Có gì mới trong Microsoft Access 2010

Chia sẻ cơ sở dữ liệu trên Web

• Sử dụng mẫu    Năm mẫu đi kèm với Access 2010: Liên hệ, Tài sản, Dự án, Sự kiện và Đóng góp Từ thiện. Bạn cũng có thể sửa đổi bất kỳ mẫu nào trước hoặc sau khi phát hành.

• Bắt đầu từ đầu    Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu mới trống, bạn chọn giữa cơ sở dữ liệu thông thường và cơ sở dữ liệu web. Lựa chọn này ảnh hưởng đến các tính năng thiết kế và lệnh mà bạn nhìn thấy để dễ dàng đảm bảo ứng dụng của bạn tương thích với Web.

• Chuyển đổi cơ sở dữ liệu hiện có thành cơ sở dữ liệu web    Bạn có thể phát hành ứng dụng hiện có lên Web. Không phải tất cả các tính năng cơ sở dữ liệu trên máy tính đều được hỗ trợ trên Web, vì vậy bạn có thể phải điều chỉnh một số tính năng của ứng dụng.

  Bạn có thể chạy Bộ kiểm tra Tương thích Web mới để giúp bạn xác định và khắc phục bất kỳ vấn đề tương thích nào.

• Mạng nội bộ hoặc Internet    Bạn có thể phát hành lên máy chủ SharePoint của riêng mình hoặc có thể sử dụng giải pháp SharePoint được lưu trữ.

  Lưu ý: Bắt buộc phải có tài khoản người dùng để sử dụng cơ sở dữ liệu web. Không hỗ trợ truy nhập ẩn danh.

Để biết thêm thông tin về cơ sở dữ liệu web, hãy xem bài viết Xây dựng cơ sở dữ liệu để chia sẻ trên Web.

Bộ dựng macro mới

Access 2010 cấp một bộ dựng macro mới có IntelliSense và giao diện gọn gàng, dễ hiểu.

1. Chọn một hành động từ danh sách...

2. ... hoặc bấm đúp vào một hành động trong Danh mục Hành động để thêm nó vào macro của bạn.

3. Tab Thiết kế xuất hiện khi bạn đang làm việc trên macro.

Khi bạn thêm một hành động, nhiều tùy chọn khác sẽ xuất hiện trong bộ dựng macro. Ví dụ: khi bạn thêm hành động "Nếu", bạn sẽ thấy:

Xem video sau để biết cách thức hoạt động của bộ dựng macro mới.

Ngoài macro truyền thống, bạn sử dụng bộ dựng macro mới để tạo macro dữ liệu, một tính năng mới.

Macro dữ liệu: Thay đổi dữ liệu dựa trên sự kiện

Macro dữ liệu giúp hỗ trợ tổng hợp trong cơ sở dữ liệu web và cũng cung cấp cách để thực thi "trình kích hoạt" trong bất kỳ cơ sở dữ Access 2010 liệu nào.

Ví dụ: giả sử bạn có trường PercentComplete và trường Trạng thái. Bạn có thể sử dụng macro dữ liệu để đặt PercentComplete thành 100 khi bạn đặt Trạng thái thành Hoàn tất và0 khi bạn đặt Trạng thái thành Chưa Bắt đầu.

Bạn có thể xem macro dữ liệu đang hoạt động trong video sau đây.

Bộ dựng Biểu thức Nâng cao

Bộ dựng Biểu thức giờ đây có tính năng IntelliSense, vì vậy bạn có thể thấy các tùy chọn của mình khi nhập. Biểu thức cũng hiển thị trợ giúp cho giá trị biểu thức hiện được chọn trong cửa sổ Bộ dựng Biểu thức. Ví dụ: nếu bạn chọn hàm Trim, Bộ dựng Biểu thức sẽ hiển thị:

Trim(string) Trả về Một Biến_thể của chuỗi kiểu có chứa một bản sao của một chuỗi đã xác định mà không có khoảng trắng ở đầu và cuối.

Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Sử dụng Bộ dựng Biểu thức.

Trường tính toán

Bạn có thể tạo một trường hiển thị kết quả tính toán. Tính toán phải tham chiếu các trường khác trong cùng một bảng. Bạn sử dụng Bộ dựng Biểu thức để tạo phép tính.

Mẫu cơ sở dữ liệu mới

Access 2010 bao gồm bộ mẫu cơ sở dữ liệu được thiết kế chuyên nghiệp để theo dõi liên hệ, tác vụ, sự kiện, học viên và tài nguyên, cùng nhiều loại dữ liệu khác. Bạn có thể sử dụng chúng ngay lập tức hoặc nâng cao và tinh chỉnh chúng để theo dõi thông tin chính xác theo cách bạn muốn.

Mỗi mẫu là một ứng dụng theo dõi hoàn chỉnh chứa các bảng, biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, macro và mối quan hệ được xác định trước. Các mẫu được thiết kế hữu ích ngay lập tức để bạn có thể nhanh chóng thiết lập và sử dụng. Nếu thiết kế mẫu đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn đã sẵn sàng để sử dụng. Nếu không, bạn có thể sử dụng mẫu để bắt đầu tạo cơ sở dữ liệu đáp ứng nhu cầu cụ thể của mình.

Ngoài các mẫu đi kèm với Access 2010, bạn có thể kết nối với Office.com và tải xuống thêm mẫu.

Các phần ứng dụng để thêm chức năng vào cơ sở dữ liệu hiện có

Bạn có thể dễ dàng thêm chức năng vào cơ sở dữ liệu hiện có bằng cách sử dụng phần ứng dụng. Mới trong Access 2010, phần ứng dụng là mẫu bao gồm một phần của cơ sở dữ liệu — ví dụ: bảng được định dạng sẵn hoặc bảng có biểu mẫu và báo cáo liên kết. Ví dụ, thêm một phần ứng dụng Nhiệm vụ vào cơ sở dữ liệu của bạn và bạn nhận được bảng Nhiệm vụ, biểu mẫu Nhiệm vụ và tùy chọn liên kết bảng Nhiệm vụ với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Lưu và tái sử dụng các thành phần thiết kế cơ sở dữ liệu.

Dạng xem Biểu dữ liệu được cải thiện

Bạn có thể tạo bảng và bắt đầu sử dụng bảng mà không cần xác định trước các trường — chỉ cần bấm vào Bảng trên tab Tạo, rồi bắt đầu nhập dữ liệu vào biểu dữ liệu mới xuất hiện. Access 2010 tự động xác định kiểu dữ liệu tốt nhất cho từng trường để bạn có thể thiết lập và chạy trong thời gian ngắn. Cột Bấm để Thêm chỉ cho bạn vị trí để thêm trường mới — và nếu bạn cần thay đổi kiểu dữ liệu hoặc định dạng hiển thị của trường mới hoặc trường hiện có, bạn có thể sử dụng các lệnh trên dải băng, trên tab Trường. Bạn cũng có thể dán dữ liệu từ bảng Microsoft Excel vào biểu dữ liệu mới — Access 2010 sẽ tạo tất cả các trường và tự động nhận dạng các kiểu dữ liệu.

Ngăn Danh sách Trường

Ngăn Danh sách Trường cho phép bạn thêm trường từ các bảng khác. Bạn có thể kéo các trường từ bảng trong nguồn bản ghi của mình, từ các bảng liên quan hoặc từ các bảng không liên quan trong cơ sở dữ liệu. Nếu cần có mối quan hệ giữa các bảng, mối quan hệ đó sẽ được tự động tạo hoặc bạn sẽ được nhắc trong suốt quá trình.

Dạng xem Bố trí giúp tăng tốc thiết kế biểu mẫu và báo cáo

Sử dụng dạng xem Bố trí để thực hiện thay đổi thiết kế trong khi bạn xem dữ liệu trong một biểu mẫu hoặc báo cáo.

Dạng xem bố trí có một số cải tiến và là bắt buộc nếu bạn đang thiết kế một biểu mẫu hoặc báo cáo cho Web.

Ribbon

Dải băng là tập hợp các tab chứa các nhóm lệnh được sắp xếp theo tính năng và chức năng. Dải băng sẽ thay thế các lớp menu và thanh công cụ được tìm thấy trong các phiên bản Trước của Access. Hình ảnh sau đây hiển thị dải băng với tab Trang đầu được chọn.

Các tính năng chính của dải băng bao gồm:

• Tab lệnh — Các tab hiển thị các lệnh thường được sử dụng cùng nhau để bạn có thể tìm thấy các lệnh mình cần khi cần.

• Tab lệnh ngữ cảnh — Tab lệnh xuất hiện tùy thuộc vào ngữ cảnh của bạn — nghĩa là đối tượng mà bạn đang làm việc hoặc tác vụ bạn đang thực hiện. Tab lệnh ngữ cảnh chứa các lệnh có khả năng áp dụng nhiều nhất cho những gì bạn đang làm.

• Bộ sưu tập — Các điều khiển mới hiển thị bản xem trước của một kiểu hoặc tùy chọn để bạn có thể xem kết quả trước khi cam kết lựa chọn.

Dạng xem Backstage

Mới trong Access 2010, dạng xem Backstage chứa các lệnh mà bạn áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như nén và sửa chữa hoặc mở cơ sở dữ liệu mới. Các lệnh được sắp xếp trên các tab ở bên trái màn hình và mỗi tab chứa một nhóm các lệnh hoặc liên kết liên quan. Ví dụ: nếu bấm vào Mới, bạn sẽ thấy tập hợp các nút cho phép bạn tạo cơ sở dữ liệu mới từ đầu hoặc bằng cách chọn từ thư viện mẫu cơ sở dữ liệu được thiết kế chuyên nghiệp.

Nhiều lệnh mà bạn tìm thấy trong dạng xem Backstage đã sẵn dùng trên menu Tệp trong các phiên bản trước của Access, ngoài các cơ sở dữ liệu bạn đã mở gần đây và (nếu bạn kết nối với Internet) liên kết đến các bài viết office.com.

Để đến dạng xem Backstage, hãy bấm tab Tệp.

Ngăn Dẫn hướng

Ngăn Dẫn hướng liệt kê và cung cấp quyền truy nhập dễ dàng vào tất cả các đối tượng trong cơ sở dữ liệu hiện đang mở.

Sử dụng Ngăn Dẫn hướng để sắp xếp các đối tượng của bạn theo loại đối tượng, ngày đã tạo, ngày sửa đổi, bảng liên quan (dựa trên phụ thuộc đối tượng) hoặc trong các nhóm tùy chỉnh mà bạn tạo. Bạn cần thêm không gian để làm việc với thiết kế biểu mẫu của mình? Bạn có thể dễ dàng thu gọn Ngăn Dẫn hướng để Ngăn Dẫn hướng chiếm ít không gian nhưng vẫn sẵn dùng.

Đối tượng chia theo tab

Theo mặc định, các bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và macro của bạn được hiển thị dưới dạng đối tượng chia theo tab trong cửa sổ Access.

Bạn có thể thay đổi cài đặt này cho mỗi cơ sở dữ liệu và sử dụng các cửa sổ đối tượng thay vì tab.

bằng cách bấm vào các tab đối tượng, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các đối tượng khác nhau.

Cửa sổ Trợ giúp

Access 2010 cung cấp cả nội dung Trợ giúp Access và Tham khảo dành cho Nhà phát triển Access trong cùng một cửa sổ Trợ giúp. Hai hệ thống chứa các loại nội dung hỗ trợ khác nhau. Trình xem Trợ giúp cho phép bạn chọn nội dung cần hiển thị. Chẳng hạn như bạn có thể thay đổi phạm vi tìm kiếm của mình thành nội dung Tham khảo dành cho Nhà phát triển Access. Bất kể bạn thực hiện cài đặt nào trong cửa sổ Trợ giúp, tất cả nội dung Trợ giúp và Tham khảo dành cho Nhà phát triển Access luôn sẵn dùng trực tuyến, Office.com hoặc tại MSDN.

Tab Tạo

Sử dụng tab Tạo để tạo nhanh các biểu mẫu, báo cáo, bảng, truy vấn và các đối tượng cơ sở dữ liệu mới. Nếu bạn chọn một bảng hoặc truy vấn trong Ngăn Dẫn hướng, bạn có thể tạo một biểu mẫu hoặc báo cáo mới dựa trên đối tượng đó bằng cách sử dụng lệnh Biểu mẫu hoặc Báo cáo.

Các biểu mẫu và báo cáo mới được tạo bằng quy trình một lần bấm này sử dụng thiết kế được cập nhật để giúp chúng thu hút hơn về mặt trực quan và ngay lập tức hữu ích. Các biểu mẫu và báo cáo được tạo tự động có thiết kế có diện mạo chuyên nghiệp với tiêu đề bao gồm logo và tiêu đề. Ngoài ra, báo cáo được tạo tự động cũng bao gồm ngày và giờ cũng như chân trang và tổng thông tin.

Dạng xem Báo cáo và dạng xem Bố trí

Các dạng xem này, được nâng cao trong Access 2010, cho phép bạn làm việc với biểu mẫu và báo cáo một cách tương tác. Bằng cách sử dụng dạng xem Báo cáo, bạn có thể duyệt kết xuất chính xác báo cáo của mình mà không cần phải in hoặc hiển thị báo cáo ở chế độ Xem trước khi In. Để tập trung vào một số bản ghi nhất định, hãy sử dụng tính năng lọc hoặc sử dụng thao tác Tìm để tìm kiếm văn bản khớp. Bạn có thể sử dụng lệnh Sao chép để sao chép văn bản vào Bảng tạm hoặc bấm vào các siêu kết nối hiện hoạt được hiển thị trong báo cáo của bạn để theo dõi một liên kết trong trình duyệt của bạn.

Dạng xem bố trí cho phép bạn thực hiện thay đổi thiết kế trong khi duyệt dữ liệu. Bạn có thể sử dụng dạng xem Bố trí để thực hiện nhiều thay đổi thiết kế phổ biến trong khi xem dữ liệu trong một biểu mẫu hoặc báo cáo. Ví dụ: thêm một trường bằng cách kéo tên trường từ ngăn Danh sách Trường mới hoặc thay đổi thuộc tính bằng cách sử dụng bảng thuộc tính.

Dạng xem bố trí hiện cung cấp bố trí thiết kế được cải tiến — nhóm điều khiển mà bạn có thể điều chỉnh dưới dạng một để bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại các trường, cột, hàng hoặc toàn bộ bố trí. Bạn cũng có thể loại bỏ trường hoặc thêm định dạng dễ dàng trong dạng xem Bố trí.

Sắp xếp hợp lý việc tạo nhóm và sắp xếp trong báo cáo

Access có một cách mới để nhóm và sắp xếp dữ liệu trong báo cáo, cũng như để thêm tổng. Giao diện rất dễ dẫn hướng và hiểu, đồng thời, khi giao diện được sử dụng với dạng xem Bố trí mới, bạn sẽ thấy hiệu ứng thay đổi của mình ngay lập tức.

Giả sử bạn muốn xem tổng doanh thu theo khu vực trong báo cáo. Sử dụng dạng xem Bố trí và ngăn Nhóm , Sắp xếp và Tổng cộng để thêm mức nhóm và yêu cầu tổng — và xem trực tiếp các thay đổi trong báo cáo của bạn. Hàng Tổng giúp bạn dễ dàng thêm tổng, trung bình, số đếm, tối đa hoặc tối thiểu vào đầu trang hoặc chân trang báo cáo của mình. Các tổng đơn giản không còn yêu cầu tạo trường được tính toán theo cách thủ công. Bây giờ bạn chỉ cần trỏ và nhấp chuột.

Cải thiện bố trí điều khiển để giúp bạn tạo biểu mẫu và báo cáo tinh tế

Forms và báo cáo thường chứa thông tin dạng bảng, chẳng hạn như một cột chứa tên khách hàng hoặc một hàng chứa tất cả các trường cho một khách hàng. Bạn có thể nhóm các điều khiển này vào một bố trí có thể dễ dàng thao tác như một đơn vị, bao gồm nhãn.

Vì bạn có thể chọn điều khiển từ các mục khác nhau, chẳng hạn như nhãn trong đầu trang hoặc chân trang của phần, nên sẽ có mức độ linh hoạt đáng kể. Bạn có thể dễ dàng:

• Di chuyển hoặc đổi kích cỡ bố trí. Ví dụ: di chuyển cột sang trái hoặc phải.

• Định dạng bố trí. Ví dụ: đặt cột tên khách hàng in đậm để cột nổi bật.

• Thêm cột (trường) vào bố trí.

• Xóa cột (trường) khỏi bố trí.

• Phối hoặc tách ô

Các bố trí được lưu cùng với thiết kế của bạn để chúng vẫn sẵn dùng. Video sau đây cho bạn biết cách thức bố trí hoạt động trong biểu mẫu và báo cáo.

Tách biểu mẫu để duyệt dữ liệu nhanh

Sử dụng biểu mẫu tách để tạo biểu mẫu kết hợp dạng xem Biểu dữ liệu và dạng xem Biểu mẫu. Bạn có thể đặt thuộc tính để yêu cầu Access đặt biểu dữ liệu ở trên cùng, dưới cùng, bên trái hoặc phải.

Macro nhúng trong biểu mẫu và báo cáo

Sử dụng macro được nhúng để tránh phải viết mã. Macro nhúng được lưu trữ trong thuộc tính và là một phần của đối tượng chứa macro đó. Bạn có thể thay đổi thiết kế của macro được nhúng mà không cần phải lo lắng về các điều khiển khác có thể sử dụng macro — mỗi macro nhúng đều độc lập. Macro nhúng được tin cậy vì chúng được ngăn chặn tự động thực hiện các thao tác không an toàn tiềm ẩn.

Trường tính toán

Bạn có thể tạo trường hiển thị giá trị được tính toán từ dữ liệu khác trong cùng một bảng. Bạn sử dụng Bộ dựng Biểu thức để tạo phép tính, vì vậy bạn sẽ được hưởng lợi từ IntelliSense và dễ dàng truy nhập vào Trợ giúp cho các giá trị biểu thức.

Không thể dùng dữ liệu từ các bảng khác làm nguồn cho dữ liệu được tính toán. Một số biểu thức không được trường tính toán hỗ trợ.

Các trường đa giá trị

Trường đa giá trị có thể lưu trữ nhiều hơn một giá trị cho mỗi bản ghi. Giả sử bạn phải giao nhiệm vụ cho một trong số các nhân viên hoặc nhà thầu của mình nhưng bạn muốn giao nhiệm vụ cho nhiều người. Trong hầu hết các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và trong các phiên bản Access cũ hơn Office Access 2007, bạn phải tạo mối quan hệ nhiều đối nhiều để thực hiện điều này một cách chính xác.

Trường đa giá trị đặc biệt thích hợp khi bạn làm việc với danh sách SharePoint có chứa một trong các kiểu trường đa giá trị được sử dụng trong Dịch vụ Windows SharePoint. Access 2010 tương thích với các kiểu dữ liệu này.

Trường tệp đính kèm cho tệp

Kiểu dữ liệu Phần đính kèm cho phép bạn dễ dàng lưu trữ tất cả các loại tài liệu và tệp nhị phân trong cơ sở dữ liệu của mình mà không cần bất kỳ sự tăng trưởng không cần thiết nào về kích cỡ cơ sở dữ liệu. Access tự động nén tệp đính kèm, khi có thể, để giảm thiểu mức sử dụng dung lượng. Bạn có muốn đính kèm tài liệu Word bản ghi hoặc lưu một chuỗi ảnh kỹ thuật số trong cơ sở dữ liệu của mình không? Sử dụng phần đính kèm sẽ giúp những tác vụ này dễ dàng hơn nhiều. Thậm chí bạn có thể thêm nhiều tệp đính kèm vào một bản ghi.

Các trường bản ghi nhớ hiện lưu trữ văn bản có định dạng và hỗ trợ lịch sử hiệu đính

Trường bản ghi nhớ văn bản có định dạng có nghĩa là bạn không còn bị giới hạn ở văn bản thuần trong bản ghi của mình. Bạn có thể định dạng văn bản bằng các tùy chọn (chẳng hạn như đậm, nghiêng, ngoài các phông chữ và màu khác nhau và các tùy chọn định dạng phổ biến khác) và lưu trữ văn bản trong cơ sở dữ liệu của bạn. Văn bản có định dạng phong phú được lưu trữ trong trường Bản ghi nhớ ở định dạng dựa trên HTML tương thích với kiểu dữ liệu văn bản có định dạng trong Dịch vụ Windows SharePoint. Bạn đặt thuộc tính TextFormat mới cho RichText hoặc PlainText và thông tin sau đó được định dạng chính xác trong điều khiển hộp văn bản và trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Trường Ghi nhớ rất hữu ích để lưu trữ một lượng lớn thông tin. Bạn có thể đặt cấu hình thuộc tính Chỉ Chắp thêm để lưu giữ lịch sử của tất cả thay đổi đối với trường Bản ghi nhớ. Sau đó bạn có thể xem lịch sử của những thay đổi đó. Tính năng này cũng hỗ trợ tính năng theo dõi Dịch vụ Windows SharePoint bạn cũng có thể sử dụng Access để xem lịch sử nội dung danh sách SharePoint.

Lịch để chọn ngày

Các trường và điều khiển sử dụng kiểu dữ liệu Ngày/Giờ sẽ tự động được hỗ trợ cho lịch tương tác tích hợp sẵn. Nút lịch tự động xuất hiện ở bên phải ngày. Bạn muốn biết ngày cho Thứ Sáu sắp tới này? Bấm vào nút và lịch tự động xuất hiện để cho phép bạn tìm và chọn ngày. Bạn có thể chọn tắt lịch cho một trường hoặc điều khiển bằng cách sử dụng thuộc tính.

Các công cụ sắp xếp và lọc nâng cao

Giả sử bạn phải nhanh chóng tìm một giá trị khớp hoặc sắp xếp một cột dữ liệu. Tính năng Tự Lọc tăng cường khả năng lọc đã mạnh mẽ để bạn có thể nhanh chóng tập trung vào dữ liệu mà bạn cần. Bạn có thể dễ dàng chọn từ các giá trị duy nhất trong một cột, điều này hữu ích cho các tình huống khi bạn không thể nhớ lại tên mình cần hoặc bạn có thể sắp xếp các giá trị bằng cách sử dụng các tùy chọn menu ngữ cảnh bằng ngôn ngữ thuần, chẳng hạn như Sắp xếp từ Cũ nhất đến Mới nhất hoặc Sắp xếp từ nhỏ nhất đến Lớn nhất.

Các tùy chọn bộ lọc phổ biến nhất có thể dễ dàng hiển thị trong các lệnh của menu hoặc bạn có thể sử dụng bộ lọc nhanh để giới hạn thông tin dựa trên dữ liệu mà bạn nhập. Các tùy chọn bộ lọc nhanh tự động thay đổi dựa trên kiểu dữ liệu để bạn sẽ thấy các lựa chọn hợp lý cho thông tin văn bản, ngày tháng và số.

Tổng và thay thế màu nền trong biểu dữ liệu

Dạng xem Biểu dữ liệu cung cấp một hàng Tổng, trong đó bạn có thể hiển thị tổng, số đếm, trung bình, tối đa, tối thiểu, độ lệch chuẩn hoặc phương sai. Sau khi thêm hàng Tổng, bạn trỏ đến mũi tên trong ô của cột và chọn phép tính mà bạn muốn.

Biểu dữ liệu, báo cáo và biểu mẫu liên tục hỗ trợ màu nền xen khấp cho hàng, bạn có thể đặt cấu hình độc lập với màu nền mặc định. Tạo bóng cho mọi hàng khác thật dễ dàng và bạn có thể chọn bất kỳ màu nào.

Định dạng điều kiện

Access 2010 thêm các tính năng định dạng có điều kiện mới, cho phép bạn đạt được một số kiểu định dạng giống như trong Excel. Ví dụ: giờ đây bạn có thể thêm Thanh Dữ liệu để làm cho một cột số dễ đọc hơn, như minh họa trong hình sau đây:

Thu thập dữ liệu bằng cách sử dụng biểu mẫu InfoPath và Outlook

Tính năng Thu thập Dữ liệu giúp bạn thu thập phản hồi bằng cách sử dụng Outlook và InfoPath tùy ý. Bạn có thể tự động tạo biểu mẫu InfoPath hoặc biểu mẫu HTML và nhúng biểu mẫu đó vào nội dung của thư email. Sau đó, bạn có thể gửi biểu mẫu cho những người nhận được chọn từ liên hệ Outlook của mình hoặc đến tên của người nhận được lưu trữ trong một trường trong cơ sở dữ liệu Access của bạn.

Bạn chọn thu thập thông tin mới hay cập nhật thông tin hiện có. Người nhận sau đó hoàn tất biểu mẫu và trả lại. Outlook nhận dạng các biểu mẫu đến và tự động lưu dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access của bạn — không cần phải nhập lại.

Xuất sang PDF và XPS

Trong Access 2010, bạn có thể xuất dữ liệu sang định dạng tệp PDF (Định dạng Tài liệu Di động) hoặc XPS (XML Paper Specification) để in, đăng và phân phối email, miễn là trước tiên bạn cài đặt phần bổ trợ Phát hành dạng PDF hoặc XPS. Việc xuất biểu mẫu, báo cáo hoặc biểu dữ liệu sang tệp .pdf hoặc .xps cho phép bạn ghi lại thông tin trong biểu mẫu dễ phân phối giữ lại tất cả các đặc điểm định dạng của bạn nhưng không yêu cầu người khác cài đặt Access trên máy tính của họ để in hoặc xem lại đầu ra của bạn.

• Định dạng Tài liệu Di động    PDF là định dạng tệp điện tử bố cục cố định giữ nguyên định dạng tài liệu và giúp chia sẻ tệp. Định dạng PDF đảm bảo rằng khi xem tệp trực tuyến hoặc in ra, tệp vẫn giữ nguyên định dạng như bạn muốn và không thể dễ dàng sao chép hoặc thay đổi dữ liệu. Định dạng PDF cũng hữu ích đối với các tài liệu được sao lại bằng các phương pháp in thương mại.

• Thông số Giấy XML    XPS là định dạng tệp điện tử giữ nguyên định dạng tài liệu và giúp chia sẻ tệp. Định dạng XPS đảm bảo rằng khi xem tệp trực tuyến hoặc in ra, tệp vẫn giữ nguyên định dạng như bạn muốn và không thể dễ dàng sao chép hoặc thay đổi dữ liệu trong tệp.

Làm việc với dữ liệu ngoài trở nên dễ dàng hơn

Bây giờ bạn có thể kết nối với dịch vụ Web dưới dạng nguồn dữ liệu ngoài. Bạn sẽ cần một tệp định nghĩa dịch vụ Web do người quản trị dịch vụ Web cung cấp. Sau khi cài đặt tệp định nghĩa, bạn có thể nối kết đến dữ liệu dịch vụ Web dưới dạng bảng được liên kết.

Các tính năng mới giúp bạn nhập và xuất dữ liệu dễ dàng hơn. Bạn có thể lưu thao tác nhập hoặc xuất, rồi sử dụng lại thao tác đã lưu vào lần tiếp theo bạn muốn thực hiện cùng một tác vụ. Trình hướng dẫn Nhập Bảng tính cho phép bạn ghi đè lên kiểu dữ liệu mà Access chọn, đồng thời bạn có thể nhập, xuất và nối kết đến các tệp có định Office Excel 2007 định dạng tệp tối thiểu.