Tìm bản ghi có ngày gần đây nhất hoặc ít nhất

Cân nhắc việc sử dụng bộ lọc thay vì truy vấn giá trị hàng đầu

Thường thì bộ lọc sẽ tốt hơn nếu bạn đã ghi nhớ một ngày cụ thể. Để xác định xem bạn nên tạo truy vấn giá trị hàng đầu hay áp dụng bộ lọc, hãy cân nhắc những điều sau đây:

• Nếu bạn muốn trả về tất cả các bản ghi có ngày trùng khớp, trước hoặc muộn hơn một ngày cụ thể, hãy sử dụng bộ lọc. Ví dụ: để xem ngày bán hàng từ tháng 4 đến tháng 7, bạn áp dụng bộ lọc.

• Nếu bạn muốn trả về số lượng bản ghi đã xác định có ngày gần đây nhất hoặc gần nhất trong một trường và bạn không biết giá trị ngày chính xác hoặc chúng không quan trọng, bạn hãy tạo một truy vấn giá trị hàng đầu. Ví dụ: để xem năm quý doanh số tốt nhất, hãy sử dụng truy vấn giá trị hàng đầu.

Để biết thêm thông tin về cách tạo và sử dụng bộ lọc, hãy xem bài viết Áp dụng bộ lọc để xem các bản ghi được chọn trong cơ sở dữ liệu Access.

Đầu Trang

Dán dữ liệu mẫu vào trang tính Excel

1. Khởi động Excel. Một sổ làm việc trống sẽ mở ra.

2. Nhấn SHIFT+F11 để chèn trang tính (bạn sẽ cần bốn trang).

3. Sao chép dữ liệu từ từng bảng mẫu vào một trang tính trống. Bao gồm đầu đề cột (hàng đầu tiên).

Tạo bảng cơ sở dữ liệu từ trang tính

1. Chọn dữ liệu từ trang tính đầu tiên, bao gồm đầu đề cột.

2. Bấm chuột phải vào Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Dán.

3. Bấm Có để xác nhận rằng hàng đầu tiên chứa đầu đề cột.

4. Lặp lại các bước từ 1-3 cho mỗi trang tính còn lại.

Tạo truy vấn giá trị hàng đầu cơ bản

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm đúp vào bảng Nhân viên, rồi bấm đóng.

   Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy thêm bảng Nhân viên vào truy vấn.

3. Thêm các trường bạn muốn sử dụng trong truy vấn vào lưới thiết kế. Bạn có thể bấm đúp vào từng trường hoặc kéo và thả từng trường vào một ô trống trong hàng Trường.

   Nếu bạn sử dụng bảng mẫu, hãy thêm các trường Tên, Họ và Ngày Sinh.

4. Trong trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng của bạn (trường Ngày Sinh, nếu bạn sử dụng bảng mẫu), hãy bấm vào hàng Sắp xếp và chọn Tăng dần hoặc Giảm dần.

   Thứ tự sắp xếp giảm dần sẽ trả về ngày gần đây nhất và thứ tự sắp xếp Tăng dần trả về ngày sớm nhất.

   Quan trọng: Bạn phải đặt giá trị trong hàng Sắp xếp chỉ cho các trường có chứa ngày của bạn. Nếu bạn xác định thứ tự sắp xếp cho một trường khác, truy vấn sẽ không trả về kết quả bạn muốn.

5. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm vào mũi tên xuống bên cạnh Tất cả (danh sách Giá trị Hàng đầu), rồi nhập số bản ghi bạn muốn xem hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

6. Bấm Chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.

7. Lưu truy vấn dưới dạng NextBirthDays.

Bạn có thể thấy loại truy vấn giá trị hàng đầu này có thể trả lời các câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như ai là người già nhất hoặc trẻ nhất trong công ty. Các bước tiếp theo sẽ giải thích cách sử dụng biểu thức và các tiêu chí khác để tăng sức mạnh và tính linh hoạt cho truy vấn. Tiêu chí được hiển thị trong bước tiếp theo sẽ trả về ba ngày sinh tiếp theo của nhân viên.

Thêm tiêu chí vào truy vấn

Các bước này sử dụng truy vấn được tạo trong thủ tục trước. Bạn có thể thực hiện theo cùng với một truy vấn giá trị hàng đầu khác miễn là truy vấn đó chứa dữ liệu Ngày/Giờ thực tế, không phải giá trị văn bản.

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào truy vấn NextBirthDays, rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

2. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong cột bên phải Ngày_Sinh, nhập như sau:
   MonthBorn: DatePart("m",[Ngày_Sinh]).
   Biểu thức này trích xuất tháng từ Ngày_Sinh bằng cách sử dụng hàm DatePart .

3. Trong cột tiếp theo của lưới thiết kế truy vấn, nhập như sau:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Biểu thức này trích xuất ngày trong tháng từ Ngày_Sinh bằng cách sử dụng hàm DatePart .

4. Bỏ chọn các hộp kiểm trong hàng Hiển thị cho mỗi biểu thức trong hai biểu thức bạn vừa nhập.

5. Bấm vào hàng Sắp xếp cho từng biểu thức, rồi chọn Tăng dần.

6. Trong hàng Tiêu chí của cột Ngày Sinh, nhập biểu thức sau:
   Month([Birth Date]) > Month(Date()) OR Month([Birth Date])= Month(Date()) AND Day([Birth Date])>Day(Date())Biểu
   thức này thực hiện như sau:

   • Month( [Ngày Sinh]) > Month(Date()) xác định rằng ngày sinh của mỗi nhân viên sẽ rơi vào một tháng trong tương lai.

   • The Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) xác định rằng nếu ngày sinh xảy ra trong tháng hiện tại, sinh nhật sẽ rơi vào hoặc sau ngày hiện tại.

     Nói ngắn gọn, biểu thức này loại trừ mọi bản ghi có ngày sinh trong khoảng từ ngày 1 tháng 1 đến ngày hiện tại.

     Mẹo:  Để biết thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết Ví dụ về tiêu chí truy vấn.

7. Trên tab Thiết kế , trong nhóm Thiết lập Truy vấn, nhập 3 vào hộp Trả về.

8. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm vào Chạy .

Đầu Trang

Tạo truy vấn tổng

Quy trình này sử dụng bảng mẫu Events vàbảng mẫu EventType để trả lời câu hỏi này:

Sự kiện gần đây nhất của mỗi loại sự kiện là khi nào, ngoại trừ các buổi hòa nhạc?

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm đúp vào bảng Events và EventType.
   Mỗi bảng sẽ xuất hiện trong mục trên cùng của trình thiết kế truy vấn.

3. Bấm đúp vào trường EventType của bảng EventType và trường EventDate từ bảng Events để thêm các trường vào lưới thiết kế truy vấn.

4. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng Tiêu chí của trường EventType , nhập<> Hòa nhạc.

   Mẹo:  Để biết thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí, hãy xem bài viết Ví dụ về tiêu chí truy vấn.

5. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm Tổng.

6. Trong lưới thiết kế truy vấn, bấm vào hàng Tổng của trường EventDate, rồi bấm Tối đa.

7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Dạng xem và sau đó bấm Dạng xem SQL.

8. Trong cửa sổ SQL, ở cuối mệnh đề SELECT, ngay sau từ khóa AS, thay thế MaxOfEventDate bằng MostRecent.

9. Lưu truy vấn dưới dạng MostRecentEventByType.

Tạo truy vấn thứ hai để thêm nhiều dữ liệu hơn

Quy trình này sử dụng truy vấn MostRecentEventByType từ thủ tục trước đó để trả lời câu hỏi này:

Khách hàng tại sự kiện gần đây nhất của mỗi loại sự kiện là ai?

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Trên tab Truy vấn , bấm đúp vào truy vấn MostRecentEventByType.

3. Trên tab Bảng , bấm đúp vào bảng Events và bảng Customers.

4. Trong trình thiết kế truy vấn, bấm đúp vào các trường sau:

   1. Trên bảng Events, bấm đúp vào EventType.

   2. Trên truy vấn MostRecentEventByType, bấm đúp vào MostRecent.

   3. Trên bảng Khách hàng, bấm đúp vào Công ty.

5. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng Sắp xếp của cột EventType , chọn Tăng dần.

6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

Đầu Trang