Sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu Projects Access

Chuẩn bị cơ sở dữ liệu để sử dụng

Để đảm bảo đã bật tất cả nội dung cơ sở dữ liệu, hãy sử dụng thủ tục sau đây:

• Để đảm bảo rằng tất cả nội dung cơ sở dữ liệu đều được bật, trong Thanh Thông báo, hãy bấm Cho phép nội dung này.

  Để biết thêm thông tin về cách bật nội dung cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết Quyết định có tin cậy một cơ sở dữ liệu hay không.

Thêm nhân viên

Để bắt đầu sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu Dự án, bước đầu tiên là thêm nhân viên, để bạn có người gán dự án và nhiệm vụ. Sử dụng quy trình này để thêm nhân viên theo cách thủ công hoặc xem mục tiếp theo để thêm nhân viên từ danh bạ Outlook của bạn.

1. Trên biểu mẫu Danh sách Dự án, bấm Vào Danh sách Nhân viên.

2. Trên biểu mẫu Danh sách Nhân viên, điền chi tiết của từng nhân viên.

3. Để nhập thông tin chi tiết hơn về nhân viên, hãy bấm đúp vào tên nhân viên trong biểu mẫu Danh sách Nhân viên, rồi nhập thông tin vào biểu mẫu Chi tiết nhân viên.

4. Bấm Đóng để trở về biểu mẫu Danh sách Dự án.

Thêm liên hệ từ Microsoft Outlook

Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook, bạn có thể thêm nhân viên từ chương trình đó mà không cần phải nhập lại thông tin.

1. Trên biểu mẫu Danh sách Dự án, bấm Vào Danh sách Nhân viên.

2. Trên biểu mẫu Danh sách Nhân viên, bấm vào Thêm Từ Outlook.

3. Trong hộp thoại Chọn Tên để Thêm, chọn tên bạn muốn thêm vào cơ sở dữ liệu.

4. Bấm Thêm, rồi bấm OK.

Thêm dự án mới

1. Trên biểu mẫu Danh sách Dự án, hãy bấm Dự án Mới.

2. Trên biểu mẫu Chi tiết Dự án, điền chi tiết dự án, rồi bấm Đóng.

Sửa dự án hiện có

1. Trên biểu mẫu Danh sách Dự án, bấm đúp vào dự án mà bạn muốn sửa.

2. Trên biểu mẫu Chi tiết Dự án, hãy thêm hoặc sửa các chi tiết của dự án.

   Thêm tác vụ

   • Trên biểu mẫu Chi tiết Dự án, hãy bấm Thêm Nhiệm vụ.

   • Trên biểu mẫu Chi tiết Tác vụ, điền chi tiết tác vụ, rồi bấm Đóng.

     Access hiển thị dự án mới trong danh sách Nhiệm vụ Dự án trên biểu mẫu Chi tiết Dự án.

     Chỉnh sửa tác vụ

   • Trên biểu mẫu Chi tiết Dự án, bấm vào tab Nhiệm vụ Dự án.

   • Bấm đúp vào nhiệm vụ bạn muốn sửa.

   • Trên biểu mẫu Chi tiết Tác vụ, chỉnh sửa chi tiết tác vụ, rồi bấm Đóng.

     Thêm tác vụ phổ biến

     Nhiệm vụ phổ biến là các nhiệm vụ thường được sử dụng trong nhiều dự án khác nhau, chẳng hạn như lập ngân sách hoặc đào tạo. Sau khi bạn nhập một tác vụ phổ biến, nó có thể được thêm vào bất kỳ dự án nào trong cơ sở dữ liệu Project mà không cần phải nhập lại chi tiết tác vụ.

   • Trên biểu mẫu Chi tiết Dự án , hãy bấm Nhiệm vụ Thông thường.

   • Chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi tác vụ phổ biến mà bạn muốn thêm vào dự án. Thêm các tác vụ phổ biến mới vào cuối danh sách.

   • Bấm Đóng để trở về biểu mẫu Chi tiết Dự án.

Lọc Danh sách Dự án

Trên biểu mẫu Danh sách Dự án, bạn có thể lọc danh sách các dự án và lưu các bộ lọc yêu thích của bạn để dùng sau này.

1. Áp dụng bộ lọc bằng cách bấm chuột phải vào biểu mẫu và chọn bộ lọc bạn muốn.

2. Bấm Lưu Bộ lọc.

3. Trên biểu mẫu Chi tiết Bộ lọc, nhập tên bộ lọc và mô tả, rồi bấm Đóng.

4. Sử dụng hộp Lọc Yêu thích để áp dụng bộ lọc đã lưu hoặc bấm (Xóa Bộ lọc) để loại bỏ bộ lọc.

Hiển thị chi tiết dự án hoặc nhân viên

Biểu mẫu Chi tiết Dự án và biểu mẫu Chi tiết Nhân viên cho phép bạn xem và nhập thêm thông tin về dự án hoặc nhân viên. Để hiển thị biểu mẫu Chi tiết Dự án hoặc biểu mẫu Chi tiết Nhân viên:

• Trên biểu mẫu Danh sách Dự án hoặc biểu mẫu Danh sách Nhân viên, bấm đúp vào mục bạn muốn xem.

Thêm tệp đính kèm

Trên biểu mẫu Chi tiết Dự án, biểu mẫu Chi tiết Tác vụ và biểu mẫu Chi tiết Nhân viên, bạn có thể thêm ảnh và các tệp đính kèm khác.

• Trên biểu mẫu Chi tiết bất kỳ, bấm đúp vào trường Phần đính kèm (trên biểu mẫu Chi tiết nhân viên, bấm đúp vào biểu tượng ảnh).

• Trong hộp thoại Phần đính kèm, hãy bấm Thêm.

• Trong hộp thoại Chọn Tệp, duyệt đến thư mục chứa tệp.

• Chọn tệp bạn muốn thêm, rồi bấm Mở.

• Trong hộp thoại Phần đính kèm, bấm OK.

Hiển thị báo cáo

Cơ sở dữ liệu Dự án bao gồm một số báo cáo, bao gồm Mở Dự án, Chi tiết Tác vụ, Sổ Địa chỉ Nhân viên và nhiều báo cáo khác. Để hiển thị báo cáo:

• Trên biểu mẫu Danh sách Dự án, hãy chọn báo cáo mà bạn muốn hiển thị từ danh sách Báo cáo.

Để in báo cáo:

• Bấm vào Tệp > In.

Bạn có thể tạo báo cáo tùy chỉnh của riêng mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Tạo báo cáo đơn giản.