Microsoft Viva Amplify cho phép bạn gửi tin nhắn thông qua nhiều nền tảng giao tiếp để tăng cường giao tiếp nội bộ của bạn. Thông qua Viva Amplify, bạn có thể tạo một thư và sửa đổi thư để phù hợp với các kênh phân phối khác nhau như Outlook, trang SharePoint và tin tức, Teams và Viva Engage (sắp ra mắt). Với rất nhiều tùy chọn, việc xác định định dạng tốt nhất cho mỗi kênh có thể trở nên khó khăn. Việc xác định những định dạng hoạt động tốt nhất có thể giúp cải thiện sự gắn kết trong toàn tổ chức của bạn.
Outlook
Email là lựa chọn tuyệt vời cho các thư được lên lịch thường xuyên, chính thức có thể tác động đến nhiều nhóm người. Email là những thư tĩnh không thể cập nhật sau khi gửi, vì vậy tốt nhất là nên chia sẻ nội dung không yêu cầu cập nhật và thay đổi liên tục thông qua email. Cân nhắc sử dụng email để truyền đạt những thông tin như bản cập nhật doanh nghiệp, giới thiệu nhân viên mới và cập nhật trạng thái nhanh.
Lợi ích của việc giao tiếp qua email
Khả năng liên lạc qua email có thể mở rộng. Người nhận email có thể chia sẻ với bất kỳ ai có địa chỉ email và người đọc của bạn có thể tương tác bằng cách phản hồi hoặc chuyển tiếp email đến đối tượng rộng hơn. Do đó, người nhận trực tiếp của bạn có thể đọc email của bạn và những người đã được chuyển tiếp email cũng có thể xem được. Email cũng tạo công cụ tuyệt vời để lưu giữ hồ sơ và theo dõi các cuộc hội thoại có giá trị.
Khi tạo email, bạn có thể thêm liên kết đến nội dung khác như trang và hình ảnh SharePoint để cung cấp giá trị bổ sung.
Những điều cần cân nhắc khi giao tiếp qua email
Không thể gửi email chưa gửi. Nếu sai sót xảy ra, người gửi phải gửi email theo dõi với các chỉnh sửa dự kiến hoặc thu hồi, rồi gửi lại thư bằng các chỉnh sửa.. Bạn nên kiểm lỗi cẩn thận email của mình trước khi gửi để đảm bảo rằng tất cả thông tin đều chính xác.
Email là tĩnh, nghĩa là không thể loại bỏ hoặc cập nhật Thông tin và bất kỳ thông tin nào được gửi đều thể hiện thông tin chính xác nhất sẵn có tại thời điểm đó.
Email có thể được lọc ra khỏi hộp thư đến của người đọc, khiến thư bị bỏ qua hoặc chưa đọc.
Tìm hiểu thêm về các biện pháp tốt nhất khi viết email tuyệt vời với Outlook.
Cách thực hành tốt nhất để giao tiếp với Outlook
|
Giọng điệu |
|
|
Độ dài |
|
|
Cấu trúc |
|
|
Các cách tăng sự tham gia |
|
|
Các cách đo lường sự tham gia |
|
Teams
Teams là công cụ tuyệt vời để liên lạc nhanh với các thành viên trong tổ chức của bạn mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của họ.
Lợi ích của việc giao tiếp thông qua Teams
Các nhân viên trong nhiều tổ chức dành phần lớn thời gian làm việc trong ngày của họ với Teams đang mở. Do đó, khi giao tiếp thông qua Teams, bạn có thể tiếp cận mọi người nhanh chóng vì họ không phải mở một ứng dụng hoặc trang khác để xem bài đăng của bạn.
Những điều cần cân nhắc khi giao tiếp thông qua Teams
Tùy thuộc vào cách tổ chức của bạn sử dụng Teams, mọi người có thể nhận được nhiều thông báo của Teams mỗi giờ. Điều quan trọng là phải làm cho bài đăng Teams của bạn trở nên nổi bật để chúng thu hút sự chú ý và không bị bỏ qua.
Cách thực hành tốt nhất để giao tiếp với Teams
|
Giọng điệu |
|
|
Độ dài |
|
|
Cấu trúc |
|
|
Các cách tăng sự tham gia |
|
|
Các cách đo lường sự tham gia |
|
Viva Engage (sắp ra mắt)
Viva Engage là một nền tảng truyền thông kết nối mọi người trong toàn tổ chức bằng cách cho phép họ xây dựng cộng đồng, chia sẻ thông tin và thu hút nhân viên, tập hợp mọi người để hoàn thành các mục tiêu chung và truy cập thông tin một cách nhanh chóng. Viva Engage cho phép tất cả các thành viên của một tổ chức đặt câu hỏi công khai, vòng lặp trong các chuyên gia và tham gia vào các cuộc thảo luận xã hội về nhiều chủ đề khác nhau.
Lãnh đạo tổ chức có thể sử Viva Engage để thúc đẩy văn hóa và điều chỉnh tổ chức bằng cách lưu trữ các sự kiện trên toàn công ty thông qua video trực tiếp và theo yêu cầu. Communicators cũng có thể tạo các chiến dịch xã hội có thể thông báo và đốt cháy các cuộc hội thoại tác động trong toàn tổ chức.
Lợi ích của việc giao tiếp thông qua Viva Engage
Viva Engage là một nền tảng truyền thông tuyệt vời để tiếp thêm sinh lực và thúc đẩy sự cộng tác giữa các nhân viên trong toàn tổ chức. Các thành viên cộng đồng có thể cộng tác mở, chia sẻ ý tưởng, thông tin và kết nối trên các mối quan tâm chung.
Khi giao tiếp với nhân viên thông qua Viva Engage, những người giao tiếp có thể dễ dàng khuyến khích và đo lường sự gắn kết bằng....
Tổ chức của bạn có thể xem mức độ tương tác mà một chủ đề cụ thể tạo ra bằng số người đã xem bài đăng và cung cấp cho người xem cách phản ứng với nội dung trong tin nhắn thông qua nhận xét, thích hoặc phản ứng. Sự tham gia có thể được thúc đẩy hơn nữa bằng cách gắn thẻ các cá nhân sử dụng @ và tên của họ; thông báo cho họ về cuộc hội thoại đang diễn ra và khuyến khích họ tham gia.
Những điều cần cân nhắc khi giao tiếp thông qua Viva Engage
Khi liên lạc thông qua Viva Engage, điều quan trọng là giữ cho thông tin ngắn gọn và đơn giản. Chia sẻ liên kết đến các hình thức nội dung dài hơn và khuyến khích người dùng tương tác bằng cách đặt câu hỏi cho người xem, khuyến khích người đọc thích, nhận xét và chia sẻ bài đăng Viva Engage của bạn và kết hợp các yếu tố tương tác như cuộc thăm dò ý kiến và khảo sát.
Giữ các âm thanh của bài viết Viva Engage bạn thân thiện, thông tin, và giản dị. Tùy thuộc vào quy mô tổ chức và quy mô truyền thông, có thể hữu ích nếu có một hoặc hai người điều phối có thể theo dõi bài đăng và hướng dẫn cuộc hội thoại nếu nó bắt đầu đi ra khỏi chủ đề, thay đổi chủ đề thành một chủ đề phân cực, hoặc vô hiệu hóa ý kiến nếu cần thiết.
Hãy tôn trọng nếu chỉ trích quan điểm của người khác, không đề cập đến các chủ đề có thể làm xấu hổ hoặc xa lánh người khác và tránh phân cực hóa các chủ đề như chính trị và tôn giáo. Không đăng bất kỳ nội dung nào riêng tư, bí mật hoặc độc thân cho một bên cụ thể theo cách tiêu cực.
|
Giọng điệu |
|
|
Độ dài |
|
|
Cấu trúc |
|
|
Các cách tăng sự tham gia |
|
|
Các cách đo lường sự tham gia |
|
