Khi bạn muốn kết hợp các giá trị trong hai hoặc nhiều trường văn bản trong Access, bạn tạo một biểu thức sử dụng toán tử dấu và ( dấu&). Ví dụ: giả sử rằng có một biểu mẫu có tên là Nhân viên. Bạn nhập họ và tên của từng nhân viên trong các trường riêng biệt nhưng bạn muốn hiển thị tên đầy đủ của nhân viên trong tiêu đề biểu mẫu.
Để hiển thị tên đầy đủ, bạn có thể sử dụng biểu thức này:
=[Tên] & " " & [Họ]
Biểu thức sử dụng toán tử & để kết hợp các giá trị trong trường Tên và Họ. Biểu thức cũng sử dụng một cặp dấu nháy kép (") được phân tách bằng một ký tự khoảng trắng để chèn một khoảng trắng giữa tên và họ. Khi bạn muốn chèn nội dung nào đó giữa hai trường, chẳng hạn như một khoảng trắng, ký tự dấu chấm câu hoặc văn bản ký tự, bạn phải đặt giá trị bổ sung đó trong các dấu nháy kép.
Một ví dụ khác: bạn có thể sử dụng biểu thức sau đây để hiển thị họ và tên, được phân tách bằng một dấu phẩy và một khoảng trắng:
=[Họ] & ", " & [Tên]
Trong trường hợp này, biểu thức sẽ chèn một dấu phẩy và một khoảng trắng được đặt trong dấu nháy kép giữa trường Họ và Tên.
Các bước trong thủ tục sau đây giả định rằng bạn có biểu mẫu dựa trên một bảng chứa các trường có tên là Tên và Họ. Nếu không, bạn có thể thay đổi biểu thức ở bước 6 phù hợp với dữ liệu của chính bạn.
Thêm hộp văn bản có biểu thức cho tên đầy đủ
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm Cửa sổ Thiết kế trên menu lối tắt.
-
Trên tab Thiết kế Biểu mẫuhoặc Thiết kế Báo cáo, trong nhóm Điều khiển , bấm Hộp Văn bản.
-
Kéo con trỏ trên biểu mẫu hoặc báo cáo để tạo hộp văn bản.
-
Bấm chuột phải vào hộp văn bản, rồi bấm Thuộc tính trên menu lối tắt.
-
Trong bảng thuộc tính, bấm tab Dữ liệu.
-
Thay đổi giá trị trong hộp thuộc tính Nguồn Điều khiển thành =[Tên] & " " & [Họ].
-
Đóng bảng thuộc tính và lưu các thay đổi của bạn.
Đôi khi, một trong các trường mà bạn muốn kết hợp có thể không chứa giá trị. Hiện tượng không có dữ liệu này được gọi là giá trị null. Khi bạn sử dụng toán tử & trên trường không có giá trị, Access sẽ trả về chuỗi độ dài bằng 0 cho trường đó. Ví dụ: nếu hồ sơ của một nhân viên chỉ có họ, biểu thức trong ví dụ trước sẽ trả về một chuỗi có độ dài bằng không đối với trường Tên, một ký tự khoảng trắng và giá trị trong trường Họ.
1. Vì không có dữ liệu trong trường Tên, đứng trước "Martinez" là một chuỗi có độ dài bằng không và một khoảng trắng.
Khi bạn kết hợp các giá trị từ nhiều trường vào một chuỗi mới, bạn có thể muốn có một giá trị trong chuỗi mới (chẳng hạn như dấu phẩy) chỉ khi dữ liệu tồn tại trong một trường cụ thể. Để đưa vào một giá trị theo điều kiện, bạn sử dụng toán tử + thay cho toán tử & để kết hợp các trường của mình. Ví dụ: giả sử rằng bạn có một bảng có tên là Khách hàng và bảng đó chứa các trường có tên Thành phố, Tiểu bang và Mã Bưu điện. Bạn muốn kết hợp các giá trị trong các trường đó cho một báo cáo nhưng một số hồ sơ có thể không có giá trị trong trường Tiểu bang. Trong trường hợp đó, bạn sẽ có một dấu phẩy không mong muốn trước giá trị mã bưu chính nếu bạn sử dụng toán tử & để kết hợp các trường.
Để loại bỏ dấu phẩy không mong muốn, bạn có thể sử dụng toán tử dấu cộng (+) thay vào đó, như được minh họa trong biểu thức mẫu sau đây:
=([Thành_phố] & (", " + [Tiểu_bang]) & " " & [Mã_Bưu_điện])
Toán tử + kết hợp văn bản theo cách tương tự như toán tử &. Tuy nhiên, toán tử + cũng hỗ trợ những giá trị có tên là Phát tán Null. Phát tán Null có nghĩa là nếu bất kỳ thành phần nào của một biểu thức là null thì toàn bộ biểu thức cũng là null. Trong ví dụ trước, hãy cân nhắc các phần của biểu thức (", " + [Tiểu_bang]). Vì sử dụng toán tử +, biểu thức được đánh giá bên trong dấu ngoặc đơn sẽ có dấu phẩy chỉ khi tồn tại giá trị trong trường Tiểu bang. Nếu không tồn tại giá trị trong trường Tiểu bang, phát tán Null sẽ có hiệu lực, biểu thức bên trong dấu ngoặc đơn sẽ đánh giá thành giá trị null, do đó sẽ "ẩn" dấu phẩy.
1. Các hồ sơ có giá trị tiểu bang được hiển thị cùng với một dấu phẩy, một khoảng trắng và tên viết tắt của tiểu bang.
2. Không có tiểu bang được xác định đối với hồ sơ có giá trị Houston trong trường Thành phố, do đó kết quả của biểu thức được hiển thị mà có không có dấu phẩy, khoảng trắng hoặc tên viết tắt của tiểu bang.
