Sử dụng mẫu Cơ sở dữ liệu Liên hệ Access để theo dõi tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin khác. Phiên bản mới của mẫu Access phổ biến này cũng cho phép bạn phân loại từng liên hệ, gửi thư email và tạo bản đồ địa chỉ.
Bạn muốn xem video về cách sử dụng mẫu này? Hãy xem bài viết này, Sử dụng Mẫu Cơ sở dữ liệu Liên hệ.
Lưu ý: Mẫu cơ sở dữ liệu Liên hệ đã được cập nhật trong vài năm qua. Những hướng dẫn này tham chiếu đến phiên bản mới nhất của mẫu có sẵn để tải xuống. Nếu các bước dưới đây không khớp với những gì bạn đang thấy, có thể bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn của mẫu.
Bắt đầu
Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến các bước cơ bản để sử dụng mẫu Cơ sở dữ liệu Liên hệ.
Chuẩn bị cơ sở dữ liệu để sử dụng
-
Khi bạn mở cơ sở dữ liệu lần đầu, Access sẽ hiển thị biểu mẫu Chào mừng. Để ngăn không cho biểu mẫu này hiển thị vào lần tiếp theo bạn mở cơ sở dữ liệu, hãy bỏ chọn hộp kiểm Hiện Chào mừng khi mở cơ sở dữ liệu này.
Đóng biểu mẫu Chào mừng để bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu.
-
Để đảm bảo rằng tất cả nội dung cơ sở dữ liệu đều được bật, trong Thanh Thông báo, hãy bấm Cho phép nội dung này.
Để biết thêm thông tin về cách bật nội dung cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết Quyết định có tin cậy một cơ sở dữ liệu hay không.
Thêm liên hệ từ Microsoft Outlook
Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook, bạn có thể thêm liên hệ từ chương trình đó mà không cần phải nhập lại thông tin.
-
Trên biểu mẫu Danh sách Liên hệ, hãy bấm Thêm Từ Outlook.
-
Trong hộp thoại Chọn Tên để Thêm, chọn tên bạn muốn thêm vào cơ sở dữ liệu.
-
Bấm Thêm, rồi bấm OK.
Tìm kiếm một liên hệ
Hộp Tìm kiếm Nhanh cho phép bạn nhanh chóng tìm liên hệ trên biểu mẫu Danh sách Liên hệ.
-
Trên biểu mẫu Danh sách Liên hệ, trong hộp Tìm kiếm Nhanh, nhập văn bản bạn muốn tìm kiếm, rồi nhấn ENTER.
Access lọc danh sách để chỉ hiển thị những bản ghi có chứa văn bản bạn tìm kiếm. Để trở về danh sách đầy đủ, hãy bấm Xóa tìm kiếm hiện tại. (Đó là dấu X bên trong hộp tìm kiếm.)
Hiện hoặc ẩn cột
Trên biểu mẫu Danh sách Liên hệ, một số trường (cột) bị ẩn theo mặc định. Để thay đổi trường được hiển thị:
-
Bấm Hiện/Ẩn Trường.
-
Trong hộp thoại Bỏ ẩn Cột, chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi cột bạn muốn hiển thị. Bỏ chọn hộp kiểm để ẩn cột.
Hiển thị chi tiết liên hệ
Biểu mẫu Chi tiết Liên hệ cho phép bạn xem và nhập thêm thông tin về từng liên hệ. Để hiển thị biểu mẫu Chi tiết Liên hệ:
-
Trên biểu mẫu Danh sách Liên hệ, hãy bấm Mở bên cạnh liên hệ mà bạn muốn xem.
Thêm hình ảnh
Trên biểu mẫu Chi tiết Liên hệ, bạn có thể thêm ảnh cho liên hệ đó.
-
Bên dưới khung ảnh, hãy bấm Sửa Ảnh.
-
Trong hộp thoại Phần đính kèm, hãy bấm Thêm.
-
Trong hộp thoại Chọn Tệp, duyệt đến thư mục chứa tệp.
-
Chọn tệp bạn muốn thêm, rồi bấm Mở.
-
Trong hộp thoại Phần đính kèm, bấm OK.
Lưu ý: Bạn có thể đính kèm nhiều tệp vào mỗi liên hệ, bao gồm các loại tệp khác nhau như tài liệu hoặc bảng tính.
Hiển thị bản đồ địa chỉ của một liên hệ
Trên biểu mẫu Chi tiết Liên hệ, nếu bạn đã nhập địa chỉ đường cho liên hệ đó, bạn có thể hiển thị bản đồ của địa điểm đó:
-
Bấm vào Bấm để Ánh xạ.
Hiển thị báo cáo
Cơ sở dữ liệu Liên hệ bao gồm hai báo cáo: Danh bạvà Danh bạ Điện thoại. Để hiển thị báo cáo:
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Báo cáo, bấm đúp vào báo cáo bạn muốn hiển thị.
Bạn có thể tạo báo cáo tùy chỉnh của riêng mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Tạo báo cáo đơn giản.
Sửa đổi cơ sở dữ liệu Liên hệ
Bạn có thể tùy chỉnh cơ sở dữ liệu Liên hệ bằng cách thêm một trường mới vào bảng Liên hệ, rồi thêm trường đó vào biểu mẫu Danh sách Liên hệ và biểu mẫu Chi tiết Liên hệ.
Thêm trường vào bảng Danh bạ
-
Đóng tất cả các tab đang mở.
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào bảng Liên hệ.
-
Cuộn sang phải cho đến khi bạn thấy cột có tên Là Thêm Trường Mới. Bấm đúp vào đầu đề cột, rồi nhập tên trường.
Lần đầu tiên bạn nhập dữ liệu vào cột, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu cho bạn.
Thêm trường vào biểu mẫu
Sau khi trường đã được thêm vào bảng, bạn có thể thêm trường đó vào biểu mẫu.
-
Bấm chuột phải vào biểu mẫu trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm dạng xem Bố trí.
-
Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm Trường Hiện có.
-
Kéo trường bạn muốn từ Danh sách Trường vào biểu mẫu.
