Phụ lục về quyền riêng tư đối với Microsoft Access 2010

Sử Office.com mẫu

Tab Mới trong dạng xem Backstage của Microsoft Office (Bấm vào tab Tệp, rồi bấm vào Mới) có thể cung cấp cho bạn hỗ trợ cập nhật được tải xuống từ Office.com cho tài liệu dựa trên mẫu. Bạn cũng có thể gửi phản hồi về các mẫu và cung cấp xếp loại số cho từng mẫu mà bạn tải xuống.

Khi bạn mở mẫu hoặc tệp dựa trên mẫu, Access 2010, tùy thuộc vào cài đặt Trợ giúp trực tuyến, danh bạ của bạn Office.com. Nó gửi ID cho mẫu đó, chương trình và phiên bản mà bạn hiện đang sử dụng, cùng với thông tin máy tính tiêu chuẩn.

ID mẫu được sử dụng để xác định mẫu gốc như được tải xuống từ Office.com hoặc có trong bản cài đặt Access 2010 của bạn. Nó không nhận dạng duy nhất cơ sở dữ liệu Access của bạn. ID này giống nhau đối với tất cả người dùng của cùng một mẫu.

Nối kết đến nguồn dữ liệu

Các bảng được nối kết và các nguồn dữ liệu khác được lưu trong siêu dữ liệu như một phần trong cơ sở dữ liệu Access 2010 của bạn. Trong một số trường hợp, liên kết có thể bao gồm tên người dùng hoặc thông tin về máy chủ trên mạng của bạn. Trong trường hợp có kết nối dữ liệu, bạn có thể chọn lưu tên người dùng hoặc mật khẩu trong liên kết kết kết nối dữ liệu.

Ngoài ra, nếu bạn có các cơ sở dữ liệu liên kết, vị trí của cơ sở dữ liệu liên kết sẽ được lưu trong cơ sở dữ liệu Access.

In ấn

Khi bạn in tệp Access 2010, rồi lưu tệp đó, Access 2010 sẽ lưu đường dẫn đến máy in của bạn cùng với tệp. Trong một số trường hợp, đường dẫn có thể bao gồm tên người dùng hoặc tên máy tính.

Site Không gian Tài liệu

Access 2010 cho phép bạn truy nhập vào site Không gian Tài liệu trên Microsoft SharePoint Foundation 2010 trang. Site Không gian tài liệu là một không gian chung nơi bạn có thể cộng tác với các thành viên nhóm khác trên một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu Access.

Khi bạn truy nhập site Không gian Tài liệu, Access 2010 sẽ tải xuống dữ liệu từ site Không gian Tài liệu để cung cấp cho bạn thông tin về site đó. Dữ liệu này bao gồm:

• Tên của site SharePoint Foundation

• URL hoặc địa chỉ của site

• Tên, địa chỉ email và mức cấp phép của người dùng site

• Danh sách liệu, nhiệm vụ và thông tin khác có sẵn từ site

Access 2010 cũng lưu trữ danh sách các site SharePoint Foundation mà bạn đã truy nhập trên máy tính của mình dưới dạng cookie. Danh sách này được sử dụng để cung cấp cho bạn quyền truy nhập nhanh vào các trang web mà bạn đã truy cập trước đây. Microsoft không truy nhập danh sách các trang web mà bạn đã truy cập và không hiển thị trên Internet trừ khi bạn chọn làm cho danh sách khả dụng rộng rãi hơn.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 cung cấp các site Không gian làm việc dựa trên Web chung, nơi bạn có thể cộng tác trên tài liệu hoặc cuộc họp.

Khi bạn truy nhập site SharePoint, bằng cách dùng trình duyệt Web của bạn hoặc bất kỳ chương trình Office nào, site sẽ lưu cookie vào máy tính của bạn nếu bạn có quyền tạo site con mới trên site đó. Khi hoạt động cùng nhau, các cookie này tạo nên danh sách các site mà bạn có quyền truy nhập. Danh sách này được một số chương trình Office sử dụng để cho phép bạn truy cập nhanh vào các trang web mà bạn đã truy cập trước đó.

Microsoft không truy nhập danh sách các trang web mà bạn đã truy cập và không hiển thị trên Internet trừ khi bạn chọn làm cho danh sách khả dụng rộng rãi hơn.

Trong SharePoint Foundation, khi bạn tạo một Website hoặc danh sách mới, hoặc thêm hoặc mời mọi người vào một Website hoặc danh sách hiện có, site sẽ lưu những thông tin sau đây cho mỗi người, bao gồm:

• Họ Tên

• Địa chỉ email

ID người dùng được thêm vào mỗi yếu tố mà bạn hoặc người dùng khác của trang web thêm vào hoặc sửa đổi trên trang web. Giống như tất cả nội dung trên site SharePoint, chỉ người quản trị và thành viên của chính site đó mới có quyền truy nhập vào thông tin này.

Tất cả các thành phần của site SharePoint bao gồm hai trường: Tạo Bởi vàSửa đổi Bởi. Trường Tạo Bởi sẽ được điền bằng tên người dùng của người đã tạo yếu tố ban đầu và ngày tạo yếu tố. Trường Sửa đổi Bởi được điền bằng tên người dùng của người cuối cùng sửa đổi cơ sở dữ liệu Access 2010 và ngày sửa đổi lần cuối.

Người quản trị của các máy chủ lưu trữ các site SharePoint có quyền truy nhập vào một số dữ liệu từ các trang web này, được sử dụng để phân tích các mẫu hình sử dụng của trang web và cải thiện tỷ lệ phần trăm thời gian có sẵn trang web. Dữ liệu này chỉ sẵn dùng cho người quản trị máy chủ và không được chia sẻ với Microsoft trừ khi Microsoft đang lưu trữ site SharePoint. Dữ liệu được thu thập cụ thể bao gồm tên, địa chỉ email và quyền của tất cả mọi người có quyền truy nhập vào site.

Tất cả người dùng có quyền truy nhập tới một site SharePoint cụ thể có thể tìm kiếm và xem mọi nội dung sẵn có ở site này.

Kiểm tra

Microsoft SharePoint Foundation 2010 cung cấp các tính năng kiểm tra cho phép người quản trị duy trì biên bản kiểm tra đáng tin cậy về cách người dùng làm việc với một số nội dung nhất định.

Khi người quản trị SharePoint Foundation bật tính năng Kiểm tra, máy chủ sẽ tự động ghi trong cơ sở dữ liệu nội dung SharePoint một số hành động nhất định do người dùng thực hiện. Những hành động này bao gồm xem, chỉnh sửa, kiểm nhập và kiểm xuất. Đối với mỗi hành động được ghi lại, máy chủ sẽ ghi nhận thông tin về tệp, hành động và ID SharePoint của người dùng. Không có dữ liệu nào được gửi cho Microsoft như một phần của tính năng này.

Tính năng này được tắt theo mặc định và chỉ sẵn dùng cho người quản trị site SharePoint nơi lưu trữ nội dung.

Thu thập dữ liệu trong Access

Access 2010 cho phép bạn thu thập dữ liệu qua email bằng cách gửi biểu mẫu dựa trên HTML hoặc dựa trên Microsoft InfoPath 2010. Khi bạn gửi thông điệp email thu thập dữ liệu, địa chỉ email của tất cả người nhận sẽ được thu thập và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access. Bạn có thể sử dụng thông tin này để theo dõi dữ liệu nhận được từ người nhận và gửi thư email cho họ trong tương lai. Bạn có thể chọn lưu trữ dữ liệu được gửi qua email trong cơ sở dữ liệu một cách tự động hoặc thủ công.

Nơi tên của bạn có thể được lưu trữ

Trong một số trường hợp, Access 2010 lưu trữ tên của bạn để cung cấp cho bạn trải nghiệm tốt hơn khi sử dụng một số tính năng. Ví dụ: tên của bạn được lưu trữ ở những vị trí sau:

• Trường Author

• Thuộc tính tệp AuthorName

Bạn có thể loại bỏ tên của mình khỏi các trường và thuộc tính này bằng cách làm như sau:

1. Bấm tab Tệp.

2. Bên dưới Trợ giúp, bấm vào Tùy chọn, rồi bấm vào Cơ sở dữ liệu Hiện tại.

3. Bên dưới Tùy chọn Ứng dụng, chọn hộp kiểm Loại bỏ thông tin cá nhân khỏi thuộc tính tệp khi lưu.

Bạn có thể loại bỏ tên và tên viết tắt của mình khỏi trườngTên và Tên viết tắt.

Các giải pháp Microsoft Office do các công ty khác tạo cũng có thể bao gồm tên của bạn hoặc thông tin cá nhân khác trong thuộc tính tùy chỉnh liên kết với tệp của bạn.

Nếu bạn sử dụng Microsoft Office Web Control, Truy nhập Dữ liệu Microsoft Excel, DataCalc hoặc các tính năng khác cho phép bạn kết nối trực tiếp với một nguồn dữ liệu khác, thì thông tin ủy quyền (ID người dùng và mật khẩu) của bạn có thể được lưu trong cơ sở dữ liệu Access của bạn. Để thay đổi hoặc xóa thông tin ủy quyền này, bạn cần thay đổi thuộc tính của kết nối một cách thích hợp.

Chữ ký điện tử

Chữ ký số là một tính năng tùy chọn có thể giúp bạn xác thực danh tính của người đã gửi cho bạn cơ sở dữ liệu Access. Chữ ký số là giá trị được mã hóa duy nhất của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access mà bạn đang ký. Khi bạn gửi cơ sở dữ liệu Access có chữ ký số, chữ ký sẽ được gửi đến người nhận, cùng với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access và chứng chỉ số đáng tin cậy từ bạn (người gửi). Chứng chỉ số được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền xác thực, chẳng hạn như VeriSign và chứa thông tin để xác thực người gửi và xác minh rằng nội dung gốc của cơ sở dữ liệu Access chưa bị thay đổi. Access có thể tự động liên hệ với cơ quan chứng nhận trực tuyến để xác minh chữ ký số.

Khi bạn ký một cơ sở dữ liệu Access, bạn sẽ thấy một hộp thoại hiển thị thông tin được bao gồm trong chữ ký số, chẳng hạn như ngày và giờ hệ thống, số phiên bản hệ điều hành, số phiên bản Microsoft Office và số phiên bản Access 2010.

Bảo vệ Cơ sở dữ liệu

Bảo vệ Cơ sở dữ liệu giúp bạn bảo vệ cơ sở dữ liệu Access 2010 của mình bằng cách mã hóa cơ sở dữ liệu bằng mật khẩu.

Để mã hóa cơ sở dữ liệu bằng mật khẩu, hãy làm như sau:

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm Thông tin, rồi bấm Mã hóa bằng Mật khẩu.

3. Nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu và Xác minh.

Mật khẩu bạn nhập không được lưu trữ cùng với tệp và được sử dụng để tạo khóa để mã hóa tệp. Bạn có tùy chọn loại bỏ mật khẩu và mã hóa trên cơ sở dữ liệu. Để loại bỏ mã hóa, hãy làm như sau:

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm vào Thông tin, rồi bấm vào Giải mã Cơ sở dữ liệu.

3. Nhập mật khẩu của bạn vào hộp Mật khẩu.

Lưu bộ nhớ ẩn và đồng bộ hóa dữ liệu

Thông tin chứa trong cơ sở dữ liệu Access 2010 hoặc trong các bảng bên ngoài được liên kết với cơ sở dữ liệu Access có thể được lưu trữ cục bộ trên máy tính dưới dạng bảng Access trong cơ sở dữ liệu của bạn. Điều này được thực hiện để giúp cải thiện hiệu suất của Access 2010. Bạn có thể tắt tính năng này bằng cách:

1. Bấm tab Tệp.

2. Dưới mục Trợ giúp, bấm Tùy chọn.

3. Bấm vào tab Cơ sở dữ liệu Hiện tại.

4. Bấm Không bao giờ lưu vào Bộ đệm ẩn.

Tệp Ứng dụng Web Microsoft Office

Một số tệp Access 2010 nhất định tải xuống thông tin từ Internet hoặc mạng nội bộ. Thao tác này sẽ gửi thông tin máy tính tiêu chuẩn đến nguồn thông tin. Một hộp thoại sẽ hỏi bạn có muốn gửi thông tin này khi lần đầu mở một ứng dụng được phát hành không. Bạn có thể chọn bỏ qua hộp thoại này cho các yêu cầu trong tương lai bằng cách bấm vào hộp kiểm Không hiển thị lại thông báo này.

Điều khiển trình duyệt web

Khi bạn mở biểu mẫu trong tệp Access 2010 có điều khiển trình duyệt Web, dữ liệu từ ứng dụng của bạn có thể được gửi đến một Website Internet được xác định bởi điều khiển trình duyệt Web.

Hàm Access

Khi bạn mở tệp Access 2010, tệp đó có thể có biểu thức sử dụng các hàm, chẳng hạn như CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups hoặc IsCurrentWebUserInGroup. Tệp có thể bao gồm các chức năng truy xuất tên người dùng, tên đăng nhập, địa chỉ email hoặc thông tin liên quan đến nhóm người dùng nào từ site SharePoint. Theo mặc định, thông tin này được lưu trữ trong tệp Access 2010 ở chế độ ngoại tuyến. Bạn có thể chọn không lưu trữ thông tin này trong tệp bằng cách làm như sau:

1. Bấm tab Tệp.

2. Dưới mục Trợ giúp, bấm Tùy chọn.

3. Bấm Cơ sở Dữ liệu Hiện tại.

4. Bên dưới Lưu bộ đệm ẩn Dịch vụ Web và bảng SharePoint, chọn hộp kiểm Sử dụng định dạng bộ đệm ẩn tương thích với Microsoft Access 2010 trở lên, rồi chọn hộp kiểm Xóa Bộ đệm ẩn khi Đóng hoặc hộp kiểm Không bao giờ lưu bộ đệm ẩn.

Đầu Trang