
Sau khi xác định nội dung mà bạn muốn di chuyển, hãy suy nghĩ về cách bạn muốn sắp xếp nội dung đó. Bạn có thể muốn bắt đầu bằng cách tải tệp lên thư viện Tài liệu trên Site Nhóm của bạn. Bạn nên sắp xếp nội dung, đặc biệt là nếu bạn mong đợi rằng cuối cùng bạn sẽ có nhiều tệp. Khi khối lượng nội dung tăng lên, bạn có thể tạo thư viện tài liệu, thư viện biểu mẫu và thư viện ảnh bổ sung để lưu trữ nội dung đó. Bạn cũng có thể tạo site con cho các loại tài liệu hoặc dự án khác nhau.
Để biết thêm thông tin về cách lập kế hoạch một cấu trúc để sắp xếp nội dung trên site của bạn, hãy xem Lập kế hoạch nội dung cho Site Nhóm của bạn.
Tải lên tài liệu, ảnh và tệp
Để tải tệp lên, chẳng hạn Word liệu, tệp PDF hoặc ảnh JPG, hãy tải tệp lên thư viện hoặc thư mục trong thư viện.
Lưu ý
Kích cỡ tệp tối đa cho một tệp duy nhất có thể tải lên SharePoint trong thư viện Microsoft 365 hiện là 2GB. Ngoài ra, mỗi lần bạn chỉ có thể tải lên 100 tệp trở xuống.
Cách tốt nhất để thực hiện việc này tùy thuộc vào số lượng tệp. Trước tiên, duyệt đến thư viện đích, rồi sử dụng bảng này để chọn phương pháp:
| Số lượng tệp | Phương pháp tải lên |
|---|---|
| Tài liệu đơn | Chọn Tải lên Tài>liệu Mới TỆP HIỆN CÓ, rồi duyệt tìm tệp trên máy tính của bạn. |
| Nhiều tài liệu và thư mục | Chọn nút Mở bằng Explorer trên tab Thư viện của dải băng. Sau đó, kéo và thả tệp bằng cách sử dụng File Explorer. |
Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tải lên, tạo hoặc xóa tệp trong thư viện.
Lưu ý
Có một số loại tệp không thể tải lên thư viện. Để biết danh sách các loại tệp này, hãy xem bài viết Các loại tệp không thể được thêm vào danh sách hoặc thư viện.
Cân nhắc việc tạo danh sách SharePoint cho liên hệ, lịch và bảng tính
Mọi doanh nghiệp đều có dữ liệu ở nhiều biểu mẫu, chẳng hạn như lịch, tác vụ và bảng tính. Đối với kiểu dữ liệu này, bạn có thể di chuyển hoặc chuyển đổi nội dung đó thành một danh sách trên site của bạn. Ví dụ, bạn có thể chuyển đổi danh sách liên hệ công việc của mình thành danh sách Liên hệ. Ngoài ra, bạn thường có thể chuyển đổi lịch thành Calendar SharePoint, đây là một loại danh sách đặc biệt.
- Để tìm hiểu cách tạo lịch nhóm trong SharePoint trong Microsoft 365, hãy xem video sau: Video: Tạo lịch của riêng bạn.
Nếu bây giờ bạn dùng bảng tính Microsoft Excel để theo dõi thông tin, bạn có thể tải các bảng tính này trực tiếp lên một thư viện tài liệu trong SharePoint trong Microsoft 365. Hoặc bạn có thể nhập bảng tính dưới dạng danh sách SharePoint. Vì nhiều người có thể cập nhật danh sách cùng một lúc, danh sách SharePoint giúp khuyến khích cộng tác. Bạn có thể tạo các dạng xem danh sách khác nhau để hiển thị chính xác thông tin bạn muốn.
- Để tìm hiểu thêm về cách làm việc với danh sách, hãy xem Đào tạo: Tạo và thiết lập danh sách.
Cân nhắc các giải pháp SharePoint cho nhu cầu kinh doanh thông thường
Một cách khác để di chuyển nội dung là sử dụng giải pháp SharePoint để quản lý tác vụ hiện có tốt hơn. Ví dụ: hầu hết các tổ chức đều muốn nắm bắt và chia sẻ kiến thức hàng ngày về những người làm việc ở đó. Wiki trên site của bạn có thể rất phù hợp để chia sẻ kiểu này.
Bảng này mô tả các tính năng của SharePoint có thể giúp bạn quản lý quy trình kinh doanh.
| Quy trình kinh doanh | Mô tả |
|---|---|
| Dùng wiki để chia sẻ kiến thức nhóm và cộng tác | Wikis là các site đặc biệt nơi cộng đồng người dùng tạo và duy trì thông tin. Wikis có thể là một công cụ tuyệt vời để ghi lại và chia sẻ thông tin quy trình hoặc thông tin tham khảo chung quan trọng cho công việc của bạn.
|
| Di chuyển lên lịch tài nguyên vào lịch nhóm SharePoint | Lịch nhóm có thể là một cách hay để lên lịch các tài nguyên chung, chẳng hạn như phòng hội thảo, thiết bị nghe nhìn, v.v. Vì lịch nhóm nằm trên một SharePoint trong site Microsoft 365, mọi người trong nhóm của bạn có thể xem lịch đó dễ dàng trên SharePoint hoặc trong Outlook. |
| Chuyển đổi các chương trình cơ sở dữ liệu thành ứng dụng Access | Bạn có thể sử Microsoft Access 2013 để thiết kế và phát hành một cơ sở dữ liệu, rồi tạo một ứng dụng Access để sử dụng cơ sở dữ liệu trên site nhóm của bạn. |
| Tự động hóa quy trình kinh doanh với dòng công việc | Dòng công việc tự động hóa và theo dõi các tác vụ chính trong quy trình kinh doanh. Chúng rất phù hợp với các nhiệm vụ chẳng hạn như quy trình phê duyệt hoặc thu thập phản hồi.
|
Giúp người dùng site tìm thấy nội dung của bạn
Sau khi bạn di chuyển tài liệu và tệp lên Site Nhóm của mình, hãy cho người dùng site khác biết về nó. Bạn có thể cung cấp một số cách khác nhau mà họ có thể sử dụng để tìm nội dung trên site.
Bảng này mô tả các phương pháp khác nhau mà bạn có thể sử dụng.
| Phương thức | Mô tả |
|---|---|
| Sử dụng tính năng tìm kiếm để định vị nội dung | Cách dễ nhất để định vị nội dung trên SharePoint trong site Microsoft 365 là sử dụng tính năng tìm kiếm.
|
| Cấu hình các dạng xem trên danh sách và thư viện để làm cho nội dung có thể phát hiện được | Bạn có thể chọn các thành phần xuất hiện trong dạng xem. Ví dụ: trong một dạng xem, bạn có thể hiển thị tiêu đề và tác giả. Trong một dạng xem khác, bạn có thể chỉ muốn hiển thị các mục đã thêm sau một ngày nhất định.
|
| Tùy chỉnh dẫn hướng site | Bạn có thể tùy chỉnh dẫn hướng cho site Nhóm của mình để giúp người dùng site dễ dàng định vị nội dung hơn. |
| Tìm kiếm nội dung trực tuyến khi bạn ngoại tuyến | Bạn có thể sử dụng OneDrive cho cơ quan hoặc trường học hoặc Outlook để tìm kiếm nội dung trên SharePoint trong site Microsoft 365 khi bạn ngoại tuyến |
| Theo dõi các bản cập nhật nội dung |
Để tìm hiểu thêm về các cách bạn có thể giúp người dùng site dễ dàng tìm thấy nội dung, hãy xem bài viết Hướng dẫn Lập kế hoạch cho nội dung cho Site nhóm của bạn .
Để lại bình luận cho chúng tôi
Bài viết này có hữu ích không? Nếu có, vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này. Nếu bài viết không hữu ích, hãy cho chúng tôi biết điều gì gây nhầm lẫn hoặc thiếu sót. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các sự kiện, thêm thông tin và cập nhật bài viết này.