Sử dụng hộp thoại Thu thập Dữ liệu Bằng Tùy chọn Email để xem và thay đổi các tùy chọn kiểm soát cách Access xử lý trả lời thư email thu thập dữ liệu. Thiết đặt áp dụng cho tất cả các thư trả lời trong tương lai đối với thông điệp email hiện đang được chọn hoặc đang được tạo ra.
Lưu ý rằng những thay đổi mà bạn thực hiện đối với các cài đặt này không ảnh hưởng đến thư trả lời đã có trong hộp thư Outlook của bạn.
Để hiển thị hộp thoại
-
Mở cơ sở dữ liệu có chứa thư mà bạn muốn thay đổi các tùy chọn.
-
Trên tab Dữ liệu Bên ngoài , trong nhóm Thu thập Dữ liệu , hãy bấm Quản lý Trả lời.
-
Trong hộp thoại Quản lý Thư Thu thập Dữ liệu, hãy chọn thư mà bạn muốn thay đổi thiết đặt, rồi bấm Tùy chọn thư.
Cài đặt nhập
Tự động xử lý trả lời và thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu
Tùy chọn này cho Access xử lý thư trả lời ngay khi chúng đến được hộp thư Microsoft Office Outlook 2007 hộp Microsoft Outlook 2010 của bạn. Access 2007/2010 và Outlook 2007/2010 hoạt động cùng nhau để xuất nội dung biểu mẫu của từng thư trả lời vào bảng đích trong Access. Nếu hộp kiểm này không được chọn, bạn phải xử lý thư trả lời theo cách thủ công.
Tìm hiểu thêm về xử lý thư trả lời tự động và thủ công
Trả lời được tự động xuất từ Outlook sang Access nếu các điều kiện sau đây được đáp ứng tại thời điểm thư trả lời đến hộp thư Outlook của bạn:
-
Outlook 2007 hoặc Outlook 2010 Bạn phải cài đặt Outlook 2007 hoặc Outlook 2010 trên máy tính của mình. Nếu chương trình không chạy khi thư trả lời đến, quá trình xử lý sẽ bắt đầu vào lần tiếp theo bạn khởi động Outlook.
-
Access 2007 hoặc Access 2010 Phải cài đặt Access 2007 hoặc Access 2010 trên máy tính của bạn.
-
Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu không được bảo vệ bằng mật khẩu và không được mở trong chế độ dành riêng. Tên hoặc vị trí của cơ sở dữ liệu không được thay đổi kể từ khi bạn gửi thư email.
-
Bảng và truy vấn Tên của bảng hoặc truy vấn bạn đã chỉ định và các thuộc tính của trường cơ sở không được thay đổi kể từ khi bạn gửi thông điệp email. Ví dụ: nếu bạn thay đổi kiểu dữ liệu của một trường từ Số thành Số Tự động sau khi bạn gửi thư, thao tác xuất sẽ không thành công.
-
Quyền Bạn phải có quyền bắt buộc để thêm hoặc cập nhật nội dung của bảng và truy vấn cơ sở.
Nếu một hoặc nhiều điều kiện không được đáp ứng, xử lý tự động sẽ không thành công. Khắc phục sự cố, rồi xuất thủ công các câu trả lời không thành công. Mọi thư trả lời đến hộp thư của bạn sau khi bạn giải quyết các sự cố sẽ tiếp tục được xử lý tự động.
Xử lý thủ công Nếu bạn muốn kiểm soát cả hai trả lời được xử lý và khi nào chúng được xử lý, hãy chọn xử lý thủ công. Trong trường hợp này, thư trả lời sẽ đến Hộp thư đến Outlook của bạn, nhưng chúng sẽ không được xuất sang cơ sở dữ liệu cho đến khi bạn chọn thủ công và bấm chuột phải vào từng thư trả lời trong Outlook, rồi bấm xuất dữ liệu sang Microsoft Office Access cho từng thư.
Bạn cũng có thể cần xử lý thủ công bất kỳ trả lời nào không tự động xử lý được. Sau khi bạn giải quyết sự cố gây ra lỗi, bạn phải xuất từng thư trả lời theo cách thủ công.
Trước khi bạn bắt đầu thao tác xuất, hãy nhớ những điều cần cân nhắc sau đây:
-
Access 2007 hoặc Access 2010 Phải cài đặt Access 2007 hoặc Access 2010 trên máy tính của bạn.
-
Cơ sở dữ liệu Nếu cơ sở dữ liệu được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu khi bắt đầu thao tác xuất. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu không nên được mở trong chế độ dành riêng, và không phải tên cũng như vị trí của cơ sở dữ liệu có thể đã được thay đổi kể từ khi bạn gửi thông điệp email.
-
Bảng và truy vấn Không thể thay đổi tên của bảng và truy vấn bạn đã chỉ định cũng như thuộc tính của trường cơ sở kể từ khi bạn gửi thông điệp email.
-
Quyền Bạn phải có quyền bắt buộc để thêm hoặc cập nhật nội dung của bảng và truy vấn cơ sở.
Bỏ trả lời từ những người mà bạn không gửi thư
Tùy chọn này chỉ cho phép những thư trả lời được gửi bởi người nhận thư gốc được tự động xử lý. Trả lời từ bất kỳ người nhận nào khác sẽ được lưu trữ trong thư mục đích trong Outlook, nhưng chúng sẽ không được xử lý tự động. Nếu muốn, bạn có thể xử lý các câu trả lời này theo cách thủ công.
Chấp nhận nhiều trả lời từ mỗi người nhận
Tùy chọn này cho phép người nhận gửi nhiều thư trả lời cho cùng một thư email. Nếu bạn chọn tùy chọn này, mỗi người nhận có thể trả lời thư nhiều lần và mỗi thư trả lời được xử lý tự động. Nếu bạn không chọn tùy chọn này, mỗi người nhận vẫn có thể gửi nhiều thư trả lời nhưng chỉ thư trả lời đầu tiên từ mỗi người nhận được xử lý tự động. Mọi trả lời tiếp theo từ người nhận đó sẽ được lưu trữ trong thư mục đích ở Outlook, sau đó bạn có thể xử lý thủ công hoặc xóa chúng.
Lưu ý: Thiết đặt này chỉ kiểm soát số lượng trả lời chứ không kiểm soát số lượng bản ghi trong một trả lời duy nhất, được xử lý. Nói cách khác, nếu bạn gửi biểu mẫu InfoPath 2007 hoặc InfoPath 2010, người nhận sẽ có thể gửi cho bạn nhiều bản ghi trong một thư trả lời duy nhất. Access sẽ tự động xử lý tất cả các bản ghi trong thư trả lời vì tất cả các bản ghi đều có trong một biểu mẫu trong một thư duy nhất.
Cho phép nhiều hàng cho mỗi trả lời
Khi bạn đang sử dụng biểu mẫu InfoPath để gửi dữ liệu, người nhận có thể thêm nhiều bản ghi bằng cách bấm chèn hàng ở cuối thông điệp email. Nếu bạn chỉ muốn xử lý một bản ghi cho mỗi thư trả lời, hãy bỏ chọn hộp kiểm này.
Chỉ cho phép cập nhật dữ liệu hiện có
Khi bạn đang sử dụng biểu mẫu InfoPath để cập nhật dữ liệu, người nhận có thể gửi cho bạn bản ghi mới, ngoài các cập nhật cho bản ghi hiện có. Để ngăn người nhận thêm bản ghi mới bằng cách sử dụng biểu mẫu InfoPath, hãy chọn hộp kiểm này.
Thiết đặt xử lý tự động
Số lượng trả lời cần xử lý
Nhập tổng số trả lời (từ tất cả người nhận) mà bạn muốn được tự động xử lý. Nếu bạn muốn tất cả các trả lời được xử lý tự động, hãy nhập một giá trị lớn vào hộp văn bản. Thư trả lời nhận được sau khi đạt được giá trị đã chỉ định sẽ được lưu trữ trong thư mục đích, nhưng sẽ không được xử lý tự động.
Ngày và giờ dừng
Xác định ngày và giờ khi xử lý tự động thư trả lời nên dừng đối với thông điệp email này. Trả lời nhận được sau ngày và giờ này sẽ được lưu trữ trong thư mục đích trong Outlook, nhưng sẽ không được xử lý tự động.
