Forms đối tượng cần thiết trong cơ sở dữ liệu và đóng vai trò là cửa sổ để mọi người xem và tiếp cận dữ liệu của bạn. Nếu bạn muốn tìm hiểu toàn diện về các biểu mẫu Microsoft Access cơ bản, như loại biểu mẫu nào sẵn dùng, cách tạo, tùy chỉnh và quản lý biểu mẫu, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn tổng hợp các tài nguyên để giúp bạn hiểu được hình ảnh này.
Trong bài viết này
Tổng quan
Biểu mẫu là đối tượng cơ sở dữ liệu mà bạn có thể sử dụng để tạo giao diện người dùng cho phép người dùng nhập và chỉnh sửa dữ liệu của mình. Forms chứa các điều khiển thực hiện các tác vụ khác nhau. Mặc dù bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu mà không sử dụng biểu mẫu chỉ bằng cách chỉnh sửa dữ liệu trong bảng nhưng hầu hết người dùng thích sử dụng biểu mẫu để xem, nhập và chỉnh sửa dữ liệu chứa trong bảng. Biểu mẫu cũng cho phép bạn kiểm soát cách thức người dùng khác tương tác với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể tạo một biểu mẫu chỉ hiển thị một số trường và chỉ cho phép thực hiện một số thao tác nhất định. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu và giảm thiểu các lỗi có thể xảy ra khi nhập dữ liệu. Bài viết này cung cấp cho bạn tổng hợp các tài nguyên từ những điều cơ bản về biểu mẫu Access đến việc tạo và tùy chỉnh biểu mẫu.
Một cách tuyệt vời để hiểu vai trò và chức năng của biểu mẫu trong cơ sở dữ liệu Microsoft Access của bạn là bắt đầu với tổng quan về các phần khác nhau của cơ sở dữ liệu và vai trò của biểu mẫu trong cơ sở dữ liệu để tìm hiểu thêm, bắt đầu từ dạng xem thông tin cơ bản của Cơ sở dữ liệu..
Tiếp theo, chúng ta hãy tập trung vào biểu mẫu với Giới thiệu về biểu mẫu.
Trước khi bạn tạo biểu mẫu, hãy xem xét kỹ hơn các điều khiển, một tính năng thiết yếu của hầu hết các biểu mẫu. Điều khiển cho phép người dùng nhập, sửa hoặc hiển thị dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của bạn. Việc biết về các loại điều khiển khác nhau sẵn dùng trong Access có thể hữu ích khi tùy chỉnh biểu mẫu của bạn. Để tìm hiểu thêm về điều khiển, hãy xem giới thiệu về điều khiển.
Các loại biểu mẫu
Access cung cấp cho bạn một vài cách để tạo biểu mẫu tùy thuộc vào loại biểu mẫu bạn muốn tạo. Tìm hiểu về một số loại biểu mẫu phổ biến và cách tạo biểu mẫu:
|
Bạn cần loại biểu mẫu nào? |
Tìm hiểu thêm |
|
Biểu mẫu chi tiết: Một biểu mẫu Access trống hiển thị thông tin về mỗi lần một bản ghi. |
|
|
Biểu mẫu Nhiều Mục: Còn được gọi là biểu mẫu liên tục, hiển thị thông tin từ nhiều bản ghi cùng một lúc. Trông giống như biểu dữ liệu nhưng cung cấp cho bạn thêm quyền kiểm soát đối với những thứ như định dạng văn bản, thêm đồ họa, nút và các điều khiển khác |
|
|
Biểu mẫu tách: Đồng thời hiển thị dữ liệu trong dạng xem Biểu mẫu và dạng xem Biểu dữ liệu. Hữu ích khi bạn cần xem lượng lớn dữ liệu nhưng chỉ cần thay đổi từng bản ghi một. |
|
|
Biểu mẫu dẫn hướng: Một biểu mẫu có chứa Điều khiển Dẫn hướng. Biểu mẫu dẫn hướng đặc biệt quan trọng để dẫn hướng cơ sở dữ liệu của bạn nếu gói của bạn bao gồm việc phát hành cơ sở dữ liệu lên Web, vì Ngăn Dẫn hướng Access không sẵn dùng trong trình duyệt |
Các cách khác để tạo biểu mẫu
Sử dụng tab Tạo và thử các tùy chọn trong nhóm Forms tạo nhanh biểu mẫu mới. Bạn cũng có thể chọn bảng hoặc truy vấn trong Ngăn Dẫn hướng, rồi nhanh chóng tạo biểu mẫu mới dựa trên đối tượng đó bằng cách sử dụng lệnh Biểu mẫu.
Hãy xem qua các tài nguyên trong bảng sau đây để tìm hiểu về một số cách tạo biểu mẫu phổ biến:
|
Các phương pháp tạo biểu mẫu |
Tìm hiểu cách |
|
Công cụ biểu mẫu: Để nhanh chóng tạo một biểu mẫu mục đơn hiển thị thông tin về từng bản ghi một. |
|
|
Trình hướng dẫn Biểu mẫu: Sử dụng công cụ này để tạo biểu mẫu khi bạn muốn chọn lựa hơn về trường xuất hiện trên biểu mẫu. Đồng thời, cho phép bạn xác định cách nhóm và sắp xếp dữ liệu. |
|
|
Biểu mẫu trống:Nếu công cụ biểu mẫu hoặc trình hướng dẫn không đáp ứng nhu cầu của bạn, công cụ Biểu mẫu trống sẽ cung cấp một cách rất nhanh để xây dựng biểu mẫu, đặc biệt là khi bạn dự định chỉ thêm một vài trường vào biểu mẫu của mình |
Xem mục về cách tạo biểu mẫu bằng cách sử dụng công cụ Biểu mẫu trống trong bài viết Giới thiệu về biểu mẫu. |
Sử dụng các dạng xem khác nhau cho biểu mẫu
Như bạn đã học được từ một số bài viết được đề cập trong các mục trước, bạn có thể xem biểu mẫu Access ở ba dạng xem khác nhau, dạng xem Biểu mẫu, dạng xem Thiết kế và dạng xem Bố trí. Việc biết nên dùng dạng xem nào cho một tác vụ cụ thể có thể hữu ích. Ví dụ: bạn có thể sử dụng dạng xem Thiết kế hoặc Bố trí để tùy chỉnh biểu mẫu. Dạng xem Biểu mẫu là dạng xem mặc định cho biểu mẫu và chủ yếu được sử dụng để xem biểu mẫu có dữ liệu hoặc nhập dữ liệu. Vì dạng xem Bố trí và Thiết kế được sử dụng để thực hiện thay đổi thiết kế cho biểu mẫu, hãy xem các tài nguyên trong bảng sau đây để biết thêm thông tin về cách sử dụng các dạng xem này:
|
Loại dạng xem |
Được sử dụng cho |
Tìm hiểu thêm |
|
Dạng xem bố trí |
Thực hiện hầu hết các loại thay đổi cho biểu mẫu. Bạn có thể thấy dữ liệu khi bạn sửa đổi thiết kế, điều này rất hữu ích khi đặt kích cỡ điều khiển hoặc bất kỳ thay đổi thiết kế nào khác ảnh hưởng đến giao diện và khả năng sử dụng của biểu mẫu. |
|
|
Cửa sổ thiết kế |
Thực hiện các thay đổi yêu cầu dạng xem chi tiết hơn cho cấu trúc biểu mẫu, chẳng hạn như các phần Đầu trang, Chi tiết và Chân trang. Bạn không thể nhìn thấy dữ liệu cơ sở khi thiết kế changes.in dạng xem Thiết kế. Sử dụng dạng xem Thiết kế có hiệu quả gì?
Thay đổi một số thuộc tính biểu mẫu không thể thay đổi trong dạng xem Bố trí |
Tôi nên sử dụng dạng xem nào: Dạng xem Bố trí hoặc dạng xem Thiết kế? |
Làm được nhiều việc hơn với biểu mẫu
Bây giờ, bạn đã thiết kế cấu trúc biểu mẫu của mình, nếu đó là biểu mẫu được liên kết, bạn sẽ muốn biểu mẫu đó kết nối với nguồn dữ liệu. Nguồn dữ liệu có thể là bảng, truy vấn hoặc câu lệnh SQL có chứa dữ liệu được hiển thị trên biểu mẫu. Biểu mẫu "không liên kết" không liên kết trực tiếp đến nguồn dữ liệu mà chứa các nút lệnh, nhãn hoặc các điều khiển khác mà bạn cần để vận hành ứng dụng của mình. Để tìm hiểu cách làm việc với các nguồn bản ghi, hãy xem: Đặt nguồn bản ghi cho biểu mẫu hoặc báo cáo.
Một biểu mẫu hấp dẫn trực quan sẽ giúp làm việc hiệu quả và thoải mái hơn với cơ sở dữ liệu, đồng thời biểu mẫu còn giúp ngăn chặn việc nhập dữ liệu không chính xác. Khi bạn muốn không chỉ tạo một biểu mẫu cơ bản để thêm một số thao tác tùy chỉnh và biến biểu mẫu trở thành của riêng bạn, Access sẽ cung cấp cho bạn một số cách để đạt được điều này. Một số tùy chọn có thể yêu cầu thực hành trước khi bạn thiết kế trông giống như dự kiến nhưng nếu bạn không thích thiết kế, bạn luôn có thể thay đổi thiết kế đó.
Bảng sau đây trình bày tài nguyên để đưa biểu mẫu của bạn đến bước tiếp theo thêm trường và tùy chỉnh biểu mẫu:
|
Bạn muốn làm gì? |
Tìm hiểu cách |
|
Thêm nhanh các trường vào biểu mẫu |
|
|
Làm cho biểu mẫu của tôi hiển thị có tổ chức hơn, giảm sự lộn xộn và giúp dễ làm việc hơn. |
|
|
Xác định thứ tự mà các điều khiển trên biểu mẫu của tôi phản hồi phím TAB. Trên biểu mẫu được thiết kế tốt, các điều khiển phản hồi phím TAB theo thứ tự lô-gic—ví dụ: từ trên xuống dưới và từ trái sang phải—để dễ sử dụng biểu mẫu hơn. |
|
|
Tạo biểu mẫu con hoặc biểu mẫu lồng trong biểu mẫu chính. Biểu mẫu con hữu ích cho việc xem dữ liệu từ nhiều bảng hoặc truy vấn liên quan trong cùng một biểu mẫu. |
|
|
Làm cho các trường và dữ liệu nhất định trong biểu mẫu của tôi nổi bật hơn. |
|
|
Đặt tùy chọn thiết kế cho tất cả các biểu mẫu trong cơ sở dữ liệu của tôi. |
Tùy chỉnh thiết đặt thiết kế cho các đối tượng trong cơ sở dữ liệu của bạn |
|
Thêm điều khiển hộp văn bản hiển thị giá trị từ một biểu mẫu khác. Có thể dùng để hiển thị kết quả từ biểu mẫu con có chứa hộp văn bản được tính toán trên biểu mẫu chính. |
Tạo một điều khiển dùng để tham chiếu đến một điều khiển trên một biểu mẫu khác |
Làm việc với biểu mẫu trên cơ sở dữ liệu Web
|
Tùy chọn biểu mẫu cơ sở dữ liệu Web |
Tìm hiểu cách |
|
Biểu mẫu dẫn hướng đơn giản là biểu mẫu có chứa Điều khiển Dẫn hướng. Biểu mẫu dẫn hướng là sự bổ sung tuyệt vời cho bất kỳ cơ sở dữ liệu nào, nhưng việc tạo ra một biểu mẫu dẫn hướng đặc biệt quan trọng nếu bạn dự định xuất bản một cơ sở dữ liệu lên Web bởi vì Ngăn Dẫn hướng Access không hiển thị trong một trình duyệt. |
|
|
Access 2010 bao gồm Điều khiển Trình duyệt Web mà bạn có thể sử dụng để hiển thị các trang Web trên biểu mẫu |
Một số bước tiếp theo
Hãy thử một số tính năng sau trên biểu mẫu của bạn:
-
Tìm hiểu cách tạo biểu mẫu (bảng chuyển đổi) mà người dùng nhìn thấy khi họ mở cơ sở dữ liệu của bạn? Đặt biểu mẫu mặc định xuất hiện khi bạn mở cơ sở dữ liệu Access.
-
Thêm danh sách thả xuống cho phép bạn tìm bản ghi trên biểu mẫu Tạo danh sách các lựa chọn bằng cách sử dụng hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp
