Làm thế nào để: Sử dụng kết hợp thư để tạo danh sách được sắp xếp theo loại trong Word 2000

Làm thế nào để thiết lập các tập tin dữ liệu

Sắp xếp các tệp dữ liệu của bạn để tất cả hồ sơ với cùng một giá trị cho khoá trường mục (trường mà bạn cơ sở loại) xuất hiện cùng nhau, như được hiển thị trong tệp dữ liệu mẫu sau. Danh sách mẫu được sắp xếp theo trường City (thành phố là trường quan trọng trong ví dụ này):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Làm thế nào để thiết lập tài liệu chính

Chú ý: < nhập > chỉ dấu phân đoạn trong ví dụ sau. Nhập dấu phân đoạn, nhấn ENTER.

Thiết lập tài liệu chính là một cửa hàng, hãy làm theo các bước sau:

1. Mở một tài liệu trống mới, và sau đó trên menu công cụ , bấm kết hợp thư.

2. Trợ giúp trộn thư, bấm tạovà sau đó nhấp vào danh mục.

3. Bấm vào Tài liệu chính mới khi được nhắc.

4. Trong trợ giúp trộn thư, bấm Nhận dữ liệuvà sau đó nhấp vào Mở nguồn dữ liệu đính kèm tệp dữ liệu (sử dụng tệp mẫu mà bạn đã tạo trong phần "Cách để thiết lập các tệp dữ liệu" của bài viết này).

5. Chèn các trường sau để so sánh nội dung của mỗi hồ sơ chính trường với nội dung ghi chính trường tiếp theo để xác định xem nội dung chính trường thay đổi từ một dữ liệu ghi tiếp theo.

Chú ý: ví dụ này sử dụng dữ liệu mẫu từ phần "Cách để thiết lập các tệp dữ liệu" của bài viết này. Chèn trường ngoặc, nhấn CTRL + F9.

{} Nếu {} MERGESEQ } = "1" "{} MERGEFIELD thành phố }" "" }< nhập >
{} Đặt Place1 {} MERGEFIELD thành phố }}< nhập >
{} Nếu {} Place2 } <> {} Place1 }"< nhập >
{} Thành phố MERGEFIELD }< nhập >
<ENTER>
{} MERGEFIELD nhân viên } { MERGEFIELD bán }"" nhân viên{} MERGEFIELD } { MERGEFIELD bán }" } { đặt Place2 {} MERGEFIELD thành phố }}< nhập >
Trường đặt ra trong ví dụ này tạo ra một danh mục liệt kê trong trang tương tự như sau:

Atlanta

Smith 3.000
Cổng 50.000
Henderson 10.000

Houston

Jones $8,000
Kelley $9.000
Peterson $0

Làm thế nào để áp dụng mỗi mục mới đến một trang mới

Trường chính trong ví dụ này là {} MERGEFIELD phố }. Khi giá trị thành phố thay đổi trong tệp dữ liệu thành phố khác nhau, một trang mới được thêm vào các kết quả được kết hợp và thao tác trộn tiếp tục ở đầu trang tiếp theo. Chèn trường ngoặc, nhấn CTRL + F9.

{} Nếu {} MERGESEQ } = "1" "{} MERGEFIELD thành phố }" ""}< nhập >
{} Đặt Place1 {} MERGEFIELD thành phố }}< nhập >
{} Nếu {} Place2 } <> {} Place1 }"< nhập >
---Trang ngắt---
{} Thành phố MERGEFIELD }< nhập >
<ENTER>
{} MERGEFIELD nhân viên } { MERGEFIELD bán }"" nhân viên{} MERGEFIELD } { MERGEFIELD bán }" } { đặt Place2 {} MERGEFIELD thành phố }}< nhập >
Chú ý: để chèn dấu ngắt trang, hoặc nhấn CTRL + ENTER, hoặc ngắt vào Insert menu, chọn Ngắt trangvà sau đó bấm OK.

Trường đặt ra trong ví dụ này tạo ra một danh mục liệt kê trên trang riêng như sau:

Atlanta

Smith 3.000
Cổng 50.000
Henderson 10.000

---Trang ngắt---
Houston

Jones $8,000
Kelley $9.000
Peterson $0

Làm thế nào để định dạng trường chính

Trường chính trong ví dụ này là {MERGEFIELD}. Định dạng hoá thành MERGEFIELD {} là tất cả chữ, bạn có thể chèn chuyển đổi định dạng của \ * trên. Chèn trường ngoặc, nhấn CTRL + F9.

{} Nếu {} MERGESEQ } = "1" "{} MERGEFIELD thành phố \ * trên }" "" }< nhập >
{} Đặt Place1 {} MERGEFIELD thành phố }}< nhập >
{} Nếu {} Place2 } <> {} Place1 }"< nhập >
{} MERGEFIELD thành phố \ * trên }< nhập >
<ENTER>
{} MERGEFIELD nhân viên } { MERGEFIELD bán }"" nhân viên{} MERGEFIELD } { MERGEFIELD bán }" } { đặt Place2 {} MERGEFIELD thành phố }}< nhập >
Trường đặt ra trong ví dụ này sản xuất một mục được liệt kê trong trang cùng với xuất hiện trong tất cả chữ hoa, như sau:

ATLANTA

Smith 3.000
Cổng 50.000
Henderson 10.000

HOUSTON

Jones $8,000
Kelley $9.000
Peterson $0
Chú ý: bạn có thể áp dụng định dạng khác trong lĩnh vực quan trọng, thành phố MERGEFIELD {} }, bằng cách chọn trường toàn bộ (bao gồm trường thanh {}) và định dạng trường sở thích của bạn. Định dạng trường, bấm vào chữ trên menu định dạng .

Quá trình này hoạt động như thế nào

Nếu trường đầu tiên trong các mẫu chèn tên thành phố và một ký tự trở lại (< ENTER >) chỉ dành cho bản ghi đầu tiên trong kết hợp thư. Đối với tất cả các hồ sơ, trường này nếu chèn không (""). Nó nhận ra trộn thư ghi đầu tiên bằng cách so sánh trường MERGESEQ (trong đó trả lại số thứ tự ghi hiện tại) để số "1".

Thứ hai nếu trường chèn một ký tự trở lại (hoặc ngắt trang, nếu nó buộc mỗi thành phố đến một trang mới), tên thành phố, hai hơn trở về ký tự, tên nhân viên, và số lượng bán hàng (trong đó đặt hàng), nếu trường nếu xác định bản ghi hiện tại bao gồm một Tên khác với hồ sơ trước. Nếu nó sẽ xác định hồ sơ hiện hành bao gồm tên thành phố giống như bản ghi trước, chèn chỉ tới nhân viên tên và số lượng bán hàng.

Trường này nếu nhận dạng tên thành phố mới bằng cách so sánh nội dung dấu trang được chỉ định trong hai lĩnh vực thiết lập. Nội dung dấu trang "Place1" luôn luôn bằng bản ghi hiện tại thành phố trường, và nội dung dấu trang "Place2" bằng hồ sơ trước trường thành phố .